Per abilitare la prenotazione della stanza, assicurati di seguire questi passaggi nel seguente ordine:

1. Configura il calendario ibrido.

2. Configura l'account di pianificazione.

3. Configurare i dispositivi con il calendario in Control Hub.

Per abilitare la prenotazione in sala, è necessario configurare il calendario ibrido per l'organizzazione. È possibile configurarlo per Microsoft Exchange, Microsoft 365 o Google Calendar.

Vedi il Guida alla distribuzione per il calendario ibrido.

È necessario configurare un account di pianificazione per consentire ai dispositivi di sala di pianificare le riunioni.

L'account di pianificazione viene utilizzato come organizzatore della riunione per tutte le riunioni prenotate dai dispositivi RoomOS. Questo account prenota la sala come lo fa normalmente un utente. Se si prenotano le riunioni dall'account di pianificazione e si invita una sala, vengono rispettati i criteri di sala del sistema di calendario. Verificare di aver immesso un indirizzo e-mail valido che dispone delle autorizzazioni per prenotare le sale per le quali si prevede di abilitare la prenotazione in sala.

Per configurare l'account di pianificazione per Microsoft 365 da Control Hub:

1. Accedi a Hub di controllo, quindi vai a Servizi > Ibrido.
2. Nella scheda Calendario ibrido per Microsoft 365, fare clic su Modifica impostazioni.
3. Seleziona la casella per consentire agli spazi di lavoro di pianificare riunioni.
4. Immettere un indirizzo e-mail valido per l'account di pianificazione.

Per configurare un account di pianificazione, è necessario verificare o rivendicare il dominio di posta elettronica in Control Hub.

È necessario configurare un account di pianificazione per consentire ai dispositivi di sala di pianificare le riunioni.

L'account di pianificazione viene utilizzato come organizzatore della riunione per tutte le riunioni prenotate dai dispositivi RoomOS. Questo account prenota la sala come lo fa normalmente un utente. Se si prenotano le riunioni dall'account di pianificazione e si invita una sala, vengono rispettati i criteri di sala del sistema di calendario. Verificare di aver immesso un indirizzo e-mail valido che dispone delle autorizzazioni per prenotare le sale per le quali si prevede di abilitare la prenotazione in sala.

Per configurare l'account di pianificazione per Google Calendar da Control Hub:

1. Accedi a Hub di controllo, quindi vai a Servizi > Ibrido.
2. Nella scheda Calendario ibrido per Google, fai clic su Modifica impostazioni.
3. Seleziona le caselle per consentire alla tua organizzazione di utilizzare le risorse del calendario e per consentire agli spazi di lavoro di pianificare riunioni.
4. Assicurati di aver configurato un account ACL e inserisci l'email per quell'account.

È possibile configurare la dimensione dell'intervallo di tempo per la pianificazione delle prenotazioni, consentendo intervalli di 15, 30 o 60 minuti. La dimensione della fascia oraria si riferisce agli intervalli predeterminati in cui è possibile selezionare l'ora di inizio o di fine di una prenotazione

Prenotazioni dell'interfaccia utente AdhocBooking TimeSlotSize: <15, 30, 60> (Default: 30)

Inoltre, il calendario ora visualizza gli slot disponibili, mostrando agli utenti gli intervalli di tempo durante i quali è possibile prenotare in anticipo uno spazio. Questi slot consentono agli utenti di identificare facilmente gli orari disponibili e di pianificare in anticipo le riunioni per gli intervalli di tempo designati. Dopo aver selezionato uno slot, è possibile modificare l'orario se necessario.

Una percentuale significativa di riunioni si conclude con riunioni fantasma, ovvero nessuno si presenta e le risorse per la riunione vengono sprecate durante la prenotazione. Abilitazione del Registrati Questa opzione aiuta ad alleviare questo problema. Gli utenti possono effettuare il check-in della loro prenotazione quando arrivano nella sala riunioni, il che conferma la prenotazione. Se nessuno si presenta per la prenotazione, la sala riunioni viene liberata e altri possono prenotare la sala riunioni gratuita.

Il check-in e il check-out sono disponibili su dispositivi condivisi prenotabili e su Room Navigator autonomo.

Se abilitato, un pulsante di check-in appare sul pannello touch interno ed esterno alla stanza. Per i pannelli touch abbinati, all'interno della stanza è presente un pulsante per il check-out. Per un Room Navigator autonomo, i pulsanti di controllo vengono visualizzati anche sul pannello esterno alla stanza. Se è stata prenotata una riunione a cui è possibile partecipare (OBTP), il pulsante di registrazione è visibile solo all'esterno della stanza.

A partire da 5 minuti prima della prenotazione, sui pannelli touch esterni alla camera e all'interno della stessa viene visualizzato un pulsante per il check-in.

L'utente ha 10 minuti dall'orario di inizio della prenotazione per effettuare il check-in. Se nessuno effettua il check-in entro i 10 minuti, manualmente o automaticamente, la camera viene automaticamente liberata. 30 secondi prima della scadenza del periodo di check-in, sul pannello touch compare un avviso di sblocco automatico della stanza con un conto alla rovescia di 30 secondi. La finestra di check-in è configurabile.

Quando una stanza viene registrata e una chiamata termina, viene visualizzato un avviso che ricorda all'utente di effettuare il check-out, se lo desidera. Se l'utente annulla il conto alla rovescia o ignora l'avviso, la stanza viene prenotata. Se un utente può estendere una prenotazione, il dispositivo della stanza rimane registrato per tutto il tempo in cui la prenotazione viene estesa.

Quando una prenotazione ha raggiunto gli ultimi 5 minuti dell'orario previsto e c'è una riunione back-to-back, viene visualizzata una notifica che informa l'utente che la prenotazione terminerà presto.

Una volta rilasciata la prenotazione, viene inviata una notifica all'host per informarlo della prenotazione annullata.

Check-in automatico

Il check-in automatico inizia 4 minuti dopo l'inizio della prenotazione.

Il dispositivo di sala effettuerà automaticamente il check-in per:

• Prenotazioni ad hoc

• Partecipare a una chiamata

• Sessione di condivisione avviata (cablata a wireless)

• Il conteggio delle persone è 1 o più (il conteggio delle persone è considerato 1 o più dopo 1 minuto di stanza continua in noi.)

Check-in manuale

Un utente può scegliere manualmente di effettuare il check-in toccando il pulsante di archiviazione.

Configurare l'archiviazione e l'estrazione

Consente di consentire all'utente di effettuare il check-in nelle camere prenotate per confermare che la sala è in uso. Se l'utente non effettua il check-in, manualmente o automaticamente, la prenotazione della camera viene rilasciata e l'organizzatore riceve un'e-mail che informa della cancellazione.

A partire da 5 minuti prima di una prenotazione, un pulsante di check-in appare sui pannelli touch esterni e in camera e rimane lì per la durata impostata con Bookings CheckIn WindowDuration.

Check-In delle prenotazioni abilitato: <True/False>

Valore predefinito: Falso

La finestra di check-in è l'ora in cui l'opzione di check-in è disponibile sul pannello a sfioramento. La durata della finestra di check-in può essere specificata in 5, 10, 15, 20, 30 o 60 minuti.

Prenotazione CheckIn WindowDurata: <5, 10, 15, 20, 30, 60>

Impostazione predefinita: 10

Configurare se il pulsante di estrazione viene visualizzato all'esterno e all'interno della sala, all'interno della sala o non viene visualizzato affatto.

Prenotazioni AllowDecline: <All, InsideOnly, None>

Valore predefinito: Tutti

Il supporto della prenotazione anticipata per l'hot desking consente l'hot desking come funzione di calendario. Ciò consente a un utente di prenotare uno spazio di hot desking prima di entrare in ufficio, utilizzando una soluzione di prenotazione a tavolino come Cisco Spaces, un servizio di prenotazione di terze parti o il calendario ibrido dell'area di lavoro come Outlook o Gmail.

Calendario ibrido

Il calendario ibrido dell'area di lavoro può essere utilizzato per prenotare scrivanie o stanze silenziose, come le sale conferenze, e si integra perfettamente con i dispositivi RoomOS.

Se l'organizzazione utilizza un calendario ibrido, è possibile configurare una sala silenziosa con un dispositivo abilitato per l'hot desking. Gli utenti possono quindi prenotare il dispositivo tramite Outlook e, se la prenotazione ad hoc è abilitata, possono accedere ad hoc e prenotarlo direttamente sul dispositivo. La prenotazione si sincronizzerà automaticamente con Exchange/Office 365 o Google Calendar.

Quando un utente si avvicina e prenota un dispositivo ad hoc, la prenotazione viene associata al proprio account e prenota la sala. Sul calendario dell'utente, il suo stato apparirà come "Libero" per tutta la durata della prenotazione dell'hot desk. Per prenotare in remoto uno spazio con calendario ibrido, un utente può semplicemente aggiungere lo spazio di lavoro alla propria prenotazione come invitato.

Gli utenti possono scansionare il codice QR utilizzando il proprio telefono cellulare per confermare la prenotazione e accedere al dispositivo di hot desking prenotato in anticipo.

Il dispositivo di hot desking mostrerà le riunioni del calendario personale dell'utente quando ha effettuato l'accesso:

Solo l'utente che ha prenotato lo spazio è autorizzato ad accedere, poiché l'accesso viene verificato abbinando l'indirizzo e-mail dell'organizzatore.

Per le prenotazioni walk-up, gli utenti hanno la possibilità di accedere ad hoc e prenotare il dispositivo.

La prenotazione ad hoc può essere disabilitata per evitare walk-up. Quando nessuno ha prenotato il dispositivo e la prenotazione ad hoc è disabilitata, l'utente riceve un messaggio per prenotare il dispositivo in anticipo.

Cisco Spazi

Cisco Spaces fornisce una soluzione di prenotazione desk che supporta la prenotazione anticipata tramite dispositivi mobili e si integra perfettamente con i dispositivi RoomOS.

Per ulteriori informazioni sulle aree di lavoro Cisco, vedere https://spaces.cisco.com/smart-workspaces/

Servizi di prenotazione di terze parti

RoomOS offre ampie xAPI per la prenotazione anticipata remota, consentendo ai servizi di prenotazione di terze parti di integrarsi con i dispositivi tramite integrazioni dello spazio di lavoro.

Per ulteriori informazioni, vedere https://developer.webex.com/docs/workspace-integrations