Schemalagd Webex Meetings

Schemalagda Webex-möten är vår rekommenderade mötestyp när säkerhet är viktig för dig eller din organisation. Schemalagda möten är engångsmöten som är lösenordsskyddade och har ett brett utbud av säkerhetsfunktioner i mötesfunktionskontroller och deltagarkontroller. Som administratör kan du styra säkerhetsfunktionerna för alla schemalagda möten på din Webex-webbplats. Värdar kan också konfigurera mötessäkerhet, mötesalternativ och deltagarbehörighet när de schemalägger sitt möte.

Personliga rumsmöten

Webex MeetingsPersonliga rum är en form av Webex-möte som kontinuerligt är tillgängliga för mötesvärden. Mötesvärden aktiverar sitt personliga rum när de går med och avaktiverar mötesrummet när de lämnar. Webex MeetingsPersonliga rum är avsedda att ge ett snabbt och bekvämt sätt för betrodda deltagare att träffas, och har därför en begränsad uppsättning konfigurerbara säkerhetsfunktioner. Om mötessäkerhet är ditt främsta problem rekommenderar vi att du använder schemalagda Webex-möten som har en omfattande uppsättning konfigurerbara säkerhetsfunktioner.

Personliga rumsmöten kan aktiveras eller inaktiveras för alla användare på din Webex-webbplats. Om det är aktiverat för din Webex-webbplats kan de aktiveras eller inaktiveras för enskilda användare.

Så här aktiverar du personliga rumsmöten

Låsning av Webex-möten påverkar mötesinmatningsbeteendet för alla användare. När mötet börjar placeras deltagarna i lobbyn som standard tills värden medger dem.

Separata möteslåsinställningar är tillgängliga för schemalagda möten och personliga rum smöten på din Webex-webbplats.

Möteslåskontrollerna gör det möjligt för en administratör att göra följande:

• Låsa mötet automatiskt 0, 5, 10, 15 eller 20 minuter efter att mötet startat

• Konfigurera beteendet för mötesinmatning när mötet är låst:

  • Alla väntar i lobbyn tills värden medger dem

  • Ingen kan delta i mötet

Standardinställningen när ett möte är låst är Alla väntar i lobbyn tills värden godkänner dem.

Som administratör kan du tvinga mötesvärdar att använda platsomfattande standardinställningar för möteslås, eller låta värden ställa in antalet minuter efter att mötet startar när det låses. Vi rekommenderar att du genomför automatisk låsning av möten efter en viss tid. Mötesvärdar kan alltid använda kontroller i mötet för att låsa och låsa upp sitt möte medan det pågår.

Lobbyn är aktiverad som standard för alla Webex-möten. Med den här standardinställningen placeras alla gästanvändare i lobbyn när ett möte startar och mötet låses upp, tills värden medger dem.

En gästanvändare kategoriseras i följande användargrupper:

• Overifierade användare — Användare som inte har loggat in och vars identitet inte är autentiserad.

• Verifierade externa användare — Användare som har loggat in, men tillhör en extern organisation.

Varje användargrupp har separata och oberoende lobbykontroller. Genom att skilja mellan obekräftade och verifierade externa användare kan du förbättra mötessäkerheten genom att tillämpa strängare mötesinmatningskontroller för obekräftade användare. Overifierade användare kan till exempel inte gå med i mötet medan verifierade externa användare placeras i lobbyn, eller Overifierade användare placeras i lobbyn medan verifierade externa användare kan gå med i mötet direkt.

Med standardinställningen ”De väntar i lobbyn tills värden medger dem”, när mötet är upplåst, kringgår användare i din organisation som har loggat in med ett Webex-konto med en värd- eller deltagarlicens lobbyn och går med i mötet direkt.

Mötesvärden kan se en lista över deltagare som väntar i lobbyn. När användare placeras i lobbyn på ett möte kategoriseras de i tre grupper för att förenkla användarscreening och mötesantagningsalternativ:

• Interna användare (autentiserade användare i organisationen)

• Externa användare (autentiserade användare i externa organisationer)

• Overifierade användare (användare som inte har loggat in och inte är autentiserade)

Interna och externa autentiserade användare har loggat in och verifierat sin identitet. Identiteten för obekräftade användare (användare som inte har loggat in) kan inte antas vara sann eftersom de inte har autentiserats.

Användare kan antas till mötet, eller tas bort från lobbyn individuellt eller som en grupp.

Mer information om lobbykontroller finns i Vet vem du släpper in i ditt Webex-möte.

Så här ändrar du lobbyinställningarna för schemalagda möten och personliga rumsmöten

Vi rekommenderar att du genomför lösenordskrav för användare som ansluter sig till schemalagda möten från telefon- eller videokonferenssystem. Systemet genererar automatiskt ett åttasiffrigt numeriskt lösenord för deltagare i telefon- och videokonferenssystemet och lägger till det i mötesinbjudan. Denna åtgärd säkerställer att endast personer med en inbjudan kan delta i mötet när de använder ett telefon- eller videokonferenssystem.

Vi rekommenderar att du förhindrar deltagare från att gå med före värden, såvida du inte helt förstår säkerhetsrisken och behöver den här funktionen.

Överväg att inaktivera alternativet för anslutning före värd för din webbplats, särskilt för listade möten. Annars kan externa deltagare utnyttja schemalagda möten för sina egna ändamål, utan värdens vetskap eller samtycke.

På samma sätt, om du tillåter deltagare att gå med före värd, överväg att inte låta dem ansluta till ljud före värd. Om ditt möte är listat på din webbplats eller inte är lösenordsskyddat kan obehöriga användare potentiellt få åtkomst och initiera dyra samtal utan värdens vetskap eller samtycke.

För personliga konferensmöten (PCN-möten) rekommenderar vi att du inaktiverar alternativet Anslut ljud före värd. Värden måste ringa Webex-åtkomstnumret för ljudbryggan och sedan ange värdens åtkomstkod och värd-PIN-kod innan deltagarna kan gå med i mötet.

Förutom att använda möteslobbyn och möteslåsfunktionerna för personliga rumsmöten kan du använda CAPTCHA för att upptäcka och blockera angripare med hjälp av robotar och skript för att bedrägligt få tillgång till dina personliga rumsmöten. När det är aktiverat gäller CAPTCHA för gäster som deltar i ditt personliga rumsmöte.

En gästanvändare definieras enligt följande:

• Inte inloggad (identiteten är inte autentiserad)

• Inloggad, men tillhör en extern organisation

Telefonåteruppringningsbedrägeri kan inträffa när någon ansluter sig till ett av dina möten och använder återuppringning för att ringa misstänkta telefonnummer från olika länder, vilket kostar din organisation pengar. Dessa misstänkta telefonnummer kan komma från var som helst i världen. Vi har dock observerat att en högre andel bedrägerier kommer från följande platser:

• belgien

• Costa Rica

• Ecuador

• egypten

• Etiopien

• Frankrike

• Moldavien

• niger

• panama

• Filippinerna

• Portugal

• Saudiarabien

• Sydafrika

• Sri Lanka

• Taiwan

• Turkiet

• Ukraina

• Förenade Arabemiraten

• Förenade kungariket

• vietnam

För att minska bedrägerier rekommenderar vi att du inte tillåter vissa länder i listan Webex tillåtna återuppringningsländer. Du kan till exempel lägga till länder som du inte gör affärer med eller från vilka du har fått bedrägliga eller misstänkta samtal.

Även mötestitlar kan avslöja känslig information. Till exempel kan ett möte med titeln ”Diskutera förvärv av företag A” få ekonomiska konsekvenser, om det avslöjas i förväg. Att skapa icke-listade möten upprätthåller säkerheten för känslig information.

För listade möten visas mötesämnet och andra detaljer på din Webex-webbplats för autentiserade användare, såväl som oautentiserade användare och gäster att se. Vi rekommenderar att du markerar alla möten som olistade, såvida inte din organisation har ett specifikt affärsbehov av att visa mötestitlar och information offentligt.

Om din organisation arbetar med känslig information rekommenderar vi att du kräver att alla användare har ett konto på din Webex-webbplats. När det är aktiverat uppmanar Webex alla värdar och deltagare att ange sina inloggningsuppgifter när de går med i ett möte, en händelse eller en utbildning.

Dessutom rekommenderar vi att du kräver att deltagarna loggar in när de ringer in från en telefon. Detta krav förhindrar att någon kommer in i mötet eller träningssessionen utan lämpliga referenser.

Att dölja möten och händelselänkar i möten hindrar deltagarna från att bjuda in oönskade gäster genom att göra länkarna mindre praktiska att kopiera och dela. Det hindrar inte deltagarna från att kopiera och dela möteslänkar från sina e-postinbjudningar.