כדי לאפשר הזמנת חדר, הקפד לבצע את השלבים הבאים בסדר הבא:

1. הגדר לוח שנה היברידי.

2. הגדר חשבון תזמון.

3. קבעו תצורה של מכשירים עם לוח שנה במרכז הבקרה.

כדי להפוך הזמנת חדרים לזמינה, עליך להגדיר לוח שנה היברידי עבור הארגון שלך. אתה יכול להגדיר את זה עבור Microsoft Exchange, Microsoft 365, או יומן Google.

עיין במדריך הפריסה עבור לוח שנה היברידי.

יש צורך להגדיר חשבון תזמון כדי לאפשר למכשירי החדר לתזמן פגישות.

חשבון התזמון משמש כמארגן הפגישות עבור כל הפגישות שהוזמנו ממכשירי RoomOS. חשבון זה מזמין את החדר באותו אופן שבו משתמש עושה בדרך כלל. על ידי הזמנת פגישות מחשבון התזמון והזמנת חדר, מדיניות החדרים במערכת לוח השנה מכובדת. ודא שהזנת כתובת דוא"ל חוקית הכוללת הרשאות להזמנת החדרים שעבורם תפעיל הזמנת חדרים.

כדי להגדיר את חשבון התזמון עבור Microsoft 365 ממרכז הבקרה:

1. התחבר/י אל ״מרכז הבקרה״ ועבור/י אל ״שירותים > היברידי״.
2. בכרטיס לוח השנה ההיברידי עבור Microsoft 365, לחץ על ערוך הגדרות.
3. סמן את התיבה כדי לאפשר לסביבות עבודה לתזמן פגישות.
4. הזן כתובת דוא"ל חוקית עבור חשבון התזמון.

יש לאמת את תחום הדואר האלקטרוני או לדרוש אותו במרכז הבקרה כדי להגדיר חשבון תזמון.

יש צורך להגדיר חשבון תזמון כדי לאפשר למכשירי החדר לתזמן פגישות.

חשבון התזמון משמש כמארגן הפגישות עבור כל הפגישות שהוזמנו ממכשירי RoomOS. חשבון זה מזמין את החדר באותו אופן שבו משתמש עושה בדרך כלל. על ידי הזמנת פגישות מחשבון התזמון והזמנת חדר, מדיניות החדרים במערכת לוח השנה מכובדת. ודא שהזנת כתובת דוא"ל חוקית הכוללת הרשאות להזמנת החדרים שעבורם תפעיל הזמנת חדרים.

כדי להגדיר את חשבון התזמון עבור יומן Google ממרכז הבקרה:

1. התחבר/י אל ״מרכז הבקרה״ ועבור/י אל ״שירותים > היברידי״.
2. בכרטיס לוח השנה ההיברידי של Google, לחץ על ערוך הגדרות.
3. סמן את התיבות כדי לאפשר לארגון שלך להשתמש במשאבי לוח שנה וכדי לאפשר לסביבות עבודה לתזמן פגישות.
4. ודא שהגדרת חשבון ACL והזן את הדואר האלקטרוני עבור חשבון זה.

ניתן להגדיר את גודל משבצת הזמן לתזמון הזמנות, כך שיאפשר מרווחים של 15, 30 או 60 דקות. גודל משבצת הזמן מתייחס למרווחי הזמן שנקבעו מראש שבהם ניתן לבחור את שעת ההתחלה או הסיום של הזמנה.

הזמנות ממשק משתמש AdhocBooking TimeSlotSize: <15, 30, 60> (ברירת מחדל: 30)

בנוסף, לוח השנה מציג כעת משבצות זמינות, ומציג למשתמשים את מרווחי הזמן שבהם ניתן להזמין מקום מראש. משבצות אלו מאפשרות למשתמשים לזהות בקלות משבצות זמן פתוחות ולתאם פגישות מראש לפערי הזמן שנקבעו. לאחר בחירת משבצת זמן, ניתן להתאים את הזמן במידת הצורך.

אחוז משמעותי מהפגישות מסתיים לפגישות רפאים, כלומר אף אחד לא מגיע ומשאבי הפגישה מתבזבזים במהלך ההזמנה. הפעלת האפשרות צ'ק-אין מסייעת להקל על בעיה זו. המשתמשים יכולים לבצע צ'ק-אין להזמנתם עם הגעתם לחדר הישיבות, מה שמאשר את ההזמנה. אם אף אחד לא מגיע להזמנה, חדר הישיבות משוחרר ואחרים יכולים להזמין את חדר הישיבות החינמי.

צ'ק-אין וצ'ק-אאוט זמינים במכשירים משותפים הניתנים להזמנה וב-Room Navigator העצמאי.

כאשר זה מופעל, כפתור צ'ק-אין מופיע בלוח המגע של החדר הפנימי והחדר החיצוני. כפתור צ'ק-אאוט מופיע בחדר הפנימי עבור לוחות מגע משויכים. עבור נווט חדרים עצמאי, כפתורי בדיקה מופיעים גם בחלונית החיצוני של החדר. אם הוזמנה פגישה שניתן להצטרף אליה (OBTP), כפתור הצ'ק-אין גלוי רק מחוץ לחדר.

החל מ-5 דקות לפני ביצוע ההזמנה, כפתור צ'ק-אין מופיע על לוחות המגע מחוץ לחדר ובתוך החדר.

למשתמש יש 10 דקות מתחילת ההזמנה לבצע צ'ק-אין. אם אף אחד לא מבצע צ'ק-אין במהלך 10 הדקות, באופן ידני או אוטומטי, החדר משוחרר אוטומטית. 30 שניות לפני סיום חלון הצ'ק-אין, מופיעה התראה של שחרור אוטומטי של חדר בת 30 שניות על לוח המגע. חלון הצ'ק-אין ניתן להגדרה.

כאשר חדר מתבצע צ'ק-אין ושיחה מסתיימת, מופיעה התראה המזכירה למשתמש לצאת אם ברצונו לעשות זאת. אם המשתמש מבטל את הספירה לאחור או מתעלם מההתראה, החדר יוצא. אם משתמש יכול להאריך הזמנה, מכשיר החדר נשאר צ'ק-אין למשך הזמן בו ההזמנה הוארכה.

כאשר הזמנה הגיעה ל-5 הדקות האחרונות של הזמן שנקבע לה וישנה פגישה רצופה, תופיע הודעה המודיעה למשתמש שההזמנה תסתיים בקרוב.

לאחר שחרור ההזמנה, נשלחת הודעה למארח כדי ליידע אותו על ביטול ההזמנה.

צ'ק-אין אוטומטי

צ'ק-אין אוטומטי מתחיל 4 דקות לאחר תחילת ההזמנה.

מכשיר החדר יבדוק אוטומטית את הדברים הבאים:

• הזמנות אד-הוק

• הצטרפות לשיחה

• שיתוף התחל (מחובר לחיווט אלחוטי)

• ספירת אנשים היא 1 או יותר (ספירת אנשים נחשבת ל-1 או יותר לאחר דקה אחת של מקום רציף בארצות הברית).

צ'ק-אין ידני

משתמש יכול לבחור צ'ק-אין ידנית על ידי לחיצה על כפתור הצ'ק-אין.

הגדרת צ'ק-אין וצ'ק-אאוט

אפשר למשתמש לבצע צ'ק-אין לחדרים שהזמין כדי לאשר שהחדר נמצא בשימוש. אם המשתמש לא מבצע צ'ק-אין, ידנית או אוטומטית, הזמנת החדר מבוטלת והמארגן מקבל אימייל המודיע על הביטול.

החל מ-5 דקות לפני ביצוע הזמנה, כפתור צ'ק-אין מופיע על לוחות המגע של החדר החיצוני ובתוך החדר והוא נשאר שם למשך הזמן שנקבע באמצעות משך חלון צ'ק-אין של הזמנות.

צ'ק-אין להזמנות מופעל: <אמת/לא נכון>

ברירת מחדל: לא נכון

חלון הצ'ק-אין הוא הזמן בו אפשרות הצ'ק-אין זמינה במסך המגע. ניתן להגדיר את משך חלון הצ'ק-אין ל-5, 10, 15, 20, 30 או 60 דקות.

חלון צ'ק-אין להזמנותמשך זמן: <5, 10, 15, 20, 30, 60>

ברירת מחדל: 10

הגדר האם כפתור הצ'ק-אאוט יוצג מחוץ לחדר ובתוך החדר, בתוך החדר, או בכלל לא.

דחיית הזמנות: <הכל, בתוך הפנים בלבד, ללא>

ברירת מחדל: הכל

תמיכה בהזמנה מראש עבור Hot desking מאפשרת Hot desking כתכונת לוח שנה. זה מאפשר למשתמש להזמין מרחב עבודה חם לפני כניסתו למשרד, באמצעות פתרון הזמנת שולחן עבודה כגון Cisco Spaces, שירות הזמנות של צד שלישי, או לוח שנה היברידי של סביבת עבודה כגון Outlook או Gmail.

לוח שנה היברידי

ניתן להשתמש בלוח השנה ההיברידי של סביבת העבודה כדי להזמין שולחנות עבודה או חדרים שקטים, כמו חדרי ישיבות, והוא משתלב בצורה חלקה עם מכשירי RoomOS.

אם הארגון שלכם משתמש בלוח שנה היברידי, תוכלו להגדיר חדר שקט עם מכשיר התומך בשולחן עבודה חם. לאחר מכן, משתמשים יכולים להזמין את המכשיר דרך Outlook, ואם הזמנה אד-הוק מופעלת, הם יכולים להתחבר אד-הוק ולהזמין אותו ישירות במכשיר. ההזמנה תסתנכרן אוטומטית עם Exchange/Office 365 או Google Calendar.

כאשר משתמש ניגש ומזמין מכשיר אד-הוק, ההזמנה משויכת לחשבון שלו ומזמינה את החדר. בלוח השנה של המשתמש, הסטטוס שלו יופיע כ'פנוי' למשך כל תקופת הזמנת ה-hot desk. כדי להזמין מקום מרחוק באמצעות לוח שנה היברידי, משתמש יכול פשוט להוסיף את סביבת העבודה להזמנה שלו כמוזמן.

המשתמשים יכולים לסרוק את קוד ה-QR באמצעות הטלפון הנייד שלהם כדי לאשר את ההזמנה ולהתחבר למכשיר Hot desking שהוזמן מראש.

מכשיר ה-hot desking יציג את פגישות היומן האישיות של המשתמש לאחר הכניסה:

רק המשתמש שהזמין את המקום רשאי להתחבר, מכיוון שהגישה מאומתת על ידי התאמת כתובת הדוא"ל של המארגן.

עבור הזמנות ללא עלות, למשתמשים יש אפשרות להתחבר אד הוק ולהזמין את המכשיר.

ניתן להשבית הזמנה אד-הוק כדי למנוע הגעה ללא הזמנה. כאשר אף אחד לא הזמין את המכשיר והזמנה אד-הוק מושבתת, המשתמש מקבל הודעה להזמין את המכשיר מראש.

Cisco מרחבים

Cisco Spaces מספקת פתרון להזמנות שולחן עבודה התומך בהזמנה מראש דרך הנייד ומשתלב בצורה חלקה עם מכשירי RoomOS.

למידע נוסף על סביבות עבודה Cisco, ראו https://spaces.cisco.com/smart-workspaces/

שירותי הזמנות של צד שלישי

RoomOS מציעה xAPI נרחב להזמנה מוקדמת מרחוק, המאפשרת לשירותי הזמנות של צד שלישי להשתלב עם המכשירים באמצעות שילובי סביבת עבודה.

למידע נוסף, ראה https://developer.webex.com/docs/workspace-integrations