I grupputrymmen, om personen som skapade ett utrymme lämnar organisationen, kommer organisationen att fortsätta att äga utrymmes- och bevarandepolicyn så länge den fortfarande har personer i utrymmet. I samtal med bara en annan person äger organisationen som varje person tillhör sin anställds innehåll.

Policyn definierar:

• vem som äger innehållet som publiceras i utrymmet.

• hur länge innehållet lagras. Efter denna tid är allt innehåll borta för gott och är oåterkalleligt.

• att ägaren av utrymmet kan övervaka och ta bort innehåll baserat på dess policyer.