Configurar los ajustes de la organización para el correo de voz

Configure los ajustes de su organización antes de administrar los ajustes del correo de voz de los usuarios. Estas configuraciones determinan los ajustes del correo de voz de los usuarios que puede establecer.

Antes de comenzar

Para que la característica de correo de voz funcione, debe configurar la extensión del portal de voz para la ubicación. Consulte Configurar portales de voz para Webex Calling para obtener más detalles.

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Inicie sesión en el Control Hub.

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Diríjase a Servicios > Llamadas > Configuración del servicio.

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Vaya a la sección Correo de voz y configure los siguientes ajustes:

  • Reenvío de correo de voz

  • Eliminación de correo de voz

  • Contraseña del correo de voz

Reenvío de correo de voz

Cuando está habilitada, la configuración permite a los usuarios reenviar un mensaje de correo de voz a la extensión o número de otros usuarios. Si esta opción está deshabilitada, prohíbe que el usuario reenvie mensajes de correo de voz, utilice un buzón externo o envíe una copia del mensaje de correo de voz a una dirección de correo electrónico especificada.

  • Para habilitar esta configuración, haga clic en el conmutador.

Eliminación del correo de voz

Los correos de voz con más de 180 días de antigüedad se archivan automáticamente. Si necesita acceso a correos de voz archivados, se le solicitará que plantee una solicitud de servicio a Cisco.

La eliminación del correo de voz le permite establecer condiciones para los mensajes caducados. Cuando están habilitados, los administradores pueden especificar el período de tiempo en el que caducan los mensajes. Puede introducir los días (1-180) en el campo provisto. Los administradores también pueden establecer condiciones para la eliminación de mensajes.

Para habilitar esta configuración, haga clic en el botón de alternancia y elija una de las siguientes opciones:

  • Eliminación permisiva: mantiene todos los mensajes de correo de voz no leídos y elimina los mensajes de correo de voz que caducaron cuando un usuario accede a su buzón.

  • Eliminación estricta: elimina todos los mensajes de correo de voz leídos y no leídos en función del intervalo de tiempo establecido.

Contraseña del correo de voz

Cuando está habilitada, la configuración le permite crear un marco de tiempo en el que una persona tiene que cambiar su contraseña y con qué frecuencia puede cambiar su contraseña nuevamente (una vez que se cambia):

  • Puede establecer la cantidad mínima de días (del 1 al 7) en los que el usuario puede cambiar una contraseña cuando está habilitada. Cuando la alternancia está desactivada, pueden cambiar su contraseña varias veces el mismo día.

    Webex Calling impide que el usuario pueda configurar una de las contraseñas más antiguas, lo que hace que la contraseña de los usuarios sea más segura.

  • Puede establecer la cantidad de días en los que caduca una contraseña (entre 15 y 180) cuando se habilita. Cuando la alternancia está desactivada, la contraseña nunca caduca.

    Esta característica también extiende el historial de contraseñas entre 10 y 24. Es decir, puede almacenar las últimas 24 contraseñas de cada usuario e impedir que este vuelva a utilizar una de estas contraseñas almacenadas.

  • Para habilitar esta configuración, haga clic en el conmutador y defina las configuraciones adecuadas.

Habilitar el correo de voz para un usuario

Si tiene el reenvío de llamadas habilitado, esos ajustes de reenvío de llamadas anulan los ajustes del correo de voz que configuró.

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Inicie sesión en el Control Hub.

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Vaya a Administración > Usuarios.

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Seleccione un usuario y haga clic en Llamadas.

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Vaya a la sección Idioma del correo de voz, el fax y el anuncio y haga clic en Correo de voz.

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Active el conmutador del correo de voz, y elija cualquiera de los ajustes que quiera habilitar.

Es posible que algunas características del correo de voz no estén disponibles debido a los ajustes de la organización establecidos.

¿Quiere saber cómo está? Mire esta demostración en vídeo sobre cómo administrar la configuración del correo de voz para un usuario en Control Hub.

Enviar llamadas de un usuario al correo de voz

Configure estos ajustes del correo de voz para dirigir llamadas entrantes al correo de voz de los usuarios.
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Inicie sesión en el Control Hub.

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Vaya a Administración > Usuarios.

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Seleccione un usuario y haga clic en Llamadas.

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Vaya a la sección Idioma del correo de voz, el fax y el anuncio y haga clic en Correo de voz.

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Active el conmutador del correo de voz.

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Vaya a la sección Enviar llamadas al correo de voz y elija una de las siguientes opciones:

  • Enviar todas las llamadas al correo de voz: esta opción reenvía todas las llamadas al correo de voz.
  • Enviar llamadas al correo de voz cuando una línea está ocupada: esta opción reenvía las llamadas al correo de voz cuando el usuario ya está en una llamada. Seleccione la casilla de verificación y elija configurar el saludo predeterminado o el saludo personalizado.

    Para definir los saludos predeterminados, seleccione la opción Mensaje "ocupado" predeterminado .

    Para configurar sus propios saludos personalizados, seleccione la opción Mensaje personalizado y haga clic en Cargar archivo para cargar su archivo de audio (WAV) o haga clic en Grabar mensaje para grabar el mensaje.

  • Enviar llamadas al correo de voz cuando no haya respuesta: esta opción reenvía las llamadas entrantes al correo de voz después de una cantidad especificada de timbres. Seleccione la casilla de verificación y la cantidad de timbres antes de reproducir los saludos de la lista desplegable. Puede elegir configurar un saludo predeterminado o un saludo personalizado.

    Para definir los saludos predeterminados, seleccione la opción Mensaje "ocupado" predeterminado .

    Para configurar sus propios saludos personalizados, seleccione la opción Mensaje personalizado y haga clic en Cargar archivo para cargar su archivo de audio (WAV) o haga clic en Grabar mensaje para grabar el mensaje.

Una vez que haya cargado el archivo o grabado los saludos, puede actualizarlo seleccionando Reemplazar archivo o grabando otro mensaje. La grabación de un nuevo mensaje o la carga de un nuevo archivo anulan los saludos anteriores.

El archivo de audio (WAV) debe tener un formato de archivo .wav de 8 Khz, con atributos mono de 8 bits, CCITT µ-law y 2 MB como máximo.

Si selecciona Enviar todas las llamadas al correo de voz, no podrá seleccionar las otras dos opciones. Puede optar por dirigir al correo de voz con las opciones Enviar llamadas al correo de voz durante una línea ocupada y Enviar llamadas al correo de voz cuando se seleccionan juntos las opciones no relacionadas .

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Haga clic en Guardar.

Restablecer/Establecer el PIN de correo de voz de un usuario temporal

Si el PIN de correo de voz predeterminado está habilitado para su organización, puede restablecer el PIN de correo de voz de un usuario. Para obtener más información acerca de cómo configurar un PIN de correo de voz predeterminado para su organización, consulte Configurar un PIN de correo de voz predeterminado para todos los usuarios nuevos.

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Inicie sesión en el Control Hub.

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Para restablecer un PIN de correo de voz para un usuario:

  1. Vaya a Administración > Usuarios.

  2. Seleccione un usuario y haga clic en Llamadas.

  3. Vaya a la sección Idioma del correo de voz, el fax y el anuncio y haga clic en Correo de voz.

  4. Active el conmutador del correo de voz.

  5. Vaya a la sección PIN de correo de voz y haga clic en Restablecer PIN de correo de voz.

    Ahora el usuario puede iniciar sesión en su portal de correo de voz e introducir el PIN predeterminado configurado para su organización.

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Para establecer una contraseña temporal para un usuario:

  1. Vaya a Administración > Usuarios.

  2. Seleccione un usuario y haga clic en Llamadas.

  3. Vaya a la sección Idioma del correo de voz, el fax y el anuncio y haga clic en Correo de voz.

  4. Active el conmutador del correo de voz.

  5. Vaya a la sección PIN de correo de voz e introduzca una contraseña temporal para acceder al correo de voz en Crear nueva contraseña temporal.

    • La contraseña debe tener entre 6 y 30 dígitos.

    • No puede contener 5 o más dígitos repetidos.

    • No pueden ser patrones repetidos.

    • No puede contener 4 dígitos consecutivos en una fila.

    • No puede contener ninguna parte de su número telefónico o extensión.

  6. Confirme la contraseña en Confirmar nueva contraseña temporal.

  7. Haga clic en Guardar.

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Para establecer un código de acceso temporal para líneas virtuales:

  1. Diríjase a Servicios → Llamadas > Líneas virtuales.

  2. Seleccione una línea virtual y haga clic en Llamadas.

  3. Vaya a la sección Idioma del correo de voz, el fax y el anuncio y haga clic en Correo de voz.

  4. Active el conmutador del correo de voz.

  5. Vaya a la sección PIN de correo de voz e introduzca una contraseña temporal para acceder al correo de voz en Crear nueva contraseña temporal.

    • La contraseña debe tener entre 6 y 30 dígitos.

    • No puede contener 5 o más dígitos repetidos.

    • No pueden ser patrones repetidos.

    • No puede contener 4 dígitos consecutivos en una fila.

    • No puede contener ninguna parte de su número telefónico o extensión.

  6. Confirme la contraseña en Confirmar nueva contraseña temporal.

  7. Haga clic en Guardar.

Los usuarios también pueden restablecer su PIN de correo de voz en Concentrador de usuarios siguiendo los criterios especificados establecidos a nivel de la organización. Para obtener detalles, consulte Establecer o restablecer su PIN de correo de voz.

Habilitar notificaciones de correo de voz para un usuario

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Inicie sesión en el Control Hub.

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Vaya a Administración > Usuarios.

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Seleccione un usuario y haga clic en Llamadas.

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Vaya a la sección Idioma del correo de voz, el fax y el anuncio y haga clic en Correo de voz.

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Active el conmutador del correo de voz.

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Vaya a la sección Notificaciones y active Recibir notificaciones de correo de voz.

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Elija una de las siguientes opciones:

  • Por correo electrónico: seleccione esta opción e introduzca la dirección de correo electrónico para enviar la notificación.

  • Por mensaje de texto: seleccione esta opción, introduzca el número de teléfono para enviar la notificación y, a continuación, seleccione el proveedor de red en el menú desplegable.

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Haga clic en Guardar.

Administrar el almacenamiento de mensajes de correo de voz de un usuario

Puede especificar dónde pueden acceder los usuarios a su correo de voz: en su teléfono, en el concentrador de usuarios o a través de una dirección de correo electrónico especificada como un archivo .tiff .

Si la ubicación asignada al usuario tiene la transcripción del correo de voz habilitada y usted desea que el usuario reciba transcripciones del correo de voz, envíe por correo electrónico una copia del mensaje y seleccione la opción Utilizar el buzón interno . Para obtener detalles sobre la activación de la transcripción del correo de voz para su ubicación, consulte Habilitar o deshabilitar la transcripción del correo de voz para una ubicación.

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Inicie sesión en el Control Hub.

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Vaya a Administración > Usuarios.

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Seleccione un usuario y haga clic en Llamadas.

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Vaya a la sección Idioma del correo de voz, el fax y el anuncio y haga clic en Correo de voz.

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Active el conmutador del correo de voz.

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Vaya a la sección Almacenamiento de mensajes y elija una de las siguientes opciones:

  • Utilizar buzón interno: si elige esta opción, los usuarios podrán acceder a sus mensajes de voz desde el teléfono, la aplicación de Webex y el concentrador de usuarios. Seleccione Usar el indicador de mensaje nuevo en el teléfono para habilitar el indicador.

    Si la ubicación asignada al usuario tiene transcripción del correo de voz, debe seleccionar Utilizar buzón interno para que este usuario reciba una transcripción del correo de voz que esté habilitada.

    El buzón interno tiene las siguientes limitaciones de almacenamiento:

    • - Límite de un solo mensaje de 10 minutos.

    • - Límite total del buzón de 100 minutos.

  • Utilizar buzón externo: si elige esta opción, todos los mensajes de voz se envían a un correo electrónico especificado. Los usuarios no pueden acceder a los mensajes de voz desde su teléfono, la aplicación de Webex o el concentrador de usuarios. Además, los correos de voz no se transcriben.

Es posible que esta opción no esté disponible si está desactivado el reenvío del correo de voz.

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Haga clic en Guardar.

Configurar ajustes adicionales del correo de voz para un usuario

Estos ajustes adicionales se pueden configurar con otros ajustes del correo de voz para los usuarios en Control Hub.
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Inicie sesión en el Control Hub.

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Vaya a Administración > Usuarios.

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Seleccione un usuario y haga clic en Llamadas.

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Vaya a la sección Idioma del correo de voz, el fax y el anuncio y haga clic en Correo de voz.

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Active el conmutador del correo de voz.

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Vaya a la sección Configuración adicional y elija una de las siguientes opciones o ambas:

  • Seleccione Transferir en '0' a otra línea e introduzca el número de teléfono al que se transferirán las personas que llaman.

    Si selecciona esta opción, asegúrese de que su saludo de correo de voz informe a las personas que llaman que presionar '0' los transferirá.

  • Seleccione Enviar por correo electrónico una copia del mensaje de correo de voz e introduzca la dirección de correo electrónico a la que se enviará la grabación de todos los correos de voz.

Es posible que esta opción no esté disponible si está desactivado el reenvío del correo de voz.

Si la ubicación asignada al usuario tiene habilitada la transcripción del correo de voz, seleccione la opción Enviar por correo electrónico una copia del mensaje para que el usuario reciba transcripciones del correo de voz.

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Haga clic en Guardar.

Configurar los ajustes de los mensajes de fax para un usuario

La mensajería de fax permite a los usuarios recibir faxes entrantes directos desde el servicio de correo de voz.

Antes de comenzar

Tenga en cuenta estos punteros antes de configurar esta característica:

  • Los faxes son recopilados por la Webex Calling móvil y se almacenan en un área de almacenamiento compartida junto con los mensajes de correo de voz. La capacidad de almacenamiento es de 100 minutos de correo de voz o de 1000 páginas de mensajes de fax. Asegúrese de que los usuarios estén al tanto del espacio disponible, y deba asignar espacio para nuevos mensajes de fax y archivar con inteligencia.

  • Los mensajes de fax se almacenan durante un período de tiempo ilimitado.

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Vaya a Administración > Usuarios.

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Seleccione un usuario y haga clic en Llamadas.

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Vaya a la sección Idioma del correo de voz, el fax y el anuncio y haga clic en Correo de voz.

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Active el conmutador del correo de voz.

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Vaya a la sección Mensajería de fax y active el conmutador Recibir mensajes de fax .

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Introduzca el número de teléfono asignado para la mensajería de fax.

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Introduzca una extensión, de ser necesario.

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Haga clic en Guardar.

Habilitar transcripción del correo de voz para un usuario

Con la transcripción del correo de voz , el usuario recibe un correo electrónico con la transcripción del correo de voz en el cuerpo del correo electrónico y . Archivo WAV como archivo adjunto de correo de voz.

Para un usuario que tenga transcripción del correo de voz, se aplican las siguientes condiciones:

  • Habilite la transcripción del correo de voz para la ubicación del usuario. Para obtener detalles, consulte Transcripción del correo de voz para Webex Calling.

  • Seleccione Enviar por correo electrónico una copia del mensaje de correo de voz y Utilizar buzón interno en el área de configuración del correo de voz del usuario del perfil de Llamadas .

Un usuario también puede configurar todos los ajustes del correo de voz por su cuenta en el Concentrador de usuarios. Para obtener detalles, consulte Configurar los ajustes del correo de voz. Los cambios que el usuario realice en esta configuración se reflejarán tanto en User Hub como en Control Hub.