• Board 和 Desk 系列—會議室預訂僅適用於雲註冊或與 Webex Edge for Devices 連結的共享設備。

  • 如果設備與 Edge for Devices 連結，請確保 已設定 Board、Desk 和 Room 系列裝置 的裝置組態。

  • Desk 系列 - 會議室外預訂適用於雲註冊的共享設備。 裝置無法啟用辦公桌輪用制。

  • 裝置正在通話時，您無法啟用會議室預訂。

要啟用會議室預訂，請確保按以下順序執行以下步驟：

  1. 配置混合行事曆。

  2. 配置計劃帳戶。

  3. 在 Control Hub 中使用行事曆配置裝置。

您也可以在沒有 Webex 行事曆的情況下啟用本地會議室預訂。 有關詳細資訊，請參閱 作為獨立設備的 Room Navigator。

配置混合行事曆

若要啟用會議室內預訂，您需為貴組織配置混合行事曆， 您可為 Microsoft Exchange、Microsoft 365 或 Google 日曆配置混合行事曆。

請參閱混合行事曆部署指南。

如果未為混合日曆服務啟用會議計劃程式，並且為該服務啟用的唯一受邀者是會議室資源，則必須確保 Exchange 沒有自動刪除會議評論的策略。 將刪除評論設為false

Microsoft Exchange：配置調度帳號

您將需配置一個排定帳戶以允許會議室裝置排定會議。

排程帳號會用作為透過 RoomOS 裝置預訂的所有會議的會議召集人。 該帳戶以使用者會預訂會議室的方式預訂會議室。 自排程帳戶預訂會議並邀請會議室即是遵循行事曆系統中的會議室原則。 確定您輸入了具有預訂您所要啟用“會議室預訂”功能的會議室權限的有效電子郵件地址。

由於此帳戶用於預訂既定 Exchange 組態下所有會議室的會議，因此務必確保定期清理其信箱， 以避免超出 Exchange 限制。 若您的 Exchange 已配置妥了合適的保留原則，請確保該原則適用於該帳戶。 若尚未配置，則需配置信箱使得所有預設資料夾（電子郵件、已傳送物件和會議）皆在數天後會自動被刪除。 清理讓帳戶可以繼續代表會議室裝置排定會議。

檢查以下用於 Exchange 的資源：

1

登錄到 Expressway Web 介面。

2

移至應用程式>混合服務>行事曆服務> Microsoft Exchange 組態。

3

在排定下方輸入用於預訂會議室的有效排程帳戶的電子郵件地址。

Microsoft 365：配置計劃帳戶

您將需配置一個排定帳戶以允許會議室裝置排定會議。

排程帳號會用作為透過 RoomOS 裝置預訂的所有會議的會議召集人。 該帳戶以使用者會預訂會議室的方式預訂會議室。 自排程帳戶預訂會議並邀請會議室即是遵循行事曆系統中的會議室原則。 確定您輸入了具有預訂您所要啟用“會議室預訂”功能的會議室權限的有效電子郵件地址。

要從 Control Hub 為 Microsoft 365 配置計劃帳戶，請執行以下操作：

  1. 登入 Control Hub，然後移至 服務 > 混合。
  2. 在 Microsoft 365 的混合日曆卡上，按兩下 編輯設置。
  3. 勾選方塊以允許工作空間排定會議。
  4. 輸入排程帳戶的有效電子郵件地址。

電子郵件網域需要在 Control Hub 中驗證或認領，才能設定排程帳號。

Google 日曆：配置排期帳號

您將需配置一個排定帳戶以允許會議室裝置排定會議。

排程帳號會用作為透過 RoomOS 裝置預訂的所有會議的會議召集人。 該帳戶以使用者會預訂會議室的方式預訂會議室。 自排程帳戶預訂會議並邀請會議室即是遵循行事曆系統中的會議室原則。 確定您輸入了具有預訂您所要啟用“會議室預訂”功能的會議室權限的有效電子郵件地址。

要在 Control Hub 為 Google 日曆配置排程帳號，請執行以下操作：

  1. 登入 Control Hub，然後移至 服務 > 混合。
  2. 在適用於 Google 的混合日曆卡片上，點擊 修改設置。
  3. 勾選方塊以允許您的組織使用行事曆資源並允許工作空間排定會議。
  4. 確保您已配置 ACL 帳戶，然後輸入該帳戶的電子郵件。

允許自 Control Hub 預訂會議室

在啟用會議室預訂之前，您需檢查是否已為這些裝置啟用了“僅按下一按鈕（OBTP）”功能。 若您希望組織中的人員使用語音命令進行會議室預訂和其他裝置的控制，請啟用 Webex Assistant。

檢查您要為其啟用會議室預訂的工作空間的行事曆是否已啟用。

1

登入 Control Hub，然後移至 管理 > 工作區。

2

在工作空間清單中選擇要配置的工作空間，然後點選編輯。

3

要為工作空間啟用會議室預訂，請單擊該工作空間，然後在 計劃 部分中，選中臨時 預訂 框。

啟用提前預訂

已啟用 Bookings AdhocBooking BookAhead：<True，False>（預設：False）

“提前預訂”允許使用者為將來的時間安排共享空間。 以前，共享空間只能預訂以供立即使用，其中開始時間為當前時間。 現在，通過提前預訂，用戶可以通過控制器、Board 或調度程式預訂當天晚些時候的房間，即使空間當前已預訂。

提前預訂關閉

提前預訂

可以設定用於排定預訂的時段大小，以允許 15、30 或 60 分鐘間隔。 時段大小是指您可以選擇預訂開始或結束時間的預定間隔

使用者介面預訂臨時預訂時間插槽大小：<15，30，60>（預設：30）

15 分鐘時段

30 分鐘時段

此外，行事曆現在會顯示可用時段，向使用者顯示可以提前預訂空間的時間間隔。 這些時隙使用戶可以輕鬆識別開放時隙，並提前安排指定時間間隔的會議。 選擇插槽后，可以根據需要調整時間。

排程器會議室行事曆

控制室行事曆

開啟簽入與簽出

很大一部分會議會導致幽靈會議，這意味著沒有人出現，並且在預訂過程中浪費了會議資源。 啟用「 簽入 」選項有助於緩解此問題。 用戶可以在到達確認預訂的會議室時簽到他們的預訂。 如果沒有人前來預訂，會議室將被釋放，其他人可以預訂免費會議室。

您可以在共用的可預訂裝置和獨立的 Room Navigator 上辦理入住和退房手續。

啟用后，房間內外的觸控面板上會出現一個簽到按鈕。 配對觸控面板的內部房間上會出現一個結帳按鈕。 對於獨立的會議室瀏覽器，退房按鈕亦會出現在會議室外的面板上。 如果已預訂可加入會議 (OBTP)，則僅在會議室外可看到簽到按鈕。

從預訂前 5 分鐘開始，室外和室內觸控面板上會出現一個入住按鈕。

從預訂開始時間起，使用者有 10 分鐘的時間辦理登機手續。如果在 10 分鐘內無人簽到 (手動或自動)，會議室將自動釋放。 在簽到視窗結束前 30 秒，觸控面板上會出現 30 秒倒計時自動釋放會議室警報。 可設定值機視窗。

當會議室簽入且通話結束時，會彈出警報，提醒使用者如果願意，請簽出。 如果使用者取消倒計時或忽略警報，會議室將被簽出。 如果使用者可以延長預訂，則在延長預訂期間，會議室裝置將保持簽入狀態。

當預訂已到達預定時間的最後 5 分鐘並且有連續會議時，將彈出通知，告知用戶預訂即將結束。

一旦預訂被釋放，就會向房東發送通知，告知他們預訂已被取消。

自動簽到

預訂開始後 4 分鐘內開始自動辦理入住手續。

房間設備將自動簽到：

  • 臨時預約

  • 加入通話

  • 共享會話已開始 (有線到無線)

  • 人數為 1 人或以上 (房間連續 1 分鐘後，人數為 1 人或以上。)

手動簽到

用戶可以點擊簽到按鈕手動選擇簽到。

配置簽入和簽出

使用戶可以入住他們預訂的房間以確認房間正在使用中。 如果用戶沒有手動或自動登記，房間預訂將被取消，主辦單位將收到一封通知取消的電子郵件。

從預訂前 5 分鐘開始，房間外和房間內的觸控螢幕上都會出現一個入住按鈕，並且該按鈕會保留在那裡，持續時間為 Bookings CheckIn WindowDuration 設定的長度。

已啟用預訂入住：<True/False>

預設值:False

簽到視窗是觸控螢幕上簽到選項可用的時間。 簽到視窗持續時間可以指定為 5、10、15、20、30 或 60 分鐘。 

預訂入住窗口持續時間：<5、10、15、20、30、60>

預設值：10

配置退房按鈕是否顯示在房間內外、房間內或完全不顯示。

預訂允許拒絕：<全部，僅內部，無>

預設值：全部

啟用熱線辦公

提前預訂熱辦公桌支援允許將熱辦公桌作為日曆功能。 這使得用戶能夠在走進辦公室之前預訂熱門辦公桌空間，使用辦公桌預訂解決方案 (例如 Cisco Spaces)、第三方預訂服務或工作區混合日曆 (例如 Outlook 或 Gmail)。

混合日曆

工作區混合日曆可用於預訂辦公桌或安靜的房間 (如會議室)，並與 RoomOS 設備無縫整合。

如果您的組織使用混合日曆，您可以配置一個帶有熱辦公桌功能的安靜房間。 然後，用戶可以透過 Outlook 預訂設備，如果啟用了臨時預訂，他們可以暫時登入並直接在設備上預訂。 預訂將自動與 Exchange/Office 365 或 Google 行事曆同步。

當用戶走上前來並臨時預訂設備時，預訂將與他們的帳戶相關聯並保留房間。 在用戶的日曆上，他們的狀態將在熱門辦公桌預訂期間顯示為「空閒」。 要使用混合日曆遠端預訂空間，用戶只需將工作區作為受邀者添加到他們的預訂中即可。

用戶可以使用手機掃描二維碼確認預訂，並登入預先預訂的熱門辦公桌設備。

登入後，熱辦公桌設備將顯示使用者的個人日曆會議：

只有預訂空間的使用者才被允許登錄，因為存取權限是透過匹配組織者的電子郵件地址來驗證的。

對於現場預訂，用戶可以選擇臨時登入並預訂設備。

可以停用臨時預訂以防止臨時預訂。 當沒有人預訂該設備並且臨時預訂被停用時，用戶會收到一條訊息，要求提前預訂該設備。

Cisco 空間

Cisco Spaces 提供辦公桌預訂解決方案，支援透過行動裝置預訂，並與 RoomOS 裝置無縫整合。

有關 Cisco 工作區的更多信息，請參閱 https://spaces.cisco.com/smart-workspaces/

第三方預訂服務

RoomOS 提供廣泛的 xAPI 用於遠端預訂，使第三方預訂服務能夠透過工作區整合與裝置整合。

更多資訊請參閱 https://developer.webex.com/docs/workspace-integrations