新增 Webex 會議

在能夠使用 Cisco Webex 排定程式排定會議之前,您必須指定要搭配帳戶使用的 Webex 網站。

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如果您使用的是桌面版 Outlook,請在功能區上的 Cisco Webex 群組中選取新增 Webex 會議

新增 Webex 會議

如果您使用的是網路版 Outlook,請選取新活動 > Cisco Webex 排定程式Cisco Webex 排定程式 > 新增 Webex 會議


 

若要查看此選項,您或管理員必須已經新增 Cisco Webex 排定程式增益集,且 Webex 網站管理員必須已經為 Microsoft 365 配置好 Webex 排定程式。

即會顯示歡迎使用螢幕。

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選取入門

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選取或輸入您要使用的 Webex 網站 URL,格式為company.webex.com,然後選取下一步

如果您看到一則訊息指出 Webex 喜好設定想要顯示在新視窗中,請選取允許

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即會在新的瀏覽器視窗中開啟登入螢幕。 輸入 Microsoft 365 電子郵件地址,然後選取下一步

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輸入 Microsoft 365 密碼,然後選取登入

如果您看到保持登入?訊息,請選取以減少必須登入的次數。

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選取新增 Webex 會議以將 Webex 會議加入您的約會。 如果您想要在將 Webex 會議加入 Outlook 中的約會時新增 Webex 個人會議室會議,請變更預設會議類型。 如需相關資訊,請參閱變更預設會議類型

設定 Webex 網站之後,您可以將 Webex 會議新增至您在 Outlook 中建立的任何約會。

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在 Outlook 中建立約會。

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輸入約會名稱、地點以及開始和結束時間。

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如果您希望重複進行約會,請執行下列其中一項操作:

  • 在桌面應用程式中,選取功能區中的重複,然後選取您希望此約會多久重複一次,以及您希望在何時結束。
  • 在 Web 應用程式中,按一下重複欄位中的下拉式清單,並選取您希望此會議多久重複一次,以及您希望它何時結束。
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若要邀請其他人,請執行下列其中一個動作:

  • 在桌面應用程式中,選取邀請出席者,然後在必要方塊中輸入一或多個電子郵件地址。
  • 在 Web 應用程式中,在邀請出席者欄位中輸入一或多個電子郵件地址。
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如果您使用的是桌面版 Outlook,請在 Outlook 的功能區上的 Cisco Webex 群組中選取新增 Webex 會議

如果您是在 Web 上使用 Outlook,請選取 Cisco Webex 排定程式,然後在下拉式清單中選取新增 Webex 會議

稍待片刻後,前往 Webex 會議的連結會新增到位置欄位,且會議詳細資訊新增到約會的內文中。


 

如果在嘗試將會議新增到 Webex Meetings 之後發生錯誤,您可以在約會的內文上方看到錯誤詳細資訊。

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(可選) 編輯會議選項,例如新增候補主持人或共同主持人 (WBS40.9 或更高版本網站)。 對於 WBS40.12 和更高版本網站,您還可以設定進入與離開音效、變更會議密碼,或新增追蹤碼。

  • 如果您使用的是桌面版 Outlook,請在 Outlook 的功能區上的 Cisco Webex 群組中選取 Webex 喜好設定
  • 如果您使用的是網路版 Outlook,請選取 Cisco Webex 排定程式 > Webex 偏好設定

完成編輯會議選項後,選取更新會議

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選取傳送

約會顯示 Webex 會議詳細資料,包括加入該會議的鏈結。 您可以複製該鏈結,並與其他人分享。

後續動作

依照您的網站設定,您也許可以將 Microsoft 365 行事曆與 Cisco Webex 網站整合。 您將能夠從新式檢視中的會議,存取在 Microsoft 365 中排程的 Webex 會議。

使用 Microsoft Outlook 中的 Cisco Webex 排定程式排定的會議,在開始或加入會議時非常方便。

若要開始或加入會議,請執行以下操作之一:

  • 在 Outlook 中,選取行事曆邀請中的鏈結。
  • 從視訊系統或應用程式中,透過撥打行事曆邀請中的視訊位址加入會議。
  • 透過撥打行事曆邀請中的號碼,使用電話加入會議。
  • 選取雲端註冊視訊裝置上的加入加入按鈕會在會議開始前的 5 分鐘出現。

排定會議後,您可以隨時使用 Outlook 對其進行編輯。 您可以變更出席者、會議資訊(例如日期和時間)、會議選項,並移除 Webex 會議。

編輯已排定的會議時,會將更新的電子郵件邀請傳送給出席者,並且會在您的 Webex 網站上更新會議資訊。

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在 Outlook 行事曆中,編輯已排定的會議。

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變更以下任何一項:

  • 若要新增出席者,請選取必要

  • 編輯主題、地點、日期、時間或循環會議。

Webex 會議詳細資料類似如下所示:

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變更 Webex 會議選項。 如果您使用的是桌面版 Outlook,請在 Outlook 的功能區上的 Cisco Webex 群組中選取 Webex 喜好設定

選取的語言

如果您使用的是網路版 Outlook,請選取 Cisco Webex 排定程式 Cisco Webex 排定程式 > Webex 偏好設定

完成編輯會議選項後,選取更新會議

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選取傳送更新

您可以變更在將 Webex 會議加入 Outlook 的約會時要使用的預設 Webex 會議類型:
  • Webex 會議 - 每個會議都有唯一的會議鏈結和視訊位址。

  • Webex 個人會議室會議 - 所有會議都使用您的個人會議室鏈結作為會議鏈結,並使用個人會議室視訊位址作為視訊位址。

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如果您使用的是桌面版 Outlook,請在 Outlook 的功能區上的 Cisco Webex 群組中選取 Webex 喜好設定

選取的語言

如果您使用的是網路版 Outlook,請選取新活動 > Cisco Webex 排定程式 > Webex 偏好設定

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預設會議類型下的下拉式清單中選取預設的會議類型,然後選取儲存

該變更會套用於您加入約會的所有未來 Webex 會議。

如果有多個 Webex 網站可用於會議,您可以指定在將 Webex 會議加入 Outlook 的約會時偏好使用的網站。

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如果您使用的是桌面版 Outlook,請在 Outlook 的功能區上的 Cisco Webex 群組中選取 Webex 喜好設定

Webex 喜好設定

如果您使用的是網路版 Outlook,請選取新活動 > Cisco Webex 排定程式Cisco Webex 排定程式 > Webex 偏好設定

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選取變更 Webex 網站

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選取或輸入您要使用的 Webex 網站 URL,然後選取下一步

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選取預設會議類型並選取儲存

如果管理員尚未安裝 Cisco Webex 排定程式增益集,您可以前往 Microsoft AppSource 並自行安裝該應用程式。

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前往 Microsoft AppSource

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搜尋 Cisco Webex 排定程式增益集。

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選取立即獲取並遵循螢幕上的指示操作。

新增該應用程式後,請遵循在 Outlook 中設定您的 Webex 網站中的指示操作。

如果您自行安裝了 Cisco Webex 排定程式應用程式,但不想再使用它來排定會議,則可以移除該應用程式。如果是管理員安裝的應用程式,請聯絡管理員將其移除。

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如果您使用的是桌面版 Outlook,請在 Outlook 功能區中的增益集群組中選取取得增益集

如果您使用的是網路版 Outlook,請選取更多選項 > 取得增益集

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Microsoft 365 增益集視窗中選取我的增益集

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找到 Cisco Webex 排定程式,然後選取 更多 > 移除

Cisco Webex 排定程式增益集