El contenido anterior a la política de retención o el contenido que excede las cuotas de almacenamiento está sujeto a eliminación. Esto es importante porque, cuando conserva información durante mucho tiempo, aumentan las probabilidades de que pueda accederse a información confidencial.
Le recomendamos que trabaje con su asesor legal para determinar cuál es el período de retención más adecuado para su organización.
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| 1 | Inicie sesión en su organización en Control Hub en https://admin.webex.com, vaya a Settings (Configuración) y desplácese hasta Retention (Retención). | ||
| 2 | Defina una Política de retención de espacios de Webex haciendo clic en Modificar y, a continuación: Los valores mínimos son 1 día, 1 mes o 1 año. Los valores máximos son 3600 días, 120 meses o 10 años. Los valores controlan el tiempo que Webex mantiene los mensajes, archivos y pizarras blancas generados por el usuario. Puede establecer valores diferentes o los mismos para los chats de 1-1 y grupales, respectivamente.
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| 3 | Defina una Política de retención de Webex Meetings haciendo clic en Configuración y, a continuación: El valor mínimo es 7 días y el valor máximo es 3600 días. El valor controla cuánto tiempo Webex conserva las grabaciones, las transcripciones y los puntos destacados de sus reuniones.
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- ¿Cuáles son los próximos cambios de retención de datos en Webex y cómo beneficia esto al cliente?
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Webex está eliminando la opción de conservar los datos de la mensajería y las reuniones durante un período indefinido.
Este cambio le ayuda a administrar el ciclo de vida del contenido generado por el usuario, a minimizar la huella de datos si ya no es necesaria y a garantizar que pueda cumplir con las normas normativas y de cumplimiento. Consulte Cambios en la retención de datos en 2023.
- ¿Qué clientes se ven afectados por este cambio?
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Este cambio es aplicable a todos los clientes estándar y Pro Pack. Para comprobar si este cambio es aplicable a su organización, vaya a la configuración de retención de su reunión y mensajes en Configuración de la organización en Control Hub. Si la configuración de retención está disponible para su organización, este cambio se aplica a su organización.
- ¿Quiénes son los clientes del paquete estándar? ¿Cómo puedo averiguar esto?
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Los clientes estándar de Webex son aquellos clientes que han adquirido las ofertas base de Webex que no incluyen la licencia del Pro Pack. La mejor forma de comprobarlo es a través de Control Hub.
- ¿Este cambio es aplicable a todos los sitios: sitios administrados por la Administración del sitio y sitios administrados por Control Hub?
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Este cambio se aplica a todas las organizaciones con la configuración de retención de reuniones y mensajes disponible en la configuración de la organización en Control Hub. Para la retención de reuniones, el valor establecido aquí fluirá a todos los sitios vinculados o administrados por Control Hub. Si la política de retención se ha establecido como indefinida en Control Hub, el valor de configuración de retención para las grabaciones, para todos los sitios vinculados a Control Hub, se cambia a 360 días. Para los clientes del Pro Pack, puede cambiar este valor hasta 3600 días en Control Hub.
Estos cambios no se aplican a sitios independientes administrados por la Administración del sitio. Si hay sitios cuyo ajuste de retención se establece a través de la Administración del sitio de Webex, se aplicará el ajuste de retención en la Administración del sitio. Obtenga más información sobre los sitios de Webex administrados por la administración del sitio y Control Hub.
- ¿Por qué algunos clientes no pueden ver la política de retención de reuniones en Configuración de la organización?
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La política de retención de reuniones en toda la organización se aplica a todos los sitios vinculados o administrados en Control Hub. Los clientes con un solo sitio que se administra en Control Hub normalmente pueden ver esta configuración de retención en toda la organización. Sin embargo, los clientes con varios sitios de reuniones que desean tener una retención diferente para cada sitio normalmente no ven la configuración de retención en toda la organización, ya que esta configuración aplica la misma política de retención para cada sitio.
- Si los clientes ya están administrando la política de retención de reuniones para cada sitio, ¿tienen que pasar a Configuración de la organización?
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Actualmente, los clientes que administran la retención de reuniones a través de la Administración del sitio de Webex, con una configuración de retención diferente para cada sitio, no necesitan pasar a la configuración de la organización en Control Hub. Pueden seguir administrando su política de retención a través de la Administración del sitio de Webex.
Esté atento a las comunicaciones de Webex para obtener más actualizaciones relacionadas con la política de retención para los sitios administrados por la Administración del sitio de Webex.
- Un cliente tiene varios sitios de reuniones administrados en Control Hub y tiene ajustes de retención en toda la organización. Ahora, el cliente debe establecer la política de retención para cada sitio. ¿Cómo se puede hacer esto?
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Los clientes, con varios sitios de reuniones, que ya hayan optado por la administración de retención a nivel de la organización en Control Hub, deben prepararse para el próximo cambio estableciendo un valor de retención, según el tipo de paquete que se hayan suscrito.
Si desea establecer la política de retención a nivel del sitio, comuníquese inmediatamente con su gerente de atención al cliente. Estas solicitudes se evalúan caso por caso.
- ¿Qué sucede si los clientes no ven el botón de retención de la reunión en Configuración de la organización?
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Si los clientes no ven el ajuste de retención en toda la organización en la configuración de la organización en Control Hub, este cambio no les afecta.
- Si los clientes han pagado por el almacenamiento ilimitado de reuniones, ¿estarán estos clientes en una lista exenta cuando se habiliten las nuevas políticas de retención de datos?
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Estos clientes están exentos de los nuevos cambios en la política de retención de datos. Haremos todo lo posible para crear una excepción para los clientes que hayan pagado por almacenamiento ilimitado, pero no podemos garantizar que los clientes individuales sean agregados a la lista de excepciones.
Si su organización debe estar exenta, comuníquese con su gerente de cuenta de Webex o gerente de atención al cliente antes del 7 de marzo de 2023.
- ¿Es aplicable esto a los sitios en línea?
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No. Este cambio no se aplica a los sitios en línea.
- ¿Se aplica esto a Webex a Cisco BroadWorks y a los clientes de Wholesale Route to Market?
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Los clientes de Webex para Cisco BroadWorks y de Wholesale Route to Market están excluidos de este cambio. Para otros clientes, si tienen acceso a cargas de trabajo de reuniones y mensajería donde pueden personalizar la política de retención, estos cambios se aplicarán a ellos.
- Para los clientes estándar, ¿las grabaciones de más de 360 días se eliminarán automáticamente en enero de 2023 o el período de retención de 360 días comenzará en enero de 2023, para todas las grabaciones anteriores y nuevas? o, si aplico una configuración que es más corta que el período de retención actual, ¿elimina automáticamente las grabaciones que están fuera del nuevo conjunto de período? o ¿se considera una nueva regla que se aplica a las grabaciones futuras?
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Este cambio de retención se aplica a todas las grabaciones, nuevas o antiguas. Los creados antes o después de la fecha de lanzamiento. Por ejemplo, si el período de retención se ha establecido en 1 año, las grabaciones que tengan una antigüedad superior a 1 año se purgarán. Esto también se aplicará a las grabaciones nuevas.
Si no desea que esto suceda, le recomendamos que actualice a la licencia Pro Pack, que le permite conservar los datos de su organización durante más de 360 días y hasta 3600 días.
- ¿Qué sucede si un administrador de Pro Pack elige la opción Purgada en un plazo de 30 días?
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Webex elimina de forma permanente todas las grabaciones eliminadas. Esto también se aplica a los usuarios que son puestos en espera legal. Por ejemplo, si un usuario en espera legal elimina una grabación, se purga y el responsable de cumplimiento no puede recuperarla.
- ¿Se aplica la política de retención a toda la organización?
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Sí. Cuando se configura para la mensajería de espacios, se aplica a todos los espacios creados por los usuarios de la organización, los mensajes enviados y el contenido que se comparte en esos espacios. De manera similar, cuando se configura para reuniones, se aplica a todas las grabaciones e información de los sitios de reuniones relacionadas con reuniones completadas.
- ¿Qué sucede con los mensajes del Space cuando son eliminados por los usuarios finales?
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Los mensajes eliminados por los usuarios finales son eliminaciones suaves. Incluso si un usuario final elimina un mensaje, este se encuentra en el sistema y es accesible para el responsable de cumplimiento. Se elimina en forma permanente solo después del período de retención.
- ¿Qué sucede con las grabaciones de Meetings cuando son eliminadas por los usuarios finales?
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Las grabaciones que son eliminadas por los usuarios finales son eliminaciones suaves. Incluso si un usuario final lo elimina, existe en el sistema y el responsable de cumplimiento puede acceder a él. Se elimina en forma permanente solo después del período de retención.
- ¿Qué tipo de contenido se depura?
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En el caso de los Espacios, todos los mensajes, archivos adjuntos, contenido de pizarras blancas y eventos se depuran.
En el caso de las reuniones, se purgan todas las grabaciones y la información relacionada con las reuniones completadas (título de la reunión, lista de asistentes, hora de inicio y finalización, etc.).
Los datos de Webex se purgan permanentemente del sistema de producción y no se pueden recuperar cuando se purgan según la política de retención del cliente.
- ¿Qué grado de granularidad puede tener la retención para el contenido de Webex Space? ¿Cuál es el mínimo y el máximo?
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La retención se establece en incrementos de 1 día. El mínimo es 1 día y el máximo es indefinido. Tenga en cuenta que los cortos períodos de retención pueden afectar de manera negativa la experiencia del usuario.
Si su organización tiene un período de retención, purgamos todo el contenido generado por el usuario que su organización posee según la política de retención. El contenido purgado no se puede recuperar.
- ¿Qué grado de granularidad puede tener la retención para el contenido de Webex Meetings? ¿Cuál es el mínimo y el máximo?
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Para Webex Meetings, la retención está configurada en incrementos de 1 día. El mínimo es 7 días y el máximo es indefinido.
- ¿Con qué frecuencia se ejecuta el servicio de depuración?
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El servicio de depuración se ejecuta constantemente para identificar si hay que depurar algún dato según la política de retención.
- ¿Cómo puedo comprobar la política de retención de un espacio?
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Abra el espacio que desea comprobar, haga clic en el icono de engranaje "Información del espacio" junto al nombre del espacio y, a continuación, seleccione Ver directiva del espacio.
- Ya he habilitado la política de eliminación automática de grabaciones en la Administración del sitio de Cisco Webex para mi sitio de reuniones, ¿en qué se diferencia esta nueva configuración de la organización de Control Hub?
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Si su organización tiene un sitio de reuniones, su política de retención migrará de la Administración del sitio de Webex a la configuración de la organización de Control Hub. Una vez que se haya completado la migración, debe administrar la política de retención en Control Hub y no podrá cambiar la política de retención en la Administración del sitio.
Si su organización tiene varios sitios de reuniones, puede seguir administrando la política de retención en la Administración del sitio de Webex. Si desea establecer una política de retención a nivel de organización para todos los sitios de reuniones, comuníquese con el soporte de Cisco para obtener ayuda.
- Habilité la política de eliminación automática de grabaciones para el sitio de mis reuniones en la Administración del sitio de Cisco Webex, pero ahora no puedo cambiarla porque la configuración está deshabilitada. ¿Cómo puedo cambiar la política de eliminación automática de grabaciones?
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Si no puede cambiar la configuración de la Directiva de eliminación automática de grabaciones en la Administración del sitio, la configuración de la directiva se ha trasladado a Control Hub. Inicie sesión en Control Hub en https://admin.webex.com, vaya a Configuración de la organización y desplácese hasta Retención para cambiar la política de retención.
- Los sitios de Mi Webex no se enlazan a Control Hub o se administran en Control Hub. ¿Puedo utilizar el Control Hub para administrar la política de retención para Meetings?
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No. Los sitios de reuniones de Webex que se administran en Control Hub o se enlazan a Control Hub, pueden utilizar la configuración de la organización de Control Hub para administrar la política de retención de reuniones en toda la organización. Para otros sitios de reuniones de Webex, debe utilizar la Administración del sitio de Webex para administrar la política de retención del sitio de reuniones.
- ¿Se conservan los datos de usuario para un usuario inactivo?
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Sí. Los datos del usuario se conservan incluso si el estado del usuario es Inactivo. Si se reactiva un usuario inactivo, encontrará sus datos antiguos (espacios y reuniones), pero solo si esos datos aún están dentro de su período de retención.
