• Board en Desk-serie - het reserveren van kamers is alleen beschikbaar voor gedeelde apparaten die in de cloud zijn geregistreerd of die zijn gekoppeld aan Webex Edge for Devices.

  • Zorg ervoor dat apparaatconfiguraties voor apparaten uit de Board, Desk en Room Series zijn ingesteld als het apparaat is gekoppeld aan Edge voor apparaten.

  • Desk Series: reserveren voor buitenruimtes is beschikbaar voor gedeelde apparaten die in de cloud zijn geregistreerd. Hot Desking kan niet zijn ingeschakeld voor het apparaat.

  • U kunt het reserveren van een kamer niet inschakelen terwijl het toestel in gesprek is.

Om Room Booking in te schakelen, voert u de volgende stappen uit in de volgende volgorde:

  1. Hybride kalender configureren.

  2. Configureer planningsaccount.

  3. Configureer apparaten met een agenda in Control Hub.

U kunt ook het reserveren voor lokale kamers inschakelen zonder de agenda Webex. Raadpleeg Room Navigator als zelfstandig apparaat voor meer informatie.

Hybride-agenda configureren

Om ruimteboeking mogelijk te maken, moet u Hybride-agenda configureren voor uw organisatie. U kunt Microsoft Exchange, Microsoft 365 of Google Agenda configureren.

Zie de handleiding voor de implementatie van hybride kalenders.

Als vergaderplanners niet zijn ingeschakeld voor de hybride agenda-service en de enige genodigden die zijn ingeschakeld voor de service, zijn roombronnen, moet u ervoor zorgen dat er geen beleid is ingesteld voor het automatisch verwijderen van vergaderingsopmerkingen. Stel Opmerkingen verwijderen in op Onwaar

Microsoft Exchange: planningsaccount configureren

U moet een planningsaccount configureren om ruimte-apparaten toe te staan vergaderingen te plannen.

Het planningsaccount wordt gebruikt als organisator van alle vergaderingen die vanaf RoomOS-apparaten zijn geboekt. Dit account boekt de ruimte op dezelfde manier als een gebruiker dit normaal gesproken doet. Door vergaderingen te reserveren vanuit het planningsaccount en een ruimte uit te nodigen, worden de beleidsregels van de ruimte in het kalendersysteem gerespecteerd. Zorg ervoor dat u een geldig e-mailadres hebt ingevoerd dat machtigingen heeft om de ruimtes te boeken waarvoor u ruimteboeking inschakelt.

Aangezien dit account wordt gebruikt om vergaderingen te boeken voor alle ruimtes voor een bepaalde Exchange-configuratie, is het van belang dat u ervoor zorgt dat het postvak ervan regelmatig wordt opgeschoond. Het opschonen is nodig om te voorkomen dat de Exchange-limieten worden overschreden. Als uw Exchange al is ingesteld met een passend bewaarbeleid, zorg er dan voor dat dit van toepassing is op dit account. Als dat niet het geval is, moet u het postvak zo configureren dat alle standaardmappen (e-mailberichten, verzonden items en vergaderingen) automatisch na een aantal dagen worden verwijderd. De opschoonfuncties zorgen ervoor dat in het account vergaderingen kunnen worden bewaard ten behoeve van de ruimteapparaten.

Raadpleeg de volgende bronnen voor Exchange:

1

Log in op de Expressway-webinterface.

2

Ga naar Toepassingen > Hybrideservices > Agendaservice > Microsoft Exchange-configuratie.

3

Voer onder Planning een geldig e-mailadres voor het planningsaccount in dat wordt gebruikt om uw vergaderruimten te boeken.

Microsoft 365: Planningsaccount configureren

U moet een planningsaccount configureren om ruimte-apparaten toe te staan vergaderingen te plannen.

Het planningsaccount wordt gebruikt als organisator van alle vergaderingen die vanaf RoomOS-apparaten zijn geboekt. Dit account boekt de ruimte op dezelfde manier als een gebruiker dit normaal gesproken doet. Door vergaderingen te reserveren vanuit het planningsaccount en een ruimte uit te nodigen, worden de beleidsregels van de ruimte in het kalendersysteem gerespecteerd. Zorg ervoor dat u een geldig e-mailadres hebt ingevoerd dat machtigingen heeft om de ruimtes te boeken waarvoor u ruimteboeking inschakelt.

Ga als volgende te werk om het planningsaccount voor Microsoft 365 vanuit Control Hub te configureren:

  1. Meld u aan bij Control Hub en ga naar Services > Hybrid.
  2. Klik op de kaart Hybride agenda voor Microsoft 365 op Instellingen bewerken.
  3. Schakel dit vakje in als u werkruimtes wilt toestaan vergaderingen te plannen.
  4. Voer een geldig e-mailadres in voor het planningsaccount.

Het e-maildomein moet in Control Hub worden geverifieerd of geclaimd om een planningsaccount te configureren.

Google Agenda: planningsaccount configureren

U moet een planningsaccount configureren om ruimte-apparaten toe te staan vergaderingen te plannen.

Het planningsaccount wordt gebruikt als organisator van alle vergaderingen die vanaf RoomOS-apparaten zijn geboekt. Dit account boekt de ruimte op dezelfde manier als een gebruiker dit normaal gesproken doet. Door vergaderingen te reserveren vanuit het planningsaccount en een ruimte uit te nodigen, worden de beleidsregels van de ruimte in het kalendersysteem gerespecteerd. Zorg ervoor dat u een geldig e-mailadres hebt ingevoerd dat machtigingen heeft om de ruimtes te boeken waarvoor u ruimteboeking inschakelt.

Ga als volgende te werk om het planningsaccount voor Google Agenda via Control Hub te configureren:

  1. Meld u aan bij Control Hub en ga naar Services > Hybrid.
  2. Klik op de kaart Hybride agenda voor Google op Instellingen bewerken.
  3. Schakel deze vakjes in om uw organisatie in staat te stellen agendabronnen te gebruiken en werkruimtes in staat te stellen vergaderingen te plannen.
  4. Zorg ervoor dat u een ACL-account hebt geconfigureerd en voer de e-mail voor dat account in.

Gereserveerde kamers via Control Hub inschakelen

Voordat u ruimteboeking inschakelt, moet u controleren of One Button to Push (OBTP) is ingeschakeld voor deze apparaten. Als u wilt dat de personen in uw organisatie gesproken opdrachten gebruiken voor ruimteboeking en andere apparaatbesturing, schakelt u Webex Assistant in.

Controleer of de kalender is ingeschakeld voor de werkruimten waarvoor u de ruimteboeking inschakelt.

1

Meld u aan bij Control Hub en ga naar Management > Workspaces.

2

Selecteer de werkruimten die u wilt configureren in de lijst met werkruimten en klik op Bewerken.

3

Als u Gereserveerde kamers voor een werkruimte wilt inschakelen, klikt u op de werkplek en schakelt u in het gedeelte Plannen het selectievakje Ad-hoc reserveren in.

Boek vooruit inschakelen

Reserveringen Ad-hocBoekboekAhead ingeschakeld: <Waar, Onwaar> (standaard:Onwaar)

Met 'Boek vooruit' kunnen gebruikers gedeelde ruimtes plannen voor toekomstige tijden. Eerder konden gedeelde spaties alleen worden gereserveerd voor direct gebruik, waarbij de begintijd het huidige tijdstip is. Nu, met Book Ahead kunnen gebruikers kamers voor tijdstippen later op de dag reserveren, zelfs als de ruimte op dat moment is gereserveerd via een controller, Board of planner.

Vooruit boeken UIT

Boek vooruit OP

De grootte van het tijdvak voor het plannen van reserveringen kan worden geconfigureerd met intervallen van 15, 30 of 60 minuten. De grootte van de periode verwijst naar de vooraf bepaalde intervallen waarmee u de begin- en eindtijd van een reservering kunt selecteren.

UserInterface Bookings AdhocBooking TijdSlotSlotSize: <15, 30, 60> (Standaard:30)

Wachttijden van 15 minuten

Wachttijden van 30 minuten

Bovendien worden in de kalender nu de beschikbare sleufen weergegeven, die gebruikers de tijdsintervallen laten zien waarin een plek vooruit kan worden geboekt. Met behulp van deze perioden kunnen gebruikers eenvoudig open tijdsvakken herkennen en vooraf vergaderingen plannen voor de aangewezen tijdsintervallen. Na het selecteren van een sleuf kan de tijd indien nodig worden aangepast.

Agenda van de plannerruimte

Agenda controllerruimte

In- en uitchecken inschakelen

Een significant percentage van de vergaderingen resulteert in ghost meetings, wat betekent dat niemand wordt getoond en de middelen voor de vergadering worden verspild tijdens het boeken. Door de optie Inschakelen in te schakelen wordt dit probleem opgelost. De gebruikers kunnen inchecken bij hun reservering wanneer ze aankomen in de vergaderruimte die de reservering bevestigt. Als er niemand aanwezig is voor het reserveren, wordt de vergaderruimte vrijgegeven en kunnen anderen de vergaderruimte gratis reserveren.

In- en uitchecken is mogelijk op gedeelde boekbare apparaten en de standalone Room Navigator.

Als deze optie is ingeschakeld, wordt een incheckknop weergegeven op het drukpaneel binnen en buiten de ruimte. In de binnenruimte verschijnt een uitcheckknop voor gekoppelde druktoetsen. Voor de standalone room navigator verschijnen de uitcheckknoppen ook op het paneel voor de buitenruimte. Als een joinable meeting is geboekt (OBTP), is het inchecken alleen zichtbaar buiten in de kamer.

Vanaf 5 minuten voor het reserveren verschijnt een knop voor het inchecken op de drukpanelen buiten en op de kamer.

Een gebruiker heeft 10 minuten vanaf de begintijd van een reservering om in te checken. Als er gedurende de tien minuten niemand binnenkomt, handmatig of automatisch, wordt de ruimte automatisch vrijgegeven. 30 seconden voor het einde van het venster voor het inchecken, wordt op het drukpaneel een melding met automatische aftelmelding van 30 seconden weergegeven. Het venster voor inchecken is configureerbaar.

Wanneer een ruimte is ingecheckt en een gesprek eindigt, wordt een melding weergegeven die de gebruiker eraan herinnerd wordt om uit te checken of hij of zij dat wil. Als de gebruiker het aftellen annuleert of de melding negeert, wordt de ruimte uitgecheckt. Als een gebruiker een reservering kan uitbreiden, blijft het apparaat van de kamer ingecheckt gedurende het moment dat de reservering wordt verlengd.

Wanneer een reservering de laatste 5 minuten van de geplande tijd heeft bereikt en er is een back to back meeting, verschijnt een melding met de mededeling dat de reservering spoedig zal worden beëindigd.

Zodra de reservering is vrijgegeven, wordt een melding naar de host verzonden om hen te informeren over de geannuleerde reservering.

Automatisch inchecken

Automatisch inchecken begint 4 minuten na het maken van de reservering.

Het apparaat van de ruimte wordt automatisch ingecheckt voor:

  • Ad-hocboekingen

  • Samenvoegen tot gesprekken

  • Deelsessie gestart (bedraad naar draadloos)

  • Het aantal mensen is 1 of meer (Het aantal mensen wordt beschouwd als 1 of meer na 1 minuut continue ruimte in ons.)

Handmatige check-in

Een gebruiker kan het inchecken handmatig selecteren door op de knop Inchecken te tikken.

In- en uitchecken configureren

Deze optie biedt de gebruiker de mogelijkheid om in te checken in de kamers die ze hebben geboekt om te bevestigen dat de kamer in gebruik is. Als de gebruiker niet handmatig of automatisch aanmeldt, wordt de kamerreservering vrijgegeven en krijgt de organisator een e-mail over de annulering.

Vanaf 5 minuten voordat u reserveert, verschijnt een knop om in te checken op de druktoetsen buiten de kamer en in de kamer, en dit blijft daar zolang de ingestelde duur met Check-in venstersduration is ingesteld.

Reserveringen streep. Ingeschakeld: <Waar/niet waar>

Standaardwaarde: Onwaar

Het venster Inchecken is het tijdstip waarop de optie Inchecken beschikbaar is op het drukpaneel. De duur van het inchecken in het venster kan worden opgegeven op 5, 10, 15, 20, 30 of 60 minuten. 

ReserveringscheckIn vensterDuur: <5, 10, 15, 20, 30, 60>

Standaard: 10

Configureer of de knop Uitchecken buiten en in de kamer, in de kamer of niet wordt weergegeven.

Reserveringen toestaanDecline: <Alle, InsideOnly, Geen>

Standaardwaarde: Alle

Hot desking inschakelen

De ondersteuning voor vooraf boeken voor hot desken maakt hot desking als een agendafunctie. Op die manier kan een gebruiker een parkeerruimte reserveren voordat hij of zij het kantoor binnenkomt, met behulp van een oplossing voor bureaureservering zoals Cisco Spaces, een boekingsservice van derden of de hybride agenda voor een werkomgeving zoals Outlook of Gmail.

Hybride kalender

De hybride agenda voor de werkplek kan worden gebruikt om bureau's of quiet rooms te reserveren, zoals vergaderzalen, en is naadloos geïntegreerd met RoomOS-apparaten.

Als uw organisatie een hybride agenda gebruikt, kunt u een stilteruimte configureren met een apparaat dat geschikt is voor hot desking. Gebruikers kunnen het apparaat vervolgens via Outlook boeken, en als ad-hoc booking is ingeschakeld, kunnen ze zich ad-hoc aanmelden en het rechtstreeks op het apparaat boeken. De reservering wordt automatisch gesynchroniseerd met Exchange/Office 365 of Google Agenda.

Wanneer een gebruiker naar boven gaat en ad-hoc een apparaat boeken, is de reservering gekoppeld aan zijn account en reserveert de kamer. Op de agenda van de gebruiker wordt de status 'Gratis' weergegeven voor de duur van de reservering voor de hot desk. Om een ruimte met een hybride kalender op afstand te boeken, kan een gebruiker de werkplek als uitgenodigde deelnemer toevoegen aan zijn reservering.

De gebruikers kunnen de QR-code scannen met hun mobiele telefoon om de reservering te bevestigen en zich aanmelden bij het vooraf gereserveerde hot desking apparaat.

Het hot desking-apparaat toont de persoonlijke agendavergaderingen van de gebruiker wanneer deze is aangemeld:

Alleen de gebruiker die de ruimte heeft geboekt is toegestaan om in te loggen, aangezien de toegang wordt geverifieerd aan de basis van het e-mailadres van de organisator.

Bij walk-upboekingen hebben gebruikers de mogelijkheid om zich ad-hoc aan te melden en het apparaat te boeken.

Ad-hoc reserveren kan worden uitgeschakeld om walk-ups te voorkomen. Wanneer niemand het toestel heeft geboekt en de ad-hoc boeking is uitgeschakeld, krijgt de gebruiker een bericht om het apparaat van tevoren te boeken.

Cisco spaties

Cisco Spaces biedt een oplossing voor deskreservering die vooraf reserveren via mobiele telefoons ondersteunt en naadloos is geïntegreerd met RoomOS-apparaten.

Ziehttps://spaces.cisco.com/smart-workspaces/ voor meer informatie over Cisco-werkruimten .

Boekingsservices van derden

RoomOS biedt uitgebreide x API's voor vooraf boeken op afstand, waardoor boekingsservices van derden via werkplekintegratie met de apparaten kunnen worden geïntegreerd.

Ziehttps://developer.webex.com/docs/workspace-integrations voor meer informatie .