Het plannen van gemeentehuizen

Het Teams-account van de organisator moet geschikt zijn voor CVI zodat CVI-deelnamegegevens kunnen worden toegevoegd aan de stadhuisbijeenkomsten die zij aanmaken. Wij adviseren om CVI voor alle gebruikers in een tenant in te schakelen zodra VIMT is geïmplementeerd.

U kunt alleen deelnemen aan een gemeentehuis via VIMT met behulp van de Video-ID en de huurderssleutel. U kunt deze gebruiken door het SIP-adres handmatig te kiezen, door de Teams-knop op een Cisco-apparaat te gebruiken of door de knop Deelnemen van OBTP te gebruiken.

• U kunt niet deelnemen via Meeting ID+Passcode.
• U kunt niet deelnemen via Cross-Tenant Join.
• U kunt niet deelnemen via een URL of door uitgenodigd te worden als externe presentator.

VIMT kan niet worden gebruikt om deel te nemen aan de bezichtiging audience/outer bijeenkomst voor een gemeentehuis; CVI-ondersteuning geldt alleen voor deelname aan de gemeentehuisbijeenkomst als spreker.

Gemeentevergaderingen moeten worden gepland via de Microsoft Teams-client. Ze kunnen niet worden gemaakt met de Outlook-client.

Voeg bij het instellen van het stadhuis in de Microsoft Teams-client geen user/address voor een beller die via VIMT wil deelnemen. Als u hun mailbox aan de uitnodiging toevoegt, kan dit voor verwarring in het vergaderrooster zorgen en mogelijk ook conflicten in de agenda veroorzaken.

Bellers die gebruikmaken van de Video Integration for Microsoft Teams (VIMT)-service van Cisco, kunnen de CVI-deelnamegegevens gebruiken om deel te nemen aan de vergadering van de presentator. Presentatoren die zich bij VIMT aansluiten, hoeven niet expliciet door de organisator te worden uitgenodigd. De organisator bepaalt zelf aan wie de CVI-deelnamegegevens worden verstrekt. Omdat CVI-deelnemers geen aangemelde gebruikers zijn bij Microsoft Teams, beperkt Microsoft deelname als presentator tot vertrouwde deelnemers. Voor Cisco VIMT zijn vertrouwde deelnames beperkt tot Cisco Webex-apparaten die inbellen vanuit dezelfde Webex-organisatie als de host van de vergadering, of tot SIP-bellers die een geverifieerd TLS-domein hebben dat is geconfigureerd voor de Webex-organisatie.

Omdat deelnemers die via de VIMT-gateway inbellen niet over de Teams-clientinterface beschikken, kunnen ze het stadhuisevenement niet beheren zoals een organisator of presentator, maar ze kunnen wel audio, video en inhoud bijdragen zoals toegestaan door de organisatoren van de vergadering.

CVI-deelnemers worden in de Green Room op een unieke manier behandeld. Uitgenodigde presentatoren die zijn geauthenticeerd bij Teams, kunnen als presentatoren zonder beperkingen deelnemen aan de Green Room. CVI-deelnemers zijn niet geauthenticeerd bij Teams en komen daarom als beperkte deelnemer aan de Green Room, gelabeld als Aanwezigen (niet te verwarren met deelnemers in de uitzending audience/outer ontmoeting). Zolang de CVI-deelnemer zich als bezoeker in de Green Room bevindt, kan hij of zij geen audio of video verzenden of ontvangen. De deelnemer moet door een organisator in de Green Room worden gepromoveerd tot presentator om volledig te kunnen deelnemen.

Om deelnamegegevens voor VIMT te vinden, kopieert u de CVI-deelnamegegevens en verspreidt u deze handmatig onder de gebruikers die als presentatoren zullen inbellen met behulp van VIMT.

1. Open je Teams-agenda en bewerk het stadhuisevenement.
2. Klik rechtsboven in het venster op Gebeurtenis delen.
3. Klik op Kopiëren om het volledige tekstblok in Deelnamegegevens voor organisator, mede-organisator en presentatorte kopiëren, inclusief CVI-kiesgegevens.

Gebruik de volgende tijdelijke oplossing om een knop Deelnemen in te schakelen, zodat u als presentator kunt deelnemen aan een raadsvergadering op uw Cisco Webex-apparaat waarop Hybrid Calendar is ingeschakeld. Uw Webex-organisatie moet VIMT hebben ingeschakeld.

Deze tijdelijke oplossing werkt alleen voor apparaten die traditionele CVI-join ondersteunen.

1. Open je Teams-agenda en bewerk het stadhuisevenement.
2. Klik rechtsboven in het venster op Gebeurtenis delen.
3. Klik op Kopiëren om het volledige tekstblok in Deelnamegegevens voor organisator, mede-organisator en presentatorte kopiëren.
4. Sluit het agenda-item in het gemeentehuis.
5. Maak een nieuw Teams-vergaderingsagenda-item en nodig de mailbox uit die is gekoppeld aan het videoapparaat (of de gebruiker, als u een apparaat in de persoonlijke modus gebruikt) waarvoor u OBTP wilt inschakelen voor het gemeentehuis.
6. Stel de date/time om te matchen wanneer je lid wilt worden van het gemeentehuis.
7. Plak het blok met deelnamegegevens dat u in stap 3 hebt gekopieerd in het gedeelte Notities van de uitnodiging. De tekst moet de volledige, intacte informatie over de Teams-join bevatten.
8. Zorg ervoor dat Teams-vergadering is uitgeschakeld en klik op Verzenden.

   Het Cisco-apparaat toont de vergaderingsvermelding op het geplande tijdstip en toont een groene knop Deelnemen om deel te nemen als presentator.

   Uitnodigingen voor gemeentehuizen die alleen de deelnamelink bevatten, kunnen niet worden gebruikt om deel te nemen via WebRTC of Cross-Tenant join. Alleen traditionele CVI-koppelingen met behulp van Video ID zijn compatibel.

VIMT-deelnemers aan stadhuizen

• Deelnemers die via de Cisco VIMT-gateway inbellen, beschikken niet over de Teams-clientinterface en kunnen het stadhuisevenement dus niet als organisator of presentator beheren via hun videoapparaat.

• De Groene Kamer is standaard ingeschakeld voor een stadhuis. Wanneer VIMT is ingeschakeld, wordt een beller die VIMT belt, als deelnemer toegelaten tot de Green Room en kan hij of zij geen audio of video verzenden of ontvangen. De deelnemer moet worden gepromoveerd tot presentator om volledig met de Green Room te kunnen interacteren en deel uit te maken van de uitzending. De beller kan pas reageren als hij/zij is gepromoveerd tot presentator.

Audio en video

• In de Green Room en de interne bijeenkomst is de audio een mix van alle huidige presentatoren. De indeling en rangschikking van de videopanelen die elke presentator ziet, is gebaseerd op zijn of haar eigen apparaatervaring. Het is niet gebaseerd op wat het publiek ziet qua indeling en andere functies.

• De video die een VIMT-deelnemer ziet, is in de VIMT-indeling die hij of zij kiest, en toont de panelen van alle presentatoren (niet beperkt tot wanneer de organisator op het scherm voor die presentator heeft ingeschakeld). De prioriteit in de lay-out wordt bepaald door wie er door de organisator op op het scherm is gezet en door de informatie over de actieve spreker. VIMT-deelnemers herkennen zichzelf niet in hun lay-out.

• De video die het publiek van de uitzending ziet, is gebaseerd op welke presentatoren de organisator heeft ingesteld op op het scherm, en de lay-out die het publiek ziet, wordt aangepast op basis van het aantal presentatoren dat is ingesteld op op het scherm en hun lokale apparaat.

• De beperkingen voor CVI-deelnemers als bezoekers zijn verschillend tussen de Green Room-fase van een stadhuisbijeenkomst en het live-uitzendinggedeelte. Een CVI-deelnemer die zich bij de Green Room aansluit, kan geen audio of video ontvangen of verzenden totdat hij/zij tot presentator is gepromoveerd. Een CVI-deelnemer die tijdens de live-uitzending (of als de Green Room is uitgeschakeld) deelneemt, ontvangt video en audio van de presentatievergadering, maar kan nog steeds geen video of audio verzenden, omdat hij of zij als deelnemer beperkt is.

• Bellers van VIMT krijgen geen feedback als ze op het scherm staan tijdens de vergadering (de presentator heeft op het scherm ingeschakeld voor de deelnemer, waardoor hun video onderdeel wordt van de uitzending). Ze moeten vertrouwen op een Teams-client met de rol van organisator of presentator om te weten of ze zichtbaar zijn in de uitzending.

• Als iemand, inclusief uzelf, inhoud deelt in de interne vergadering, wordt de inhoud getoond aan andere VIMT-presentatoren, maar wordt deze niet naar het publiek van de uitzending verzonden totdat de organisator naar scherm brengen voor die feed inschakelt. In gemeentehuizen is alleen scherm- of raamgebaseerd delen mogelijk.

  Wij adviseren presentatoren om voorzichtig om te gaan met hun microfoon en dempen. Zodra de uitzending is begonnen, is de audio van alle presentatoren te horen in de uitzendmix, tenzij ze gedempt zijn.

• Deelnemers aan het VIMT zien geen reacties van het publiek.

• Er is geen specifieke melding voor organisatoren wanneer een nieuwe deelnemer zich bij het presentatiegesprek aansluit als deelnemer of presentator. Wij adviseren de organisatoren om de deelnemerslijst in de gaten te houden voor iedereen die zich als deelnemer heeft aangemeld en wacht op screening/promotion.

• Cisco raadt het gebruik van de functie Scherm op scherm brengen af voor een VIMT-deelnemer in de rol van deelnemer. De video van de deelnemer wordt wel in de uitzending getoond, maar de audio is beperkt en kan niet worden gehoord.

• Een VIMT-deelnemer wordt automatisch gedempt door Teams wanneer hij of zij wordt gepromoveerd tot presentator. De deelnemer moet het geluid weer inschakelen als hij/zij wil spreken.

Tips voor succes met stadhuizen

• Zorg er altijd voor dat er een aparte organisator in de vergadering zit die gebruikmaakt van een Teams-client, die als director/producer die de deelnemerslijst voor de interne vergadering kan bewaken en kan beheren wat er op het scherm staat, zodat presentatoren zich kunnen concentreren op hun vergadering.
• De deelnemer die optreedt als director/producer moeten hun audio aanzetten, zodat ze snel kunnen zien of er onbedoeld een open microfoon is of dat er verstoringen in de livevergadering plaatsvinden. Door de deelnemerslijst open te houden, kunnen ze snel eventuele bronnen van onbedoelde audio identificeren.
• Houd als organisator de deelnemerslijst in de Teams-client altijd open, zodat u snel kunt zien wie er allemaal aan de interne vergadering deelnemen en de activiteit van actieve sprekers kunt bewaken.
• Laat CVI-deelnemers niet in de rol van deelnemer. U kunt ze promoveren zodra u ze hebt geïdentificeerd, of ze uit de vergadering verwijderen als ze er niet bij zouden moeten zijn. Door de tijd dat een deelnemer in de rol van aanwezige blijft te minimaliseren, wordt verwarring verminderd en worden de meeste beperkingen van de stadhuiservaring vermeden.

Bekende problemen en beperkingen voor VIMT-aangesloten deelnemers

• Deelnemers die verbonden zijn met VIMT, hebben een andere ervaring dan presentatoren die de Microsoft Teams-client gebruiken. Opvallende verschillen zijn onder meer:

  • Geen chat of Q & Een raam
  • Geen live video-indicator voor welke deelnemer live is
  • Geen status van het stadhuis (aantal aanwezigen, timer, live-status)
  • Nee presenter/producer labels in de roosterlijst
  • Live reacties in de vergadering zijn niet zichtbaar

• Gebruikers die het evenement moeten beheren, moeten worden uitgenodigd als organisatoren of presentatoren en moeten hiervoor een Microsoft Teams-client gebruiken. non-audio/video kenmerken van het stadhuis.

• Video en gedeelde content in gemeentehuisuitzendingen zijn beperkt tot een maximale resolutie van 720p.

• Het is van cruciaal belang dat de distributie van CVI-inbelgegevens wordt beheerd, aangezien er geen authenticatie wordt geboden aan deelnemers via videoapparaten. Hierdoor kan elk vertrouwd apparaat van uw organisatie deelnemen aan de vergadering van de presentatoren als deze over de video-ID beschikken. De video-ID mag alleen bekend zijn bij de beoogde presentatoren. Organisatoren moeten de toegang tot het hardloopevenement beheren met behulp van de deelnemerslijst in de Teams-client.

• VIMT-deelnemers die proberen deel te nemen aan de interne vergadering in het stadhuis, maar die niet worden vertrouwd door de VIMT-gateway, krijgen hun oproep beantwoord door Webex en krijgen de Webex-lobby-ervaring te zien. Vervolgens worden ze door Microsoft Teams snel uit het gesprek verwijderd, omdat ze niet voldoen aan het beveiligingsbeleid voor de vergadering.

• In tegenstelling tot Microsoft Live Events is de specifieke lay-out of weergave die presentatoren zien, niet dezelfde als die welke cliënten in de uitzending zien. Presentatoren van Teams-clients zien lay-outs op basis van hun eigen clientinstellingen, en presentatoren die zijn ingesteld om op het scherm te staan, worden weergegeven in de video-indeling. De gebruikte indeling en lay-out komen niet noodzakelijkerwijs overeen met wat er wordt uitgezonden.

• Wanneer een VIMT-deelnemer wordt beperkt door de rol van deelnemer in de Green Room, is de lijst die op het eindpunt wordt weergegeven niet betrouwbaar. Het kan een lege of gedeeltelijke lijst zijn van deelnemers in de Groene Kamer, die onverwachts kan veranderen. De werkelijke resultaten variëren en mogen niet als betrouwbaar worden beschouwd. De deelnemerslijst voor de VIMT-deelnemer is betrouwbaar zodra de deelnemer is gepromoveerd tot presentator.

• Als de rol van een VIMT-deelnemer in de Green Room wordt gewijzigd van presentator naar deelnemer, wordt de videofeed van andere presentatoren uitgeschakeld. Dit resulteert in een lay-out met alleen naamavatars of wachten tot anderen zich aansluiten. Dit komt doordat Microsoft Teams de video beperkt tot de deelnemer en de roosterindeling onbetrouwbaar is als deelnemer.

  Wanneer een VIMT-deelnemer beperkingen heeft op basis van zijn of haar rol als deelnemer en zich in de Green Room bevindt, kan het zijn dat de deelnemerslijst voor de VIMT-deelnemer geen andere deelnemers aan de vergadering bevat. Als deze situatie 5 minuten aanhoudt, verbreekt Webex automatisch de verbinding, ervan uitgaande dat het gesprek beëindigd is. Zorg ervoor dat u VIMT-deelnemers direct promoot bij de presentator om dit soort situaties te voorkomen.

• Een VIMT-deelnemer die tijdens de live-uitzending (of op elk ander moment als de Green Room is uitgeschakeld) deelneemt, ontvangt video en audio van de presentatiebijeenkomst, maar omdat hij of zij als deelnemer beperkt is, kan hij of zij geen video of audio verzenden. Promoot deelnemers tot presentatoren om tweerichtingsaudio en -video te krijgen.

• Wanneer de video of audio van een VIMT-deelnemer wordt restricted/blocked in Teams op basis van de rol van deelnemer, krijgt de deelnemer geen lokale indicatie dat er beperkingen gelden.

• Wij raden af om de functie Scherm op scherm brengen te gebruiken voor een VIMT-deelnemer in de rol van deelnemer. De video van de deelnemer wordt wel in de uitzending getoond, maar de audio is beperkt en kan niet worden gehoord.

• Wij raden af om de functie Microfoon toestaan voor deelnemers te gebruiken, omdat dit tot verwarring kan leiden en het risico bestaat dat er onbedoeld een open microfoon wordt gebruikt voor uw uitzending. Als deze functie tijdens een vergadering is ingeschakeld, kan een nieuwe VIMT-deelnemer met een open microfoon aan de livevergadering deelnemen en zo onderbrekingen veroorzaken. Deze instelling wordt alleen weergegeven als er deelnemers in de deelnemerslijst staan en het evenement is gestart, en is van toepassing op zowel momenteel verbonden deelnemers als toekomstige verbindingen. Dit moet vermeden worden.

• Er zijn geen specifieke redenen voor het verbreken van de verbinding in het gemeentehuis, dus deelnemers die de toegang wordt ontzegd omdat ze niet vertrouwd worden, of die door de organisator worden verwijderd, zullen geen gedetailleerde informatie zien. reasons/messages op hun apparaat wanneer ze geen verbinding hebben.

Beperkingen van het stadhuis voor Microsoft-clients

• Als de Groene Kamer is uitgeschakeld voor een gemeentehuisbijeenkomst, wordt een VIMT-deelnemer toegevoegd als aanwezige en wordt weergegeven met uitgeschakelde audio en video. Hij of zij kan echter wel audio naar de live-uitzending sturen.

• De CVI-deelnamegegevens worden niet weergegeven in de Teams-client bij het weergeven van Vergaderingsinfoen de functie Deelname-info kopiëren bevat alleen de Teams-deelname-URL. U kunt de CVI-deelnamegegevens als volgt verkrijgen:

  1. Open het agenda-item van het gemeentehuis in de Teams-agenda.
  2. Klik rechtsboven op Gebeurtenis delen om de volledige deelnamegegevens voor de presentatorenvergadering te bekijken.

• De uitnodigingen die naar sprekers in de raadsvergaderingen worden gestuurd, bevatten geen CVI-gegevens en bieden geen functionele OBTP voor systemen die Cisco Hybrid Calendar gebruiken.

  Gebruik de volgende tijdelijke oplossing:

  1. Open het agenda-item van het gemeentehuis in de Teams-agenda.
  2. Klik rechtsboven op Evenement delen.
  3. Klik op om het volledige tekstblok in het vak Deelnamegegevens voor organisator, mede-organisator, presentator te kopiëren.

     [placeholder voor afbeelding]

     
  4. Sluit het agenda-item in het gemeentehuis.
  5. Maak een nieuw Teams-vergaderagenda-item en nodig de mailbox uit die is gekoppeld aan het videoapparaat (of de gebruiker als u een apparaat in de persoonlijke modus gebruikt) waarvoor u OBTP wilt inschakelen voor het stadhuis.
  6. Stel de date/time om aan te geven wanneer u wilt deelnemen aan het stadhuis en plak de deelnamegegevens uit het venster Evenement delen in het gedeelte Notities van de uitnodiging. De tekst moet alle informatie over Teams-deelname bevatten.
  7. Zorg ervoor dat Teams-vergadering is uitgeschakeld en klik vervolgens op Verzenden.

• Als u een VIMT-deelnemer uitnodigt als organisator of presentator, blijft deze vermeld staan in de groep Anderen uitgenodigd in de deelnemerslijst van Teams, zelfs nadat de deelnemer zich bij de vergadering heeft aangesloten. Dit gedrag is te verwachten, aangezien aangesloten VIMT-deelnemers niet zijn geauthenticeerd bij Microsoft en daarom niet worden gekoppeld aan deelnemers die zijn uitgenodigd voor de bijeenkomst.

• Deelnemers in de rol van bezoeker in de Green Room tellen mee voor hetzelfde aantal bezoekers als kijkers. Dit kan leiden tot verwarring met het aantal aanwezigen in de raadzaal.

• De microfoon en video enabled/disabled De status die in de deelnemerslijst wordt weergegeven, is niet nauwkeurig voor CVI-deelnemers in de rol van deelnemer in de Green Room. Terwijl ze zich in de Green Room bevinden, is er geen indicatie dat de deelnemer beperkingen heeft in de Teams-selectie. Ze mogen echter geen audio en video verzenden totdat ze zijn gepromoveerd tot presentator.

  Als de CVI-deelnemer nog aanwezig is bij aanvang van de raadzaal, als de CVI-deelnemer zich aansluit nadat het evenement is begonnen of als de Groene Kamer is uitgeschakeld voor de raadzaal, zal de klant aangeven dat de microfoon en video voor de deelnemer zijn uitgeschakeld.

• Als Microfoons toestaan voor deelnemers is ingeschakeld tijdens de livevergadering, kan de VIMT-deelnemer zijn/haar dempstatus tijdens de vergadering niet nauwkeurig regelen.

• Als een Microsoft Teams Room via de deelnemerslijst wordt uitgenodigd voor de vergadering van presentatoren en een VIMT-deelnemer met de rol van aanwezige in de vergadering aanwezig is, wordt de VIMT-deelnemer in de Teams Room weergegeven in de video-indeling met een letteravatar, ook al zou de VIMT-deelnemer helemaal niet moeten worden weergegeven.