For å aktivere rombestilling må du følge disse trinnene i følgende rekkefølge:

1. Konfigurer hybridkalender.

2. Konfigurer planleggingskonto.

3. Konfigurer enheter med kalender i Control Hub.

Hvis du vil aktivere rombestilling, må du konfigurere hybridkalender for organisasjonen. Du kan konfigurere den for Microsoft Exchange, Microsoft 365 eller Google Kalender.

Se distribusjonsveiledningen for hybrid kalender.

Det er nødvendig å konfigurere en planleggingskonto for å tillate romenheter å planlegge møter.

Planleggingskontoen brukes som møtearrangør for alle møter som er booket fra RoomOS-enheter. Denne kontoen booker rommet på samme måte som en bruker vanligvis gjør. Ved å booke møter fra planleggingskontoen og invitere et rom, respekteres rompolicyene i kalendersystemet. Forsikre deg om at du har oppgitt en gyldig e-postadresse som har tillatelse til å reservere rommene du vil aktivere rombestilling for.

Slik konfigurerer du planleggingskontoen for Microsoft 365 fra Control Hub:

1. Logg på Control Hub, og gå deretter til Services > Hybrid.
2. På hybridkalenderkortet for Microsoft 365 klikker du Rediger innstillinger.
3. Merk av i boksen for å tillate at arbeidsområder planlegger møter.
4. Skriv inn en gyldig e-postadresse for planleggingskontoen.

E-postdomenet må bekreftes eller gjøres krav på i Kontrollhub for å konfigurere en planleggingskonto.

Det er nødvendig å konfigurere en planleggingskonto for å tillate romenheter å planlegge møter.

Planleggingskontoen brukes som møtearrangør for alle møter som er booket fra RoomOS-enheter. Denne kontoen booker rommet på samme måte som en bruker vanligvis gjør. Ved å booke møter fra planleggingskontoen og invitere et rom, respekteres rompolicyene i kalendersystemet. Forsikre deg om at du har oppgitt en gyldig e-postadresse som har tillatelse til å reservere rommene du vil aktivere rombestilling for.

Slik konfigurerer du planleggingskontoen for Google Kalender fra Control Hub:

1. Logg på Control Hub, og gå deretter til Services > Hybrid.
2. På hybridkalenderkortet for Google klikker du på Endre innstillinger.
3. Merk av i boksene for å la organisasjonen bruke kalenderressurser og tillate at arbeidsområder planlegger møter.
4. Kontroller at du har konfigurert en ACL-konto, og skriv inn e-postadressen for denne kontoen.

Tidslukestørrelsen for planlegging av bestillinger kan konfigureres, noe som tillater intervaller på 15, 30 eller 60 minutter. Tidslukestørrelsen refererer til de forhåndsbestemte intervallene der du kan velge start- eller sluttid for en bestilling

UserInterface Bestillinger AdhocBooking TimeSlotSize: <15, 30, 60> (Standard:30)

I tillegg viser kalenderen nå tilgjengelige spor, og viser brukerne tidsintervallene der en plass kan bestilles på forhånd. Disse sporene lar brukerne enkelt identifisere åpne tidsluker og planlegge møter på forhånd for de angitte tidsintervallene. Etter at du har valgt et spor, kan tiden justeres om nødvendig.

En betydelig prosentandel av møtene resulterer i spøkelsesmøter, noe som betyr at ingen dukker opp og møteressursene blir bortkastet under bookingen. Aktivering av innsjekkingsalternativet bidrar til å lindre dette problemet. Brukerne kan sjekke inn på bestillingen sin når de kommer til møterommet som bekrefter bestillingen. Hvis ingen kommer for å bestille, frigis møterommet, og andre kan bestille gratis møterom.

Inn- og utsjekking er tilgjengelig på enheter som kan reserveres og frittstående romnavigator.

Når den er aktivert, vises en innsjekkingsknapp på berøringspanelet på innsiden og utsiden. En utsjekkingsknapp vises på innsiden av rommet for sammenkoblede berøringspaneler. For en frittstående romnavigator vises utsjekkingsknappene også på panelet utenfor rommet. Hvis det er booket et møte som kan bli med (OBTP), er innsjekkingsknappen bare synlig utenfor rommet.

Fra 5 minutter før en bestilling, vises en innsjekkingsknapp på utsiden av rommet og berøringspanelene på rommet.

En bruker har 10 minutter fra starttidspunktet for en bestilling for å sjekke inn. Hvis ingen sjekker inn i løpet av de 10 minuttene, manuelt eller automatisk, frigjøres rommet automatisk. 30 sekunder før innsjekkingsvinduet slutter, vises et 30-sekunders varsel om nedtelling av automatisk romutløser på berøringspanelet. Innsjekkingsvinduet kan konfigureres.

Når et rom er sjekket inn og en samtale avsluttes, dukker det opp et varsel som minner brukeren om å sjekke ut om de ønsker det. Hvis brukeren avbryter nedtellingen eller ignorerer varselet, sjekkes rommet ut. Hvis en bruker kan forlenge en bestilling, forblir romenheten sjekket inn så lenge bestillingen forlenges.

Når en bestilling har nådd de siste 5 minuttene av sin planlagte tid og det er et rygg mot rygg-møte, dukker det opp et varsel som informerer brukeren om at bestillingen snart avsluttes.

Når bestillingen er utgitt, sendes et varsel til verten for å informere dem om den kansellerte bestillingen.

Automatisk innsjekking

Automatisk innsjekking starter 4 minutter etter at bestillingen har startet.

Romenheten sjekker automatisk inn for:

• Ad hoc-bestillinger

• Bli med i en samtale

• Delingsøkt startet (kablet til trådløs)

• Folk teller er 1 eller flere (People count regnes som 1 eller mer etter 1 minutt sammenhengende rom i oss.)

Manuell innsjekking

En bruker kan manuelt velge å sjekke inn ved å trykke på innsjekkingsknappen.

Konfigurer innsjekking og utsjekking

Aktiver for å la brukeren sjekke inn på rommene de har bestilt for å bekrefte at rommet er i bruk. Hvis brukeren ikke sjekker inn, manuelt eller automatisk, frigis rombestillingen og arrangøren får en e-post som informerer om avbestillingen.

Fra og med 5 minutter før en bestilling vises en innsjekkingsknapp på berøringspanelene utenfor rommet og på rommet, og den forblir der i varigheten som er angitt med Bestillinger InnsjekkingsvinduVarighet.

Bookings CheckIn aktivert: <True/False>

Standard: Usann

Sjekk inn-vinduet er tidspunktet innsjekkingsalternativet er tilgjengelig på berøringspanelet. Varigheten for innsjekkingsvinduet kan angis til 5, 10, 15, 20, 30 eller 60 minutter.

Bestillinger CheckIn VinduVarighet: <5, 10, 15, 20, 30, 60>

Standard: 10

Konfigurer om utsjekkingsknappen skal vises utenfor og inne i rommet, inne i rommet eller ikke i det hele tatt.

Bestillinger AllowDecline: <Alle, InsideOnly, Ingen>

Standard: Alle

Forhåndsbestillingsstøtte for hot desking gir hot desking som kalenderfunksjon. Dette gjør det mulig for en bruker å bestille en hot desking-plass før han går inn på kontoret, ved hjelp av en skrivebordsreservasjonsløsning som Cisco Spaces, en tredjeparts bestillingstjeneste eller arbeidsområdets hybridkalender som Outlook eller Gmail.

Hybrid kalender

Hybridkalenderen for arbeidsområdet kan brukes til å reservere skrivebord eller stillerom, som konferanserom, og integreres sømløst med RoomOS-enheter.

Hvis organisasjonen bruker en hybridkalender, kan du konfigurere et stille rom med en hot desking-aktivert enhet. Brukere kan deretter bestille enheten via Outlook, og hvis ad hoc-bestilling er aktivert, kan de logge på ad hoc og bestille den direkte på enheten. Bestillingen synkroniseres automatisk med Exchange/Office 365 eller Google Kalender.

Når en bruker går opp og bestiller en enhet ad hoc, knyttes bestillingen til vedkommendes konto og reserverer rommet. I brukerens kalender vil statusen deres vises som "Gratis" så lenge hot desk-bestillingen varer. For å fjernbestille et sted med hybridkalender kan en bruker ganske enkelt legge til arbeidsområdet i bestillingen sin som invitert.

Brukerne kan skanne QR-koden ved hjelp av mobiltelefonen for å bekrefte bestillingen og logge på den forhåndsbestilte hot desking-enheten.

Hot desking-enheten vil vise brukerens personlige kalendermøter når du er logget inn:

Kun brukeren som har bestilt stedet har lov til å logge inn, da tilgangen bekreftes ved å matche arrangørens e-postadresse.

For walk-up-bestillinger har brukerne muligheten til å logge på ad hoc og bestille enheten.

Ad-hoc-bestilling kan deaktiveres for å forhindre walk-ups. Når ingen har bestilt enheten og ad hoc-bestilling er deaktivert, får brukeren en melding om å bestille enheten på forhånd.

Cisco Spaces

Cisco Spaces tilbyr en skrivebordsreservasjonsløsning som støtter forhåndsbestilling via mobil og integreres sømløst med RoomOS-enheter.

Hvis du vil ha mer informasjon om Cisco-arbeidsområder, kan du se https://spaces.cisco.com/smart-workspaces/

Tredjeparts bestillingstjenester

RoomOS tilbyr omfattende xAPI-er for ekstern forhåndsbestilling, slik at tredjeparts bestillingstjenester kan integreres med enhetene gjennom arbeidsområdeintegrasjoner.

Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se https://developer.webex.com/docs/workspace-integrations