Best Practices von Webex für sichere Meetings: Site-Administration

Angesetzte Webex-Meetings

Angesetzte Webex-Meetings werden von uns empfohlen, wenn Sicherheit für Sie oder Ihr Unternehmen wichtig ist. Angesetzte Meetings sind einmalige Meetings, die passwortgeschützt sind und über eine Vielzahl von Sicherheitsfunktionen in Meeting- und Teilnehmersteuerung verfügen. Als Administrator können Sie die Sicherheitsfunktionen für alle angesetzten Meetings auf Ihrer Webex-Site steuern. Gastgeber können beim Ansetzen des Meetings auch die Sicherheit, die Meeting-Optionen und die Teilnehmer-Privilegien konfigurieren.

Meetings in einem persönlichen Raum

Persönliche Webex-Meetings-Räume sind eine Form von Webex-Meetings, die dem Meeting-Gastgeber kontinuierlich zur Verfügung stehen. Der Meeting-Gastgeber aktiviert seinen persönlichen Raum, wenn er dem Meeting beitritt, und deaktiviert den Meeting-Raum, wenn er das Meeting verlässt. Persönliche Räume von Webex-Meetings sollen vertrauenswürdigen Teilnehmern eine schnelle und bequeme Möglichkeit bieten, sich zu treffen, und verfügen daher über eine begrenzte Anzahl konfigurierbarer Sicherheitsfunktionen. Wenn die Sicherheit von Meetings für Sie im Vordergrund steht, empfehlen wir die Verwendung von angesetzten Webex-Meetings, die über einen umfassenden Satz konfigurierbarer Sicherheitsfunktionen verfügen.

Meetings im persönlichen Raum können für alle Benutzer auf Ihrer Webex-Site aktiviert oder deaktiviert werden. Wenn sie für Ihre Webex-Site aktiviert sind, können sie für einzelne Benutzer aktiviert oder deaktiviert werden.

Meetings im persönlichen Raum ermöglichen

Das Sperren von Webex-Meetings wirkt sich auf das Meeting-Beitrittsverhalten aller Benutzer aus. Wenn das Meeting beginnt, werden die Teilnehmer standardmäßig in die Lobby platziert, bis sie vom Gastgeber hereingelassen werden.

Für angesetzte Meetings und Meetings in persönlichen Räumen auf Ihrer Webex-Site sind separate Meeting-Sperreinstellungen verfügbar.

Die Meeting-Sperrsteuerungen ermöglichen Administratoren Folgendes:

• Das Meeting 0, 5, 10, 15 oder 20 Minuten nach Start des Meetings automatisch sperren

• Konfigurieren Sie das Verhalten des Meeting-Beitritts, wenn das Meeting gesperrt ist:

  • Alle warten in der Lobby bis der Gastgeber sie zulässt

  • Niemand kann dem Meeting beitreten

Wenn ein Meeting gesperrt ist, lautet die Standardeinstellung Jeder wartet in der Lobby, bis er vom Gastgeber hereingelassen wird.

Als Administrator können Sie Meeting-Gastgeber zwingen, die websiteweiten Standardeinstellungen für die Meeting-Sperre zu verwenden, oder dem Gastgeber erlauben, die Anzahl der Minuten nach Beginn des Meetings festzulegen, nach denen das Meeting gesperrt wird. Wir empfehlen Ihnen, die automatische Sperrung von Meetings nach einer festgelegten Zeit zu erzwingen. Meeting-Gastgeber können jederzeit mithilfe von Steuerelementen im Meeting ihr Meeting sperren und entsperren, während es gerade stattfindet.

Die Lobby ist standardmäßig für alle Webex-Meetings aktiviert. Wenn ein Meeting beginnt und das Meeting entsperrt ist, werden alle Gäste mit dieser Standardeinstellung in die Lobby gesetzt, bis der Gastgeber sie zugibt.

Ein Gastbenutzer ist in folgende Benutzergruppen kategorisiert:

• Nicht verifizierte Benutzer: Benutzer, die sich nicht angemeldet haben und deren Identität nicht authentifiziert ist.

• Verifizierte externe Benutzer – Benutzer, die sich angemeldet haben, aber zu einer externen Organisation gehören.

Jede Benutzergruppe verfügt über separate und unabhängige Lobby-Steuerelemente. Die Unterscheidung zwischen nicht verifizierten und verifizierten externen Benutzern ermöglicht es Ihnen, die Meeting-Sicherheit durch Anwendung strengerer Kontrollen für den Meeting-Beitritt für nicht verifizierte Benutzer zu erhöhen. Zum Beispiel können nicht verifizierte Benutzer dem Meeting nicht beitreten, während verifizierte externe Benutzer in der Lobby platziert werden, oder nicht verifizierte Benutzer werden in der Lobby platziert, während verifizierte externe Benutzer dem Meeting direkt beitreten können.

Mit der Standardeinstellung „Benutzer warten in der Lobby, bis sie vom Gastgeber hereingelassen werden“, wenn das Meeting entsperrt ist, umgehen Benutzer in Ihrer Organisation, die sich mit einem Webex-Konto unter Verwendung einer Gastgeber- oder Teilnehmerlizenz angemeldet haben, die Lobby und treten dem Meeting direkt bei.

Der Meeting-Gastgeber kann eine Liste der Teilnehmer sehen, die in der Lobby warten. Wenn Benutzer in der Lobby eines Meetings platziert werden, werden sie in drei Gruppen kategorisiert, um die Benutzerüberprüfung und die Zulassung zum Meeting zu vereinfachen:

• Interne Benutzer (authentifizierte Benutzer in Ihrer Organisation)

• Externe Benutzer (authentifizierte Benutzer in externen Organisationen)

• Nicht verifizierte Benutzer (Benutzer, die sich nicht angemeldet haben und nicht authentifiziert sind)

Interne und externe authentifizierte Benutzer haben sich angemeldet und ihre Identität verifiziert. Es kann nicht davon ausgegangen werden, dass die Identität von nicht verifizierten Benutzern (Benutzer, die sich nicht angemeldet haben) wahr ist, da sie nicht authentifiziert wurden.

Benutzer können einzeln oder als Gruppe zum Meeting zugelassen oder aus der Lobby entfernt werden.

Weitere Informationen zu den Lobby-Steuerelementen finden Sie unter Wissen, wen Sie in Ihre Webex-Konferenz lassen.

So ändern Sie die Lobby-Einstellungen für angesetzte Meetings und Meetings in persönlichen Räumen

Wir empfehlen, dass Sie die Passwortanforderung für Benutzer erzwingen, die angesetzten Meetings über Telefon- oder Videokonferenz beitreten. Das System generiert automatisch ein achtstelliges numerisches Passwort für Telefon- und Videokonferenz-Teilnehmer und fügt es der Meeting-Einladung hinzu. Diese Maßnahme stellt sicher, dass nur Personen mit einer Einladung dem Meeting beitreten können, wenn sie ein Telefon- oder Videokonferenzsystem verwenden.

Wir empfehlen, dass Sie verhindern, dass Teilnehmer vor dem Gastgeber beitreten, es sei denn, Sie haben das Sicherheitsrisiko vollständig verstanden und benötigen diese Funktion.

Erwägen Sie, die Optionen „Vor dem Gastgeber beitreten“ für Ihre Site zu deaktivieren, insbesondere für aufgeführte Meetings. Andernfalls könnten externe Teilnehmer angesetzte Meetings ohne Wissen oder Zustimmung des Gastgebers für eigene Zwecke nutzen.

Wenn Sie Teilnehmern gestatten, vor dem Gastgeber beizutreten, sollten Sie wenigstens in Betracht ziehen, Beitritte zum Audioteil vor dem Gastgeber nicht zu gestatten. Wenn Ihr Meeting auf Ihrer Site aufgeführt oder nicht passwortgeschützt ist, könnten unberechtigte Benutzer potenziell Zugang erlangen und ohne Wissen oder Einwilligung des Gastgebers kostspielige Gespräche führen.

Bei Persönliche Konferenz-Meetings (PCN Meetings) empfehlen wir Ihnen, die „Beitritt vor dem Gastgeber“-Option zu deaktivieren. Der Gastgeber muss die Webex-Zugangsnummer für die Audio-Bridge wählen und dann den Gastgeber-Zugriffscode und die Gastgeber-PIN eingeben, bevor Teilnehmer dem Meeting beitreten können.

Zusätzlich zur Verwendung der Meeting-Lobby- und Meeting-Sperrfunktionen für Meetings in persönlichen Räumen können Sie CAPTCHA verwenden, um Angreifer zu erkennen und zu blockieren, die mit Robots und Skripten versuchen, sich in betrügerischer Absicht Zugang zu Meetings in persönlichen Räumen zu verschaffen. Wenn diese Option aktiviert ist, wird CAPTCHA auf Gäste angewendet, die Ihrem Meeting in einem persönlichen Raum beitreten.

Ein Gastbenutzer wird wie folgt definiert:

• Nicht angemeldet (Identität ist nicht authentifiziert)

• Angemeldet, gehört aber zu einer externen Organisation

Betrug mit Telefonie-Rückrufen kann auftreten, wenn jemand einem Ihrer Meetings beitritt und Rückrufe verwendet, um verdächtige Telefonnummern aus verschiedenen Ländern anzurufen, was Ihr Unternehmen Geld kostet. Diese telefonnummern können von überall auf der Welt kommen. Wir haben jedoch festgestellt, dass ein höherer Prozentsatz des Betrugs von den folgenden Standorten stammt:

• Belgien

• Costa Rica

• Ecuador

• Ägypten

• Äthiopien

• Frankreich

• Moldawien

• Niger

• Panama

• Philippinen

• Portugal

• Saudi-Arabien

• Südafrika

• Sri Lanka

• Taiwan

• Türkei

• Ukraine

• Vereinigte Arabische Emirate

• Großbritannien

• Vietnam

Um Betrug zu reduzieren, empfehlen wir, dass Sie bestimmte Länder in der Liste der erlaubten Webex-Rückrufländer nicht zugelassen haben. Sie können beispielsweise Länder hinzufügen, mit denen Sie nicht zusammenarbeiten oder in denen Sie betrügerische oder betrügerische Anrufe erhalten haben.

Sogar Meeting-Titel können vertrauliche Informationen preisgeben. Beispielsweise kann ein Meeting mit dem Titel „Besprechung der Übernahme von Unternehmen A“ finanzielle Auswirkungen haben, wenn dies vorzeitig bekannt gegeben wird. Durch das Erstellen nicht aufgeführter Meetings wird die Sicherheit vertraulicher Informationen gewährleistet.

Für aufgeführte Meetings werden das Meeting-Thema und andere Details auf Ihrer Webex-Site für authentifizierte Benutzer sowie nicht authentifizierte Benutzer und Gäste angezeigt. Wir empfehlen Ihnen, alle Meetings als „nicht aufgeführt“ zu markieren, es sei denn, Ihre Organisation hat eine bestimmte geschäftliche Notwendigkeit, Meeting-Titel und -Informationen öffentlich anzuzeigen.

Wenn Ihre Organisation mit vertraulichen Daten arbeitet, empfehlen wir Ihnen, dass alle Benutzer über ein Konto für Ihre Webex-Site verfügen. Wenn dies aktiviert ist, fordert Webex alle Gastgeber und Teilnehmer zur Eingabe ihrer Anmeldeinformationen auf, wenn sie einem Meeting, Event oder einer Schulungssitzung beitreten.

Darüber hinaus empfehlen wir, dass sich die Teilnehmer anmelden müssen, wenn sie sich über ein Telefon einwählen. Diese Anforderung verhindert, dass Personen ohne entsprechende Anmeldeinformationen dem Meeting oder der Schulungssitzung beitreten können.

Das Ausblenden von Meeting- und Event-Links innerhalb von Meetings spricht davon, dass Teilnehmer unerwünschte Gäste einladen, da diese Links für das Kopieren und Freigeben nicht geeignet sind. Dies hindert die Teilnehmer nicht daran, die Meeting-Links aus ihren E-Mail-Einladungen zu kopieren und zu teilen.