Pianificato Webex Meetings

Le riunioni Webex programmate sono il tipo di riunione consigliato quando la sicurezza è importante per Lei o la sua organizzazione. Le riunioni programmate sono riunioni una tantum protette da password e dispongono di un'ampia gamma di funzioni di sicurezza nei controlli delle funzionalità delle riunioni e nei controlli dei partecipanti. In qualità di amministratore può controllare le funzionalità di sicurezza per tutte le riunioni programmate sul suo sito Webex. Gli organizzatori possono anche configurare la sicurezza delle riunioni, le opzioni delle riunioni e i privilegi dei partecipanti quando programmano la riunione.

Riunioni personali in sala

Webex MeetingsLe sale personali sono una forma di riunione Webex che è continuamente disponibile per l'organizzatore della riunione. L'organizzatore della riunione attiva la sala personale quando entra e disattiva la sala riunioni quando esce. Webex MeetingsLe sale personali hanno lo scopo di fornire un modo rapido e conveniente per i partecipanti fidati di incontrarsi e quindi hanno una serie limitata di funzioni di sicurezza configurabili. Se la sicurezza delle riunioni è la sua principale preoccupazione, si consiglia di utilizzare riunioni Webex programmate che dispongono di una serie completa di funzionalità di sicurezza configurabili.

Le riunioni in sala riunioni personali possono essere abilitate o disabilitate per tutti gli utenti del suo sito Webex. Se abilitati per il suo sito Webex, possono essere abilitati o disattivati per i singoli utenti.

Per abilitare le riunioni personali in sala

Il blocco delle riunioni Webex influisce sul comportamento di accesso alle riunioni per tutti gli utenti. All'inizio della riunione, i partecipanti vengono inseriti nella lobby per impostazione predefinita, fino a quando l'organizzatore non li ammette.

Sono disponibili impostazioni separate di blocco delle riunioni per le riunioni programmate e le riunioni in sala personale sul suo sito Webex.

I controlli di blocco delle riunioni consentono a un amministratore di eseguire le seguenti operazioni:

• Blocca automaticamente la riunione 0, 5, 10, 15 o 20 minuti dopo l'inizio della riunione

• Configura il comportamento di accesso alla riunione quando la riunione è bloccata:

  • Tutti aspettano nell'atrio finché il padrone di casa non li ammette

  • Nessuno può partecipare alla riunione

L'impostazione predefinita quando una riunione è bloccata è Tutti attendono nella lobby finché l'organizzatore non li ammette.

In qualità di amministratore, può forzare gli organizzatori della riunione a utilizzare le impostazioni di blocco della riunione predefinite a livello di sito o consentire all'organizzatore di impostare il numero di minuti dopo l'inizio della riunione quando viene bloccata. Le consigliamo di imporre il blocco automatico delle riunioni dopo un orario prestabilito. Gli organizzatori della riunione possono sempre utilizzare i controlli durante la riunione per bloccare e sbloccare la riunione mentre è in corso.

La lobby è abilitata per impostazione predefinita per tutte le riunioni Webex. Con questa impostazione predefinita, quando inizia una riunione e la riunione è sbloccata, tutti gli utenti ospiti vengono inseriti nella lobby, finché l'organizzatore non li ammette.

Un utente ospite è classificato nei seguenti gruppi di utenti:

• Utenti non verificati — Utenti che non hanno effettuato l'accesso e la cui identità non è autenticata.

• Utenti esterni verificati — Utenti che hanno effettuato l'accesso, ma appartengono a un' organizzazione esterna.

Ogni gruppo di utenti ha controlli di lobby separati e indipendenti. La distinzione tra utenti esterni non verificati e verificati Le consente di migliorare la sicurezza delle riunioni applicando controlli più rigorosi sugli accessi alle riunioni per gli utenti non verificati. Ad esempio, gli utenti non verificati non possono partecipare alla riunione mentre gli utenti esterni verificati vengono inseriti nella lobby o gli utenti non verificati vengono inseriti nella lobby mentre gli utenti esterni verificati possono partecipare direttamente alla riunione.

Con l'impostazione predefinita «Aspettano nella lobby finché l'organizzatore non li ammette», quando la riunione è sbloccata, gli utenti della sua organizzazione che hanno effettuato l'accesso con un account Webex utilizzando una licenza host o partecipante ignorano la lobby e si uniscono direttamente alla riunione.

Il conduttore della riunione può vedere l'elenco dei partecipanti in attesa nell'atrio. Quando gli utenti vengono inseriti nella lobby di una riunione, vengono classificati in tre gruppi per semplificare lo screening degli utenti e le scelte di ammissione alle riunioni:

• Utenti interni (utenti autenticati della sua organizzazione)

• Utenti esterni (utenti autenticati in organizzazioni esterne)

• Utenti non verificati (utenti che non hanno effettuato l'accesso e non sono autenticati)

Gli utenti autenticati interni ed esterni hanno effettuato l'accesso e verificato la propria identità. L'identità degli utenti non verificati (utenti che non hanno effettuato l'accesso) non può essere considerata vera perché non sono stati autenticati.

Gli utenti possono essere ammessi alla riunione o rimossi dalla lobby individualmente o come gruppo.

Per ulteriori informazioni sui controlli delle lobby, veda Sapere chi sta coinvolgendo nella sua riunione Webex.

Per modificare le impostazioni della lobby per le riunioni programmate e le riunioni in sala personale

Le consigliamo di imporre il requisito della password agli utenti che partecipano alle riunioni programmate da sistemi di telefonia o videoconferenza. Il sistema genera automaticamente una password numerica di otto cifre per i partecipanti al telefono e al sistema di videoconferenza e la aggiunge all'invito alla riunione. Questa misura garantisce che solo le persone su invito possano partecipare alla riunione quando utilizzano un telefono o un sistema di videoconferenza.

Le consigliamo di impedire ai partecipanti di entrare prima dell'organizzatore, a meno che Lei non comprenda appieno il rischio per la sicurezza e non richieda questa funzionalità.

Valuti la possibilità di disabilitare le opzioni di iscrizione prima dell'host per il suo sito, in particolare per le riunioni elencate. Altrimenti, i partecipanti esterni potrebbero sfruttare le riunioni programmate per i propri scopi, senza la conoscenza o il consenso dell'organizzatore.

Allo stesso modo, se consente ai partecipanti di partecipare prima dell'organizzatore, consideri di non consentire loro di partecipare all'audio prima dell'organizzatore. Se la sua riunione è elencata sul suo sito o non è protetta da password, gli utenti non autorizzati potrebbero potenzialmente accedere e avviare chiamate costose all'insaputa o al consenso dell'organizzatore.

Per le riunioni in conferenza personale (riunioni PCN), consigliamo di disabilitare l'opzione Partecipa all'audio prima dell'organizzatore. L'organizzatore deve comporre il numero di accesso Webex per il bridge audio, quindi inserire il codice di accesso dell'host e il PIN dell'host, prima che i partecipanti possano partecipare alla riunione.

Oltre a utilizzare le funzioni di lobby delle riunioni e di blocco delle riunioni per le riunioni in sala personale, può utilizzare CAPTCHA per rilevare e bloccare gli aggressori che utilizzano robot e script per accedere in modo fraudolento alle sue riunioni personali in sala. Se abilitato, il CAPTCHA si applica agli ospiti che partecipano alla riunione personale della sua sala riunioni.

Un utente ospite è definito come segue:

• Non ha effettuato l'accesso (l'identità non è autenticata)

• Ha effettuato l'accesso, ma appartiene a un'organizzazione esterna

Le frodi telefoniche possono verificarsi quando qualcuno partecipa a una delle sue riunioni e utilizza la richiamata per chiamare numeri di telefono sospetti di diversi paesi, il che è costato denaro alla sua organizzazione. Questi numeri di telefono sospetti possono provenire da qualsiasi parte del mondo. Tuttavia, abbiamo osservato che una percentuale più elevata di frodi proviene dalle seguenti località:

• Belgio

• Costa Rica

• Ecuador

• Egitto

• Etiopia

• Francia

• Moldavia

• Niger

• Panama

• Filippine

• Portogallo

• Arabia Saudita

• Sudafrica

• Sri Lanka

• Taiwan

• Turchia

• Ucraina

• Emirati Arabi Uniti

• Regno Unito

• Vietnam

Per contribuire a ridurre le frodi, Le consigliamo di non consentire determinati Paesi nell'elenco dei Paesi di richiamata consentiti da Webex. Ad esempio, può aggiungere Paesi con cui non intrattiene rapporti commerciali o dai quali ha ricevuto chiamate fraudolente o sospette.

Anche i titoli delle riunioni possono rivelare informazioni sensibili. Ad esempio, una riunione intitolata «Discutere l'acquisizione della società A» può avere impatti finanziari, se rivelata in anticipo. La creazione di riunioni non elencate mantiene la sicurezza delle informazioni sensibili.

Per le riunioni elencate, l'argomento della riunione e altri dettagli vengono visualizzati sul suo sito Webex agli utenti autenticati, nonché agli utenti e agli ospiti non autenticati. Le consigliamo di contrassegnare tutte le riunioni come non elencate, a meno che la sua organizzazione non abbia un'esigenza aziendale specifica di mostrare pubblicamente i titoli e le informazioni delle riunioni.

Se la sua organizzazione lavora con informazioni sensibili, Le consigliamo di richiedere a tutti gli utenti di avere un account sul suo sito Webex. Se abilitato, Webex richiede a tutti gli organizzatori e i partecipanti le proprie credenziali quando partecipano a una riunione, un evento o una sessione di formazione.

Inoltre, Le consigliamo di richiedere ai partecipanti di accedere quando effettuano la chiamata da un telefono. Questo requisito impedisce a chiunque di accedere alla riunione o alla sessione di formazione senza le credenziali adeguate.

Nascondere i link a riunioni ed eventi all'interno delle riunioni scoraggia i partecipanti dall'invitare ospiti indesiderati rendendo i link meno comodi da copiare e condividere. Non impedisce ai partecipanti di copiare e condividere i link alle riunioni dai loro inviti via email.