Habilitar reserva de salas para dispositivos de modo compartido

Board y series de escritorio: la reserva de habitaciones solo está disponible para dispositivos compartidos registrados en la nube o vinculados con Webex Edge for Devices.
Asegúrese de que las configuraciones de dispositivo para los dispositivos Board, escritorio y sala estén configuradas si el dispositivo está vinculado con Edge for Devices.
Serie de escritorios: la reserva de habitaciones exteriores está disponible para dispositivos compartidos registrados en la nube. El dispositivo no puede tener habilitado el hot-desking.
No puede habilitar la reserva de habitaciones mientras el dispositivo está en una llamada.

Para habilitar la reserva de habitaciones, asegúrese de seguir estos pasos en el siguiente orden:

Configurar calendario híbrido.
Configurar cuenta de programación.
Configurar dispositivos con calendario en Control Hub.

También puede habilitar las reservas de habitaciones locales sin el calendario Webex. Consulte Room Navigator como dispositivo independiente para obtener más información.

Configurar el calendario híbrido

Para activar la reserva de sala, debe configurar el calendario híbrido para su organización. Puede configurarla para Microsoft Exchange, Microsoft 365 o Google Calendar.

Consulte la Guía de implementación de Hybrid Calendar.

Si los programadores de teleconferencias no están habilitados para el servicio de calendario híbrido y los únicos invitados habilitados para el servicio son recursos de sala, debe asegurarse de que Exchange no tenga una directiva para eliminar automáticamente los comentarios de la teleconferencia. Establecer Eliminar comentarios como Falso

Microsoft Exchange: Configurar cuenta de programación

Es necesario configurar una cuenta de programación para que los dispositivos de sala puedan planificar reuniones.

La cuenta de programación se utiliza como organizador de la reunión para todas las reuniones reservadas desde dispositivos RoomOS. Esta cuenta reserva la sala de la misma manera que lo hace normalmente un usuario. Al reservar reuniones desde la cuenta de programación e invitar a una sala, se respetan las políticas de sala en el sistema de calendario. Asegúrese de haber ingresado una dirección de correo electrónico válida que tenga permisos que le permitan reservar las salas para las que piensa activar la reserva de sala.

Dado que esta cuenta se utiliza para reservar reuniones para todas las salas de una determinada configuración de Exchange, es importante asegurarse de que su buzón de correo se limpie regularmente. La limpieza es necesaria para evitar que se superen los límites de Exchange. Si Exchange ya está configurado con una política de retención adecuada, asegúrese de que se aplica a esta cuenta. Si no es así, debe configurar el buzón para que todas las carpetas predeterminadas (correos electrónicos, elementos enviados y reuniones) se eliminen automáticamente después de una serie de días. La limpieza garantiza que la cuenta pueda seguir programando reuniones en nombre de los dispositivos de sala.

Consulte los siguientes recursos para Exchange:

1	Inicie sesión en la interfaz web de Expressway.
2	Vaya a Aplicaciones > Servicios híbridos > Servicio de calendario > Configuración de Microsoft Exchange.
3	En Programación, ingrese una dirección de correo electrónico válida de la cuenta de programación que se utiliza para reservar sus salas de reuniones.

Microsoft 365: Configurar cuenta de programación

Es necesario configurar una cuenta de programación para que los dispositivos de sala puedan planificar reuniones.

Para configurar la cuenta de programación para Microsoft 365 desde Control Hub:

Inicie sesión en Control Hub, luego vaya a Servicios > Híbrido.
En la tarjeta de calendario híbrido para Microsoft 365, haga clic en Editar configuración.
Active la casilla para permitir que los espacios de trabajo programen reuniones.
Ingrese una dirección de correo electrónico válida para la cuenta de programación.

El dominio de correo electrónico debe comprobarse o reclamarse en el Centro de control para configurar una cuenta de programación.

Google Calendar: Configurar la cuenta de programación

Es necesario configurar una cuenta de programación para que los dispositivos de sala puedan planificar reuniones.

Para configurar la cuenta de programación de Google Calendar desde el Centro de control:

Inicie sesión en Control Hub, luego vaya a Servicios > Híbrido.
En la tarjeta de calendario híbrido de Google, haz clic en Editar configuración.
Active las casillas para permitir que su organización use los recursos del calendario y para permitir que las áreas de trabajo programen reuniones.
Asegúrese de haber configurado una cuenta de ACL e introduzca el correo electrónico de esa cuenta.

Habilitar la reserva de habitaciones desde Control Hub

Antes de activar la reserva de sala, debe comprobar que haya activado el sistema OBTP (solo presionar un botón) para esos dispositivos. Si desea que las personas de su organización utilicen los comandos de voz para la reserva de sala y otros controles de los dispositivos, active Webex Assistant.

Compruebe que el calendario esté activado para los espacios de trabajo para los que va a activar la reserva de sala.

1	Inicia sesión en Control Hub, luego ve a Management > Workspaces.
2	Seleccione los espacios de trabajo que desee configurar en la lista de espacios de trabajo y haga clic en Editar.
3	Para habilitar la reserva en la habitación para un espacio de trabajo, haga clic en el espacio de trabajo y, a continuación, en la sección Programación , marque la casilla Reserva ad-hoc .

Habilitar reserva anticipada

Reservas AdhocBooking BookAhead habilitado: <Verdadero, Falso> (Predeterminado:Falso)

Book Ahead permite a los usuarios programar espacios compartidos para tiempos futuros. Anteriormente, los espacios compartidos solo se podían reservar para uso inmediato, donde la hora de inicio es la hora actual. Ahora, con Book Ahead, los usuarios pueden reservar habitaciones para horas más tarde en el día, incluso si el espacio está reservado actualmente, a través de un controlador, Board o programador.

Se puede configurar el tamaño de la franja horaria para programar reservas, lo que permite intervalos de 15, 30 o 60 minutos. El tamaño de la franja horaria se refiere a los intervalos predeterminados en los que puede seleccionar la hora de inicio o finalización de una reserva

UserInterface Bookings AdhocBooking TimeSlotSize: <15, 30, 60> (Predeterminado:30)

Además, el calendario ahora muestra las ranuras disponibles, mostrando a los usuarios los intervalos de tiempo durante los cuales se puede reservar un espacio con anticipación. Estas franjas horarias permiten a los usuarios identificar fácilmente las franjas horarias abiertas y programar reuniones con antelación para los intervalos de tiempo designados. Después de seleccionar un espacio, el tiempo se puede ajustar si es necesario.

***Calendario de sala del programador***

***Calendario de la sala de controladores***

Habilitar registro de entrada y salida

Un porcentaje significativo de las reuniones resultan en reuniones fantasma, lo que significa que nadie se presenta y los recursos de la reunión se desperdician durante la reserva. Habilitar la opción de protección ayuda a aliviar este problema. Los usuarios pueden registrarse en su reserva cuando llegan a la sala de reuniones que confirma la reserva. Si no llega nadie para la reserva, la sala de reuniones se libera y otros pueden reservar la sala de reuniones gratuita.

El registro de entrada y salida está disponible en dispositivos compartidos que se pueden reservar y en el navegador de habitaciones independiente.

Cuando está activado, aparece un botón de registro en el panel táctil interior y exterior de la habitación. Aparece un botón de salida en la habitación interior para los paneles táctiles emparejados. Para un navegador de sala independiente, los botones de desprotección también aparecen en el panel exterior de la habitación. Si se ha reservado una teleconferencia a la que se puede acceder (OBTP), el botón de registro solo se puede ver fuera de la sala.

A partir de 5 minutos antes de la reserva, aparece un botón de registro en los paneles táctiles exteriores de la habitación y de la habitación.

Un usuario tiene 10 minutos desde la hora de inicio de una reserva para registrarse. Si nadie se registra durante los 10 minutos, manual o automáticamente, la sala se libera automáticamente. 30 segundos antes del final de la ventana de protección, aparece una alerta de liberación automática de sala de cuenta atrás de 30 segundos en el panel táctil. La ventana de registro es configurable.

Cuando se registra una sala y finaliza una llamada, aparece una alerta que recuerda al usuario que debe pagar si lo desea. Si el usuario cancela la cuenta atrás o ignora la alerta, la sala se retira. Si un usuario puede extender una reserva, el dispositivo de la sala permanece registrado durante el tiempo que se extiende la reserva.

Cuando una reserva ha alcanzado los últimos 5 minutos de su hora programada y hay una reunión consecutiva, aparece una notificación que informa al usuario que la reserva finalizará pronto.

Una vez que se libera la reserva, se envía una notificación al anfitrión para informarle sobre la reserva cancelada.

Check-in automático

El registro de entrada automático comienza 4 minutos después de que la reserva haya comenzado.

El dispositivo de la sala registrará automáticamente para:

Reservas ad hoc
Unirse a una llamada
Sesión compartida iniciada (cableada a inalámbrica)
El recuento de personas es 1 o más (el recuento de personas se considera 1 o más después de 1 minuto de habitación continua en nosotros).

Registro manual

Un usuario puede seleccionar manualmente el registro tocando el botón de registro.

Configurar registro y desprotección

Habilite esta opción para permitir que el usuario se registre en las habitaciones que ha reservado para confirmar que la sala está en uso. Si el usuario no se registra, de forma manual o automática, se libera la reserva de la habitación y el organizador recibe un correo electrónico informando sobre la cancelación.

A partir de 5 minutos antes de la reserva, aparece un botón de registro en los paneles táctiles exteriores de la habitación y en la habitación y permanece allí durante el tiempo establecido con Bookings CheckIn WindowDuration.

CheckIn de reservas habilitado: <Verdadero/Falso>

Valor predeterminado: Falso

La ventana de registro es la hora en que la opción de registro está disponible en el panel táctil. La duración de la ventana de check-in se puede especificar en 5, 10, 15, 20, 30 o 60 minutos.

Ventana de checkin de reservasDuración: <5, 10, 15, 20, 30, 60>

Valor predeterminado: 10

Configure si el botón de salida se muestra fuera y dentro de la sala, dentro de la habitación o no se muestra en absoluto.

Reservas permitidasDeclinar: <Todas, InsideOnly, Ninguna>

Valor predeterminado: Todos

Habilitar hot desking

El soporte de reserva previa para el hot desking permite el hot desking como una función de calendario. Esto permite a un usuario reservar un espacio de hot desking antes de entrar en la oficina, utilizando una solución de reserva de escritorio como Cisco Spaces, un servicio de reservas de terceros o el calendario híbrido del espacio de trabajo como Outlook o Gmail.

Calendario híbrido

El calendario híbrido del espacio de trabajo se puede utilizar para reservar escritorios o salas tranquilas, como salas de conferencias, y se integra perfectamente con los dispositivos RoomOS.

Si su organización usa un calendario híbrido, puede configurar una sala silenciosa con un dispositivo habilitado para hot desking. Los usuarios pueden reservar el dispositivo a través de Outlook y, si la reserva ad-hoc está habilitada, pueden iniciar sesión ad hoc y reservarlo directamente en el dispositivo. La reserva se sincronizará automáticamente con Exchange/Office 365 o Google Calendar.

Cuando un usuario se acerca y reserva un dispositivo ad hoc, la reserva se asocia con su cuenta y reserva la habitación. En el calendario del usuario, su estado aparecerá como "Libre" durante la reserva del hot desk. Para reservar de forma remota un espacio con calendario híbrido, un usuario puede simplemente agregar el espacio de trabajo a su reserva como invitado.

Los usuarios pueden escanear el código QR usando su teléfono móvil para confirmar la reserva e iniciar sesión en el dispositivo de hot desking reservado previamente.

El dispositivo de hot desking mostrará las reuniones del calendario personal del usuario cuando inicie sesión:

Solo el usuario que reservó el espacio puede iniciar sesión, ya que el acceso se verifica haciendo coincidir la dirección de correo electrónico del organizador.

Para las reservas sin cita previa, los usuarios tienen la opción de iniciar sesión ad hoc y reservar el dispositivo.

La reserva ad-hoc se puede desactivar para evitar visitas sin cita previa. Cuando nadie ha reservado el dispositivo y la reserva ad-hoc está desactivada, el usuario recibe un mensaje para reservar el dispositivo con antelación.

Cisco Espacios

Cisco Spaces proporciona una solución de reserva de escritorio que admite la reserva previa a través del móvil y se integra perfectamente con los dispositivos RoomOS.

Para obtener más información sobre los espacios de trabajo Cisco, consulte https://spaces.cisco.com/smart-workspaces/

Servicios de reserva de terceros

RoomOS ofrece extensas xAPI para pre-reserva remota, permitiendo que los servicios de reserva de terceros se integren con los dispositivos a través de integraciones de espacio de trabajo.

Para obtener más información, consulte https://developer.webex.com/docs/workspace-integrations