Pentru a activa rezervarea sălii, asigurați-vă că urmați acești pași în următoarea ordine:

1. Configurați calendarul hibrid.

2. Configurați contul de planificare.

3. Configurați dispozitivele cu calendarul în Control Hub.

Pentru a activa rezervarea camerei, trebuie să configurați calendarul hibrid pentru organizația dvs. Îl puteți configura pentru Microsoft Exchange, Microsoft 365 sau Google Calendar.

Consultați Ghidul de implementare pentru calendarul hibrid.

Este necesar să configurați un cont de planificare pentru a permite dispozitivelor de cameră să planifice întâlniri.

Contul de planificare este utilizat ca organizator de întâlniri pentru toate întâlnirile rezervate de pe dispozitivele RoomOS. Acest cont rezervă sala în același fel în care o face un utilizator, de obicei. Rezervând întâlniri din contul de planificare și invitând o sală, politicile sălii din sistemul de calendar sunt respectate. Asigurați-vă că ați introdus o adresă de e-mail validă, care are permisiuni pentru rezervarea sălilor pentru care veți activa opțiunea Rezervare sală.

Pentru a configura contul de planificare pentru Microsoft 365 din Control Hub:

1. conectați-vă la Control Hub, apoi accesați Services > Hybrid.
2. Pe fișa Calendar hibrid pentru Microsoft 365, faceți clic pe Editare setări.
3. Bifați caseta pentru a permite spațiilor de lucru să programeze întâlniri.
4. Introduceți o adresă de e-mail validă pentru contul de planificare.

Domeniul de e-mail trebuie să fie verificat sau revendicat în Control Hub pentru a configura un cont de planificare.

Este necesar să configurați un cont de planificare pentru a permite dispozitivelor de cameră să planifice întâlniri.

Contul de planificare este utilizat ca organizator de întâlniri pentru toate întâlnirile rezervate de pe dispozitivele RoomOS. Acest cont rezervă sala în același fel în care o face un utilizator, de obicei. Rezervând întâlniri din contul de planificare și invitând o sală, politicile sălii din sistemul de calendar sunt respectate. Asigurați-vă că ați introdus o adresă de e-mail validă, care are permisiuni pentru rezervarea sălilor pentru care veți activa opțiunea Rezervare sală.

Pentru a configura contul de planificare pentru Google Calendar din Control Hub:

1. conectați-vă la Control Hub, apoi accesați Services > Hybrid.
2. Pe cardul Calendar hibrid pentru Google, dați clic pe Editați setările.
3. Bifați casetele pentru a permite organizației dvs. să utilizeze resursele calendarului și pentru a permite spațiilor de lucru să planifice întâlniri.
4. Asigurați-vă că ați configurat un cont ACL și introduceți adresa de e-mail pentru acel cont.

Dimensiunea intervalului orar pentru programarea rezervărilor poate fi configurată, permițând intervale de 15, 30 sau 60 de minute. Dimensiunea intervalului orar se referă la intervalele predeterminate la care puteți selecta ora de început sau de sfârșit a unei rezervări

UserInterface Bookings AdhocBooking TimeSlotSize: <15, 30, 60> (implicit:30)

În plus, calendarul afișează acum intervalele disponibile, arătând utilizatorilor intervalele de timp în care un spațiu poate fi rezervat înainte. Aceste sloturi permit utilizatorilor să identifice cu ușurință intervalele orare deschise și să programeze întâlniri în avans pentru intervalele de timp desemnate. După selectarea unui slot, timpul poate fi ajustat dacă este necesar.

Un procent semnificativ de întâlniri au ca rezultat întâlniri fantomă, ceea ce înseamnă că nimeni nu apare și resursele întâlnirii sunt irosite în timpul rezervării. Activarea opțiunii Check-in ajută la atenuarea acestei probleme. Utilizatorii pot face check-in la rezervarea lor atunci când ajung în sala de ședințe care confirmă rezervarea. Dacă nimeni nu sosește pentru rezervare, sala de ședințe este eliberată, iar alții pot rezerva sala de ședințe gratuită.

Check-in-ul și check-out sunt disponibile pe dispozitivele partajate care se pot rezerva și pe Room Navigator independent.

Când este activată, pe panoul tactil din interiorul și exteriorul camerei apare un buton de check-in. În camera interioară apare un buton de check-out pentru panourile tactile asociate. Pentru un Room Navigator independent, butoanele de extragere apar și pe panoul din exteriorul camerei. Dacă a fost rezervată o întâlnire care se poate alătura (OBTP), butonul de check-in este vizibil numai în afara sălii.

Începând cu 5 minute înainte de rezervare, un buton de check-in apare pe panourile tactile din afara camerei și din cameră.

Un utilizator are la dispoziție 10 minute de la ora de începere a unei rezervări pentru a face check-in. Dacă nimeni nu face check-in în timpul celor 10 minute, manual sau automat, camera este eliberată automat. Cu 30 de secunde înainte de sfârșitul ferestrei de check-in, pe panoul tactil apare o alertă de eliberare automată a numărătorii inverse de 30 de secunde. Fereastra de check-in este configurabilă.

Când o cameră este înregistrată și un apel se termină, apare o alertă care îi reamintește utilizatorului să verifice dacă dorește. Dacă utilizatorul anulează numărătoarea inversă sau ignoră alerta, camera este verificată. Dacă un utilizator poate prelungi o rezervare, dispozitivul de cameră rămâne înregistrat pentru perioada în care rezervarea este prelungită.

Când o rezervare a ajuns în ultimele 5 minute din ora programată și există o întâlnire consecutivă, apare o notificare care informează utilizatorul că rezervarea se va încheia în curând.

Odată ce rezervarea este eliberată, gazda primește o notificare pentru a o informa despre anularea acesteia.

Check-in automat

Check-in-ul automat începe la 4 minute după începerea rezervării.

Dispozitivul din cameră va verifica automat dacă:

• Rezervări ad-hoc

• Alăturarea la un apel

• Sesiunea de partajare a început (prin cablu sau wireless)

• Numărul de persoane este de 1 sau mai multe (Numărul de persoane este considerat a fi de 1 sau mai multe după 1 minut de prezență continuă în spațiul nostru).

Înregistrare manuală

Un utilizator poate selecta manual înregistrarea atingând butonul de înregistrare.

Configurați check-in-ul și check-out-ul

Activează opțiunea pentru a permite utilizatorului să se înregistreze în camerele rezervate pentru a confirma că acestea sunt utilizate. Dacă utilizatorul nu se înregistrează, manual sau automat, rezervarea camerei este anulată, iar organizatorul primește un e-mail prin care este informat despre anulare.

Începând cu 5 minute înainte de o rezervare, pe panourile tactile din cameră și din cameră apare un buton de check-in și rămâne acolo pe durata setată cu Bookings CheckIn WindowDuration.

Check-in pentru rezervări activat: <Adevărat/Fals>

Implicit: Fals

Fereastra de check-in este timpul în care opțiunea de check-in este disponibilă pe panoul tactil. Durata ferestrei de check-in poate fi specificată la 5, 10, 15, 20, 30 sau 60 de minute.

Fereastră de check-in pentru rezervări Durată: <5, 10, 15, 20, 30, 60>

Implicit: 10

Configurați dacă butonul de finalizare a comenzii este afișat în afara și în interiorul camerei, în interiorul camerei sau deloc.

Rezervări PermiteRefuză: <Toate, Numai în interior, Niciuna>

Implicit: Toate

Asistența pentru pre-programarea hot desking permite utilizarea hot desking-ului ca funcție de calendar. Acest lucru permite unui utilizator să rezerve un spațiu de hot desking înainte de a intra în birou, utilizând o soluție de rezervare a birourilor, cum ar fi Cisco Spaces, un serviciu de rezervări terț sau calendarul hibrid al spațiului de lucru, cum ar fi Outlook sau Gmail.

Calendar hibrid

Calendarul hibrid pentru spațiul de lucru poate fi folosit pentru a rezerva birouri sau camere liniștite, cum ar fi sălile de conferințe, și se integrează perfect cu dispozitivele RoomOS.

Dacă organizația dvs. folosește un calendar hibrid, puteți configura o cameră liniștită cu un dispozitiv compatibil cu hot desking. Utilizatorii pot apoi rezerva dispozitivul prin Outlook și, dacă rezervarea ad-hoc este activată, se pot conecta ad-hoc și îl pot rezerva direct pe dispozitiv. Rezervarea se va sincroniza automat cu Exchange/Office 365 sau Google Calendar.

Când un utilizator se apropie și rezervă un dispozitiv ad-hoc, rezervarea este asociată contului său și rezervă camera. În calendarul utilizatorului, statutul acestuia va apărea ca „Liber” pe durata rezervării hot desk-ului. Pentru a rezerva de la distanță un spațiu cu un calendar hibrid, un utilizator poate pur și simplu să adauge spațiul de lucru la rezervarea sa ca invitat.

Utilizatorii pot scana codul QR folosind telefonul mobil pentru a confirma rezervarea și a se conecta la dispozitivul de hot desking pre-rezervat.

Dispozitivul hot desking va afișa întâlnirile din calendarul personal al utilizatorului atunci când acesta este conectat:

Doar utilizatorul care a rezervat spațiul are permisiunea de a se conecta, deoarece accesul este verificat prin potrivirea adresei de e-mail a organizatorului.

Pentru rezervările efectuate direct, utilizatorii au opțiunea de a se conecta ad-hoc și de a rezerva dispozitivul.

Rezervarea ad-hoc poate fi dezactivată pentru a preveni rezervările fără programare. Când nimeni nu a rezervat dispozitivul și rezervarea ad-hoc este dezactivată, utilizatorul primește un mesaj pentru a rezerva dispozitivul în avans.

Cisco Spații

Cisco Spaces oferă o soluție de rezervare a birourilor care permite pre-rezervarea prin intermediul dispozitivelor mobile și se integrează perfect cu dispozitivele RoomOS.

Pentru mai multe informații despre spațiile de lucru Cisco, consultați https://spaces.cisco.com/smart-workspaces/

Servicii de rezervare de la terți

RoomOS oferă xAPI-uri extinse pentru pre-rezervări la distanță, permițând serviciilor de rezervare terțe să se integreze cu dispozitivele prin integrări în spațiile de lucru.

Pentru mai multe informații, consultați https://developer.webex.com/docs/workspace-integrations