Negli spazi di gruppo, se la persona che ha creato uno spazio lascia l'organizzazione, l'organizzazione continuerà a possedere lo spazio e i criteri di conservazione a condizione che abbia ancora persone nello spazio. Nelle conversazioni con un'altra persona, l'organizzazione a cui ogni persona appartiene possiede il contenuto del dipendente.

La politica definisce:

• chi è il proprietario del contenuto pubblicato nello spazio.

• durata di conservazione del contenuto. Dopo questo tempo è finito, tutto il contenuto è andato per bene ed è irrecuperabile.

• che il proprietario dello spazio possa monitorare ed eliminare il contenuto in base ai criteri impostati.