scheduling a meeting

Als u geen agendaservice hebt ingesteld en u een vergadering plant, wijzigt of annuleert, verzendt Webex automatisch een nieuwe e-mail naar iedereen zodat deze op de hoogte blijft. Wanneer u de vergadering wijzigt of annuleert, verzendt Webex automatisch een nieuwe e-mail met de bijgewerkte details naar iedereen. Wanneer het tijd is, verzendt Webex herinneringse-mails.

Als u de service voor hybride agenda's hebt, verzendt Webex geen e-mails meer wanneer u een vergadering plant, maar maakt het een nieuwe gebeurtenis in de agenda. Genodigden ontvangen een uitnodiging. Wanneer u de vergadering wijzigt, ontvangen genodigden een bijgewerkte uitnodiging. Wanneer u de vergadering annuleert, wordt de vergadering door uw agenda verwijderd. Daarnaast ontvangen hosts en genodigden een pop-upherinnering vóór de vergadering.

Uw vergadering plannen

1

Meld u aan bij Gebruikershub, klik op het tabblad Vergaderingen en klik vervolgens op het vervolgkeuzemenu Plannen en selecteer Een vergadering plannen.

  1. Als u opgeslagen vergaderingssjablonen hebt, kunt u er een selecteren in het vervolgkeuzemenu Vergaderingssjablonen.

2

Voeg de standaard vergaderingsinformatie toe:

  • Onderwerp—Kies een onderwerp dat mensen kunnen herkennen en waar ze enthousiast over worden.
  • Datum en tijd —Geef aan wanneer de vergadering plaatsvindt. Als u mensen uit verschillende tijdzones uitnodigt, klikt u op Planner om een tijd te vinden die voor iedereen het beste werkt.

    U kunt ook instellen dat de vergadering dagelijks, wekelijks of maandelijks wordt herhaald door te controleren op Herhaling.

  • Beschrijving: voeg context of details toe die uw deelnemers moeten hebben over de aankomende vergadering.
3

Voer onder Genodigden de e-mailadressen in van de personen die u wilt uitnodigen voor uw vergadering.

Als de genodigde een service voor hybride agenda heeft, verschijnt er een pictogram naast zijn of haar naam om aan te geven of ze beschikbaar zijn voor de door u gekozen vergadertijd. Als ze een account op deze site hebben, kunt u het pictogram selecteren om ze een co-host te maken.

  1. Als u een service voor hybride agenda hebt, wordt uw vergadertijd weergegeven in de agenda op de planningspagina. Sleep uw vergadering naar een ander tijdstip of beweeg de muis over de rand van de vergadering en sleep deze omhoog of omlaag om de duur van uw vergadering aan te passen.


     
    In de agenda wordt alleen de beschikbaarheid weergegeven voor deelnemers die een service voor hybride agenda hebben.
4

Kies uit de beschikbare geavanceerde opties:

  • Vergaderingstype —Vergaderingstypen zijn standaard of aangepaste sets vergaderingsfuncties die beschikbaar zijn voor uw site. Aan uw account kunnen een of meer vergaderingstypen zijn gekoppeld.
  • Beveiligingsopties: kies hoe u uw vergadering beveiligt. Stel een wachtwoord voor de vergadering in en kies opties voor Wachtwoord uitsluiten van e-mailuitnodiging, Regels voor deelnemen, Automatisch vergrendelen, Audiowatermerken en Visuele watermerken.
  • Audio-opties: selecteer hoe u verbinding maakt met de audio van de vergadering, kies wat personen in de vergadering horen wanneer iemand deelneemt aan de vergadering of deze verlaat en kies opties voor dempen en dempen opheffen.
  • Planningsopties: kies meer geavanceerde planningsopties zoals co-hosts, videosystemen, automatisch opnemen, deelsessies toevoegen, registratie, vertolking, gebarentaal, vergaderopties en deelnemersrechten.
5

Klik op Terug en selecteer vervolgens Plannen.

Een geplande vergadering bewerken

Nadat u uw vergadering hebt gepland, kunt u teruggaan en de details bewerken als u iets bent vergeten op te nemen of als u specifieke instellingen wilt wijzigen. U kunt een vergadering niet bewerken nadat u deze hebt gestart.

1

Meld u aan bij User Hub.

2

Klik op het tabblad Vergaderingen en selecteer de vergadering die u wilt bewerken in de lijst Aankomende.

3

Klik op Bewerken en werk vervolgens de vergaderingsgegevens bij.


 

U kunt alleen vergaderingen bewerken die zijn gepland vanuit Microsoft Outlook, Webex-app vanaf het respectieve platform. Het pictogram Bewerken wordt niet weergegeven voor deze vergaderingen.

Als u deelnemers aan de vergadering toevoegt, verwijdert u de oorspronkelijke deelnemers niet uit de lijst, omdat ze mogelijk annuleringsmails ontvangen.

4

Klik op Opslaan en kies naar wie u de bijgewerkte vergaderingsinformatie wilt verzenden.