Activer la réservation de salles pour les appareils en mode partagé

Board et Desk Series : la réservation de chambre n'est disponible que pour les appareils partagés enregistrés dans le cloud ou liés à Webex Edge for Devices.
Assurez-vous que les configurations d'appareil pour les appareils Board, de bureau et de série de salles sont configurées si l'appareil est lié à Edge for Devices.
Série Bureau : la réservation de chambres extérieures est disponible pour les appareils partagés enregistrés dans le cloud. Le bureau partagé ne peut pas être activé sur l'appareil.
Vous ne pouvez pas activer la réservation de chambre pendant un appel sur l'appareil.

Pour activer la réservation de chambre, assurez-vous de suivre ces étapes dans l'ordre suivant :

Configurez le calendrier hybride.
Configurez le compte de planification.
Configurez les appareils avec un calendrier dans Control Hub.

Vous pouvez également activer les réservations de chambres locales sans le calendrier Webex. Voir Room Navigator en tant que périphérique autonome pour plus d'informations.

Configurer le calendrier hybride

Pour activer la réservation de salle, vous devez configurer le calendrier hybride pour votre organisation. Vous pouvez le configurer pour Microsoft Exchange, Microsoft 365 ou Google Calendar.

Consultez le Guide de déploiement du calendrier hybride.

Si les planificateurs de réunions ne sont pas activés pour le service Calendrier hybride et que les seuls invités activés pour le service sont des ressources de salle, vous devez vous assurer qu'Exchange ne dispose pas d'une stratégie permettant de supprimer automatiquement les commentaires de réunion. Définir Supprimer les commentaires à Faux

Microsoft Exchange : Configurer le compte de planification

Il est nécessaire de configurer un compte de planification pour permettre aux périphériques de salle de programmer des réunions.

Le compte de planification est utilisé comme organisateur de réunion pour toutes les réunions réservées à partir d'appareils RoomOS. Ce compte réserve la salle de la même manière qu'un utilisateur le fait normalement. En réservant des réunions à partir du compte de planification et en invitant une salle, les politiques de salles dans le système de calendrier sont respectées. Assurez-vous que vous avez saisi une adresse électronique valide et autorisée à réserver des salles pour lesquelles vous souhaitez activer la réservation de salle.

Étant donné que ce compte est utilisé pour réserver des réunions pour toutes les salles pour une configuration Exchange donnée, il est important de s'assurer que sa boîte de réception est régulièrement nettoyée. Le nettoyage est nécessaire pour éviter de dépasser les limites Exchange. Si votre Exchange est déjà configuré avec une stratégie de rétention appropriée, assurez-vous qu'elle s'applique à ce compte. Sinon, vous devez configurer la boîte de réceptionde sorte que tous les dossiers par défaut (e-mails, éléments envoyés et réunions) soient automatiquement supprimés après un certain nombre de jours. Le nettoyage assure que le compte peut continuer à programmer des réunions pour le compte des périphériques de la salle.

Consultez les ressources suivantes pour Exchange :

1	Connectez-vous à l’interface Web Expressway.
2	Allez à Applications > Services hybrides > Service de calendrier > Configuration de Microsoft Exchange.
3	Sous Planification , entrez une adresse e-mail de compte de planification valide qui est utilisée pour réserver vos salles de réunion.

Microsoft 365 : Configurer le compte de planification

Il est nécessaire de configurer un compte de planification pour permettre aux périphériques de salle de programmer des réunions.

Pour configurer le compte de planification pour Microsoft 365 à partir de Control Hub :

connectez-vous à Control Hub , puis accédez à Services > Hybride.
Sur la carte Calendrier hybride pour Microsoft 365, cliquez sur Modifier les paramètres.
Cochez cette case pour autoriser les espaces de travail à planifier des réunions.
Entrez une adresse de courrier électronique valide pour le compte de planification.

Le domaine de messagerie doit être vérifié ou revendiqué dans Control Hub pour configurer un compte de planification.

Google Agenda : configurer un compte de planification

Il est nécessaire de configurer un compte de planification pour permettre aux périphériques de salle de programmer des réunions.

Pour configurer le compte de planification Google Agenda à partir de Control Hub :

connectez-vous à Control Hub , puis accédez à Services > Hybride.
Dans la fiche Calendrier hybride pour Google, cliquez sur Modifier les paramètres.
Cochez les cases pour autoriser votre organisation à utiliser des ressources de calendrier et pour permettre aux espaces de travail de planifier des réunions.
Assurez-vous que vous avez configuré un compte ACL et entrez l'adresse e-mail de ce compte.

Activer la réservation de chambres à partir de Control Hub

Avant d'activer la réservation de salle, vous devez vérifier que la fonction Un bouton à presser (OBTP) a été activée pour ces périphériques. Si vous souhaitez que les employés de votre entreprise utilisent les commandes vocales pour la réservation de salle et d'autres contrôles de périphérique, activez Webex Assistant.

Vérifiez que le calendrier est activé pour les espaces de travail pour lesquels vous activez la réservation de salle.

1	connectez-vous à Control Hub , puis accédez à Management > Workspaces.
2	Sélectionnez les espaces de travail que vous souhaitez configurer dans la liste des espaces de travail et cliquez sur Modifier.
3	Pour activer la réservation en chambre pour un espace de travail, cliquez sur l'espace de travail, puis dans la section Planification , cochez la case Réservation ad hoc.

Activer le livre à l'avance

Réservations AdhocBooking BookAhead activé : <Vrai, Faux> (Valeur par défaut : Faux)

La fonction Réserver à l'avance permet aux utilisateurs de planifier des espaces partagés pour des temps futurs. Auparavant, les espaces partagés ne pouvaient être réservés que pour une utilisation immédiate, où l'heure de début est l'heure actuelle. Maintenant, avec Book Ahead, les utilisateurs peuvent réserver des salles pour des heures plus tard dans la journée, même si l'espace est actuellement réservé, via un contrôleur, Board ou un planificateur.

La taille des plages horaires pour la planification des réservations peut être configurée pour permettre des intervalles de 15, 30 ou 60 minutes. La taille du créneau horaire fait référence aux intervalles prédéterminés auxquels vous pouvez sélectionner l'heure de début ou de fin d'une réservation

Réservations via l'interface utilisateur AdhocBooking TimeSlotSize : <15, 30, 60> (par défaut :30)

De plus, le calendrier affiche désormais les créneaux disponibles, montrant aux utilisateurs les intervalles de temps pendant lesquels une place peut être réservée à l'avance. Ils permettent aux utilisateurs d'identifier facilement les créneaux horaires ouverts et de planifier des réunions à l'avance pour les intervalles de temps désignés. Après avoir sélectionné un créneau, l'heure peut être ajustée si nécessaire.

***Calendrier des salles du planificateur***

***Calendrier de la salle du contrôleur***

Activer l'archivage et le départ

Un pourcentage important de réunions aboutissent à des réunions fantômes, ce qui signifie que personne ne se présente et que les ressources de réunion sont gaspillées lors de la réservation. L'activation de l'option Archiver permet d'atténuer ce problème. Les utilisateurs peuvent s'enregistrer à leur réservation lorsqu'ils arrivent à la salle de réunion qui confirme la réservation. Si personne n'arrive pour la réservation, la salle de réunion est libérée et d'autres peuvent réserver la salle de réunion gratuite.

L'enregistrement et le départ sont disponibles sur des appareils réservables partagés et un navigateur de salle autonome.

Lorsque cette option est activée, un bouton d'enregistrement apparaît sur l'écran tactile de la pièce intérieure et extérieure. Un bouton d'extraction apparaît à l'intérieur de la pièce pour les écrans tactiles jumelés. Pour un navigateur de salle autonome, les boutons d'extraction apparaissent également sur le panneau de la pièce extérieure. Si une réunion joignable a été réservée (OBTP), le bouton d'enregistrement n'est visible qu'à l'extérieur de la salle.

À partir de 5 minutes avant la réservation, un bouton d'enregistrement apparaît sur les écrans tactiles de la chambre extérieure et de la chambre.

Un utilisateur dispose de 10 minutes à partir de l'heure de début d'une réservation pour s'enregistrer. Si personne ne s'enregistre pendant les 10 minutes, manuellement ou automatiquement, la salle est automatiquement libérée. 30 secondes avant la fin de la fenêtre d'enregistrement, une alerte de compte à rebours de 30 secondes s'affiche sur l'écran tactile. La fenêtre d'archivage est configurable.

Lorsqu'une salle est enregistrée et qu'un appel se termine, une alerte apparaît pour rappeler à l'utilisateur de passer à la caisse s'il le souhaite. Si l'utilisateur annule le compte à rebours ou ignore l'alerte, la salle est retirée. Si un utilisateur peut prolonger une réservation, l'appareil de chambre reste enregistré pendant la durée de la réservation.

Lorsqu'une réservation a atteint les 5 dernières minutes de son heure prévue et qu'il y a une réunion consécutive, une notification apparaît informant l'utilisateur que la réservation se terminera bientôt.

Une fois la réservation libérée, une notification est envoyée à l'hôte pour l'informer de la réservation annulée.

Enregistrement automatique

L'enregistrement automatique commence 4 minutes après le début de la réservation.

Le périphérique de salle s'enregistre automatiquement pour :

Réservations ad hoc
Joindre un appel
Session de partage démarrée (câblé vers sans fil)
Le nombre de personnes est de 1 ou plus (Le nombre de personnes est considéré comme 1 ou plus après 1 minute de place continue chez nous.)

Enregistrement manuel

Un utilisateur peut sélectionner manuellement de s'enregistrer en effleurant le bouton d'archivage.

Configurer l'archivage et l'extraction

Permet à l'utilisateur de s'enregistrer dans les chambres qu'il a réservées pour confirmer que la chambre est en cours d'utilisation. Si l'utilisateur ne s'enregistre pas, manuellement ou automatiquement, la réservation de la salle est libérée et l'organisateur reçoit un e-mail l'informant de l'annulation.

À partir de 5 minutes avant une réservation, un bouton d'enregistrement apparaît sur les écrans tactiles de la chambre extérieure et de la chambre et il y reste pendant la durée définie avec Bookings CheckIn WindowDuration.

Enregistrement des réservations activé : <Vrai/Faux >

Par défaut : False

La fenêtre d'archivage correspond à l'heure à laquelle l'option d'archivage est disponible sur l'écran tactile. La durée de la fenêtre d'enregistrement peut être spécifiée à 5, 10, 15, 20, 30 ou 60 minutes.

Fenêtre d'enregistrement des réservationsDurée : <5, 10, 15, 20, 30, 60>

Par défaut : 10

Configurez si le bouton d'extraction est affiché à l'extérieur et à l'intérieur de la salle, à l'intérieur de la salle ou pas du tout.

Autorisations de réservationRefuser : <Tous, InsideOnly, Aucun>

Valeur par défaut : Tous

Activation du partage de bureaux

La prise en charge de la pré-réservation pour le partage de bureaux permet le partage de bureaux en tant que fonctionnalité de calendrier. Cela permet à un utilisateur de réserver un espace de bureau partagé avant d'entrer dans le bureau, en utilisant une solution de réservation de bureau telle que Cisco Spaces, un service de réservation tiers ou le calendrier hybride de l'espace de travail tel qu'Outlook ou Gmail.

Calendrier hybride

Le calendrier hybride de l'espace de travail peut être utilisé pour réserver des bureaux ou des salles silencieuses, comme des salles de conférence, et s'intègre parfaitement aux appareils RoomOS.

Si votre organisation utilise un calendrier hybride, vous pouvez configurer une pièce silencieuse avec un périphérique compatible partage de bureaux. Les utilisateurs peuvent ensuite réserver l'appareil via Outlook, et si la réservation ad hoc est activée, ils peuvent se connecter ad hoc et le réserver directement sur l'appareil. La réservation sera automatiquement synchronisée avec Exchange/Office 365 ou Google Agenda.

Lorsqu'un utilisateur se présente et réserve un appareil ad hoc, la réservation est associée à son compte et réserve la salle. Sur le calendrier de l'utilisateur, son statut apparaîtra comme "Libre" pour la durée de la réservation de bureau partagé. Pour réserver à distance un espace avec calendrier hybride, un utilisateur peut simplement ajouter l'espace de travail à sa réservation en tant qu'invité.

Les utilisateurs peuvent scanner le code QR à l'aide de leur téléphone portable pour confirmer la réservation et se connecter au dispositif de partage de bureaux réservé à l'avance.

Le périphérique de partage de bureaux affiche les réunions du calendrier personnel de l'utilisateur lorsqu'il est connecté :

Seul l'utilisateur qui a réservé l'espace est autorisé à se connecter, car l'accès est vérifié en faisant correspondre l'adresse e-mail de l'organisateur.

Pour les réservations sans rendez-vous, les utilisateurs ont la possibilité de se connecter ad hoc et de réserver l'appareil.

La réservation ad hoc peut être désactivée pour éviter les walk-ups. Lorsque personne n'a réservé l'appareil et que la réservation ad hoc est désactivée, l'utilisateur reçoit un message pour réserver l'appareil à l'avance.

Cisco Espaces

Cisco Spaces fournit une solution de réservation de bureau qui prend en charge la pré-réservation via mobile et s'intègre parfaitement aux appareils RoomOS.

Pour plus d'informations sur les espaces de travail Cisco, voir https://spaces.cisco.com/smart-workspaces/

Services de réservation tiers

RoomOS propose des xAPI étendues pour la pré-réservation à distance, permettant aux services de réservation tiers de s'intégrer aux appareils via des intégrations d'espace de travail.

Pour plus d'informations, voir https://developer.webex.com/docs/workspace-integrations