Ota huonevaraus käyttöön seuraavassa järjestyksessä:

1. Määritä kokoonpanokalenteri.

2. Määritä ajoitustili.

3. Määritä laitteiden ja ohjauskeskuksen kalenteri.

Jos haluat ottaa huonevarauksen käyttöön, määritä Organisaatiollesi Kaappaa-kalenteri. Voit määrittää sen kohteelle Microsoft Exchange, Microsoft 365 tai Google Calendar.

Katso Käyttöönotto-opas , jossa on Kalenteri-aita.

On määritettävä ajoitustili, jotta huonelaitteet voivat ajoittaa kokouksia.

Ajoitustiliä käytetään kaikkien RoomOS-laitteista varattujen kokousten kokouksen järjestäjänä. Tämä tili kirjaa huoneen samalla tavalla kuin käyttäjä normaalisti. Varaamalla kokouksia ajoitustililtä ja antamalla huoneen uudelleenjärjestelyä, kalenterijärjestelmän huonekäytäntöjä noudatetaan. Varmista, että olet antanut kelvollisen sähköpostiosoitteen, jolla on oikeudet varata tilat, joista voit ottaa huonevarauksen käyttöön.

Ohjauskeskuksen Microsoft 365 -ajoitustilin määrittäminen:

1. Kirjaudu ohjauskeskukseen ja siirry sitten palveluihin > Hybrid.
2. Valitse Kalenteri-kortissa Microsoft 365 Muokkaa asetuksia.
3. Jos haluat, että työtilat voivat ajoittaa kokouksia, valitse -valintaruutu.
4. Anna ajoitustilille kelvollinen sähköpostiosoite.

Sähköpostitoimialue on vahvistettava tai määritettävä ajoitustili ohjauskeskuksessa.

On määritettävä ajoitustili, jotta huonelaitteet voivat ajoittaa kokouksia.

Ajoitustiliä käytetään kaikkien RoomOS-laitteista varattujen kokousten kokouksen järjestäjänä. Tämä tili kirjaa huoneen samalla tavalla kuin käyttäjä normaalisti. Varaamalla kokouksia ajoitustililtä ja antamalla huoneen uudelleenjärjestelyä, kalenterijärjestelmän huonekäytäntöjä noudatetaan. Varmista, että olet antanut kelvollisen sähköpostiosoitteen, jolla on oikeudet varata tilat, joista voit ottaa huonevarauksen käyttöön.

Google-kalenterin ajoitustilin määrittäminen ohjauskeskuksesta:

1. Kirjaudu ohjauskeskukseen ja siirry sitten palveluihin > Hybrid.
2. Valitse Googlen Kalenteri-kortista Muokkaa asetuksia.
3. Valitse ruudut, jos haluat, että organisaatio voi käyttää kalenteriresursseja ja että työtilat voivat ajoittaa kokouksia.
4. Varmista, että olet määrittänyt ACL-tilin, ja anna kyseisen tilin sähköposti.

Varausten ajoitusajan koko voidaan määrittää siten, että ajanjaksot ovat 15, 30 tai 60 minuuttia. Aikajaksokoko viittaa ennalta määritettyihin ajanjaksoihin, jolloin voit valita varauksen alkamis- tai päättymisajan

UserInterface Varaat AdhocBooking TimeSlotSize: <15, 30, 60> (Oletus:30)

Lisäksi kalenteri näyttää nyt saatavilla olevat paikat ja näyttää käyttäjille ajanjaksot, joiden aikana tila voidaan varata eteenpäin. Näiden lähtö- ja saapumisaikojen avulla käyttäjät voivat helposti tunnistaa avoimet aikajaksot ja ajoittaa kokoukset ennalta määritetyin ajanjaksoin. Paikan valitsemisen jälkeen aikaa voi säätää tarvittaessa.

Merkittävä osa kokouksista johtaa aavekokouksiin, mikä tarkoittaa, että kukaan ei ilmesty ja kokousresurssit hukataan varauksen aikana. Sisäänkirjautuminen-asetuksen ottaminen käyttöön auttaa korjaamaan tämän ongelman. Käyttäjät voivat kirjautua sisään varaukseensa saapuessaan kokoustilaan, joka vahvistaa varauksen. Jos varausta ei saavu kukaan, kokoushuone vapautetaan ja muut voivat varata ilmaisen kokoustilan.

Sisäänkirjautuminen ja uloskirjautuminen on saatavilla jaetuilla varattavissa laitteilla ja erillisellä Room Navigatorilla.

Kun sisäänkirjautumispainike on otettu käyttöön, sen sisä- ja ulkopaneeliin tulee painike. Sisätilaan tulee uloskirjautumispainike pariliitetuille kosketuspaneelille. Erillisessä Room Navigatorissa uloskirjautumispainikkeet näkyvät myös ulkopaneelissa. Jos liitetty kokous on varattu (OBTP), sisäänkirjautumispainike näkyy vain huoneen ulkopuolella.

Kun varausta aloitetaan 5 minuuttia, ulko- ja kosketuspaneeliin tulee sisäänkirjautumispainike.

Käyttäjällä on 10 minuuttia varauksen alkamisajasta aikaa kirjautua sisään. Jos kukaan ei kirjaudu sisään 10 minuutin aikana, manuaalisesti tai automaattisesti, huone vapautetaan automaattisesti. 30 sekuntia ennen sisäänkirjautumisikkunan päättymistä kosketuspaneeliin tulee 30 sekunnin automaattista huoneen vapautusilmoitusta. Sisäänkirjautumisikkuna on määritettävissä.

Kun huone on kirjautunut sisään ja puhelu päättyy, näyttöön tulee ilmoitus, jossa käyttäjää muistutetaan tarkistamaan, jos hän haluaa. Jos käyttäjä peruuttaa lähtölaskentaa tai ohittaa hälytyksen, huone on valittu ulos. Jos käyttäjä voi pidentää varausta, huonelaite pysyy kirjautuneina varauksen pidennyksen ajan.

Kun varaus on saavuttanut ajoitetun ajan viimeiset 5 minuuttia ja edellinen kokous on taas olemassa, näyttöön tulee ilmoitus, joka ilmoittaa käyttäjälle, että varaus päättyy pian.

Kun varaus vapautuu, isäntälle lähetetään ilmoitus peruutet.

Automaattinen sisäänkirjautuminen

Automaattinen sisäänkirjautuminen alkaa 4 minuuttia varauksen alkamisen jälkeen.

Huonelaite kirjautuminen automaattisesti:

• Ilmoitukset, lomautuksia ja varausta

• Puheluun liittyminen

• Jaettu istunto aloitettu (langallinen langattomaan)

• Ihmisten määrä on vähintään yksi (Ihmisten määrää pidetään vähintään 1 minuutin kuluttua jatkuvasta huoneesta meissä.)

Manuaalinen sisäänkirjautuminen

Käyttäjä voi valita sisäänkirjautumisen manuaalisesti napauttamalla Sisäänkirjautuminen-painiketta.

Määritä sisäänkirjautuminen ja uloskirjautuminen

Anna käyttäjän kirjautua varattuihin huoneisiin varmistaakseen, että huone on käytössä. Jos käyttäjä ei kirjaudu sisään manuaalisesti tai automaattisesti, huonevaraus vapautetaan ja järjestäjä saa sähköpostiviestin, jossa ilmoitetaan peruutuksesta.

5 minuuttia ennen varausta alkaen ulko- ja kosketuspaneeliin ilmestyy sisäänkirjautumispainike, ja se pysyy siellä Varausten sisäänkirjautumisikkunaduration -asetuksen kestonajan.

Varausten sisäänkirjautuminen käytössä: <True/False>

Oletus: Epätosi

Sisäänkirjautumisikkuna on aika, jolloin sisäänkirjautumisasetus on saatavilla kosketuspaneelissa. Sisäänkirjautumisikkunan kesto voidaan määrittää 5, 10, 15, 20, 30 tai 60 minuuttiin.

Varaukset CheckIn WindowDuration: <5, 10, 15, 20, 30, 60>

Oletus: 10

Määritä, näytetäänkö uloskirjautumispainike huoneen ulkopuolella ja sisällä, huoneen sisällä vai ei ollenkaan.

Varaa AllowDecline: <All, InsideOnly, Ei mitään>

Oletus: Kaikki

Hot Deskingin esivaraustuen avulla voit tehdä hot desking -toiminnosta kalenteritoiminnon. Tällöin käyttäjä voi varata kuuman pöytätilan ennen toimistolle kävelemistä pöytävarausratkaisulla, kuten Cisco Spaces, kolmannen osapuolen varauspalvelu tai työtilan kalenteri, kuten Outlook tai Gmail.

Kalenteri, jossa on kalenteri

Työtilan kalenterin avulla voidaan varata työpöytiä tai hiljaisia huoneita, kuten kokoushuoneita, ja se integroituu saumattomasti RoomOS-laitteisiin.

Jos organisaatiosi käyttää kalenteria, voit määrittää hiljaisen huoneen käyttämään kuumaa pöytää käyttävää laitetta. Käyttäjät voivat sitten varata laitteen Outlookin kautta, ja jos ad-logisten varaus on käytössä, he voivat kirjautua ad-salaukseen ja varata sen suoraan laitteesta. Varaus synkronoidaan automaattisesti Exchange/Office 365:n tai Google Calendarin kanssa.

Kun käyttäjä kävelee ylös ja varaa laitemaininnan, varaus liitetään heidän tililleen ja varaa huoneen. Käyttäjän kalenterissa heidän tilansa näkyy "vapaana" kuuman pöytävarauksen keston ajan. Etävarauksella voit varata tilan, jossa on kalenteri, lisäämällä työtilan varaukseensa kutsutuksi.

Käyttäjät voivat skannata QR-koodin matkapuhelimellaan vahvistaakseen varauksen ja kirjautuakseen valmiiksi varattuun kuumaan pöytään.

Kuuma pöytälaite näyttää käyttäjän henkilökohtaiset kalenteritapaamiset, kun hän on kirjautuneena:

Vain tilan varannut käyttäjä voi kirjautua sisään, koska pääsy tarkistetaan järjestäjän sähköpostiosoitetta vastaavalla tavalla.

Walk-up-varauksia varten käyttäjillä on mahdollisuus kirjautua sisään ad-kirjautumiseen ja varata laite.

Ad-uudelleenkirjaus voidaan poistaa käytöstä walk-upien estämiseksi. Kun kukaan ei ole varannut laitetta ja mainos-ohjelmistovaraus on poistettu käytöstä, käyttäjä saa viestin laitteen varaamiseksi ennakkoon.

Cisco-välilyönnit

Cisco Spaces tarjoaa pöytävarausratkaisun, joka tukee esivarausta matkapuhelimella ja integroituu saumattomasti RoomOS-laitteisiin.

Lisätietoja Cisco-työtiloista on kohdassa https://spaces.cisco.com/smart-workspaces/

Ulkoinen varauspalvelu

RoomOS tarjoaa laajoja xAP-yksiköitä etävarausta varten, mikä mahdollistaa kolmannen osapuolen varauspalvelujen integroinnin laitteisiin työtilaintegraatioiden avulla.

Lisätietoja on kohdassa https://developer.webex.com/docs/workspace-integrations