Контент, созданный раннее политики хранения, или контент, размер которого превышает квоты хранилища, подлежит удалению. Это важно, поскольку при хранении информации в течение длительного времени вероятность того, что конфиденциальная информация станет доступной, растет.
Рекомендуется проконсультироваться с юристом для определения наиболее подходящего для вашей организации периода хранения.
 |
|
| 1. | Войдите в свою организацию в Control Hub по адресу https://admin.webex.com, перейдите к меню Настройки и прокрутите страницу до раздела Хранение. | ||
| 2. | Определите политику хранения пространства Webex, щелкнув Изменить , а затем выполните указанные ниже действия. Минимальные значения: 1 день, 1 месяц или 1 год. Максимальное значение составляет 3600 дней, 120 месяцев или 10 лет. Значения определяют продолжительность хранения созданных пользователями сообщений, файлов и виртуальных досок в Webex. Можно задать разные или одинаковые значения для чатов 1–1 и групповых чатов соответственно.
| ||
| 3. | Определите политику хранения Webex Meetings , щелкнув Настройки и выполнив указанные ниже действия. Минимальное значение – 7 дней, максимальное – 3600 дней. Это значение определяет продолжительность хранения записей, текстов стенограммы и тезисов совещаний в Webex.
|
- Каковы предстоящие изменения в хранении данных в Webex и как это принесет пользу клиенту?
-
Webex удаляет параметр сохранения данных обмена сообщениями и совещаний в течение неопределенного периода времени.
Это изменение поможет вам управлять жизненным циклом созданного пользователем контента, свести к минимуму объем данных, если он больше не требуется, и обеспечить соответствие нормативным требованиям и нормативным стандартам. См. Изменения в хранении данных, которые произойдут в 2023 году.
- Какие клиенты затронуты этим изменением?
-
Это изменение применимо ко всем клиентам стандартной и профессиональной версии. Чтобы проверить, применимо ли это изменение к вашей организации, перейдите к настройкам хранения для совещаний и сообщений в разделе настроек организации в Control Hub. Если настройка хранения доступна для вашей организации, это изменение применимо к вашей организации.
- Кто такие клиенты стандартной упаковки? Как мне это узнать?
-
Стандартными клиентами Webex являются клиенты, которые приобрели базовые предложения Webex без лицензии профессиональной версии. Лучше всего проверить это с помощью Control Hub.
- Применимо ли это изменение ко всем веб-сайтам: веб-сайтам под управлением службы администрирования веб-сайта и веб-сайтам под управлением Control Hub?
-
Это изменение применимо ко всем организациям, для которых настройка хранения совещаний и сообщений доступна в настройках организации в Control Hub. Для хранения совещаний установленное здесь значение будет передаваться на все веб-сайты, связанные с Control Hub или управляемые им. Если в Control Hub для политики хранения установлено значение неопределенного срока, значение настройки хранения для записей для всех веб-сайтов, связанных с Control Hub, будет изменено на 360 дней. Для клиентов профессиональной версии это значение можно изменить в Control Hub до 3600 дней.
Эти изменения не применимы к автономным веб-сайтам под управлением службы администрирования веб-сайта. Если на веб-сайтах настроена настройка хранения в службе администрирования веб-сайта Webex, будет применена настройка хранения в службе администрирования веб-сайта. Узнать больше о Веб-сайты Webex под управлением службы администрирования веб-сайта.
- Почему некоторые клиенты не видят политику хранения совещаний в разделе настроек организации?
-
Политика хранения совещаний на уровне организации применима к каждому веб-сайту, связанному или управляемому в Control Hub. Клиенты с одним веб-сайтом, управление которым осуществляется в Control Hub, обычно могут видеть эту настройку хранения для всей организации. Однако клиенты с несколькими веб-сайтами совещаний, которые хотят иметь различное хранение для каждого веб-сайта, как правило, не видят настройки хранения для всей организации, поскольку эта настройка применяет одну и ту же политику хранения для каждого веб-сайта.
- Если клиенты уже управляют политикой хранения совещаний для каждого веб-сайта, необходимо ли им перейти к настройкам организации?
-
В настоящее время клиентам, управляющим хранением совещаний с помощью службы администрирования веб-сайта Webex с различными настройками хранения для каждого веб-сайта, не нужно переходить к настройкам организации в Control Hub. Они могут продолжать управлять политикой хранения с помощью службы администрирования веб-сайта Webex.
Следите за сообщениями Webex для получения дальнейших обновлений, связанных с политикой хранения для веб-сайтов под управлением службы администрирования веб-сайта Webex.
- У клиента есть несколько веб-сайтов совещаний, управление которыми осуществляется в Control Hub, и настройки хранения на уровне организации. Теперь клиент должен установить политику хранения для каждого веб-сайта. Как это можно сделать?
-
Клиенты с несколькими веб-сайтами совещаний, которые уже выбрали управление хранением на уровне организации в Control Hub, должны подготовиться к предстоящему изменению, установив значение хранения в зависимости от типа подписанного пакета.
Если вы хотите установить политику хранения на уровне веб-сайта, немедленно обратитесь к менеджеру по работе с клиентами. Эти запросы оцениваются в каждом конкретном случае.
- Что произойдет, если клиенты не видят кнопку сохранения совещания в разделе настроек организации?
-
Если клиенты не видят настройку хранения для всей организации в разделе настроек организации в Control Hub, это изменение не повлияет на них.
- Если клиенты оплатили неограниченное хранилище совещаний, будут ли эти клиенты включены в список исключений при включении новых политик хранения данных?
-
Эти клиенты освобождены от новых изменений политики хранения данных. Мы сделаем все возможное, чтобы создать исключение для клиентов, которые заплатили за неограниченное хранение, но мы не можем гарантировать, что отдельные клиенты будут добавлены в список исключений.
Если ваша организация должна быть исключена, обратитесь к менеджеру по работе с клиентами или менеджеру по работе с клиентами Webex до 7 марта 2023 г.
- Применимо ли это к онлайн-сайтам?
-
Нет. Это изменение не применимо к онлайн-сайтам.
- Применимо ли это к клиентам Webex и Cisco BroadWorks и Wholesale Route to Market?
-
Клиенты Webex для Cisco BroadWorks и Wholesale Route to Market исключены из этого изменения. Если у других клиентов есть доступ к рабочим нагрузкам совещаний и обмена сообщениями, в которых они могут настроить политику хранения, эти изменения применимы к ним.
- Для стандартных клиентов будут ли автоматически удалены записи старше 360 дней в январе 2023 г. или период хранения продолжительностью 360 дней начнется в январе 2023 г. для всех предыдущих и новых записей? или, если я применю настройку, которая короче текущего периода хранения, будет ли автоматически удаляться записи, которые находятся за пределами установленного нового периода? или это будет рассматриваться как новое правило, применимое к будущим записям?
-
Это изменение хранения применяется ко всем записям, новым или старым. Созданные до или после даты развертывания. Например, если период хранения был установлен в 1 год, записи старше 1 года будут удалены. Это также будет применяться к новым записям.
Если вы не хотите, чтобы это происходило, рекомендуется модернизировать лицензию Pro Pack, которая позволяет хранить данные вашей организации более 360 дней и до 3600 дней.
- Что произойдет, если администратор профессиональной версии выберет параметр "Очищено в течение 30 дней"?
-
Webex безвозвратно удаляет все удаленные записи. Это применимо к пользователям, которые также находятся на удержании по юридическим причинам. Например, если пользователь с удержанием по юридическим причинам удаляет запись, она удаляется и не может быть извлечена ответственным за обеспечение соответствия требованиям.
- Политика хранения применяется ко всей организации?
-
Да. Если параметр настроен для обмена сообщениями в пространстве, он применяется ко всем пространствам, созданным пользователями организации, отправленным сообщениям и контенту, к которому предоставляется совместный доступ в этих пространствах. Аналогично, если она настроена для совещаний, она применяется ко всем записям и информации веб-сайтов Meetings, относящейся к завершенным совещаниям.
- Что происходит с сообщениями в пространстве при удалении их конечными пользователями?
-
Сообщения, удаляемые конечными пользователями, являются мягкими удалениями. Даже если сообщение удалено конечным пользователем, оно существует в системе и доступно ответственному за обеспечение соответствия требованиям. Окончательное удаление происходит только по завершении периода хранения.
- Что происходит с записями Meetings при удалении их конечными пользователями?
-
Записи, удаленные конечными пользователями, являются мягкими удалениями. Даже если запись удалена конечным пользователем, она существует в системе и доступна ответственному за обеспечение соответствия требованиям. Окончательное удаление происходит только по завершении периода хранения.
- Содержимое какого типа удаляется?
-
Удаляются все сообщения, вложения, контент виртуальных досок и event-совещания, которые находились в пространствах.
Для совещаний удаляются все записи и информация, относящиеся к завершенным совещаниям (заголовок совещания, список посетителей, время начала и окончания и т. д.).
Данные Webex постоянно удаляются из производственной системы и не могут быть восстановлены при очистке в соответствии с политикой хранения клиента.
- Насколько подробным может быть период хранения для контента в пространстве Webex? Каков минимальный и максимальный период?
-
Интервал настройки срока хранения составляет 1 день. Минимальный период – 1 день, максимальный – не ограничен. Помните, что короткие периоды хранения могут негативно влиять на возможности пользователей.
Если для вашей организации установлен период хранения, весь созданный пользователями контент, который принадлежит вашей организации, будет удален в соответствии с политикой хранения. Удаленный контент не может быть восстановлен.
- Насколько подробным может быть период хранения для контента Webex Meetings? Каков минимальный и максимальный период?
-
Для Webex Meetings интервал настройки периода хранения составляет 1 день. Минимальный период – 7 дней, максимальный – не ограничен.
- Как часто запускается служба окончательного удаления?
-
Служба окончательного удаления запускается постоянно для определения наличия любых данных, подлежащих окончательному удалению в соответствии с политикой хранения.
- Как проверить политику хранения в пространстве?
-
Откройте пространство, которое необходимо проверить, щелкните пиктограмму шестеренки "Информация о пространстве" рядом с названием пространства и выберите Просмотр политики пространства.
- Политика автоматического удаления записей для веб-сайта совещаний уже включена в службе администрирования веб-сайта Cisco Webex. Чем отличается эта новая настройка организации в Control Hub?
-
Если в вашей организации есть один веб-сайт совещаний, политика хранения будет перенесена из службы администрирования веб-сайта Webex в настройки организации в Control Hub. По завершении переноса управлять политикой хранения необходимо в Control Hub. Изменять политику хранения в службе администрирования веб-сайта будет запрещено.
Если в вашей организации несколько веб-сайтов совещаний, можно продолжить управление политикой хранения в службе администрирования веб-сайта Webex. Чтобы настроить политику хранения на уровне организации для всех веб-сайтов совещаний, обратитесь за помощью в службу поддержки Cisco.
- Я включил (-а) политику автоматического удаления записей для веб-сайта совещаний в службе администрирования веб-сайта Cisco Webex, но теперь я не могу ее изменить, поскольку этот параметр отключен. Как я могу изменить политику автоматического удаления записей?
-
Если в службе администрирования веб-сайта не удается изменить параметр политики автоматического удаления записей, значит, этот параметр политики был перемещен в Control Hub. Войдите в систему вашей организации в Control Hub по ссылке https://admin.webex.com и перейдите к меню Настройки организации, затем прокрутите вниз до пункта Хранение, чтобы изменить политику хранения.
- Мой веб-сайт Webex не связан с Control Hub и не управляется с помощью Control Hub. Можно ли использовать Control Hub для управления политикой хранения Meetings?
-
Нет. На веб-сайтах совещаний Webex, которые управляются в Control Hub или связаны с Control Hub, можно использовать настройки организации Control Hub для управления политикой хранения совещаний на уровне организации. Для управления политикой хранения совещаний на других веб-сайтах совещаний Webex необходимо использовать службу администрирования веб-сайта Webex.
- Сохраняются ли данные пользователя для неактивного пользователя?
-
Да. Данные пользователя сохраняются, даже если состояние пользователя Неактивное. Если неактивный пользователь будет повторно активирован, он найдет свои старые данные (пространства и совещания), но только в том случае, если эти данные все еще находятся в пределах вашего периода хранения.
