scheduling a meeting

Se non si dispone di un servizio di calendario impostato, quando si pianifica, si modifica o si annulla una riunione, Webex invia automaticamente a tutti un nuovo messaggio e-mail in modo che rimangano aggiornati. Quando si modifica o si annulla la riunione, Webex invia automaticamente a tutti un nuovo messaggio e-mail con i dettagli aggiornati. Quando arriva il momento, Webex invia e-mail di promemoria.

Se si dispone del servizio di calendario ibrido, quando si pianifica una riunione, Webex non invia più messaggi e-mail, ma crea un nuovo evento nel calendario. Gli invitati ricevono un invito. Quando si modifica la riunione, gli invitati ricevono un invito aggiornato. Quando si annulla la riunione, il calendario rimuove la riunione. Inoltre, gli organizzatori e gli invitati ricevono un messaggio pop-up prima della riunione.

Pianifica la riunione

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Accedi a Hub utente, fai clic sulla scheda Riunioni, quindi fai clic sul menu a discesa Pianifica e seleziona Pianifica una riunione.

  1. Se sono stati salvati i modelli di riunione, è possibile selezionarne uno dal menu a discesa Modelli riunione .

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Aggiungi le informazioni standard sulla riunione:

  • Argomento: scegliere un argomento che le persone possono riconoscere e di cui sono entusiaste.
  • Data e ora —Indicare quando si svolge la riunione. Se inviti persone di fusi orari diversi, fai clic su Planner per trovare l'orario più adatto a tutti.

    È inoltre possibile impostare la riunione su Ripeti giornaliero, settimanale o mensile controllando Ricorrenza.

  • Descrizione: aggiungere qualsiasi contesto o dettaglio desiderato per i partecipanti sulla riunione futura.
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In Invitati, inserire gli indirizzi e-mail delle persone che si desidera invitare alla riunione.

Se l'invitato dispone del servizio di calendario ibrido, accanto al suo nome viene visualizzata un'icona che mostra se sono disponibili per l'ora della riunione scelta. Se dispongono di un account su questo sito, puoi selezionare l'icona per impostarli come coorganizzatori.

  1. Se si dispone del servizio di calendario ibrido, l'ora della riunione viene visualizzata nel calendario nella pagina di pianificazione. Trascinare la riunione in un altro momento o passare il mouse sul bordo della riunione e trascinarla su o giù per regolare la durata della riunione.


     
    Il calendario mostra solo la disponibilità per i partecipanti che dispongono del servizio di calendario ibrido.
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Scegli tra le opzioni avanzate disponibili:

  • Tipo di riunione —I tipi di riunione sono insiemi predefiniti o personalizzati di funzioni di riunione disponibili per il sito. All'account possono essere associati uno o più tipi di riunione.
  • Opzioni di sicurezza: scegli come proteggere la riunione. Impostare una password per la riunione e scegliere le opzioni per Escludi password da invito e-mail, Regole di accesso, Blocco automatico, Contrassegno raggiungibile audio e Contrassegni raggiungibili visivi.
  • Opzioni audio: selezionare la modalità di connessione all'audio della riunione, scegliere cosa sentono le persone nella riunione quando qualcuno si unisce o abbandona e scegliere le opzioni di disattivazione e attivazione audio.
  • Opzioni di pianificazione: scegli opzioni di pianificazione più avanzate, come la scelta di coorganizzatori, sistemi video, registrazione automatica, aggiunta di sessioni interattive, iscrizione, traduzione simultanea, lingua dei segni, opzioni di riunione e privilegi per i partecipanti.
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Fare clic su Indietro, quindi selezionare Pianifica.

Modifica una riunione pianificata

Dopo aver pianificato la riunione, è possibile tornare indietro e modificare i dettagli se si è dimenticato di includere qualcosa o se si desidera modificare impostazioni specifiche. Non è possibile modificare una riunione una volta avviata.

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Accedi a Hub utente.

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Fare clic sulla scheda Riunioni e selezionare la riunione che si desidera modificare dall'elenco Future .

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Fare clic su Modifica, quindi aggiornare i dettagli della riunione.


 

È possibile modificare solo le riunioni pianificate da Microsoft Outlook, app Webex dalla relativa piattaforma. L'icona di modifica non viene visualizzata per queste riunioni.

Se si aggiungono partecipanti alla riunione, non rimuovere i partecipanti originali dall'elenco poiché potrebbero ricevere messaggi e-mail di annullamento.

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Fai clic su Salva, quindi scegli a chi desideri inviare le informazioni aggiornate sulla riunione.