Aby włączyć usługę rezerwacji pokoju, należy wykonać następujące czynności w następującej kolejności:

1. Skonfiguruj kalendarz hybrydowy.

2. Skonfiguruj konto planowania.

3. Skonfiguruj urządzenia z kalendarzem w centrum sterowania.

Aby włączyć rezerwację pokoi, musisz skonfigurować Hybrid Calendar dla swojej organizacji. Możesz go skonfigurować dla Microsoft Exchange, Microsoft 365 lub Google Calendar.

Zobacz Przewodnik wdrażania kalendarza hybrydowego.

Konieczne jest skonfigurowanie konta planowania, aby umożliwić urządzeniom w pokojach planowanie spotkań.

Konto planowania jest używane jako organizator spotkań dla wszystkich spotkań zarezerwowanych z urządzeń RoomOS. To konto jest zaksięguje pokój w taki sam sposób, jak w przypadku zwykłego użytkownika. Rezerwując spotkania z poziomu konta terminarza i zapraszając do pokoju, respektowane są zasady dotyczące pokoi w systemie kalendarzy. Upewnij się, że wprowadziłeś poprawny adres e-mail, który ma uprawnienia do rezerwowania pokoi, dla których włączysz rezerwację pokoi.

Aby skonfigurować konto planowania dla Microsoft 365 z poziomu centrum sterowania:

1. Zaloguj się do centrum sterowania, a następnie przejdź do Services > Hybrid.
2. Na karcie Kalendarz hybrydowy Microsoft 365 kliknij Edytuj ustawienia.
3. Zaznacz to pole, aby zezwolić obszarom roboczym na planowanie spotkań.
4. Wprowadź prawidłowy adres e-mail dla konta planowania.

Domena poczty e-mail musi zostać zweryfikowana lub przypisana w centrum sterowania, aby skonfigurować konto planowania.

Konieczne jest skonfigurowanie konta planowania, aby umożliwić urządzeniom w pokojach planowanie spotkań.

Konto planowania jest używane jako organizator spotkań dla wszystkich spotkań zarezerwowanych z urządzeń RoomOS. To konto jest zaksięguje pokój w taki sam sposób, jak w przypadku zwykłego użytkownika. Rezerwując spotkania z poziomu konta terminarza i zapraszając do pokoju, respektowane są zasady dotyczące pokoi w systemie kalendarzy. Upewnij się, że wprowadziłeś poprawny adres e-mail, który ma uprawnienia do rezerwowania pokoi, dla których włączysz rezerwację pokoi.

Aby skonfigurować konto harmonogramu dla Kalendarza Google w Centrum sterowania:

1. Zaloguj się do centrum sterowania, a następnie przejdź do Services > Hybrid.
2. Na karcie Kalendarz hybrydowy Google kliknij Edytuj ustawienia.
3. Zaznacz te pola, aby zezwolić organizacji na korzystanie z zasobów kalendarza i aby umożliwić obszarom roboczym planowanie spotkań.
4. Upewnij się, że masz skonfigurowane konto ACL, i wprowadź adres e-mail dla tego konta.

Rozmiar przedziału czasowego dla planowania rezerwacji można skonfigurować, uwzględniając interwały 15, 30- lub 60-minutowe. Rozmiar okienka czasowego odnosi się do wcześniej określonych odstępów czasu, w których można wybrać godzinę rozpoczęcia lub zakończenia rezerwacji

Interfejs użytkownika Rezerwacje AdhocBooking TimeSlotRozmiar: <15, 30, 60> (Domyślnie:30)

Ponadto kalendarz wyświetla teraz dostępne przedziały, pokazując użytkownikom przedziały czasowe, w których można zarezerwować miejsce z wyprzedzeniem. Te przedziały czasu pozwalają użytkownikom łatwo identyfikować otwarte przedziały czasowe i planować spotkania z wyprzedzeniem w wyznaczonych odstępach czasu. Po wybraniu gniazda czas można w razie potrzeby dostosować.

Znaczny odsetek spotkań kończy się spotkaniami duchów, co oznacza, że nikt się nie pojawia, a zasoby spotkań są marnowane podczas rezerwacji. Włączenie opcji Zaewidencjonuj pomaga złagodzić ten problem. Użytkownicy mogą zameldować się w swojej rezerwacji po przybyciu do sali konferencyjnej, która potwierdza rezerwację. Jeśli nikt nie przyjedzie w celu dokonania rezerwacji, sala konferencyjna zostanie zwolniona, a inni mogą zarezerwować bezpłatną salę konferencyjną.

Zameldowanie i wymeldowanie jest możliwe na współdzielonych urządzeniach z możliwością rezerwacji i samodzielnym programie Room Navigator.

Po włączeniu ten przycisk odprawy pojawia się na panelu dotykowym wewnątrz i na zewnątrz pokoju. W wewnętrznym pomieszczeniu pojawi się przycisk kasy dla sparowanych paneli dotykowych. W przypadku samodzielnego Nawigatora pokojów przyciski kasy są również wyświetlane na panelu pomieszczenia zewnętrznego. Jeśli zarezerwowano spotkanie z możliwością dołączenia (OBTP), przycisk zaewidencjonowania jest widoczny tylko poza pokojem.

Od 5 minut przed dokonaniem rezerwacji na panelach dotykowych w pokoju zewnętrznym i w pokoju pojawia się przycisk zameldowania.

Użytkownik ma 10 minut od momentu rozpoczęcia rezerwacji na zameldowanie. Jeśli nikt nie zamelduje się w ciągu 10 minut, ręcznie lub automatycznie, pokój zostanie automatycznie zwolniony. Na 30 sekund przed końcem okna odprawy na panelu dotykowym pojawi się 30-sekundowy alert automatycznego zwolnienia odliczania. Okno ewidencjonowania można konfigurować.

Po zameldowaniu pokoju i zakończeniu połączenia pojawia się alert przypominający użytkownikowi, aby wymeldował się, jeśli chce. Jeśli użytkownik anuluje odliczanie lub zignoruje alert, pokój zostanie wyewidencjonowany. Jeśli użytkownik może przedłużyć rezerwację, urządzenie pokoju pozostaje zameldowane przez cały czas przedłużenia rezerwacji.

Gdy rezerwacja osiągnie ostatnie 5 minut zaplanowanego czasu i nastąpi spotkanie back-to-back, pojawi się powiadomienie informujące użytkownika, że rezerwacja wkrótce się zakończy.

Po zwolnieniu rezerwacji do gospodarza wysyłane jest powiadomienie z informacją o anulowanej rezerwacji.

Automatyczne zameldowanie

Automatyczne zameldowanie rozpoczyna się 4 minuty po rozpoczęciu rezerwacji.

Urządzenie do obsługi pokoju automatycznie zamelduje się:

• Rezerwacje ad hoc

• Dołączanie do połączenia

• Rozpoczęto sesję udostępniania (przewodowo i bezprzewodowo)

• Liczba osób wynosi 1 lub więcej (liczba osób jest uważana za 1 lub więcej po 1 minucie nieprzerwanego pokoju w nas).

Odprawa ręczna

Użytkownik może ręcznie wybrać, czy chce się zameldować, dotykając przycisku ewidencjonowania.

Konfigurowanie ewidencjonowania i wyewidencjonowywania

Włącz, aby umożliwić użytkownikowi zameldowanie się w zarezerwowanych pokojach w celu potwierdzenia, że pokój jest używany. Jeśli użytkownik nie zamelduje się, ręcznie lub automatycznie, rezerwacja pokoju zostanie zwolniona, a organizator otrzyma wiadomość e-mail z informacją o anulowaniu.

Począwszy od 5 minut przed rezerwacją, przycisk zameldowania pojawia się na panelach dotykowych pokoju zewnętrznego i pokoju i pozostaje tam przez czas określony w CheckIn WindowDuration.

Zameldowanie rezerwacji włączone: <prawda/fałsz>

Wartość domyślna: False

Okno zaewidencjonowania to godzina, o której opcja zameldowania jest dostępna na panelu dotykowym. Czas trwania okna zameldowania można określić na 5, 10, 15, 20, 30 lub 60 minut.

Okno zameldowania rezerwacjiCzas trwania: 5, 10, 15<, 20, 30, 60>

Wartość domyślna: 10

Określ, czy przycisk kasowania ma być wyświetlany na zewnątrz i wewnątrz pokoju, wewnątrz pokoju, czy wcale.

Bookings AllowDecline: <Wszystkie, Tylko wewnątrz, Brak>

Wartość domyślna: Wszystkie

Obsługa wstępnej rezerwacji hot deskingu umożliwia hot desking jako funkcję kalendarza. Dzięki temu użytkownik może zarezerwować miejsce na hot deskingu przed wejściem do biura, korzystając z rozwiązania do rezerwacji biurka, takiego jak Cisco Spaces, usługi rezerwacji innej firmy lub kalendarza hybrydowego obszaru roboczego, takiego jak Outlook lub Gmail.

Kalendarz hybrydowy

Hybrydowy kalendarz przestrzeni roboczej może służyć do rezerwowania biurek lub cichych pomieszczeń, takich jak sale konferencyjne, i bezproblemowo integruje się z urządzeniami RoomOS.

Jeśli w organizacji jest używany kalendarz hybrydowy, można skonfigurować cichy pokój za pomocą urządzenia obsługującego hot desking. Użytkownicy mogą następnie zarezerwować urządzenie za pośrednictwem programu Outlook, a jeśli rezerwacja ad-hoc jest włączona, mogą zalogować się ad hoc i zarezerwować je bezpośrednio na urządzeniu. Rezerwacja zostanie automatycznie zsynchronizowana z Exchange/Office 365 lub Kalendarzem Google.

Gdy użytkownik podchodzi i rezerwuje urządzenie ad hoc, rezerwacja jest powiązana z jego kontem i rezerwuje pokój. W kalendarzu użytkownika jego status będzie wyświetlany jako "Free" na czas trwania rezerwacji hot desk. Aby zdalnie zarezerwować miejsce z kalendarzem hybrydowym, użytkownik może po prostu dodać obszar roboczy do swojej rezerwacji jako osoba zaproszona.

Użytkownicy mogą zeskanować kod QR za pomocą telefonu komórkowego, aby potwierdzić rezerwację i zalogować się do wcześniej zarezerwowanego urządzenia hot desking.

Urządzenie hot desking wyświetla osobiste spotkania w kalendarzu użytkownika po zalogowaniu:

Tylko użytkownik, który zarezerwował miejsce, może się zalogować, ponieważ dostęp jest weryfikowany przez dopasowanie adresu e-mail organizatora.

W przypadku rezerwacji typu walk-up użytkownicy mają możliwość zalogowania się ad hoc i zarezerwowania urządzenia.

Rezerwacja ad-hoc może zostać wyłączona, aby zapobiec walk-upom. Jeśli nikt nie zarezerwował urządzenia, a rezerwacja ad-hoc jest wyłączona, użytkownik otrzymuje komunikat o wcześniejszej rezerwacji urządzenia.

Cisco Spacje

Cisco Spaces zapewnia rozwiązanie do rezerwacji biurka, które obsługuje wstępną rezerwację za pośrednictwem urządzeń mobilnych i bezproblemowo integruje się z urządzeniami RoomOS.

Aby uzyskać więcej informacji na temat obszarów roboczych Cisco, zobacz https://spaces.cisco.com/smart-workspaces/

Usługi rezerwacji stron trzecich

RoomOS oferuje rozbudowane interfejsy xAPI do zdalnej wstępnej rezerwacji, umożliwiając zewnętrznym usługom rezerwacji integrację z urządzeniami poprzez integrację przestrzeni roboczej.

Aby uzyskać więcej informacji, zobacz https://developer.webex.com/docs/workspace-integrations