Programmer une réunion

Toutes les fonctionnalités disponibles pour programmer des réunions sur votre site Webex ne sont pas disponibles dans l'application de bureau Cisco Webex Meetings. L'extension pour Microsoft Outlook ne prend pas en charge toutes les options de récurrence disponibles dans Microsoft Outlook. Pour plus d'informations, reportez-vous aux tableaux ci-dessous.

Dans toutes les invitations à une réunion que vous envoyez à partir de Microsoft Outlook, l'heure de démarrage de la réunion s'affiche dans le fuseau horaire qui est configuré sur votre ordinateur et peut ne pas correspondre aux préférences de fuseau horaire que vous avez configurées sur votre site Webex.

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A partir du ruban Accueil dans Microsoft Outlook, sélectionnez Programmer la réunion.

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Dans la liste déroulante, choisissez l'une des options suivantes :

  • Programmer une réunion Webex–Les réunions Webex sont le choix de réunion standard.
  • Programmer une réunion Conférence personnelle– Les réunions Conférence personnelle sont pour les réunions utilisant la téléphonie du fournisseur de service (TSP). Elle est toujours disponible et vous n'avez pas à la réserver.
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Cliquez sur À et choisissez qui vous souhaitez inviter à votre réunion.


 

Seules les personnes qui reçoivent l'invitation à la réunion directement de l'organisateur verront la réunion s'afficher dans les calendriers de leur site Webex ou de l'application mobile Webex Meetings. Les invitations transférées, ou les détails de la réunion copiés, collés et envoyés dans les courriers électroniques, ne seront pas listés dans les calendriers des destinataires.

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Ajoutez un Objet et un Emplacement.

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Choisissez l'heure de démarrage et l'heure de fin pour votre réunion.

Ceci inclut la date, l’heure et la durée de la réunion.

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Saisissez toutes les autres informations nécessaires dans le courrier électronique d'invitation et sélectionnez Envoyer.

Modifier une réunion programmée

Après avoir programmé une réunion en utilisant l’extension WebEx pour Outlook, vous pouvez utiliser Outlook pour la modifier à tout moment. Vous pouvez changer l'heure de démarrage, spécifier un nouveau mot de passe, choisir une autre option de connexion audio, etc.

Lorsque vous modifiez une réunion programmée, un courrier électronique d'invitation mis à jour est envoyé aux invités et les informations de la réunion sur votre site Webex sont mises à jour.

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Dans votre calendrier Microsoft Outlook, ouvrez l'élément de la réunion programmée.

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Modifiez l’un des paramètres suivants :

  • Changer les paramètres–Changer les paramètres de votre réunion Webex.
  • Récurrence–Ajouter ou modifier un modèle de récurrence.
  • Pour modifier le texte dans votre courrier électronique d'invitation, tapez dans la fenêtre Rendez-vous.
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Cliquez sur Envoyer la mise à jour.

Annuler une réunion programmée

Si vous programmez une réunion à l'aide de l'extension pour Microsoft Outlook, vous pouvez annuler la réunion dans Microsoft Outlook à tout moment.


 

  • Si vous annulez une réunion Webex en utilisant votre site Webex, vos modifications ne s'afficheront pas dans Microsoft Outlook.

  • Si vous annulez une seule occurrence d'une réunion Webex récurrente à l'aide de Microsoft Outlook, les modifications s'affichent également sur votre site Webex.

  • Si vous enregistrez la réunion ou le rendez-vous après avoir annulé votre réunion et que vous n'avez pas ajouté une autre réunion Webex, une réunion Salle personnelle ou une réunion Conférence personnelle, elle devient une réunion Microsoft Outlook normale sans informations Webex.

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Dans votre calendrier Microsoft Outlook, ouvrez l'élément de la réunion programmée.

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Sélectionnez Annuler la réunion.

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Sélectionnez Oui dans le message de confirmation.

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Sélectionnez Envoyer l'annulation.

Limites des critères de récurrence

Le tableau suivant montre les différences entre les critères de récurrence Webex et Microsoft Outlook.

Tableau 1. Webex Meetings

Type

Option Microsoft Outlook

Convertie en option de réunion Webex

Hebdomadaire

Toutes les [X] semaines le : [Dimanche, Lundi, Mardi, Mercredi, Jeudi, Vendredi, Samedi]

Chaque semaine le : [Dimanche, Lundi, Mardi, Mercredi, Jeudi, Vendredi, Samedi]

Le démarrage de la semaine pointe toujours sur la valeur par défaut Dimanche. La personnalisation n'est pas prise en charge, donc si vous modifiez le commencement de la semaine sur un autre jour, le commencement de la semaine ne sera pas synchronisé avec le site WebEx.

Mensuel

Le [premier, deuxième, troisième, quatrième, dernier] jour non pris en charge chaque mois

Non pris en charge

Le [premier, second, troisième, quatrième, dernier] jour de la semaine ou jour du weekend

Non pris en charge

Annuelle

[premier, deuxième, troisième, quatrième, dernier] [jour, jour ouvrable, week-end] de [Janvier....Décembre]

Non pris en charge.

Tableau 2. Réunions Conférence Personnelle Webex

Type

Option Microsoft Outlook

Convertie en option de réunion Conférence personnelle Webex

Mensuel

Le [X] de tous les [y] mois

Le [X] de chaque mois.

Le [premier, second, troisième, quatrième, dernier] jour de la semaine ou jour du weekend

Non pris en charge

Annuelle

Chaque [Janvier....Décembre] [1,....31]

Non pris en charge

[premier, deuxième, troisième, quatrième, dernier] [jour, jour ouvrable, week-end] de [Janvier....Décembre]

Non pris en charge

[premier, deuxième, troisième, quatrième, dernier] [dimanche, Non pris en charge. Lundi, Mardi, Mercredi, Jeudi, Vendredi, Samedi] de [Janvier....Décembre]

Non pris en charge

Date de fin

Sans date de fin.

Si la durée est supérieure à un an, elle est convertie en un an.

Se termine après [X] occurrences.

Si la durée est supérieure à un an, elle est convertie en un an.

Se termine le [date input]

Si la durée est supérieure à un an, elle est convertie en un an.