Schemalagda Webex-möten

Vi rekommenderar schemalagda Webex-möten när säkerheten är viktig för dig eller din organisation. Schemalagda möten är engångsmöten som är lösenordsskyddade och har ett brett utbud av säkerhetsfunktioner i mötesfunktionskontroller och deltagarkontroller. Som administratör kan du styra säkerhetsfunktionerna för alla schemalagda möten på din Webex-plats. Värdar kan även konfigurera mötessäkerhet, mötesalternativ och deltagarprivilegier när de schemalägger mötet.

Möten i personliga rum

Personliga rum i Webex Meetings är en form av Webex-möte som är kontinuerligt tillgängligt för mötesvärden. Mötesvärden aktiverar sitt personliga rum när hon eller han deltar och inaktiverar mötesrummet när hon eller han lämnar det. Personliga rum är avsedda att vara ett snabbt och bekvämt sätt för betrodda mötesdeltagare att träffas och har därför en begränsad uppsättning konfigurerbara säkerhetsfunktioner. Om mötessäkerhet är din främsta prioritet rekommenderar vi att du använder schemalagda Webex-möten som har en omfattande uppsättning konfigurerbara säkerhetsfunktioner.

Du kan aktivera eller inaktivera möten i personliga rum för alla användare på din Webex-plats. Om de är aktiverade för din Webex-plats kan de även aktiveras eller inaktiveras för enskilda användare.

Aktivera möten i personliga rum:

När ett Webex-möte är låst påverkar det mötets inträdesbeteende för alla användare. Som standard låses alla möten efter 5 minuter och alla måste vänta i lobbyn tills värden släpper in dem.

Separata inställningar för möteslås finns tillgängliga för schemalagda möten och möten i personliga rum på din Webex-plats.

Med kontrollerna för möteslås kan en administratör göra följande:

• Lås mötet automatiskt 0, 5, 10, 15 eller 20 minuter efter att mötet börjar.

• Konfigurera mötets inträdesbeteende när mötet är låst:

  • Alla väntar i lobbyn tills värden släpper in dem.

  • Ingen kan ansluta till mötet.

Standardinställningen när ett möte är låst är Alla väntar i lobbyn tills värden släpper in dem.

Som administratör kan du tvinga mötesvärdar att använda standardinställningarna för möteslås för hela webbplatsen eller låta värden ställa in hur många minuter efter att mötet har startat som det ska låsas. Vi rekommenderar att du tillämpar automatisk låsning av möten efter en viss tid. Mötesvärdar kan alltid använda kontroller under möten för att låsa och låsa upp mötet medan det pågår.

Lobbyn är aktiverad som standard för alla schemalagda Webex Meetings. Med den här standardinställning för olåsta möten placeras alla gästanvändare i lobbyn tills värden släpper in dem.

En gästanvändare definieras enligt följande:

• Fick en mötesinbjudan, men loggade inte in (identiteten är inte autentiserad)

• Fick ingen e-postinbjudan

Med standardinställning för olåsta möten, De väntar i lobbyn tills värden släpper in dem, kringgår personer som tagit emot en mötesinbjudan och loggat in med ett Webex-konto med en värd- eller deltagarlicens lobbyn och deltar direkt i mötet.

Du kan välja att tillåta att mötesdeltagare som loggar in med ett Webex-konto i samma organisation som värden alltid kan delta i olåsta möten för alla schemalagda möten i din organisation.

Mötesvärden kan se en lista över deltagare som väntar i lobbyn. När användare placeras i lobbyn delas de in i tre grupper för att förenkla användargranskning och val för mötestillträde:

• Interna användare (autentiserade användare i din organisation)

• Externa användare (autentiserade användare i externa organisationer)

• Overifierade användare (användare som inte har loggat in och som inte kan autentiseras)

Interna och externa autentiserade användare har loggat in och verifierat sin identitet. Identiteten för overifierade användare (användare som inte har loggat in) kan inte antas vara sann eftersom de inte har autentiserats.

Användare kan få tillträde till mötet eller tas bort från lobbyn enskilt eller som en grupp.

Ändra lobbyinställningarna för schemalagda möten

Lobbyn är aktiverad som standard för alla schemalagda möten i personliga rum. Med den här standardinställning för olåsta möten placeras alla gästanvändare i lobbyn tills värden släpper in dem.

En gästanvändare definieras enligt följande:

• Fick en mötesinbjudan, men loggade inte in (identiteten är inte autentiserad)

• Fick ingen e-postinbjudan

Mötesvärden kan se en lista över deltagare som väntar i lobbyn. När användare placeras i lobbyn delas de in i tre grupper för att förenkla användargranskning och val för mötestillträde:

• Interna användare (autentiserade användare i din organisation)

• Externa användare (autentiserade användare i externa organisationer)

• Overifierade användare (användare som inte har loggat in och som inte kan autentiseras)

Interna och externa autentiserade användare har loggat in och verifierat sin identitet. Identiteten för overifierade användare (användare som inte har loggat in) kan inte antas vara sann eftersom de inte har autentiserats.

Användare kan få tillträde till mötet eller tas bort från lobbyn enskilt eller som en grupp.

Ändra lobbyinställningarna för möten i personliga rum

Vi rekommenderar att du tillämpar lösenordskrav för användare som deltar i schemalagda möten från telefon eller videokonferenssystem. Systemet genererar automatiskt ett åttasiffrigt numeriskt lösenord för de som deltar från telefon och videokonferenssystem och lägger till det i mötesinbjudan. Den här åtgärden säkerställer att det endast är personer som har en inbjudan som kan delta i mötet när de använder en telefon eller ett videokonferenssystem.

Vi rekommenderar att du förhindrar deltagare från att delta före värden, såvida du inte är fullständigt medveten om säkerhetsrisken och kräver den här funktionen.

Överväg att inaktivera alternativen att delta före värden för din webbplats, särskilt för listade möten. Annars kan externa deltagare utnyttja schemalagda möten för sina egna syften, utan värdens vetskap eller medgivande.

Om du låter deltagare delta innan värden bör du även överväga att inte tillåta att de ansluter till mötets ljud innan värden. Om mötet är listat på din webbplats eller om det inte är lösenordsskyddat kan obehöriga användare få åtkomst till mötet, och deltagarna kan initiera kostsamma samtal utan värdens vetskap eller samtycke.

Avseende personliga konferensmöten (PCN-möten) rekommenderar vi att du inaktiverar alternativet Delta i ljud innan värden. Värden måste slå Webex-åtkomstnumret för ljudbryggan och sedan ange värdens åtkomstkod och PIN-kod innan deltagarna kan delta i mötet.

Utöver att använda möteslobbyn och möteslåsfunktionerna för möten i personliga rum kan du använda CAPTCHA för att identifiera och blockera angripare som använder robotar och skript för att på bedrägligt sätt få åtkomst till dina möten i personliga rum. När alternativet är aktiverat tillämpas CAPTCHA för gäster som deltar i ditt möte i personligt rum.

En gästanvändare definieras enligt följande:

• Ej inloggad (identiteten är inte autentiserad)

• Inloggad, men tillhör en extern organisation

Bedrägeri med telefonåteruppringning kan inträffa när någon deltar i ett av dina möten och använder återuppringning för att ringa misstänkta telefonnummer från olika länder, vilket kostar pengar för din organisation. Dessa misstänkta telefonnummer kan komma från var som helst i världen. Vi observerade dock att de länder och regioner som har en högre andel av bedrägerier är:

• Belgien

• Costa Rica

• Ecuador

• Egypten

• Etiopien

• Frankrike

• Moldavien

• Niger

• Panama

• Filippinerna

• Portugal

• Saudiarabien

• Sydafrika

• Sri Lanka

• Taiwan

• Turkiet

• Ukraina

• Förenade Arabemiraten

• Storbritannien

• Vietnam

Om det finns länder som du inte gör affärer med, eller om du vill förhindra bedrägliga eller misstänkta samtal till dina möten från vissa länder eller regioner, kan du avmarkera dem i listan över Webex-tillåtna länder för återuppringning.

Även mötesrubriker kan avslöja känslig information. Till exempel kan ett möte med rubriken ”Diskutera förvärv av företag A” få ekonomiska konsekvenser om det avslöjas i förväg. Genom att skapa ej listade möten bibehåller du säkerheten för känslig information.

För listade möten visas mötesämnet och annan information på din Webex-plats för autentiserade användare, samt icke-autentiserade användare och gäster. Vi rekommenderar att du markerar alla möten som ej listade, såvida inte din organisation har ett specifikt affärsbehov av att visa mötesrubriker och mötesinformation offentligt.

Om din organisation arbetar med känslig information rekommenderar vi att du kräver att alla användare har ett konto på din Webex-plats. När detta är aktiverat uppmanar Webex alla värdar och deltagare att ange sina autentiseringsuppgifter när de deltar i ett möte, en händelse eller ett utbildningsmöte.

Dessutom rekommenderar vi att du kräver att deltagarna loggar in när de ringer in från en telefon. Detta krav förhindrar att någon deltar i mötet eller utbildningsmötet utan korrekta autentiseringsuppgifter.

Att dölja länkarna i möten avskräcker deltagare från att bjuda in oönskade gäster eftersom det blir svårare att kopiera och dela länkarna. Det hindrar inte deltagare från att kopiera och dela möteslänkar från sina e-postinbjudningar.