Konfigurera och hantera inställningar för röstbrevlåda för en Webex Calling-användare

Konfigurera organisationsinställningar för röstbrevlåda

Konfigurera dina organisationsinställningar innan du hanterar användarnas röstbrevlådeinställningar. Dessa konfigurationer avgör användarnas röstbrevlådeinställningar som du kan ställa in.

Innan du börjar

För att röstbrevlådefunktionen ska fungera måste du konfigurera röstbrevlådeanknytningen för platsen. Se Konfigurera röstportaler för Webex Calling för mer information.

1	Logga in på Control Hub.
2	Gå till Tjänster > Samtal > Tjänstinställningar.
3	Gå till avsnittet Röstbrevlåda och konfigurera följande inställningar: Vidarebefordra röstbrevlåda Borttagning av röstbrevlåda Lösenkod för röstbrevlåda

Vidare vidarebefordran av röstbrevlåda

När dessa inställningar är aktiverade kan användare vidarebefordra ett röstmeddelande till andra användares nummer eller anknytningar. Om inaktiverat, förbjuder detta användaren att vidarebefordra röst meddelanden, använda en extern postlåda, eller skicka en kopia av röst brev låde meddelandet till en angiven e-postadress.

Aktivera denna inställning genom att klicka på växla.

Ta bort röstbrevlåda

Röstmeddelanden som är över 180 dagar arkiveras automatiskt. Om du behöver åtkomst till arkiverade röstmeddelanden uppmanas du att göra en tjänstebegäran hos Cisco.

Genom att ta bort röstbrevlådan kan du ställa in villkor för utgångna meddelanden. När detta är aktiverat kan administratörer ange tidsramen när meddelanden upphör att gälla. Du kan ange dagarna (1–180) i det angivna fältet. Administratörer kan även ange villkor för borttagning av meddelanden.

Om du vill aktivera den här inställningen klickar du på växlingsknappen och väljer ett av följande alternativ:

Tillåten borttagning – detta sparar alla olästa röstmeddelanden och tar bort de röstbrevlådemeddelanden som har upphört när en användare öppnar sin brevlåda.
Strikt borttagning – detta raderar alla lästa och olästa röstmeddelanden baserat på den tidsram som du har ställt in.

Lösenord för röstbrevlåda

När detta är aktiverat kan du skapa en tidsram där en person måste ändra sitt lösenord och hur ofta de kan ändra sitt lösenord igen (när det har ändrats):

Du kan ställa in det minsta antalet dagar (1–7) då en lösenkod kan ändras av användaren när den är aktiverad. När växlingen är avstängd kan de ändra lösenkoden flera gånger på samma dag.

Webex Calling hindrar användaren från att ställa in ett av de äldre lösenorden vilket gör användarens lösenord säkrare.
Du kan ange hur många dagar en lösenkod ska upphöra (mellan 15 och 180) när den är aktiverad. När växlingen är avstängd upphör lösenkoden aldrig att gälla.

Den här funktionen förlänger även lösenkodshistoriken 10–24. Det innebär att den kan lagra varje användares 24 senaste lösenord och hindra användaren från att återanvända en av dessa sparade lösenkoder.

För att aktivera den här inställningen klickar du på växlingsknappen och anger lämpliga konfigurationer.

Aktivera röstbrevlåda för en användare

Om du har aktiverat samtalskoppling kommer dessa inställningar för samtalskoppling att åsidosätta de röstbrevlådeinställningar som du har konfigurerat.

1	Logga in på Control Hub.
2	Gå till Hantering > Användare.
3	Välj en användare och klicka på Samtal.
4	Gå till avsnittet Röstbrevlåda, fax och meddelandespråk och klicka på Röstbrevlåda.
5	Aktivera växeln för röstbrevlåda och välj bland alla inställningar som du vill aktivera. Vissa röstbrevlådefunktioner kan vara otillgängliga på grund av organisationsinställningar.

Vill du se hur det går till? Titta på den här videodemonstrationen om hur du hanterar röstbrevlådeinställningar för en användare i Control Hub.

Skicka en användares samtal till röstbrevlåda

Konfigurera dessa inställningar för röstbrevlåda för att dirigera inkommande samtal till användarnas röstbrevlåda.

1	Logga in på Control Hub.
2	Gå till Hantering > Användare.
3	Välj en användare och klicka på Samtal.
4	Gå till avsnittet Röstbrevlåda, fax och meddelandespråk och klicka på Röstbrevlåda.
5	Aktivera växlingen av röstbrevlåda .
6	Gå till avsnittet Skicka samtal till röstbrevlåda och välj något av följande alternativ: Skicka alla samtal till röstbrevlåda – Med det här alternativet vidarebefordras alla samtal till röstbrevlåda. Skicka samtal till röstbrevlådan när linjen är upptagen – Med det här alternativet vidarebefordras samtal till röstbrevlådan när användaren redan är i ett samtal. Markera kryssrutan och välj att ställa in antingen standardhälsning eller anpassad hälsning. För att ställa in standardhälsningsfrasen väljer du alternativet Standardmeddelande för ”upptaget” . Om du vill ställa in dina egna anpassade hälsningar väljer du alternativet Anpassat meddelande och klickar på Överför fil för att ladda upp din ljudfil (WAV) eller klickar på Spela in meddelande för att spela in meddelandet. Skicka samtal till röstbrevlådan när de inte besvaras – Med det här alternativet vidarebefordras inkommande samtal till röstbrevlådan efter ett angivet antal ringningar. Markera kryssrutan och antalet ringsignaler innan du spelar upp hälsningsfraserna i den nedrullningsbara listan. Du kan välja att ställa in antingen en standardhälsning eller en anpassad hälsning. För att ställa in standardhälsningsfrasen väljer du alternativet Standardmeddelande för ”upptaget” . Om du vill ställa in dina egna anpassade hälsningar väljer du alternativet Anpassat meddelande och klickar på Överför fil för att ladda upp din ljudfil (WAV) eller klickar på Spela in meddelande för att spela in meddelandet. När du har överfört filen eller spelat in hälsningsfraserna kan du uppdatera den genom att välja Ersätt fil eller spela in ett annat meddelande. Om du spelar in ett nytt meddelande eller laddar upp en ny fil åsidosätts de tidigare hälsningsfraserna. Ljudfilen (WAV) måste vara 8 kHz, 8-bitars mono, CCITT µ-law, 2 MB max, .wav-filformat. Om du väljer Skicka alla samtal till röstbrevlåda kan du inte välja de två andra alternativen. Du kan välja att dirigera till röstbrevlåda med alternativen Skicka samtal till röstbrevlåda när linjen är upptagen och Skicka samtal till röstbrevlåda när de inte besvaras tillsammans.
7	Klicka på Spara.

Återställ/ställ in en tillfällig användares PIN-kod till röstbrevlåda

Om standard-PIN-koden till röstbrevlåda är aktiverad för din organisation kan du återställa en användares PIN-kod till röstbrevlåda. Det finns mer information om hur du ställer in en standard-PIN-kod till röstbrevlåda för din organisation i Konfigurera en standard-PIN-kod till röstbrevlåda för alla nya användare.

1	Logga in på Control Hub.
2	Så här återställer du en PIN-kod till röstbrevlådan för en användare: Gå till Hantering > Användare. Välj en användare och klicka på Samtal. Gå till avsnittet Röstbrevlåda, fax och meddelandespråk och klicka på Röstbrevlåda. Aktivera växlingen av röstbrevlåda . Gå till avsnittet PIN-kod till röstbrevlåda och klicka på Återställ PIN-kod till röstbrevlåda. Nu kan användaren logga in på sin röstbrevlådeportal och ange standard-PIN-koden som har ställts in för din organisation.
3	Så här ställer du in en tillfällig lösenkod för en användare: Gå till Hantering > Användare. Välj en användare och klicka på Samtal. Gå till avsnittet Röstbrevlåda, fax och meddelandespråk och klicka på Röstbrevlåda. Aktivera växlingen av röstbrevlåda . Gå till avsnittet PIN-kod till röstbrevlåda och ange ett tillfälligt lösenord för åtkomst till röstbrevlådan i Skapa nytt tillfälligt lösenord. Lösenkoden måste vara mellan 6 och 30 siffror. Får inte innehålla fem eller fler upprepade siffror. Får inte vara upprepade mönster. Får inte innehålla fyra på varandra följande siffror i rad. Får inte innehålla någon del av ditt telefonnummer eller din anknytning. Bekräfta lösenkoden i Bekräfta ny tillfällig lösenkod. Klicka på Spara.
4	Så här ställer du in en tillfällig lösenkod för virtuella linjer: Gå till Tjänster → Samtal > Virtuella linjer. Välj en virtuell linje och klicka på Samtal. Gå till avsnittet Röstbrevlåda, fax och meddelandespråk och klicka på Röstbrevlåda. Aktivera växlingen av röstbrevlåda . Gå till avsnittet PIN-kod till röstbrevlåda och ange ett tillfälligt lösenord för åtkomst till röstbrevlådan i Skapa nytt tillfälligt lösenord. Lösenkoden måste vara mellan 6 och 30 siffror. Får inte innehålla fem eller fler upprepade siffror. Får inte vara upprepade mönster. Får inte innehålla fyra på varandra följande siffror i rad. Får inte innehålla någon del av ditt telefonnummer eller din anknytning. Bekräfta lösenkoden i Bekräfta ny tillfällig lösenkod. Klicka på Spara. Användare kan även återställa PIN-koden till röstbrevlådan i User Hub enligt de angivna kriterier som har ställts in på organisationsnivå. Mer information finns i Ställ in eller återställ PIN-koden till röstbrevlådan.

Aktivera röstbrevlådeaviseringar för en användare

1	Logga in på Control Hub.
2	Gå till Hantering > Användare.
3	Välj en användare och klicka på Samtal.
4	Gå till avsnittet Röstbrevlåda, fax och meddelandespråk och klicka på Röstbrevlåda.
5	Aktivera växlingen av röstbrevlåda .
6	Gå till avsnittet Aviseringar och aktivera Ta emot aviseringar om röstmeddelanden.
7	Välj något av följande alternativ: Via e-post – Välj det här alternativet och ange e-postadressen för att skicka meddelandet. Via text – Välj det här alternativet, ange telefonnumret som aviseringen ska skickas till och välj sedan nätverksleverantören i den nedrullningsbara menyn.
8	Klicka på Spara.

Hantera en användares lagring av röstbrevlåda

Du kan ange var användare kan komma åt röstbrevlådan – på sin telefon, i User Hub eller via en angiven e-postadress som en .tiff -fil.

Om platsen som tilldelats användaren har avskrift av röstbrevlåda aktiverad och du vill att användaren ska få avskrifter av röstbrevlådan ska du skicka en kopia av meddelandet via e-post och välja alternativet Använd den interna postlådan . För mer information om hur du aktiverar transkribering av röstbrevlådan för din plats, se Aktivera eller inaktivera transkribering av röstbrevlåda för en plats.

1	Logga in på Control Hub.
2	Gå till Hantering > Användare.
3	Välj en användare och klicka på Samtal.
4	Gå till avsnittet Röstbrevlåda, fax och meddelandespråk och klicka på Röstbrevlåda.
5	Aktivera växlingen av röstbrevlåda .
6	Gå till avsnittet Meddelandelagring och välj ett av följande alternativ: Använd intern postlåda – om du väljer det här alternativet kan användare komma åt sina röstmeddelanden från telefon, Webex-appen och User Hub. Välj Använd indikator för nya meddelanden på telefonen för att aktivera indikatorn. Om platsen som tilldelats användaren har avskrift av röstbrevlåda måste du välja Använd intern postlåda för att användaren ska få avskrift av röstbrevlåda aktiverad. Den interna postlådan har följande lagringsbegränsningar: Gräns på tio minuter för ett enskilt meddelande. Gräns på 100 minuter för hela postlådan. Använd extern postlåda – om du väljer det här alternativet skickas alla röstmeddelanden till ett angivet e-postmeddelande. Användare kan inte komma åt röstmeddelanden från sin telefon, Webex-appen eller User Hub. Röstmeddelanden transkriberas inte heller. Det här alternativet är eventuellt inte tillgängligt om röstbrevlådan är inaktiverad.
7	Klicka på Spara.

Konfigurera ytterligare inställningar för röstbrevlåda för en användare

Dessa ytterligare inställningar kan konfigureras med andra röstbrevlådeinställningar för användare i Control Hub.

1	Logga in på Control Hub.
2	Gå till Hantering > Användare.
3	Välj en användare och klicka på Samtal.
4	Gå till avsnittet Röstbrevlåda, fax och meddelandespråk och klicka på Röstbrevlåda.
5	Aktivera växlingen av röstbrevlåda .
6	Gå till avsnittet Ytterligare inställningar och välj ett eller båda av följande alternativ: Välj Överför på ”0” till en annan linje och ange telefonnumret som uppringarna ska överföras till. Om du väljer det här alternativet ska du se till att hälsningen i röstbrevlådan informerar uppringarna om att de kommer att överföras om du trycker på '0'. Välj E-posta en kopia av röstbrevlådemeddelandet och ange e-postadressen som inspelningen av alla röstmeddelanden ska skickas till. Det här alternativet är eventuellt inte tillgängligt om röstbrevlådan är inaktiverad. Om platsen som tilldelats användaren har avskrift av röstbrevlåda aktiverad väljer du alternativet E-posta en kopia av meddelandet så att användaren kan ta emot avskrifter av röstbrevlådan.
7	Klicka på Spara.

Konfigurera meddelandeinställningar för fax för en användare

Med faxmeddelanden kan en användare ta emot direktinkommande fax från röstbrevlådetjänsten.

Innan du börjar

Tänk på följande pekare innan du konfigurerar den här funktionen:

Fax samlas in av Webex Calling och lagras i ett delat lagringsutrymme samt röst meddelanden. Lagringskapaciteten är 100 minuters röstbrevlåda eller 1 000 sidor med faxmeddelanden. Se till att användarna är medvetna om det tillgängliga utrymmet, och att de måste tilldela utrymme för nya faxmeddelanden och arkivet med vis.
Faxmeddelanden sparas under obegränsad tid.

1	Logga in på Control Hub.
2	Gå till Hantering > Användare.
3	Välj en användare och klicka på Samtal.
4	Gå till avsnittet Röstbrevlåda, fax och meddelandespråk och klicka på Röstbrevlåda.
5	Aktivera växlingen av röstbrevlåda .
6	Gå till avsnittet Faxmeddelanden och aktivera knappen Ta emot faxmeddelanden .
7	Ange det telefonnummer som har tilldelats för faxmeddelanden.
8	Ange en anknytning om det behövs.
9	Klicka på Spara.

Aktivera transkribering av röstbrevlåda för en användare

Med transkribering av röstbrevlådan får användaren ett e-postmeddelande med transkribering av röstbrevlådan i e-postmeddelandet och . WAV-fil som en röstbrevlådebilaga.

För att en användare ska kunna transkribera röstbrevlåda gäller följande villkor:

Aktivera transkribering av röstbrevlåda för användarens plats. Mer information finns i Avskrift av röstbrevlåda för Webex Calling.
Välj E-posta en kopia av röstbrevlådemeddelandet och Använd intern postlåda i användarens inställningar för röstbrevlåda i samtalsprofilen .

En användare kan även konfigurera alla röstbrevlådeinställningar på egen hand i User Hub. Mer information finns i Konfigurera dina röstbrevlådeinställningar. Alla ändringar som görs av användaren av dessa inställningar visas i både User Hub och Control Hub.

Tack för din feedback.