Innehåll som är äldre än lagringspolicyn eller innehåll som överskrider lagringskvoter kan raderas. Detta är viktigt eftersom du under en längre tid har lagrat information ökar risken för att konfidentiell information ska vara tillgänglig.
Vi rekommenderar att du arbetar med din juridiska korrekthet för att fastställa den lämpligaste lagringsperioden för din organisation.
 |
|
| 1 | Logga in på din organisation i Control Hub på https://admin.webex.com och gå till Inställningar och bläddra till Retention. | ||
| 2 | Definiera en policy för lagring av Webex-utrymme genom att klicka på Ändra och sedan: Minimivärdena är 1 dag, 1 månad eller 1 år. De maximala värdena är 3600 dagar, 120 månader eller 10 år. Värdena styr hur länge Webex behåller användargenererade meddelanden, filer och whiteboardtavlor. Du kan ställa in olika eller samma värden för 1-1 respektive gruppchattar.
| ||
| 3 | Definiera en Webex Meetings-lagringspolicy genom att klicka på Inställningar och sedan: Minimivärdet är 7 dagar och det maximala värdet är 3 600 dagar. Värdet styr hur länge Webex behåller inspelningar, avskrifter och markeringar från dina möten.
|
- Vilka är de kommande ändringarna i datalagringen i Webex och hur är det till nytta för kunden?
-
Webex tar bort alternativet att spara meddelanden och mötesdata på obestämd tid.
Den här ändringen hjälper dig att hantera livscykeln för ditt användargenererade innehåll, minimera ditt datafotavtryck om det inte längre krävs och se till att du kan uppfylla efterlevnaden och tillsynsstandarderna. Se Ändringar av datalagring 2023.
- Vilka kunder påverkas av den här ändringen?
-
Den här ändringen gäller för alla standard- och Pro Pack-kunder. Om du vill kontrollera om den här ändringen gäller för din organisation navigerar du till lagringsinställningarna för ditt möte och meddelanden under Organisationsinställningar i Control Hub. Om lagringsinställningen är tillgänglig för din organisation gäller den här ändringen för din organisation.
- Vilka är standardpaketkunder? Hur får jag reda på det här?
-
Standard Webex-kunder är de kunder som har köpt Webex baserbjudanden som inte inkluderar Pro Pack-licensen. Det bästa sättet att kontrollera detta är via Control Hub.
- Gäller den här ändringen för alla webbplatser – webbplatser som hanteras av webbplatsadministration och webbplatser som hanteras av Control Hub?
-
Den här ändringen gäller för alla organisationer med inställning för lagring av möten och meddelanden som är tillgänglig i organisationsinställningarna i Control Hub. För möteslagring kommer värdet som anges här att flöda till alla webbplatser som är kopplade till eller hanteras av Control Hub. Om lagringspolicyn har ställts in på obestämd tid i Control Hub ändras värdet för lagringsinställningar för inspelningar för alla webbplatser som är kopplade till Control Hub till 360 dagar. För Pro Pack-kunder kan du ändra detta värde upp till 3 600 dagar i Control Hub.
Dessa ändringar gäller inte för fristående webbplatser som hanteras av webbplatsadministration. Om det finns webbplatser vars lagringsinställning har ställts in via Webex webbplatsadministration kommer lagringsinställningen i webbplatsadministration att gälla. Läs mer om Control Hub och webbplatsadministrationshanterade Webex-webbplatser.
- Varför kan inte vissa kunder se policyn för möteslagring under Organisationsinställningar?
-
Policyn för lagring av möten över hela organisationen gäller för alla webbplatser som är länkade eller hanterade i Control Hub. Kunder med en enda webbplats som hanteras i Control Hub kan vanligtvis se den här organisationsomfattande lagringsinställningen. Men kunder med flera möteswebbplatser som vill ha en annan lagring för varje webbplats ser vanligtvis inte den organisationsomfattande lagringsinställningen eftersom den här inställningen tillämpar samma lagringspolicy för varje webbplats.
- Om kunder redan hanterar policy för lagring av möten för varje webbplats måste de då flytta till organisationsinställningar?
-
För närvarande behöver inte kunder som hanterar möteslagring via Webex webbplatsadministration, med en annan lagringsinställning för varje webbplats, flytta till organisationsinställningar i Control Hub. De kan fortsätta att hantera sin lagringspolicy via Webex webbplatsadministration.
Se efter Webex-meddelanden för ytterligare uppdateringar relaterade till lagringspolicyn för webbplatser som hanteras av Webex webbplatsadministration.
- En kund har flera mötesplatser som hanteras i Control Hub och har organisationsomfattande lagringsinställningar. Nu måste kunden ange lagringspolicyn för varje webbplats. Hur kan detta göras?
-
Kunder med flera möteswebbplatser som redan har valt hantering av lagringsnivå i Control Hub bör förbereda sig för den kommande ändringen genom att ställa in ett lagringsvärde, beroende på vilken typ av paket de har prenumererat på.
Kontakta din kundframgångschef omedelbart om du vill ställa in lagringspolicyn på webbplatsnivå. Dessa förfrågningar utvärderas från fall till fall.
- Vad händer om kunder inte ser knappen för möteslagring under Organisationsinställningar?
-
Om kunder inte ser den organisationsomfattande lagringsinställningen under Organisationsinställningar i Control Hub påverkar inte den här ändringen dem.
- Om kunder har betalat för obegränsad möteslagring, kommer dessa kunder att finnas på en lista med undantag när de nya policyer för datalagring är aktiverade?
-
Dessa kunder är undantagna från de nya ändringarna i policyn för datalagring. Vi kommer att göra vårt bästa för att skapa ett undantag för kunder som har betalat för obegränsad lagring, men vi kan inte garantera att enskilda kunder kommer att läggas till i undantagslistan.
Om din organisation måste undantas kontaktar du din Webex-kontohanterare eller kundframgångschef före den 7 mars 2023.
- Gäller detta för onlinewebbplatser?
-
Nej. Den här ändringen gäller inte för onlinewebbplatser.
- Gäller detta för Webex till Cisco BroadWorks och grossistledet till marknadskunder?
-
Webex för Cisco BroadWorks och Grossist Route to Market-kunder är undantagna från denna ändring. För andra kunder gäller dessa ändringar om de har tillgång till möten och meddelandearbetsbelastningar där de kan anpassa lagringspolicyn.
- För standardkunder kommer inspelningar som är äldre än 360 dagar att tas bort automatiskt den januari 2023 eller kommer lagringsperioden på 360 dagar att börja i januari 2023 för alla tidigare och nya inspelningar? eller om jag tillämpar en inställning som är kortare än den aktuella lagringsperioden, tar den automatiskt bort inspelningar som ligger utanför den nya tidsperioden? eller betraktas den som en ny regel som gäller för framtida inspelningar?
-
Denna lagringsändring gäller för alla inspelningar, nya eller gamla. De som skapades före eller efter utgångsdatumet. Om lagringsperioden till exempel har angetts till 1 år rensas inspelningar äldre än 1 år. Detta gäller även för nya inspelningar.
Om du inte vill att detta ska ske rekommenderar vi att du uppgraderar till Pro Pack-licensen som låter dig behålla din organisations data i mer än 360 dagar och upp till 3600 dagar.
- Vad händer om en Pro Pack-administratör väljer alternativet Rensas inom 30 dagar?
-
Webex tar bort alla borttagna inspelningar permanent. Detta gäller även för användare som är lagliga. Om till exempel en användare med lagligt parkerat lagring tar bort en inspelning rensas den och kan inte hämtas av efterlevnadsansvarig.
- Gäller lagringspolicyn för hela organisationen?
-
Ja. När det är inställt för utrymmesmeddelanden gäller det för alla utrymmen som skapats av användare av organisationen, meddelanden som skickas och innehåll som delas i dessa utrymmen. När det är inställt för möten gäller det även för alla Meetings-webbplatser inspelningar och information som är relaterad till slutförda möten.
- Vad händer med utrymmesmeddelandena när de tas bort av slutanvändare?
-
Meddelanden som tas bort av slutanvändarna är mjuka borttagningar. Även om ett meddelande tas bort av en slutanvändare finns det kvar i systemet och kan kommas åt av den efterlevnadsansvariga. Det tas endast bort permanent efter lagringsperioden.
- Vad händer med Meetings-inspelningarna när de tas bort av slutanvändare?
-
Inspelningar som tas bort av slutanvändarna är mjuka borttagningar. Även om de tas bort av en slutanvändare finns den kvar i systemet och kan kommas åt av den efterlevnadsansvarige. Det tas endast bort permanent efter lagringsperioden.
- Vilken typ av innehåll rensas bort?
-
I Utrymmen rensas alla meddelanden, bilagor, whiteboardinnehåll och händelser.
För möten rensas alla inspelningar och information som är relaterade till slutförda möten (mötestitel, deltagarlista, start- och sluttid osv.).
Webex-data rensas permanent från produktionssystemet och kan inte återställas när de rensas enligt kundens lagringspolicy.
- Hur detaljerad kan lagringen vara för Webex-utrymmesinnehåll? Vad är minimum- och maximumantalet?
-
Retentionen sätts in i steg om 1 dag. Minimum är 1 dag och maximum är obestämd. Kom ihåg att korta lagringsperioder kan påverka användarupplevelsen negativt.
Om din organisation har en lagringsperiod rensar vi allt användargenererat innehåll som din organisation äger enligt lagringspolicyn. Rensat innehåll kan inte återställas.
- Hur detaljerad kan lagringen vara för Webex Meetings-innehåll? Vad är minimum- och maximumantalet?
-
För Webex Meetings är lagringen inställd i steg om 1 dag. Minimum är 7 dagar och maximum är obestämd tid.
- Hur ofta körs rensningstjänsten?
-
Rensningstjänsten körs kontinuerligt för att identifiera om det finns några data som ska rensas enligt lagringspolicyn.
- Hur kontrollerar jag lagringspolicyn för ett utrymme?
-
Öppna det utrymme som du vill kontrollera, klicka på kugghjulsikonen ”Utrymmesinformation” bredvid utrymmets namn och välj sedan Visa utrymmespolicy.
- Jag har redan aktiverat principen för automatisk borttagning av inspelningar i Cisco Webex webbplatsadministration för min möteswebbplats, hur skiljer sig den nya inställningen för Control Hub-organisationen åt?
-
Om din organisation har en möteswebbplats migreras din lagringspolicy från Inställningarna för Webex webbplatsadministration till Control Hub-organisationen. När migreringen är klar måste du hantera lagringspolicyn i Control Hub och kommer inte att tillåtas ändra lagringspolicyn i webbplatsadministrationen.
Om din organisation har flera möteswebbplatser kan du fortsätta att hantera lagringspolicyn i Webex webbplatsadministration. Kontakta Ciscos support för att få hjälp om du vill ange lagringspolicy för organisationsnivån för alla dina mötesplatser.
- Jag har aktiverat policyn för automatisk borttagning av inspelningar för min möteswebbplats i Cisco Webex webbplatsadministration, men nu kan jag inte ändra den eftersom inställningen är inaktiverad. Hur ändrar jag policyn för automatisk borttagning av inspelningar?
-
Om du inte kan ändra inställningen för policyn för automatisk borttagning av inspelningar i webbplatsadministration har din policyinställning flyttats till Control Hub. Logga in på Control Hub på https://admin.webex.com och gå till organisationsinställningar och bläddra till Retention för att ändra lagringspolicyn.
- Mina Webex-webbplatser är inte länkade till Control Hub eller hanteras i Control Hub. Kan jag använda Control Hub för att hantera lagringspolicy för möten?
-
Nej. Webex Meetings-webbplatser som antingen hanteras i Control Hub eller länkas till Control Hub kan använda organisationsinställningarna i Control Hub för att hantera lagringspolicy för möten över hela organisationen. För andra Webex-möteswebbplatser måste du använda Webex webbplatsadministration för att hantera lagringspolicyn för möteswebbplatsen.
- Sparas användardata för en inaktiv användare?
-
Ja. Användardata sparas även om användarstatusen är inaktiv. Om en inaktiv användare återaktiveras kommer de att hitta sina gamla data (utrymmen och möten), men endast om dessa data fortfarande är inom lagringsperioden.
