Webex bästa praxis för säkra möten: Webbplatsadministration

Schemalägg Webex-möten

Schemalagda Webex-möten är vår rekommenderade mötestyp när säkerheten är viktig för dig eller din organisation. Schemalagda möten är engångsmöten som är lösenordsskyddade och har ett brett utbud av säkerhetsfunktioner i mötesfunktionskontroller och deltagarkontroller. Som administratör kan du styra säkerhetsfunktionerna för alla schemalagda möten på din Webex-plats. Värdar kan även konfigurera mötessäkerhet, mötesalternativ och deltagarprivilegier när de schemalägger mötet.

Möten i personligt rum

Personliga rum i Webex Meetings är en form av Webex-möte som är kontinuerligt tillgängligt för mötesvärden. Mötesvärden aktiverar sitt personliga rum när hon eller han deltar och inaktiverar mötesrummet när hon eller han lämnar det. Personliga rum i Webex Meetings är avsedda att vara ett snabbt och bekvämt sätt för betrodda mötesdeltagare att träffas och har därför en begränsad uppsättning konfigurerbara säkerhetsfunktioner. Om mötessäkerhet är din främsta prioritet rekommenderar vi att du använder schemalagda Webex-möten som har en omfattande uppsättning konfigurerbara säkerhetsfunktioner.

Möten i personliga rum kan aktiveras eller inaktiveras för alla användare på din Webex-plats. Om de är aktiverade för din Webex-plats kan de aktiveras eller inaktiveras för enskilda användare.

Aktivera möten i personliga rum

Låsning av Webex-möten påverkar beteendet för mötesinträde för alla användare. När mötet startar placeras mötesdeltagarna i lobbyn som standard tills värden släpper in dem.

Separata inställningar för möteslås finns tillgängliga för schemalagda möten och möten i personliga rum på din Webex-plats.

Med kontrollerna för möteslås kan en administratör göra följande:

• Lås mötet automatiskt 0, 5, 10, 15 eller 20 minuter efter att mötet börjar

• Konfigurera beteendet för mötesinträde när mötet är låst:

  • Alla väntar i lobbyn tills värden godkänner dem

  • Ingen kan ansluta till mötet

Standardinställningen när ett möte är låst är Alla väntar i lobbyn tills värden släpper in dem.

Som administratör kan du tvinga mötesvärdar att använda standardinställningarna för möteslås för hela webbplatsen eller låta värden ställa in hur många minuter efter att mötet har startat som det ska låsas. Vi rekommenderar att du tillämpar automatisk låsning av möten efter en viss tid. Mötesvärdar kan alltid använda kontroller under möten för att låsa och låsa upp mötet medan det pågår.

Lobbyn är aktiverad som standard för alla Webex-möten. Med denna standardinställning, när ett möte börjar och mötet låses upp, placeras alla gästanvändare i lobbyn tills värden släpper in dem.

En gästanvändare kategoriseras i följande användargrupper:

• Overifierade användare – användare som inte har loggat in och vars identitet inte är autentiserad.

• Verifierade externa användare – användare som har loggat in men tillhör en extern organisation.

Varje användargrupp har separata och oberoende lobbykontroller. Genom att skilja mellan overifierade och verifierade externa användare kan du förbättra mötessäkerheten genom att tillämpa strängare kontroller för mötesposter för overifierade användare. Detta kan exempelvis innebära att overifierade användare inte kan delta i mötet, medan verifierade externa användare placeras i lobbyn, eller att overifierade användare placeras i lobbyn, medan verifierade externa användare kan delta i mötet direkt.

Med standardinställningen ”De väntar i lobbyn tills värden släpper in dem”, när mötet är olåst, kringgår användare i din organisation som har loggat in med ett Webex-konto med en värd- eller deltagarlicens lobbyn och deltar i mötet direkt.

Mötesvärden kan se en lista över deltagare som väntar i lobbyn. När användare placeras i en möteslobby kategoriseras de i tre grupper för att förenkla användargranskning och val för mötestillträde:

• Interna användare (autentiserade användare i din organisation)

• Externa användare (autentiserade användare i externa organisationer)

• Overifierade användare (användare som inte har loggat in och som inte är autentiserade)

Interna och externa autentiserade användare har loggat in och verifierat sin identitet. Identiteten för overifierade användare (användare som inte har loggat in) kan inte antas vara sann eftersom de inte har autentiserats.

Användare kan få tillträde till mötet eller tas bort från lobbyn enskilt eller som en grupp.

Mer information om lobbykontroller finns i Ta reda på vilka du släpper in i ditt Webex-möte.

Ändra lobbyinställningarna för schemalagda möten och möten i personliga rum

Vi rekommenderar att du tillämpar lösenordskrav för användare som deltar i schemalagda möten från telefon eller videokonferenssystem. Systemet genererar automatiskt ett åttasiffrigt numeriskt lösenord för de som deltar från telefon och videokonferenssystem och lägger till det i mötesinbjudan. Den här åtgärden säkerställer att det endast är personer som har en inbjudan som kan delta i mötet när de använder en telefon eller ett videokonferenssystem.

Vi rekommenderar att du förhindrar deltagare från att delta före värden, såvida du inte är fullständigt medveten om säkerhetsrisken och kräver den här funktionen.

Överväg att inaktivera alternativen att delta före värden för din webbplats, särskilt för listade möten. Annars kan externa deltagare utnyttja schemalagda möten för sina egna syften, utan värdens vetskap eller medgivande.

Om du låter deltagare delta innan värden bör du även överväga att inte tillåta att de ansluter till mötets ljud innan värden. Om mötet är listat på din webbplats eller om det inte är lösenordsskyddat kan obehöriga användare få åtkomst till mötet, och deltagarna kan initiera kostsamma samtal utan värdens vetskap eller samtycke.

Avseende personliga konferensmöten (PCN-möten) rekommenderar vi att du inaktiverar alternativet Delta i ljud innan värden. Värden måste slå Webex-åtkomstnumret för ljudbryggan och sedan ange värdens åtkomstkod och PIN-kod innan deltagarna kan delta i mötet.

Utöver att använda möteslobbyn och möteslåsfunktionerna för möten i personliga rum kan du använda CAPTCHA för att identifiera och blockera angripare som använder robotar och skript för att på bedrägligt sätt få åtkomst till dina möten i personliga rum. När alternativet är aktiverat tillämpas CAPTCHA för gäster som deltar i ditt möte i personligt rum.

En gästanvändare definieras enligt följande:

• Ej inloggad (identiteten är inte autentiserad)

• Inloggad, men tillhör en extern organisation

Bedrägeri med telefonåteruppringning kan inträffa när någon deltar i ett av dina möten och använder återuppringning för att ringa misstänkta telefonnummer från olika länder, vilket kostar pengar för din organisation. Dessa telefonnumren är i närheten kan komma från valfri plats i världen. Vi har emellertid observerat att en högre procent av bedrägeri härstammar från följande platser:

• Belgien

• Costa Rica

• Ecuador

• Egypten

• Etiopien

• Frankrike

• Moldavien

• Niger

• Panama

• Filippinerna

• Portugal

• Saudiarabien

• Sydafrika

• Sri Lanka

• Taiwan

• Turkiet

• Ukraina

• Förenade Arabemiraten

• Storbritannien

• Vietnam

För att hjälpa till att minska bedrägeri rekommenderar vi att du inte tillåta att vissa länder tillåts i listan över Tillåtna uppringning länder i Webex. Du kan till exempel lägga till länder som du inte gör affärer med eller från vilka du har fått bedrägliga eller telefonsamtal som du är försent med.

Även mötesrubriker kan avslöja känslig information. Till exempel kan ett möte med rubriken ”Diskutera förvärv av företag A” få ekonomiska konsekvenser om det avslöjas i förväg. Genom att skapa ej listade möten bibehåller du säkerheten för känslig information.

För listade möten visas mötesämnet och annan information på din Webex-plats för autentiserade användare, samt icke-autentiserade användare och gäster. Vi rekommenderar att du markerar alla möten som ej listade, såvida inte din organisation har ett specifikt affärsbehov av att visa mötesrubriker och mötesinformation offentligt.

Om din organisation arbetar med känslig information rekommenderar vi att du kräver att alla användare har ett konto på din Webex-plats. När detta är aktiverat uppmanar Webex alla värdar och deltagare att ange sina autentiseringsuppgifter när de deltar i ett möte, en händelse eller ett utbildningsmöte.

Dessutom rekommenderar vi att du kräver att deltagarna loggar in när de ringer in från en telefon. Detta krav förhindrar att någon deltar i mötet eller utbildningsmötet utan korrekta autentiseringsuppgifter.

Att dölja mötes- och händelselänkar inom möten avhåller deltagare från att bjuda in oönskade gäster genom att göra länkarna mindre bekväma att kopiera och dela. Det hindrar inte deltagare från att kopiera och dela möteslänkar från sina e-postinbjudningar.