Güvenli toplantılar için Webex en iyi uygulamaları: Site Yönetimi

Planlı Webex Toplantıları

Kendiniz veya kuruluşunuz için güvenliğe önem veriyorsanız toplantı türü olarak Planlı Webex toplantılarını seçmenizi öneriyoruz. Parolayla korunan planlı toplantılar toplantı özelliği kontrolleri ve katılımcı kontrollerinde çeşitli güvenlik özellikleri sunan tek seferlik toplantılardır. Yönetici olarak, Webex sitenizdeki tüm planlı toplantılar için güvenlik özelliklerini kontrol edebilirsiniz. Toplantı sahipleri de toplantılarını planlarken toplantı güvenliğini, toplantı seçeneklerini ve katılımcı ayrıcalıklarını yapılandırabilir.

Kişisel Toplantı Odası Toplantıları

Webex Meetings Kişisel Toplantı Odaları, toplantı sahibi tarafından sürekli olarak kullanılabilen bir Webex toplantısı biçimidir. Toplantı sahibi, toplantıya katılırken kişisel toplantı odasını etkinleştirir ve ayrılırken devre dışı bırakır. Webex Meetings Kişisel Toplantı Odalarının amacı, güvenilir katılımcıların toplantı yapması için hızlı ve kolay bir yol sağlamaktır. Bu nedenle, bu odalarda sınırlı sayıda yapılandırılabilir güvenlik özelliği bulunur. Öncelikli endişeniz toplantı güvenliğiyse, kapsamlı yapılandırılabilir güvenlik özelliklerine sahip olan planlı Webex toplantılarını kullanmanızı öneririz.

Kişisel Toplantı Odası Toplantıları, Webex sitenizdeki tüm kullanıcılar için etkinleştirilebilir veya devre dışı bırakılabilir. Webex siteniz için etkinleştirilmesi hâlinde, bu toplantılar bireysel kullanıcılar için etkinleştirilebilir veya devre dışı bırakılabilir.

Kişisel Toplantı Odası Toplantılarını etkinleştirmek için aşağıdaki adımları izleyin:

Webex toplantılarını kilitlemek, tüm kullanıcıların toplantı girişi davranışını etkiler. Toplantı başladığında katılımcılar, toplantı sahibi onları kabul edene kadar varsayılan olarak lobiye yerleştirilir.

Webex sitenizdeki planlı toplantılar ve kişisel toplantı odası toplantılarına yönelik farklı toplantı kilidi ayarları mevcuttur.

Yöneticiler, toplantı kilidi kontrollerini kullanarak aşağıdakileri yapabilir:

• Toplantı başladıktan 0, 5, 10, 15 veya 20 dakika sonra toplantıyı otomatik olarak kilitleme

• Toplantı kilitliyken toplantı girişi davranışını yapılandırın:

  • Herkes toplantı sahibi tarafından kabul edilene kadar lobide beklesin

  • Toplantıya kimse katılamaz

Toplantı sahibi toplantıya kabul edene kadar herkes lobide beklesin, toplantılar kilitliyken varsayılan olarak uygulanan ayardır.

Yönetici olarak, toplantı sahiplerinin site genelindeki varsayılan toplantı kilidi ayarlarını kullanmasını zorunlu kılabilir veya toplantı sahibinin toplantı başladıktan kaç dakika sonra toplantının kilitleneceğini belirlemesine izin verebilirsiniz. Toplantıların belirli bir süre sonra otomatik olarak kilitlenmesini zorunlu kılmanızı öneririz. Toplantı sahipleri, devam eden toplantıları kilitlemek ve bu toplantıların kilidini açmak için her zaman toplantı içi kontrolleri kullanabilir.

Lobi, tüm Webex toplantıları için varsayılan olarak etkinleştirilmiştir. Bu varsayılan ayarla, toplantı başladığında ve toplantının kilidi açık olduğunda, tüm konuk kullanıcılar toplantı sahibi izin açana kadar lobiye yerleştirilir.

Konuk kullanıcı aşağıdaki kullanıcı gruplarına ayrılır:

• Doğrulanmamış Kullanıcılar — Oturum açmamış ve kimliği doğrulanmamış kullanıcılar.

• Doğrulanmış Harici Kullanıcılar — Oturum açan ancak harici bir kuruluşa ait olan kullanıcılar.

Her kullanıcı grubunun ayrı ve bağımsız lobi kontrolleri vardır. Doğrulanmamış ve Doğrulanmış Harici Kullanıcıları birbirinden ayırmak, doğrulanmamış kullanıcılar için daha sıkı toplantı giriş kontrolleri uygulayarak toplantı güvenliğini geliştirmenizi sağlar. Örneğin, Doğrulanmamış Kullanıcılar toplantıya katılamazken Doğrulanmış Harici Kullanıcılar lobiye yerleştirilir veya Doğrulanmamış Kullanıcılar lobiye yerleştirilirken Doğrulanmış Harici Kullanıcılar toplantıya doğrudan katılabilir.

“Toplantı sahibi tarafından kabul edilene kadar lobide beklerler” varsayılan ayarı, kuruluşunuzda toplantı sahibi veya katılımcı lisansı kullanan bir Webex hesabıyla oturum açmış kullanıcılar, toplantının kilidi açıldığında lobiyi atlayıp doğrudan toplantıya katılır.

Toplantı sahibi lobide bekleyen katılımcıların listesini görebilir. Kullanıcılar bir toplantının lobisine yerleştirildiklerinde şu üç gruba ayrıldığından kullanıcı tarama ve toplantıya kabul seçenekleri rahatça anlaşılabilir:

• Dahili kullanıcılar (kuruluşunuzdaki kimliği doğrulanmış kullanıcılar)

• Harici kullanıcılar (harici kuruluşlardaki kimliği doğrulanmış kullanıcılar)

• Doğrulanmamış kullanıcılar (oturum açmamış ve kimliği doğrulanmamış kullanıcılar)

Dahili ve harici kimliği doğrulanmış kullanıcılar, oturum açmış ve kimliklerini doğrulamıştır. Kimlik doğrulaması yapılmadığından, doğrulanmamış kullanıcıların kimlikleri (oturum açmamış kullanıcılar) gerçek olarak kabul edilemez.

Kullanıcılar, bireysel olarak veya grup hâlinde toplantıya kabul edilebilir ya da lobiden çıkarılabilir.

Lobi kontrolleri hakkında daha fazla bilgi için bkz. Webex toplantınıza kimlerin girmesine izin verdiğinizi bilin.

Planlı toplantılar ve kişisel toplantı odası toplantılarına yönelik lobi ayarlarını değiştirmek için bu adımları izleyin:

Planlanan toplantılara telefondan veya video konferans sistemlerinden katılan kullanıcılar için parola zorunluluğu getirmenizi öneririz. Bu sistem, telefondan ve video konferans sistemlerinden katılan katılımcıları için otomatik olarak sekiz haneli bir sayısal parola oluşturur ve bu parolayı toplantı davetine ekler. Bu önlem, telefon veya video konferans sistemi kullanırken yalnızca daveti olan kişilerin toplantıya katılabilmesini sağlar.

Güvenlik riskinin tam olarak farkında değilseniz ve söz konusu işleve ihtiyaç duymuyorsanız, katılımcıların toplantı sahibinden önce katılmasını engellemenizi öneririz.

Özellikle, duyurulan toplantılar söz konusu olduğunda, toplantı sahibinden önce katılma seçeneklerini siteniz için devre dışı bırakmak iyi bir fikir olabilir. Aksi takdirde, toplantı sahibinin bilgisi veya onayı olmadan, harici katılımcılar planlı toplantıları kendi amaçları için kullanabilir.

Benzer şekilde, katılımcıların toplantı sahibinden önce katılmasına izin verirseniz, sese toplantı sahibinden önce katılmalarına izin vermemeyi deneyin. Toplantınız sitenizde listelenmişse veya parola korumalı değilse, yetkisiz kullanıcılar erişim elde edebilir ve toplantı sahibinin bilgisi veya izni olmadan pahalı görüşmeler başlatabilir.

Kişisel Konferans Toplantıları (PCN Toplantıları) için sese toplantı sahibinden önce katılma seçeneğini devre dışı bırakmanızı öneririz. Katılımcıların toplantıya katılabilmesi için toplantı sahibinin, ses köprüsü için Webex erişim numarasını çevirmesi ve ardından toplantı sahibi erişim kodu ve toplantı sahibi PIN’ini girmesi gerekir.

Kişisel toplantı odası toplantıları için toplantı lobisi ve toplantı kilidi özelliklerini kullanmaya ek olarak, kişisel toplantı odası toplantılarınıza hileli bir şekilde erişmek için robotlar ve komut dosyaları kullanan saldırganları tespit etmek ve engellemek amacıyla CAPTCHA kullanabilirsiniz. Bu ayarı etkinleştirdiğinizde, kişisel toplantı odası toplantınıza katılan konuklardan CAPTCHA doldurmaları istenir.

Şu kullanıcılar konuk olarak tanımlanır:

• Oturum açmamış (kimlik doğrulanmamış)

• Oturum açmış ancak harici kuruluşa ait

Telefonla geri arama dolandırıcılığı, birisi toplantılarınızdan birine katılıp farklı ülkelerden şüpheli telefon numaralarını aramak için geri arama özelliğini kullandığında gerçekleşebilir ve kuruluşunuzun para ödemesine neden olur. Bu çok uzak telefon numaraları, dünyanın herhangi bir yerinden gelebilir. Ancak, aşağıdaki konumlardan daha yüksek bir sahtekarlık yüzdesinin geldiğini gözlemlekk:

• Belçika

• Kosta Rika

• Ekvator

• Mısır

• Etiyopya

• Fransa

• Moldova

• Nijer

• Panama

• Filipinler

• Portekiz

• Suudi Arabistan

• Güney Afrika

• Sri Lanka

• Tayvan

• Türkiye

• Ukrayna

• Birleşik Arap Emirlikleri

• İngiltere

• Vietnam

Sahtekarlıkları azaltmaya yardımcı olmak için Izin Verilen Geri Arama Ülkeleri listesinde belirli Webex izinmenizi öneririz. Örneğin, iş yapmayan veya kötü amaçlı veya kötü amaçlı çağrılar alınan ülkeleri 1 1 1 1 1 2018'e 1 ekleysiniz.

Toplantı başlıkları bile hassas bilgiler içerebilir. Örneğin; “A Şirketinin satın alınmasını tartışma” başlıklı bir toplantının önceden duyurulması, finansal etkiler yaratabilir. Duyurulmayan toplantılar oluşturmak hassas bilgilerin güvenliğini sağlar.

Duyurulan toplantılarda toplantı konusu ve diğer ayrıntılar, kimliği doğrulanmış kullanıcıların yanı sıra kimliği doğrulanmamış kullanıcılar ve konukların da görebileceği şekilde Webex sitesinde görüntülenir. Kuruluşunuzun belirli bir iş ihtiyacı için toplantı başlıklarını ve bilgilerini herkese açık olacak şekilde göstermesi gerekmiyorsa tüm toplantıları duyurulmayan olarak işaretlemenizi öneririz.

Kuruluşunuz hassas bilgilerle çalışıyorsa, tüm kullanıcıların Webex sitenizde hesabı olmasını zorunlu kılmanızı öneririz. Bu ayarı etkinleştirdiğinizde Webex, bir toplantıya, etkinliğe veya eğitim oturumuna katılan tüm toplantı sahipleri ve katılımcılardan kimlik bilgilerini ister.

Ayrıca, telefondan arama yapan katılımcıların oturum açmasını zorunlu kılmanızı öneririz. Bu zorunluluk, herhangi birinin uygun kimlik bilgileri olmadan toplantı veya eğitim oturumlarına girmesini engeller.

Toplantılarda toplantı ve etkinlik bağlantılarını gizleme, bağlantıların kopyalayıp paylaşımının daha kolay hale gelen katılımcılar tarafından istenmeyen konukları davet etmelerini sınırlayabilir. Katılımcıların e-posta davetlerinden toplantı bağlantılarını kopyalayıp paylaşmalarını engellemez.