Planlı Webex toplantıları

Güvenliğin, sizin veya kuruluşunuz için önemli olduğu durumlarda planlı Webex toplantılarını öneririz. Parolayla korunan planlı toplantılar toplantı özelliği kontrolleri ve katılımcı kontrollerinde çeşitli güvenlik özellikleri sunan tek seferlik toplantılardır. Yönetici olarak, Webex sitenizdeki tüm planlı toplantılar için güvenlik özelliklerini kontrol edebilirsiniz. Toplantı sahipleri de toplantılarını planlarken toplantı güvenliğini, toplantı seçeneklerini ve katılımcı ayrıcalıklarını yapılandırabilir.

Kişisel Oda toplantıları

Webex Meetings Kişisel Toplantı Odaları, toplantı sahibi tarafından sürekli olarak kullanılabilen bir Webex toplantısı biçimidir. Toplantı sahibi, toplantıya katılırken kişisel toplantı odasını etkinleştirir ve ayrılırken devre dışı bırakır. Kişisel Toplantı Odalarının amacı, güvenilir katılımcıların toplantı yapması için hızlı ve kolay bir yol sağlamaktır. Bu nedenle, söz konusu odalarda sınırlı sayıda yapılandırılabilir güvenlik özelliği bulunur. Öncelikli endişeniz toplantı güvenliğiyse, kapsamlı yapılandırılabilir güvenlik özelliklerine sahip olan planlı Webex toplantılarını kullanmanızı öneririz.

Webex sitenizdeki tüm kullanıcılar için Kişisel Toplantı Odası toplantılarını etkinleştirebilir veya devre dışı bırakabilirsiniz. Webex siteniz için etkinleştirildiğinde, bu toplantıları kullanıcılar için ayrı ayrı etkinleştirebilir veya devre dışı bırakabilirsiniz.

Kişisel Toplantı Odası toplantılarını etkinleştirmek için aşağıdaki adımları izleyin:

Webex toplantılarını kilitlemek, tüm kullanıcıların toplantı girişi davranışını etkiler. Varsayılan olarak, tüm toplantılar 5 dakika sonra kilitlenir ve toplantı sahibi toplantıya kabul edene kadar herkesin lobide beklemesi gerekir.

Webex sitenizdeki planlı toplantılar ve Kişisel Toplantı Odası toplantılarına yönelik farklı toplantı kilidi ayarları mevcuttur.

Yöneticiler, toplantı kilidi kontrollerini kullanarak aşağıdakileri yapabilir:

• Toplantı başladıktan 0, 5, 10, 15 veya 20 dakika sonra toplantıyı otomatik olarak kilitleme.

• Toplantı kilitliyken toplantı girişi davranışını yapılandırma:

  • Toplantı sahibi tarafından kabul edilene kadar herkes lobide bekler.

  • Hiç kimse toplantıya katılamaz.

Toplantı sahibi toplantıya kabul edene kadar herkes lobide beklesin, toplantılar kilitliyken varsayılan olarak uygulanan ayardır.

Yönetici olarak, toplantı sahiplerinin site genelindeki varsayılan toplantı kilidi ayarlarını kullanmasını zorunlu kılabilir veya toplantı sahibinin toplantı başladıktan kaç dakika sonra toplantının kilitleneceğini belirlemesine izin verebilirsiniz. Toplantıların belirli bir süre sonra otomatik olarak kilitlenmesini zorunlu kılmanızı öneririz. Toplantı sahipleri, devam eden toplantıları kilitlemek ve bu toplantıların kilidini açmak için her zaman toplantı içi kontrolleri kullanabilir.

Lobi, planlanmış tüm Webex toplantıları için varsayılan olarak etkindir. Kilitli olmayan toplantılar için bu varsayılan ayar ile tüm konuk kullanıcılar, toplantı sahibi onları kabul edene kadar lobiye yerleştirilir.

Şu kullanıcılar konuk olarak tanımlanır:

• Bir toplantı daveti aldı, ancak oturum açmadı (kimlik doğrulanmadı)

• E-posta daveti almadı

Kilitli olmayan toplantılar için varsayılan ayar ile, toplantı daveti alan ve toplantı sahibi veya katılımcı lisansı kullanarak bir Webex hesabıyla oturum açan kişiler lobiyi atlayıp doğrudan toplantıya katılırken; bu kişiler Toplantı sahibi izin verene kadar lobide beklerler.

Toplantı sahibi ile aynı kuruluşta bir Webex hesabıyla oturum açan katılımcıların kuruluşunuzdaki tüm planlanmış toplantılar için her zaman kilitli olmayan toplantılara katılmasına izin vermeyi seçebilirsiniz.

Toplantı sahibi lobide bekleyen katılımcıların listesini görebilir. Kullanıcılar lobiye yerleştirildiklerinde, kullanıcı taramasını ve toplantı kabul seçeneklerini basitleştirmek için üç gruptan birinde görünürler:

• Dahili kullanıcılar (kuruluşunuzdaki kimliği doğrulanmış kullanıcılar)

• Harici kullanıcılar (harici kuruluşlardaki kimliği doğrulanmış kullanıcılar)

• Doğrulanmamış kullanıcılar (oturum açmamış ve kimliği doğrulanamayan kullanıcılar)

Dahili ve harici kimliği doğrulanmış kullanıcılar, oturum açmış ve kimliklerini doğrulamıştır. Doğrulanmamış kullanıcıların (oturum açmamış kullanıcılar) kimliği doğrulanmadığı için bu değerin doğru olduğu varsayılamaz.

Kullanıcılar, bireysel olarak veya grup hâlinde toplantıya kabul edilebilir ya da lobiden çıkarılabilir.

Planlanmış toplantılar için lobi ayarlarını değiştirme

Lobi, planlanan tüm Kişisel Toplantı Odası toplantıları için varsayılan olarak etkindir. Kilitli olmayan toplantılar için bu varsayılan ayar ile tüm konuk kullanıcılar, toplantı sahibi onları kabul edene kadar lobiye yerleştirilir.

Şu kullanıcılar konuk olarak tanımlanır:

• Bir toplantı daveti aldı, ancak oturum açmadı (kimlik doğrulanmadı)

• E-posta daveti almadı

Toplantı sahibi lobide bekleyen katılımcıların listesini görebilir. Kullanıcılar lobiye yerleştirildiklerinde, kullanıcı taramasını ve toplantı kabul seçeneklerini basitleştirmek için üç gruptan birinde görünürler:

• Dahili kullanıcılar (kuruluşunuzdaki kimliği doğrulanmış kullanıcılar)

• Harici kullanıcılar (harici kuruluşlardaki kimliği doğrulanmış kullanıcılar)

• Doğrulanmamış kullanıcılar (oturum açmamış ve kimliği doğrulanamayan kullanıcılar)

Dahili ve harici kimliği doğrulanmış kullanıcılar, oturum açmış ve kimliklerini doğrulamıştır. Doğrulanmamış kullanıcıların (oturum açmamış kullanıcılar) kimliği doğrulanmadığı için bu değerin doğru olduğu varsayılamaz.

Kullanıcılar, bireysel olarak veya grup hâlinde toplantıya kabul edilebilir ya da lobiden çıkarılabilir.

Kişisel Toplantı Odası toplantıları için lobi ayarlarını değiştirme

Planlanan toplantılara telefondan veya video konferans sistemlerinden katılan kullanıcılar için parola zorunluluğu getirmenizi öneririz. Bu sistem, telefondan ve video konferans sistemlerinden katılan katılımcıları için otomatik olarak sekiz haneli bir sayısal parola oluşturur ve bu parolayı toplantı davetine ekler. Bu önlem, telefon veya video konferans sistemi kullanırken yalnızca daveti olan kişilerin toplantıya katılabilmesini sağlar.

Güvenlik riskinin tam olarak farkında değilseniz ve söz konusu işleve ihtiyaç duymuyorsanız, katılımcıların toplantı sahibinden önce katılmasını engellemenizi öneririz.

Özellikle, duyurulan toplantılar söz konusu olduğunda, toplantı sahibinden önce katılma seçeneklerini siteniz için devre dışı bırakmak iyi bir fikir olabilir. Aksi takdirde, toplantı sahibinin bilgisi veya onayı olmadan, harici katılımcılar planlı toplantıları kendi amaçları için kullanabilir.

Benzer şekilde, katılımcıların toplantı sahibinden önce katılmasına izin verirseniz, sese toplantı sahibinden önce katılmalarına izin vermemeyi deneyin. Toplantınız sitenizde listelenmişse veya parola korumalı değilse, yetkisiz kullanıcılar erişim elde edebilir ve toplantı sahibinin bilgisi veya izni olmadan pahalı görüşmeler başlatabilir.

Kişisel Konferans Toplantıları (PCN Toplantıları) için sese toplantı sahibinden önce katılma seçeneğini devre dışı bırakmanızı öneririz. Katılımcıların toplantıya katılabilmesi için toplantı sahibinin, ses köprüsü için Webex erişim numarasını çevirmesi ve ardından toplantı sahibi erişim kodu ve toplantı sahibi PIN’ini girmesi gerekir.

Kişisel toplantı odası toplantıları için toplantı lobisi ve toplantı kilidi özelliklerini kullanmaya ek olarak, kişisel toplantı odası toplantılarınıza hileli bir şekilde erişmek için robotlar ve komut dosyaları kullanan saldırganları tespit etmek ve engellemek amacıyla CAPTCHA kullanabilirsiniz. Bu ayarı etkinleştirdiğinizde, kişisel toplantı odası toplantınıza katılan konuklardan CAPTCHA doldurmaları istenir.

Şu kullanıcılar konuk olarak tanımlanır:

• Oturum açmamış (kimlik doğrulanmamış)

• Oturum açmış ancak harici kuruluşa ait

Telefonla geri arama dolandırıcılığı, birisi toplantılarınızdan birine katılıp farklı ülkelerden şüpheli telefon numaralarını aramak için geri arama özelliğini kullandığında gerçekleşebilir ve kuruluşunuzun para ödemesine neden olur. Bu şüpheli telefon numaraları dünyanın herhangi bir ülke veya bölgesine ait olabilir ancak dolandırıcılık yüzdesinin daha yüksek olduğu ülke ve bölgelerin şunlar olduğunu gözlemledik:

• Belçika

• Kosta Rika

• Ekvator

• Mısır

• Etiyopya

• Fransa

• Moldova

• Nijer

• Panama

• Filipinler

• Portekiz

• Suudi Arabistan

• Güney Afrika

• Sri Lanka

• Tayvan

• Türkiye

• Ukrayna

• Birleşik Arap Emirlikleri

• İngiltere

• Vietnam

Ticari faaliyetler gerçekleştirmediğiniz ülkeler varsa veya belirli ülke ya da bölgelerden toplantılarınıza yapılan hileli veya şüpheli çağrıları önlemek istiyorsanız, Webex’in İzin Verdiği Geri Arama Ülkeleri listesinde bu ülke ve bölgelerin işaretini kaldırabilirsiniz.

Toplantı başlıkları bile hassas bilgiler içerebilir. Örneğin; “A Şirketinin satın alınmasını tartışma” başlıklı bir toplantının önceden duyurulması, finansal etkiler yaratabilir. Duyurulmayan toplantılar oluşturmak hassas bilgilerin güvenliğini sağlar.

Duyurulan toplantılarda toplantı konusu ve diğer ayrıntılar, kimliği doğrulanmış kullanıcıların yanı sıra kimliği doğrulanmamış kullanıcılar ve konukların da görebileceği şekilde Webex sitesinde görüntülenir. Kuruluşunuzun belirli bir iş ihtiyacı için toplantı başlıklarını ve bilgilerini herkese açık olacak şekilde göstermesi gerekmiyorsa tüm toplantıları duyurulmayan olarak işaretlemenizi öneririz.

Kuruluşunuz hassas bilgilerle çalışıyorsa, tüm kullanıcıların Webex sitenizde hesabı olmasını zorunlu kılmanızı öneririz. Bu ayarı etkinleştirdiğinizde Webex, bir toplantıya, etkinliğe veya eğitim oturumuna katılan tüm toplantı sahipleri ve katılımcılardan kimlik bilgilerini ister.

Ayrıca, telefondan arama yapan katılımcıların oturum açmasını zorunlu kılmanızı öneririz. Bu zorunluluk, herhangi birinin uygun kimlik bilgileri olmadan toplantı veya eğitim oturumlarına girmesini engeller.

Toplantılar sırasında bağlantıları gizlemek, bağlantıları kopyalamayı ve paylaşmayı zorlaştırarak katılımcıların istenmeyen konukları davet etmesini engeller. Katılımcıların e-posta davetlerinden toplantı bağlantılarını kopyalayıp paylaşmalarını engellemez.