Programado Webex Meetings

As reuniões agendadas do Webex são nosso tipo de reunião recomendado quando a segurança é importante para você ou sua organização. As reuniões agendadas são reuniões únicas que são protegidas por senha e têm uma ampla variedade de recursos de segurança nos controles de recursos de reunião e controles de participantes. Como administrador, você pode controlar os recursos de segurança de todas as reuniões agendadas em seu site Webex. Os anfitriões também podem configurar a segurança da reunião, as opções da reunião e os privilégios dos participantes ao agendar a reunião.

Reuniões em sala pessoal

Webex MeetingsAs salas pessoais são uma forma de reunião Webex que está continuamente disponível para o organizador da reunião. O organizador da reunião ativa sua sala pessoal quando entra e desativa a sala de reunião quando sai. Webex MeetingsAs salas pessoais têm como objetivo fornecer uma maneira rápida e conveniente para participantes confiáveis se reunirem e, portanto, têm um conjunto limitado de recursos de segurança configuráveis. Se a segurança da reunião for sua principal preocupação, recomendamos o uso de reuniões Webex agendadas que tenham um conjunto abrangente de recursos de segurança configuráveis.

As reuniões de sala pessoal podem ser ativadas ou desativadas para todos os usuários em seu site Webex. Se habilitados para seu site Webex, eles podem ser ativados ou desativados para usuários individuais.

Para habilitar reuniões de sala pessoal

O bloqueio de reuniões Webex afeta o comportamento de entrada na reunião para todos os usuários. Quando a reunião começa, os participantes são colocados no lobby por padrão, até que o anfitrião os admita.

Configurações separadas de bloqueio de reunião estão disponíveis para reuniões agendadas e reuniões de sala pessoal em seu site Webex.

Os controles de bloqueio de reunião permitem que um administrador faça o seguinte:

• Bloqueie automaticamente a reunião 0, 5, 10, 15 ou 20 minutos após o início da reunião

• Configure o comportamento de entrada na reunião quando a reunião estiver bloqueada:

  • Todos esperam no saguão até que o anfitrião os admita

  • Ninguém pode participar da reunião

A configuração padrão quando uma reunião é bloqueada é Todos esperam no lobby até que o organizador a admita.

Como administrador, você pode forçar os organizadores da reunião a usarem as configurações padrão de bloqueio de reunião em todo o site ou permitir que o organizador defina o número de minutos após o início da reunião quando ela for bloqueada. Recomendamos que você imponha o bloqueio automático das reuniões após um horário definido. Os organizadores da reunião sempre podem usar os controles da reunião para bloquear e desbloquear a reunião enquanto ela está em andamento.

O lobby é ativado por padrão para todas as reuniões Webex. Com essa configuração padrão, quando uma reunião começa e a reunião é desbloqueada, todos os usuários convidados são colocados no lobby até que o organizador os admita.

Um usuário convidado é categorizado nos seguintes grupos de usuários:

• Usuários não verificados — Usuários que não fizeram login e cuja identidade não está autenticada.

• Usuários externos verificados — Usuários que fizeram login, mas pertencem a uma organização externa.

Cada grupo de usuários tem controles de lobby separados e independentes. A distinção entre usuários externos não verificados e verificados permite que você aprimore a segurança da reunião aplicando controles de entrada de reunião mais rigorosos para usuários não verificados. Por exemplo, usuários não verificados não podem entrar na reunião enquanto usuários externos verificados são colocados no lobby, ou usuários não verificados são colocados no lobby, enquanto usuários externos verificados podem entrar diretamente na reunião.

Com a configuração padrão “Eles esperam no lobby até que o anfitrião os admita”, quando a reunião é desbloqueada, os usuários da sua organização que se conectaram com uma conta Webex usando uma licença de anfitrião ou participante ignoram o lobby e entram diretamente na reunião.

O organizador da reunião pode ver uma lista de participantes esperando no saguão. Quando os usuários são colocados no lobby de uma reunião, eles são categorizados em três grupos para simplificar a seleção de usuários e as opções de admissão em reuniões:

• Usuários internos (usuários autenticados em sua organização)

• Usuários externos (usuários autenticados em organizações externas)

• Usuários não verificados (usuários que não fizeram login e não estão autenticados)

Usuários autenticados internos e externos fizeram login e verificaram sua identidade. A identidade de usuários não verificados (usuários que não fizeram login) não pode ser considerada verdadeira porque eles não foram autenticados.

Os usuários podem ser admitidos na reunião ou removidos do lobby individualmente ou em grupo.

Para obter mais informações sobre controles de lobby, consulte Saiba quem você está deixando entrar em sua reunião Webex.

Para alterar as configurações do lobby para reuniões agendadas e reuniões de sala pessoal

Recomendamos que você imponha a exigência de senha aos usuários que ingressam em reuniões agendadas a partir de sistemas de telefone ou videoconferência. O sistema gera automaticamente uma senha numérica de oito dígitos para os participantes do sistema de telefone e videoconferência e a adiciona ao convite da reunião. Essa medida garante que somente pessoas com um convite possam participar da reunião ao usar um sistema de telefone ou videoconferência.

Recomendamos que você evite que os participantes participem antes do anfitrião, a menos que você compreenda totalmente o risco de segurança e exija essa funcionalidade.

Considere desativar as opções de inscrição antes de hospedar seu site, especialmente para reuniões listadas. Caso contrário, os participantes externos poderiam aproveitar as reuniões agendadas para seus próprios propósitos, sem o conhecimento ou consentimento do anfitrião.

Da mesma forma, se você permitir que os participantes entrem antes do anfitrião, considere não permitir que eles entrem no áudio antes do anfitrião. Se sua reunião estiver listada em seu site ou não estiver protegida por senha, usuários não autorizados poderão obter acesso e iniciar chamadas caras sem o conhecimento ou consentimento do organizador.

Para reuniões de conferência pessoal (reuniões PCN), recomendamos desativar a opção de entrar em áudio antes do organizador. O anfitrião deve discar o número de acesso Webex da ponte de áudio e, em seguida, inserir o código de acesso do anfitrião e o PIN do anfitrião, antes que os participantes possam entrar na reunião.

Além de usar o lobby da reunião e os recursos de bloqueio de reuniões para reuniões em salas pessoais, você pode usar o CAPTCHA para detectar e bloquear invasores usando robôs e scripts para obter acesso fraudulento às suas reuniões de sala pessoal. Quando ativado, o CAPTCHA se aplica aos convidados que se juntam à sua reunião em sala pessoal.

Um usuário convidado é definido da seguinte forma:

• Não conectado (a identidade não está autenticada)

• Conectado, mas pertence a uma organização externa

A fraude de retorno de chamada telefônica pode acontecer quando alguém entra em uma de suas reuniões e usa o retorno de chamada para ligar para números de telefone suspeitos de diferentes países, o que custa dinheiro à sua organização. Esses números de telefone suspeitos podem vir de qualquer lugar do mundo. No entanto, observamos que uma porcentagem maior de fraudes se origina nos seguintes locais:

• Bélgica

• Costa Rica

• Equador

• Egito

• Etiópia

• França

• Moldávia

• Níger

• Panamá

• Filipinas

• Portugal

• Arábia Saudita

• África do Sul

• Sri Lanka

• Taiwan

• Turquia

• Ucrânia

• Emirados Árabes Unidos

• Reino Unido

• Vietname

Para ajudar a reduzir a fraude, recomendamos que você proíba determinados países na lista de países de retorno de chamada permitidos do Webex. Por exemplo, você pode adicionar países com os quais não faz negócios ou dos quais recebeu chamadas fraudulentas ou suspeitas.

Até mesmo os títulos das reuniões podem revelar informações confidenciais. Por exemplo, uma reunião intitulada “Discuta a aquisição da Empresa A” pode ter impactos financeiros, se revelada com antecedência. A criação de reuniões não listadas mantém a segurança das informações confidenciais.

Para reuniões listadas, o tópico da reunião e outros detalhes aparecem em seu site Webex para usuários autenticados, bem como usuários e convidados não autenticados verem. Recomendamos que você marque todas as reuniões como não listadas, a menos que sua organização tenha uma necessidade comercial específica de exibir os títulos e as informações das reuniões publicamente.

Se sua organização trabalha com informações confidenciais, recomendamos que você exija que todos os usuários tenham uma conta no seu site Webex. Quando ativado, o Webex solicita suas credenciais a todos os anfitriões e participantes quando eles participam de uma reunião, evento ou sessão de treinamento.

Além disso, recomendamos que você exija que os participantes façam login quando ligarem de um telefone. Esse requisito impede que qualquer pessoa entre na reunião ou na sessão de treinamento sem as credenciais adequadas.

Ocultar links de reuniões e eventos nas reuniões impede que os participantes convidem convidados indesejados, tornando os links menos fáceis de copiar e compartilhar. Isso não impede que os participantes copiem e compartilhem links de reuniões de seus convites por e-mail.