Gepland Webex Meetings

Geplande Webex-vergaderingen zijn ons aanbevolen vergadertype wanneer beveiliging belangrijk is voor u of uw organisatie. Geplande vergaderingen zijn eenmalige vergaderingen die met een wachtwoord zijn beveiligd en die beschikken over een breed scala aan beveiligingsfuncties op het gebied van de bediening van vergaderingen en het beheer van de deelnemers. Als beheerder kunt u de beveiligingsfuncties beheren voor alle geplande vergaderingen op uw Webex-site. Gastheren kunnen ook de beveiliging van vergaderingen, vergaderopties en deelnemersrechten configureren wanneer ze hun vergadering plannen.

Vergaderingen in de persoonlijke ruimte

Webex MeetingsPersoonlijke ruimten zijn een vorm van Webex-vergaderingen die continu beschikbaar zijn voor de gastheer van de vergadering. De gastheer van de vergadering activeert zijn persoonlijke ruimte wanneer hij lid wordt en deactiveert de vergaderruimte wanneer hij weggaat. Webex MeetingsPersoonlijke kamers zijn bedoeld om vertrouwde deelnemers snel en gemakkelijk te ontmoeten, en hebben daarom een beperkt aantal configureerbare beveiligingsfuncties. Als de beveiliging van vergaderingen uw belangrijkste zorg is, raden we u aan om geplande Webex-vergaderingen te gebruiken die een uitgebreide set configureerbare beveiligingsfuncties hebben.

Vergaderingen in de persoonlijke ruimte kunnen worden in- of uitgeschakeld voor alle gebruikers op uw Webex-site. Indien ingeschakeld voor uw Webex-site, kunnen ze voor individuele gebruikers worden in- of uitgeschakeld.

Om vergaderingen in een persoonlijke ruimte mogelijk te maken

Het vergrendelen van Webex-vergaderingen heeft invloed op het toegangsgedrag van alle gebruikers. Wanneer de vergadering begint, worden de deelnemers standaard in de lobby geplaatst, totdat de gastheer ze toelaat.

Er zijn aparte instellingen voor het vergrendelen van vergaderingen beschikbaar voor geplande vergaderingen en vergaderingen in persoonlijke ruimten op uw Webex-site.

Met de bedieningselementen voor het vergrendelen van vergaderingen kan een beheerder het volgende doen:

• De vergadering automatisch vergrendelen 0, 5, 10, 15 of 20 minuten na het begin van de vergadering

• Configureer het toegangsgedrag van de vergadering wanneer de vergadering is vergrendeld:

  • Iedereen wacht in de lobby tot de gastheer ze binnenlaat

  • Niemand kan aan de vergadering deelnemen

De standaardinstelling wanneer een vergadering is vergrendeld, is Iedereen wacht in de lobby tot de gastheer ze toelaat.

Als beheerder kunt u de gastheren van vergaderingen dwingen om de standaardinstellingen voor het vergrendelen van vergaderingen op de hele site te gebruiken, of de gastheer het aantal minuten na aanvang van de vergadering laten instellen wanneer deze wordt vergrendeld. We raden u aan om vergaderingen na een bepaalde tijd automatisch te vergrendelen. Gastheren van vergaderingen kunnen tijdens de vergadering altijd de bedieningselementen gebruiken om hun vergadering te vergrendelen en te ontgrendelen terwijl deze bezig is.

De lobby is standaard ingeschakeld voor alle Webex-vergaderingen. Met deze standaardinstelling worden alle gastgebruikers in de lobby geplaatst wanneer een vergadering begint en de vergadering wordt ontgrendeld, totdat de gastheer ze toelaat.

Een gastgebruiker wordt ingedeeld in de volgende gebruikersgroepen:

• Niet-geverifieerde gebruikers — Gebruikers die zich niet hebben aangemeld en van wie de identiteit niet is geverifieerd.

• Geverifieerde externe gebruikers — Gebruikers die zich hebben aangemeld, maar tot een externe organisatie behoren.

Elke gebruikersgroep heeft aparte en onafhankelijke lobbycontroles. Door onderscheid te maken tussen niet-geverifieerde en geverifieerde externe gebruikers kunt u de beveiliging van vergaderingen verbeteren door strengere toegangscontroles toe te passen voor niet-geverifieerde gebruikers. Niet-geverifieerde gebruikers kunnen bijvoorbeeld niet deelnemen aan de vergadering terwijl geverifieerde externe gebruikers in de lobby zijn geplaatst, of niet-geverifieerde gebruikers in de lobby terwijl geverifieerde externe gebruikers rechtstreeks aan de vergadering kunnen deelnemen.

Met de standaardinstelling „Ze wachten in de lobby tot de gastheer ze toelaat” omzeilen gebruikers in uw organisatie die zich met een host- of deelnemerslicentie hebben aangemeld met een host- of deelnemerslicentie wanneer de vergadering is ontgrendeld en rechtstreeks deelnemen aan de vergadering.

De gastheer van de vergadering kan een lijst zien van de deelnemers die in de lobby wachten. Wanneer gebruikers in de lobby van een vergadering worden geplaatst, worden ze in drie groepen ingedeeld om de gebruikersscreening en de toelatingskeuzes voor vergaderingen te vereenvoudigen:

• Interne gebruikers (geverifieerde gebruikers in uw organisatie)

• Externe gebruikers (geverifieerde gebruikers in externe organisaties)

• Niet-geverifieerde gebruikers (gebruikers die zich niet hebben aangemeld en niet geverifieerd zijn)

Interne en externe geverifieerde gebruikers hebben zich aangemeld en hun identiteit geverifieerd. De identiteit van niet-geverifieerde gebruikers (gebruikers die zich niet hebben aangemeld) kan niet als waar worden beschouwd omdat ze niet zijn geverifieerd.

Gebruikers kunnen individueel of als groep tot de vergadering worden toegelaten of uit de lobby worden verwijderd.

Voor meer informatie over de bediening van de lobby, zie Weet wie u binnenlaat in uw Webex-vergadering.

Om de lobbyinstellingen te wijzigen voor geplande vergaderingen en vergaderingen in persoonlijke ruimten

We raden u aan om gebruikers die deelnemen aan geplande vergaderingen via telefoon- of videoconferentiesystemen een wachtwoordvereiste toe te passen. Het systeem genereert automatisch een wachtwoord van acht cijfers voor deelnemers aan het telefoon- en videoconferentiesysteem en voegt dit toe aan de uitnodiging voor de vergadering. Deze maatregel zorgt ervoor dat alleen mensen met een uitnodiging aan de vergadering kunnen deelnemen wanneer ze een telefoon- of videoconferentiesysteem gebruiken.

We raden u aan te voorkomen dat bezoekers eerder deelnemen dan de gastheer, tenzij u het beveiligingsrisico volledig begrijpt en deze functionaliteit nodig hebt.

Overweeg om de opties voor deelname vóór de host uit te schakelen voor uw site, met name voor vergaderingen die op de lijst staan. Anders zouden externe deelnemers geplande vergaderingen kunnen gebruiken voor hun eigen doeleinden, zonder medeweten of toestemming van de gastheer.

Op dezelfde manier, als u deelnemers toestaat om vóór de gastheer deel te nemen, overweeg dan om ze niet toe te staan om vóór de gastheer deel te nemen aan audio. Als uw vergadering op uw site wordt vermeld of niet met een wachtwoord is beveiligd, kunnen onbevoegde gebruikers mogelijk toegang krijgen en dure gesprekken starten zonder medeweten of toestemming van de gastheer.

Voor persoonlijke conferentievergaderingen (PCN-vergaderingen) raden we aan om de optie voor het hosten van audio deelnemen uit te schakelen. De gastheer moet het Webex-toegangsnummer voor de audiobridge kiezen en vervolgens de toegangscode van de host en de pincode van de host invoeren voordat de deelnemers aan de vergadering kunnen deelnemen.

Naast het gebruik van de vergaderlobby en de vergadervergrendelingsfuncties voor vergaderingen in persoonlijke ruimten, kunt u CAPTCHA gebruiken om aanvallers te detecteren en te blokkeren met behulp van robots en scripts om op frauduleuze wijze toegang te krijgen tot uw vergaderingen in uw persoonlijke ruimte. Indien ingeschakeld, is CAPTCHA van toepassing op gasten die deelnemen aan de vergadering in uw persoonlijke ruimte.

Een gastgebruiker wordt als volgt gedefinieerd:

• Niet aangemeld (identiteit is niet geverifieerd)

• Ingelogd, maar maakt deel uit van een externe organisatie

Telefonische terugbelfraude kan optreden wanneer iemand deelneemt aan een van uw vergaderingen en via terugbellen naar verdachte telefoonnummers uit verschillende landen belt, wat uw organisatie geld kost. Deze verdachte telefoonnummers kunnen overal ter wereld vandaan komen. We hebben echter vastgesteld dat een hoger percentage fraude afkomstig is van de volgende locaties:

• België

• Costa Rica

• Ecuador

• Egypte

• Ethiopië

• Frankrijk

• Moldavië

• Niger

• Panama

• Filipijnen

• Portugal

• Saoedi-Arabië

• Zuid-Afrika

• Sri Lanka

• Taiwan

• Turkije

• Oekraïne

• Verenigde Arabische Emiraten

• Verenigd Koninkrijk

• Vietnam

Om fraude te helpen verminderen, raden we u aan bepaalde landen niet toe te staan in de lijst met toegestane terugbellanden van Webex. U kunt bijvoorbeeld landen toevoegen waar u geen zaken mee doet, of van waaruit u frauduleuze of verdachte telefoontjes hebt ontvangen.

Zelfs de titels van vergaderingen kunnen gevoelige informatie onthullen. Een vergadering met de titel „Bespreek de overname van bedrijf A” kan bijvoorbeeld financiële gevolgen hebben, als deze van tevoren bekend wordt gemaakt. Door vergaderingen te organiseren die niet op de lijst staan, blijft de beveiliging van gevoelige informatie behouden.

Voor vergaderingen in de lijst worden het onderwerp van de vergadering en andere gegevens op uw Webex-site weergegeven, zodat zowel geverifieerde gebruikers als niet-geverifieerde gebruikers en gasten deze kunnen zien. We raden u aan alle vergaderingen te markeren als niet in de lijst, tenzij uw organisatie een specifieke zakelijke behoefte heeft om de titels en informatie van vergaderingen openbaar te maken.

Als uw organisatie met gevoelige informatie werkt, raden we u aan dat alle gebruikers een account hebben op uw Webex-site. Indien ingeschakeld, vraagt Webex alle hosts en deelnemers om hun inloggegevens wanneer ze deelnemen aan een vergadering, evenement of trainingssessie.

Daarnaast raden we u aan om de deelnemers te verplichten zich aan te melden wanneer ze via een telefoon inbellen. Deze vereiste voorkomt dat iemand zonder de juiste inloggegevens aan de vergadering of trainingssessie deelneemt.

Het verbergen van links naar vergaderingen en evenementen in vergaderingen weerhoudt bezoekers ervan ongewenste gasten uit te nodigen omdat de links minder gemakkelijk te kopiëren en te delen zijn. Het belet de deelnemers niet om links naar vergaderingen te kopiëren en te delen uit hun e-mailuitnodigingen.