Programmé Webex Meetings

Les réunions Webex programmées sont le type de réunion que nous recommandons lorsque la sécurité est importante pour vous ou votre organisation. Les réunions programmées sont des réunions ponctuelles protégées par mot de passe et dotées d'un large éventail de fonctionnalités de sécurité en matière de contrôle des fonctionnalités de réunion et de contrôle des participants. En tant qu'administrateur, vous pouvez contrôler les fonctionnalités de sécurité de toutes les réunions programmées sur votre site Webex. Les hôtes peuvent également configurer la sécurité des réunions, les options de réunion et les privilèges des participants lorsqu' ils planifient leur réunion.

Réunions personnelles en salle

Webex MeetingsLes salles personnelles sont une forme de réunion Webex accessible en permanence à l'hôte de la réunion. L'hôte de la réunion active sa salle personnelle lorsqu'il rejoint la réunion et la désactive lorsqu'il la quitte. Webex MeetingsLes salles personnelles sont destinées à permettre à des participants de confiance de se rencontrer rapidement et facilement. Elles disposent donc d'un ensemble limité de dispositifs de sécurité configurables. Si la sécurité des réunions est votre principale préoccupation, nous vous recommandons d'utiliser les réunions Webex programmées, qui disposent d'un ensemble complet de fonctionnalités de sécurité configurables.

Les réunions personnelles peuvent être activées ou désactivées pour tous les utilisateurs de votre site Webex. Si elles sont activées pour votre site Webex, elles peuvent être activées ou désactivées pour les utilisateurs individuels.

Pour activer les réunions personnelles dans les salles

Le verrouillage des réunions Webex affecte le comportement de tous les utilisateurs en matière d'accès aux réunions. Au début de la réunion, les participants sont placés dans le hall par défaut, jusqu'à ce que l'hôte les accueille.

Des paramètres de verrouillage des réunions distincts sont disponibles pour les réunions programmées et les réunions personnelles en salle sur votre site Webex.

Les commandes de verrouillage des réunions permettent à un administrateur de faire ce qui suit :

• Verrouillez automatiquement la réunion 0, 5, 10, 15 ou 20 minutes après le début de la réunion

• Configurez le comportement d'entrée à la réunion lorsque celle-ci est verrouillée :

  • Tout le monde attend dans le hall jusqu'à ce que l'hôte l'accepte

  • Personne ne peut participer à la réunion

Le réglage par défaut lorsqu'une réunion est verrouillée est que tout le monde attend dans le hall jusqu'à ce que l'hôte l'accepte.

En tant qu'administrateur, vous pouvez obliger les organisateurs de réunions à utiliser les paramètres de verrouillage des réunions par défaut de l'ensemble du site, ou autoriser l'hôte à définir le nombre de minutes après le début de la réunion lorsqu'elle sera verrouillée. Nous vous recommandons d'appliquer le verrouillage automatique des réunions après une heure donnée. Les hôtes de réunions peuvent toujours utiliser les commandes pendant la réunion pour verrouiller et déverrouiller leur réunion pendant qu'elle est en cours.

Le lobby est activé par défaut pour toutes les réunions Webex. Avec ce réglage par défaut, lorsqu'une réunion commence et que celle-ci est déverrouillée, tous les utilisateurs invités sont placés dans le hall, jusqu'à ce que l'hôte les accepte.

Les utilisateurs invités sont classés dans les groupes d'utilisateurs suivants :

• Utilisateurs non vérifiés : utilisateurs qui ne se sont pas connectés et dont l'identité n'est pas authentifiée.

• Utilisateurs externes vérifiés : utilisateurs qui se sont connectés mais qui appartiennent à une organisation externe.

Chaque groupe d'utilisateurs dispose de contrôles de lobby distincts et indépendants. Faire la distinction entre les utilisateurs externes non vérifiés et vérifiés vous permet de renforcer la sécurité des réunions en appliquant des contrôles d'entrée aux réunions plus stricts pour les utilisateurs non vérifiés. Par exemple, les utilisateurs non vérifiés ne peuvent pas participer à la réunion tant que des utilisateurs externes vérifiés sont placés dans le hall, ou les utilisateurs non vérifiés sont placés dans le hall tandis que les utilisateurs externes vérifiés peuvent rejoindre la réunion directement.

Avec le réglage par défaut « Ils attendent dans le hall jusqu'à ce que l'hôte les accepte », lorsque la réunion est déverrouillée, les utilisateurs de votre organisation qui se sont connectés avec un compte Webex en utilisant une licence d'hôte ou de participant contournent le hall et rejoignent directement la réunion.

L'hôte de la réunion peut voir la liste des participants qui attendent dans le hall. Lorsque les utilisateurs sont placés dans le hall d'une réunion, ils sont classés en trois groupes afin de simplifier la sélection des utilisateurs et les choix d'admission aux réunions :

• Utilisateurs internes (utilisateurs authentifiés de votre organisation)

• Utilisateurs externes (utilisateurs authentifiés au sein d'organisations externes)

• Utilisateurs non vérifiés (utilisateurs qui ne se sont pas connectés et qui ne sont pas authentifiés)

Des utilisateurs authentifiés internes et externes se sont connectés et ont vérifié leur identité. L'identité des utilisateurs non vérifiés (utilisateurs qui ne se sont pas connectés) ne peut pas être considérée comme vraie car ils n'étaient pas authentifiés.

Les utilisateurs peuvent être admis à la réunion ou expulsés du hall individuellement ou en groupe.

Pour plus d'informations sur les contrôles du lobby, voir Savoir à qui vous autorisez l'accès à votre réunion Webex.

Pour modifier les paramètres du lobby pour les réunions programmées et les réunions personnelles en salle

Nous vous recommandons d'imposer un mot de passe aux utilisateurs qui participent à des réunions programmées depuis un système téléphonique ou de visioconférence. Le système génère automatiquement un mot de passe numérique à huit chiffres pour les participants au système de visioconférence et l'ajoute à l'invitation à la réunion. Cette mesure garantit que seules les personnes invitées peuvent participer à la réunion par téléphone ou par vidéoconférence.

Nous vous recommandons d'empêcher les participants de participer avant l'hôte, à moins que vous ne compreniez parfaitement le risque de sécurité et que vous n'ayez besoin de cette fonctionnalité.

Envisagez de désactiver les options « Rejoindre avant d'héberger » sur votre site, en particulier pour les réunions répertoriées. Sinon, les participants externes pourraient tirer parti des réunions prévues à leurs propres fins, à l'insu ou sans le consentement de l'hôte.

De même, si vous autorisez les participants à participer avant l'animateur, pensez à ne pas les autoriser à participer à l'audio avant l'animateur. Si votre réunion est répertoriée sur votre site ou n'est pas protégée par mot de passe, des utilisateurs non autorisés pourraient y accéder et passer des appels coûteux à l'insu et sans le consentement de l'hôte.

Pour les réunions de conférence personnelles (PCN Meetings), nous vous recommandons de désactiver l'option Rejoindre le son avant l'hôte. L'hôte doit composer le numéro d'accès Webex pour le pont audio, puis saisir le code d'accès et le code PIN de l'hôte pour que les participants puissent participer à la réunion.

En plus d'utiliser le lobby des réunions et les fonctions de verrouillage des réunions pour les réunions personnelles, vous pouvez utiliser le CAPTCHA pour détecter et bloquer les attaquants à l'aide de robots et de scripts pour accéder frauduleusement à vos réunions de salon personnelles. Lorsqu'il est activé, le CAPTCHA s'applique aux invités qui rejoignent votre réunion de chambre personnelle.

Un utilisateur invité est défini comme suit :

• Non connectée (l'identité n'est pas authentifiée)

• Connectée, mais appartient à une organisation externe

Une fraude aux rappels téléphoniques peut se produire lorsqu'une personne participe à l'une de vos réunions et utilise le rappel pour appeler des numéros de téléphone suspects depuis différents pays, ce qui coûte de l'argent à votre organisation. Ces numéros de téléphone suspects peuvent provenir de n'importe où dans le monde. Cependant, nous avons observé qu'un pourcentage plus élevé de fraudes provient des sites suivants :

• Belgique

• Costa Rica

• Équateur

• Égypte

• Ethiopie

• France

• Moldavie

• Niger

• Panama

• Philippines

• Portugal

• Arabie Saoudite

• Afrique du Sud

• Sri Lanka

• Taïwan

• Turquie

• Ukraine

• Émirats arabes unis

• Royaume-Uni

• Viêt Nam

Pour réduire les fraudes, nous vous recommandons de ne pas autoriser certains pays dans la liste des pays autorisés à effectuer des rappels par Webex. Par exemple, vous pouvez ajouter des pays avec lesquels vous ne faites pas affaire ou depuis lesquels vous avez reçu des appels frauduleux ou suspects.

Même le titre des réunions peut révéler des informations sensibles. Par exemple, une réunion intitulée « Discuter de l'acquisition de la société A » peut avoir un impact financier, si elle est révélée à l'avance. La création de réunions non répertoriées permet de garantir la sécurité des informations sensibles.

Pour les réunions répertoriées, le sujet de la réunion et d'autres informations apparaissent sur votre site Webex pour les utilisateurs authentifiés, ainsi que pour les utilisateurs et invités non authentifiés. Nous vous recommandons de marquer toutes les réunions comme non répertoriées, sauf si votre organisation a besoin d'afficher publiquement les titres et les informations des réunions.

Si votre organisation utilise des informations sensibles, nous vous recommandons de demander à tous les utilisateurs de posséder un compte sur votre site Webex. Lorsque cette option est activée, Webex demande à tous les hôtes et participants leurs informations d'identification lorsqu'ils participent à une réunion, à un événement ou à une session de formation.

De plus, nous vous recommandons de demander aux participants de se connecter lorsqu'ils se connectent depuis un téléphone. Cette exigence empêche quiconque de participer à la réunion ou à la session de formation sans avoir les informations requises.

Le fait de masquer les liens des réunions et des événements dans les réunions dissuade les participants d'inviter des invités indésirables en rendant les liens moins faciles à copier et à partager. Cela n'empêche pas les participants de copier et de partager les liens des réunions contenus dans leurs invitations par e-mail.