• Board- og skrivebordsserier – Værelsesbooking er kun tilgængelig for delte enheder, der er skyregistrerede eller knyttet til Webex Edge for Devices.

  • Sørg for, at enhedskonfigurationer for enheder i Board-, bord- og lokaleserien er konfigureret, hvis enheden er knyttet til Edge for enheder.

  • Skrivebordsserie – Reservation uden for værelset er tilgængelig for delte enheder, der er registreret i skyen. Hot-desking kan ikke være aktiveret på enheden.

  • Du kan ikke aktivere værelsesbooking, mens enheden er i et opkald.

For at aktivere værelsesreservation skal du sørge for at følge disse trin i følgende rækkefølge:

  1. Konfigurer hybridkalender.

  2. Konfigurer planlægningskonto.

  3. Konfigurer enheder med kalender i Control Hub.

Du kan også aktivere lokale værelsesbookinger uden Webex-kalenderen. Se Room Navigator som en selvstændig enhed for at få flere oplysninger.

Konfigurer hybridkalender

Hvis du vil aktivere rumbestilling, skal du konfigurere en hybridkalender for din organisation. Du kan konfigurere den til Microsoft Exchange, Microsoft 365 eller Google Calendar.

Se installationsvejledningen til hybridkalenderen .

Hvis mødeplanlægning ikke er aktiveret for hybridkalendertjenesten, og de eneste inviterede, der er aktiveret til tjenesten, er lokaleressourcer, skal du sikre dig, at Exchange ikke har en politik om automatisk sletning af mødekommentarer. Angiv Slet kommentarer til falsk

Microsoft Exchange: Konfigurer planlægningskonto

Det er nødvendigt at konfigurere en planlægningskonto for at tillade, at rumenheder kan planlægge møder.

Planlægningskontoen bruges som mødearrangør for alle møder, der bookes fra RoomOS-enheder. Denne konto bestiller rummet, sådan som en bruger normalt ville gøre det. Ved at bestille møder fra planlægningskontoen og invitere til et rum overholdes rumpolitikker i kalendersystemet. Kontrollér, at du har angivet en gyldig e-mailadresse, der har tilladelser til bestille rummene, for hvilke du gerne vil aktivere rumbestilling.

Da denne konto bruges til at bestille møder for alle rum for en angiven Exchange-konfiguration, er det vigtigt at sikre, at dens postkasse jævnligt ryddes. Denne oprydning er nødvendig for at undgå at overskride Exchange-grænserne. Hvis Exchange allerede er konfigureret med en passende opbevaringspolitik, skal du kontrollere, at den gælder for denne konto. Hvis det ikke er tilfældet, skal du konfigurere postkassen, så alle standardmapper (e-mails, sendt post og møder) automatisk slettes efter et antal dage. Oprydningen sikrer, at firmaet kan blive ved med at planlægge møder på vegne af lokaleenhederne.

Marker følgende ressourcer for Exchange:

1

Log på Expressway-webgrænsefladen.

2

Gå til Programmer > Hybrid-tjenester > Kalendertjeneste > Microsoft Exchange-konfiguration.

3

Under Planlægning skal du angive en gyldig e-mailadresse til planlægningskonto, der bruges til at bestille dine møderum.

Microsoft 365: Konfigurer planlægningskonto

Det er nødvendigt at konfigurere en planlægningskonto for at tillade, at rumenheder kan planlægge møder.

Planlægningskontoen bruges som mødearrangør for alle møder, der bookes fra RoomOS-enheder. Denne konto bestiller rummet, sådan som en bruger normalt ville gøre det. Ved at bestille møder fra planlægningskontoen og invitere til et rum overholdes rumpolitikker i kalendersystemet. Kontrollér, at du har angivet en gyldig e-mailadresse, der har tilladelser til bestille rummene, for hvilke du gerne vil aktivere rumbestilling.

Sådan konfigurerer du planlægningskontoen for Microsoft 365 fra Control Hub:

  1. Log ind på Control Hub, og gå derefter til Services > Hybrid.
  2. På hybridkalenderkortet for Microsoft 365 skal du klikke på Rediger indstillinger.
  3. Markér afkrydsningsfeltet for at tillade, at arbejdsområder kan planlægge møder.
  4. Angiv en gyldig e-mailadresse for planlægningskontoen.

E-maildomænet skal bekræftes eller gøres krav på i Control Hub for at konfigurere en planlægningskonto.

Google Kalender: Konfigurer planlægningskonto

Det er nødvendigt at konfigurere en planlægningskonto for at tillade, at rumenheder kan planlægge møder.

Planlægningskontoen bruges som mødearrangør for alle møder, der bookes fra RoomOS-enheder. Denne konto bestiller rummet, sådan som en bruger normalt ville gøre det. Ved at bestille møder fra planlægningskontoen og invitere til et rum overholdes rumpolitikker i kalendersystemet. Kontrollér, at du har angivet en gyldig e-mailadresse, der har tilladelser til bestille rummene, for hvilke du gerne vil aktivere rumbestilling.

Sådan konfigurerer du planlægningskontoen til Google Kalender fra Control Hub:

  1. Log ind på Control Hub, og gå derefter til Services > Hybrid.
  2. På hybridkalenderkortet til Google skal du klikke på Rediger indstillinger.
  3. Markér afkrydsningsfelterne for at tillade din organisation at bruge kalenderressourcer og for at tillade arbejdsområder at planlægge møder.
  4. Sørg for, at du har konfigureret en ACL-konto, og indtast e-mailen for den pågældende konto.

Aktivér lokalebooking fra Control Hub

Før du aktiverer rumbestilling, skal du kontrollere, at en OBTP (One Button to Push) er aktiveret for disse enheder. Hvis du ønsker, at personerne i din organisation skal bruge stemmekommandoer til rumbestilling og andre enhedskontrolenheder, skal du aktivere Webex Assistant.

Kontrollér, at kalenderen er aktiveret for de arbejdsområder, for hvilke du aktiverer rumbestilling.

1

Log ind på Control Hub, og gå derefter til Management > Workspaces.

2

Vælg de arbejdsområder, du vil konfigurere fra arbejdsområdelisten, og klik på Rediger.

3

Hvis du vil aktivere reservation på værelset for et arbejdsområde, skal du klikke på arbejdsområdet og derefter markere feltet Ad hoc-reservation i afsnittet Planlægning .

Aktivér forudbestilling

Bookinger AdhocBooking BookAhead aktiveret: <Sand, Falsk> (Standard:Falsk)

Book Ahead giver brugerne mulighed for at planlægge delte områder til fremtidige tidspunkter. Tidligere kunne delte rum kun bookes til øjeblikkelig brug, hvor starttidspunktet er det aktuelle tidspunkt. Med Book Ahead kan brugerne nu booke lokaler til tidspunkter senere på dagen, selvom boligen i øjeblikket er reserveret, via en controller, Board eller planlægger.

Book i forvejen OFF

Book i forvejen ON

Størrelsen på tidsintervallet til planlægning af reservationer kan konfigureres, så der tages højde for intervaller på 15, 30 eller 60 minutter. Størrelsen på tidsintervallet henviser til de forudbestemte intervaller, hvormed du kan vælge start- eller sluttidspunktet for en reservation

UserInterface Bookings AdhocBooking TimeSlotSize: <15, 30, 60> (Standard:30)

15-minutters tidsintervaller

30-minutters tidsintervaller

Derudover viser kalenderen nu tilgængelige slots og viser brugerne de tidsintervaller, hvor en plads kan bookes på forhånd. Disse slots giver brugerne mulighed for nemt at identificere åbne tidsslots og planlægge møder på forhånd for de angivne tidsintervaller. Når du har valgt en slot, kan tiden justeres, hvis det er nødvendigt.

Scheduler lokalekalender

Kalender for controllerrum

Aktivér ind- og udtjekning

En betydelig procentdel af møder resulterer i spøgelsesmøder, hvilket betyder, at ingen dukker op, og møderessourcerne spildes under bookingen. Aktivering af indstillingen Tjek ind hjælper med at afhjælpe dette problem. Brugerne kan checke ind på deres booking, når de ankommer til mødelokalet, som bekræfter bookingen. Hvis ingen ankommer til bookingen, frigøres mødelokalet, og andre kan booke det gratis mødelokale.

Check ind og ud er tilgængelig på delte reserverbare enheder og enkeltstående Room Navigator.

Når den er aktiveret, vises en indtjekningsknap på berøringspanelet indvendigt og udvendigt. Der vises en udtjekningsknap på det indvendige rum for parrede berøringspaneler. For en enkeltstående Room Navigator vises udtjekningsknapperne også på panelet uden for rummet. Hvis der er booket et møde, der kan deltage (OBTP), er indtjekningsknappen kun synlig uden for lokalet.

Fra 5 minutter før en reservation vises en check-in-knap på berøringspanelerne udenfor og på værelset.

En bruger har 10 minutter fra starttidspunktet for en reservation til at tjekke ind. Hvis ingen tjekker ind i løbet af de 10 minutter, manuelt eller automatisk, frigives lokalet automatisk. 30 sekunder før afslutningen af check-in-vinduet vises en 30-sekunders nedtællingsadvarsel om automatisk udløsning af rum på berøringspanelet. Check-in-vinduet kan konfigureres.

Når et lokale checkes ind, og et opkald afsluttes, vises en advarsel, der minder brugeren om at tjekke ud, hvis de ønsker det. Hvis brugeren annullerer nedtællingen eller ignorerer advarslen, tjekkes lokalet ud. Hvis en bruger kan forlænge en reservation, forbliver lokaleenheden checket ind, så længe reservationen forlænges.

Når en booking har nået de sidste 5 minutter af den planlagte tid, og der er et back-to-back-møde, vises en meddelelse, der informerer brugeren om, at reservationen snart slutter.

Når bookingen er frigivet, sendes en notifikation til værten for at informere dem om den annullerede booking.

Automatisk check-in

Automatisk check-in starter 4 minutter efter reservationen er startet.

Lokaleenheden tjekker automatisk ind for:

  • Ad hoc bookinger

  • Oprette forbindelse til et opkald

  • Del session startet (kablet til trådløs)

  • Antal personer er 1 eller flere (Antal personer betragtes som 1 eller flere efter 1 minuts sammenhængende rum i os.)

Manuel check-in

En bruger kan manuelt vælge at checke ind ved at trykke på indtjekningsknappen.

Konfigurer ind- og udtjekning

Aktivér for at lade brugeren tjekke ind i de lokaler, de har reserveret for at bekræfte, at lokalet er i brug. Hvis brugeren ikke tjekker ind, manuelt eller automatisk, frigives værelsesreservationen, og arrangøren får en e-mail, der informerer om annulleringen.

Fra 5 minutter før en reservation vises en indtjekningsknap på berøringspanelerne uden for rummet og på værelset, og den forbliver der i den varighed, der er indstillet med Bookings CheckIn WindowDuration.

Check-in for bookinger aktiveret: <Sand/Falsk>

Standard: Falsk

Check-in-vinduet er det tidspunkt, hvor indtjekningsmuligheden er tilgængelig på berøringspanelet. Varigheden af indtjekningsvinduet kan angives til 5, 10, 15, 20, 30 eller 60 minutter. 

Bookinger CheckIn WindowVarighed: <5, 10, 15, 20, 30, 60>

Standard: 10

Konfigurer, om udtjekningsknappen skal vises uden for og inde i rummet, inde i rummet eller slet ikke.

Bookinger tilladerAfvis: <Alle, Kun inde, Ingen>

Standard: Alle

Aktivér hot desking

Understøttelse af forudbestilling af hot desking tillader hot desking som en kalenderfunktion. Dette giver en bruger mulighed for at reservere en hot desking-plads, før han går ind på kontoret, ved hjælp af en skrivebordsreservationsløsning såsom Cisco Spaces, en tredjeparts reservationstjeneste eller arbejdsområdehybridkalenderen som Outlook eller Gmail.

Hybrid kalender

Arbejdspladsens hybridkalender kan bruges til at reservere skriveborde eller stillerum, f.eks. mødelokaler, og integreres problemfrit med RoomOS-enheder.

Hvis din organisation bruger en hybridkalender, kan du konfigurere et stille lokale med en hot desking-aktiveret enhed. Brugere kan derefter booke enheden via Outlook, og hvis ad hoc-booking er aktiveret, kan de logge på ad hoc og booke den direkte på enheden. Bookingen synkroniseres automatisk med Exchange/Office 365 eller Google Kalender.

Når en bruger går op og booker en enhed ad hoc, knyttes bookingen til deres konto og reserverer lokalet. I brugerens kalender vises deres status som 'Gratis' i varigheden af hot desk-reservationen. Hvis du vil fjernbooke et sted med en hybridkalender, kan en bruger blot føje arbejdsområdet til sin reservation som en inviteret.

Brugerne kan scanne QR-koden ved hjælp af deres mobiltelefon for at bekræfte reservationen og logge ind på den forudbestilte hot desking-enhed.

Hot desking-enheden viser brugerens personlige kalendermøder, når du er logget ind:

Kun den bruger, der har reserveret pladsen, har tilladelse til at logge ind, da adgangen verificeres ved at matche arrangørens e-mail-adresse.

Ved walk-up-bookinger har brugerne mulighed for at logge ind ad hoc og booke enheden.

Ad-hoc booking kan deaktiveres for at forhindre walk-ups. Når ingen har reserveret enheden, og ad hoc-booking er deaktiveret, får brugeren en besked om at booke enheden på forhånd.

Cisco mellemrum

Cisco Spaces tilbyder en bordreservationsløsning, der understøtter forudbestilling via mobil og integreres problemfrit med RoomOS-enheder.

Du kan finde flere oplysninger om Cisco-arbejdsområder under https://spaces.cisco.com/smart-workspaces/

Bookingtjenester fra tredjepart

RoomOS tilbyder omfattende xAPI'er til fjernforudbestilling, hvilket gør det muligt for tredjeparts reservationstjenester at integrere med enhederne gennem arbejdsområdeintegrationer.

Du kan finde flere oplysninger i https://developer.webex.com/docs/workspace-integrations