A reserva de sala para dispositivos de modo compartilhado

Board e Desk Series — A reserva de sala está disponível apenas para dispositivos compartilhados registrados na nuvem ou vinculados a Webex Edge for Devices.
Certificar-se Configurações de dispositivos para Board, Desk e Room Series são configurados se o dispositivo estiver vinculado ao Edge for Devices.
Série Desk — A reserva de sala externa está disponível para dispositivos compartilhados registrados na nuvem. O dispositivo não pode ter o hot-desking habilitado.
Não é possível habilitar a reserva de salas enquanto o dispositivo estiver em uma chamada.

Para habilitar a reserva de salas, siga estas etapas na seguinte ordem:

Configurar calendário híbrido.
Configurar conta de agendamento.
Configure dispositivos com calendário no Control Hub.

Você também pode habilitar reservas de salas locais sem o calendário Webex. Ver Room Navigator como um dispositivo autônomo para maiores informações.

Configurar calendário híbrido

Para ativar a reserva de salas, você precisa configurar o calendário híbrido da sua organização. Você pode configurá-lo para o Microsoft Exchange, Microsoft 365 ou Google Calendar.

Veja o Guia de implantação para calendário híbrido.

Se os agendadores de reuniões não estiverem habilitados para o serviço de Calendário Híbrido e os únicos convidados habilitados para o serviço forem recursos de sala, você deverá garantir que o Exchange não tenha uma política para excluir automaticamente os comentários da reunião. Defina Excluir comentários como Falso

Microsoft Exchange: Configurar conta de agendamento

É necessário configurar uma conta de agendamento para permitir que dispositivos de salas agendem reuniões.

A conta de agendamento é usada como organizadora de todas as reuniões reservadas em dispositivos RoomOS. Essa conta reserva a sala da mesma forma que um usuário normalmente faz. Ao reservar reuniões da conta de agendamento e convidar uma sala, as políticas de salas no sistema de calendário são respeitadas. Assegure-se de que inseriu um endereço de email válido que tenha permissões para reservar salas para as quais ativará a reserva de salas.

Uma vez que essa conta é usada para reservar reuniões para todas as salas de uma determinada configuração do Exchange, é importante verificar se sua caixa de correio é limpa regularmente. A limpeza é necessária para evitar exceder os limites do Exchange. Se o Exchange já estiver configurado com uma política de retenção adequada, assegure-se de que ela se aplica a essa conta. Caso contrário, você deverá configurar a caixa de correio de modo que todas as pastas padrão (emails, itens enviados e reuniões) sejam excluídas automaticamente após um número de dias. A limpeza assegura que a conta pode continuar agendando reuniões em nome dos dispositivos de sala.

Verifique os seguintes recursos para o Exchange:

1	Inicie sessão na interface da Web do Expressway.
2	Vá para Aplicativos > Serviços híbridos > Serviço de calendário > Configuração do Microsoft Exchange.
3	Em Agendamento, insira um endereço de email de conta de agendamento válido que é usado para reservar suas salas de reunião.

Microsoft 365: Configurar conta de agendamento

É necessário configurar uma conta de agendamento para permitir que dispositivos de salas agendem reuniões.

Para configurar a conta de agendamento para Microsoft 365 do Control Hub:

Faça login para Centro de controle, então vá para Serviços > Híbrido.
No cartão Calendário Híbrido para Microsoft 365, clique em Editar configurações.
Marque a caixa para permitir que os espaços de trabalho agendem reuniões.
Digite um endereço de email válido para a conta de agendamento.

O domínio de e-mail precisa ser verificado ou reivindicado no Control Hub para configurar uma conta de agendamento.

Google Agenda: Configurar conta de agendamento

É necessário configurar uma conta de agendamento para permitir que dispositivos de salas agendem reuniões.

Para configurar a conta de agendamento do Google Agenda no Control Hub:

Faça login para Centro de controle, então vá para Serviços > Híbrido.
No cartão Calendário Híbrido do Google, clique em Editar configurações.
Marque as caixas para permitir que sua organização use recursos de calendário e permita que os espaços de trabalho agendem reuniões.
Certifique-se de ter configurado uma conta ACL e insira o e-mail dessa conta.

Habilitar reserva de salas no Control Hub

Antes de ativar a reserva de salas, você precisa verificar se a opção Apenas um botão para pressionar (OBTP) foi ativada para esses dispositivos. Se desejar que as pessoas da sua organização usem comandos de voz para a reserva de salas e outros controles de dispositivos, ative o Webex Assistant.

Verifique se o calendário está ativado nos espaços de trabalho para os quais você está ativando a reserva de salas.

1	Faça login para Centro de controle, então vá para Gerenciamento > Espaços de trabalho.
2	Selecione os espaços de trabalho que deseja configurar na lista de espaços de trabalho e clique em Editar.
3	Para habilitar a reserva no quarto para um espaço de trabalho, clique no espaço de trabalho e, em seguida, no Agendamento seção, verifique o Reserva ad hoc caixa.

Habilitar reserva antecipada

Reservas AdhocBooking BookAhead habilitadas: <Verdadeiro, Falso> (Padrão: Falso)

O Book Ahead permite que os usuários agendem espaços compartilhados para horários futuros. Anteriormente, os espaços compartilhados só podiam ser reservados para uso imediato, cujo horário de início era o horário atual. Agora, com o Book Ahead, os usuários podem reservar salas para horários posteriores no dia, mesmo que o espaço já esteja reservado, por meio de um controlador, Board, ou agendador.

O tamanho do intervalo de tempo para agendamento de reservas pode ser configurado, permitindo intervalos de 15, 30 ou 60 minutos. O tamanho do intervalo de tempo refere-se aos intervalos pré-determinados nos quais você pode selecionar o horário de início ou término de uma reserva

Reservas da interface do usuário Ad hocBooking TimeSlotSize: <15, 30, 60> (padrão: 30)

Além disso, o calendário agora exibe os horários disponíveis, mostrando aos usuários os intervalos de tempo durante os quais um espaço pode ser reservado com antecedência. Esses intervalos permitem que os usuários identifiquem facilmente os horários disponíveis e agendem reuniões com antecedência para os intervalos de tempo designados. Após selecionar um horário, o horário pode ser ajustado, se necessário.

Habilitar check-in e check-out

Uma porcentagem significativa de reuniões resulta em reuniões fantasmas, o que significa que ninguém aparece e os recursos da reunião são desperdiçados durante o agendamento. Habilitando o Check-in opção ajuda a aliviar esse problema. Os usuários podem fazer check-in na reserva quando chegarem à sala de reunião, o que confirma a reserva. Se ninguém comparecer para a reserva, a sala de reunião será liberada e outros poderão reservar a sala de reunião gratuita.

O check-in e o check-out estão disponíveis em dispositivos compartilhados que podem ser reservados e no Room Navigator independente.

Quando ativado, um botão de check-in aparece no painel de toque interno e externo da sala. Um botão de check-out aparece na sala interna para painéis sensíveis ao toque pareados. Para um Navegador de Sala independente, confira os botões que também aparecem no painel externo da sala. Se uma reunião com possibilidade de participação tiver sido agendada (OBTP), o botão de check-in só ficará visível fora da sala.

A partir de 5 minutos antes de uma reserva, um botão de check-in aparece nos painéis de toque do quarto e do lado de fora.

O usuário tem 10 minutos a partir do horário de início da reserva para fazer o check-in. Se ninguém fizer o check-in durante os 10 minutos, manual ou automaticamente, o quarto será liberado automaticamente. 30 segundos antes do final do período de check-in, um alerta de liberação automática do quarto com contagem regressiva de 30 segundos aparece no painel de toque. A janela de check-in é configurável.

Quando um quarto é verificado e uma chamada termina, um alerta aparece lembrando o usuário de fazer o check-out, se desejar. Se o usuário cancelar a contagem regressiva ou ignorar o alerta, o quarto será retirado. Se um usuário puder estender uma reserva, o dispositivo da sala permanecerá registrado durante o período em que a reserva for estendida.

Quando uma reserva atinge os últimos 5 minutos do horário agendado e há uma reunião consecutiva, uma notificação aparece informando ao usuário que a reserva será encerrada em breve.

Assim que a reserva for liberada, uma notificação será enviada ao anfitrião para informá-lo sobre o cancelamento da reserva.

Check-in automático

O check-in automático começa 4 minutos após o início da reserva.

O dispositivo da sala fará o check-in automaticamente para:

Reservas ad hoc
Entrando em uma chamada
Sessão de compartilhamento iniciada (com fio para sem fio)
A contagem de pessoas é de 1 ou mais (a contagem de pessoas é considerada 1 ou mais após 1 minuto de espaço contínuo em nossa sala).

Check-in manual

Um usuário pode selecionar manualmente o check-in tocando no botão de check-in.

Configurar check-in e check-out

Habilite para permitir que o usuário faça check-in nos quartos que reservou para confirmar se o quarto está em uso. Caso o usuário não faça o check-in, manual ou automaticamente, a reserva do quarto é liberada e o organizador recebe um e-mail informando sobre o cancelamento.

A partir de 5 minutos antes de uma reserva, um botão de check-in aparece nos painéis de toque externos e internos do quarto e permanece lá pela duração definida em Bookings CheckIn WindowDuration.

Check-in de reservas habilitado: <Verdadeiro/Falso>

Padrão: Falso

A janela de check-in é o momento em que a opção de check-in fica disponível no painel de toque. A duração do período de check-in pode ser especificada para 5, 10, 15, 20, 30 ou 60 minutos.

Duração do período de check-in das reservas: <5, 10, 15, 20, 30, 60>

Padrão: 10

Configure se o botão de check-out será exibido fora e dentro do quarto, dentro do quarto ou não será exibido.

Reservas PermitirRecusar: <Todas, Somente Internas, Nenhuma>

Padrão: Todos

Habilitar hot desking

O suporte de pré-reserva para hot desking permite o hot desking como um recurso de calendário. Isso permite que um usuário reserve um espaço de hot desking antes de entrar no escritório, usando uma solução de reserva de mesa, como o Cisco Spaces, um serviço de reserva de terceiros ou o calendário híbrido do espaço de trabalho, como o Outlook ou o Gmail.

Calendário híbrido

O calendário híbrido do espaço de trabalho pode ser usado para reservar mesas ou salas silenciosas, como salas de conferência, e se integra perfeitamente aos dispositivos RoomOS.

Se sua organização usa um calendário híbrido, você pode configurar uma sala silenciosa com um dispositivo habilitado para hot desking. Os usuários podem então reservar o dispositivo pelo Outlook e, se a reserva ad hoc estiver habilitada, eles podem fazer login ad hoc e reservá-lo diretamente no dispositivo. A reserva será sincronizada automaticamente com o Exchange/Office 365 ou Google Agenda.

Quando um usuário se aproxima e reserva um dispositivo ad hoc, a reserva é associada à conta dele e reserva o quarto. No calendário do usuário, seu status aparecerá como "Grátis" durante a duração da reserva da mesa compartilhada. Para reservar um espaço remotamente com calendário híbrido, um usuário pode simplesmente adicionar o espaço de trabalho à sua reserva como convidado.

Os usuários podem escanear o código QR usando o celular para confirmar a reserva e fazer login no dispositivo de hot desking pré-reservado.

O dispositivo de hot desking mostrará as reuniões do calendário pessoal do usuário quando ele estiver conectado:

Somente o usuário que reservou o espaço tem permissão para efetuar login, pois o acesso é verificado pela correspondência do endereço de e-mail do organizador.

Para reservas sem hora marcada, os usuários têm a opção de fazer login ad hoc e reservar o dispositivo.

Reservas ad hoc podem ser desabilitadas para evitar comparecimentos sem hora marcada. Quando ninguém reservou o dispositivo e a reserva ad hoc está desativada, o usuário recebe uma mensagem para reservar o dispositivo com antecedência.

Cisco Espaços

Cisco O Spaces oferece uma solução de reserva de mesas que suporta pré-reservas por meio de dispositivos móveis e se integra perfeitamente com dispositivos RoomOS.

Para mais informações sobre os espaços de trabalho Cisco, consulte https://spaces.cisco.com/smart-workspaces/

Serviços de reserva de terceiros

O RoomOS oferece xAPIs abrangentes para pré-reserva remota, permitindo que serviços de reserva de terceiros se integrem aos dispositivos por meio de integrações de espaço de trabalho.

Para mais informações, consulte https://developer.webex.com/docs/workspace-integrations