Mejores prácticas de Webex para reuniones seguras: Administración del sitio

Reuniones Webex programadas

Las reuniones Webex programadas son nuestro tipo de reunión recomendado cuando la seguridad es importante para usted o su organización. Las reuniones programadas son reuniones que se celebran una sola vez, están protegidas por contraseña y cuentan con una amplia gama de funciones de seguridad en los controles de las funciones de la reunión y los controles de los asistentes. Como administrador, puede controlar las funciones de seguridad de todas las reuniones programadas en su sitio Webex. Los anfitriones también pueden configurar la seguridad de la reunión, las opciones de reunión y los privilegios de los asistentes cuando programan su reunión.

Reuniones en salas personales

Las Salas Personales de Reuniones Webex son una forma de reunión Webex que están continuamente disponibles para el anfitrión de la reunión. El anfitrión de la reunión activa su sala personal cuando entra y desactiva la sala de reuniones cuando sale. Las salas personales de Webex Meetings están pensadas para proporcionar una forma rápida y cómoda de reunirse a participantes de confianza y, por lo tanto, cuentan con un conjunto limitado de funciones de seguridad configurables. Si la seguridad de las reuniones es su principal preocupación, le recomendamos que utilice las reuniones programadas de Webex, que cuentan con un amplio conjunto de funciones de seguridad configurables.

Las Reuniones de Sala Personales pueden activarse o desactivarse para todos los usuarios de su sitio Webex. Si están activados para su sitio Webex, pueden activarse o desactivarse para usuarios individuales.

Para habilitar Reuniones en Salas Personales

El bloqueo de las reuniones Webex afecta al comportamiento de entrada a la reunión de todos los usuarios. Cuando comienza la reunión, los participantes se sitúan en el vestíbulo por defecto, hasta que el anfitrión los admite.

Existen configuraciones de bloqueo de reuniones independientes para las reuniones programadas y las reuniones en salas personales en su sitio Webex.

Los controles de bloqueo de reuniones permiten al administrador hacer lo siguiente:

• Bloqueo automático de la reunión 0, 5, 10, 15 o 20 minutos después del inicio de la reunión

• Configure el comportamiento de entrada a la reunión cuando la reunión está bloqueada:

  • Todo el mundo espera en el vestíbulo hasta que el anfitrión los admite

  • Nadie puede participar en la reunión

La configuración predeterminada cuando se bloquea una reunión es . Todos esperan en el vestíbulo hasta que el anfitrión los admite.

Como administrador, puede obligar a los organizadores de reuniones a utilizar la configuración predeterminada de bloqueo de reuniones de todo el sitio, o permitir que el organizador establezca el número de minutos transcurridos desde el inicio de la reunión hasta que se bloquea. Le recomendamos que imponga el bloqueo automático de las reuniones después de una hora determinada. Los anfitriones siempre pueden utilizar los controles de la reunión para bloquearla y desbloquearla mientras se está celebrando.

El vestíbulo está activado por defecto para todas las reuniones Webex. Con esta configuración predeterminada, cuando se inicia una reunión y ésta se desbloquea, todos los usuarios invitados se colocan en el vestíbulo hasta que el anfitrión los admite.

Un usuario invitado se clasifica en los siguientes grupos de usuarios:

• Usuarios no verificados - Usuarios que no han iniciado sesión y cuya identidad no está autenticada.

• Usuarios externos verificados - Usuarios que han iniciado sesión, pero pertenecen a una organización externa.

Cada grupo de usuarios dispone de controles de vestíbulo separados e independientes. La distinción entre usuarios externos verificados y no verificados permite mejorar la seguridad de las reuniones aplicando controles de entrada a la reunión más estrictos para los usuarios no verificados. Por ejemplo, los usuarios no verificados no pueden entrar en la reunión mientras que los usuarios externos verificados están situados en el vestíbulo, o los usuarios no verificados están situados en el vestíbulo mientras que los usuarios externos verificados pueden entrar directamente en la reunión.

Con la configuración predeterminada "Esperan en el vestíbulo hasta que el anfitrión los admite", cuando se desbloquea la reunión, los usuarios de su organización que han iniciado sesión con una cuenta Webex utilizando una licencia de anfitrión o de asistente pasan por alto el vestíbulo y se unen directamente a la reunión.

El anfitrión de la reunión puede ver una lista de los asistentes que esperan en el vestíbulo. Cuando los usuarios se colocan en el vestíbulo de una reunión, se clasifican en tres grupos para simplificar la selección de usuarios y las opciones de admisión a la reunión:

• Usuarios internos (usuarios autenticados en su organización)

• Usuarios externos (usuarios autenticados en organizaciones externas)

• Usuarios no verificados (usuarios que no han iniciado sesión y no están autenticados)

Los usuarios internos y externos autenticados han iniciado sesión y verificado su identidad. No se puede dar por cierta la identidad de los usuarios no verificados (usuarios que no han iniciado sesión) porque no se han autenticado.

Los usuarios pueden ser admitidos en la reunión o expulsados del vestíbulo individualmente o en grupo.

Para obtener más información sobre los controles del vestíbulo, consulte Sepa a quién deja entrar en su reunión Webex.

Para cambiar la configuración del vestíbulo para reuniones programadas y reuniones en salas personales

Le recomendamos que imponga el requisito de contraseña a los usuarios que se unan a reuniones programadas desde sistemas telefónicos o de videoconferencia. El sistema genera automáticamente una contraseña numérica de ocho dígitos para los asistentes al sistema telefónico y de videoconferencia y la añade a la invitación de la reunión. Esta medida garantiza que sólo las personas con invitación puedan unirse a la reunión cuando se utilice un sistema de conferencia telefónica o videoconferencia.

Le recomendamos que impida que los asistentes se unan antes que el anfitrión, a menos que entienda perfectamente el riesgo de seguridad y necesite esta funcionalidad.

Considere la posibilidad de desactivar las opciones de unirse antes de ser anfitrión para su sitio, en particular para las reuniones listadas. De lo contrario, los asistentes externos podrían aprovechar las reuniones programadas para sus propios fines, sin conocimiento ni consentimiento del anfitrión.

Del mismo modo, si permite que los asistentes se unan antes que el anfitrión, considere no permitirles que se unan al audio antes que el anfitrión. Si su reunión aparece en su sitio web o no está protegida por contraseña, usuarios no autorizados podrían acceder e iniciar costosas llamadas sin el conocimiento o consentimiento del anfitrión.

Para las Reuniones de Conferencia Personal (Reuniones PCN), recomendamos desactivar la opción de unirse al audio antes que el anfitrión. El anfitrión debe marcar el número de acceso Webex para el puente de audio y, a continuación, introducir el código de acceso y el PIN del anfitrión para que los asistentes puedan entrar en la reunión.

Además de utilizar las funciones de vestíbulo y bloqueo de reuniones para las reuniones en salas personales, puede utilizar CAPTCHA para detectar y bloquear a los atacantes que utilizan robots y secuencias de comandos para acceder de forma fraudulenta a sus reuniones en salas personales. Cuando está activado, el CAPTCHA se aplica a los invitados que se unen a la reunión de su sala personal.

Un usuario invitado se define de la siguiente manera:

• No ha iniciado sesión (la identidad no está autenticada)

• Ha iniciado sesión, pero pertenece a una organización externa

El fraude de rellamada telefónica puede producirse cuando alguien se une a una de sus reuniones y utiliza la rellamada para llamar a números de teléfono sospechosos desde distintos países, lo que le cuesta dinero a su organización. Estos números de teléfono sospechosos pueden proceder de cualquier parte del mundo. Sin embargo, hemos observado que un mayor porcentaje de fraude se origina en los siguientes lugares:

• Bélgica

• Costa Rica

• Ecuador

• Egipto

• Etiopía

• Francia

• Moldavia

• Níger

• Panamá

• Filipinas

• Portugal

• Arabia Saudí

• Sudáfrica

• Sri Lanka

• Taiwán

• Turquía

• Ucrania

• Emiratos Árabes Unidos

• Reino Unido

• Vietnam

Para ayudar a reducir el fraude, le recomendamos que no permita determinados países en la lista de países de devolución de llamada permitidos por Webex. Por ejemplo, puedes añadir países con los que no hagas negocios o de los que hayas recibido llamadas fraudulentas o sospechosas.

Incluso los títulos de las reuniones pueden revelar información sensible. Por ejemplo, una reunión titulada "Debatir la adquisición de la empresa A" puede tener repercusiones financieras, si se revela con antelación. La creación de reuniones no listadas mantiene la seguridad de la información sensible.

En las reuniones listadas, el tema de la reunión y otros detalles aparecen en su sitio Webex para que los usuarios autenticados, así como los usuarios no autenticados y los invitados puedan verlos. Le recomendamos que marque todas las reuniones como no clasificadas, a menos que su organización tenga una necesidad empresarial específica de mostrar públicamente los títulos y la información de las reuniones.

Si su organización trabaja con información confidencial, le recomendamos que exija a todos los usuarios que tengan una cuenta en su sitio Webex. Cuando está activada, Webex solicita a todos los anfitriones y asistentes sus credenciales cuando se unen a una reunión, evento o sesión de formación.

Además, le recomendamos que exija a los asistentes que inicien sesión cuando marquen desde un teléfono. Este requisito impide que nadie acceda a la reunión o sesión de formación sin las credenciales adecuadas.

Ocultar los enlaces a reuniones y eventos dentro de las reuniones disuade a los asistentes de invitar a invitados no deseados al hacer que los enlaces sean menos cómodos de copiar y compartir. No impide que los asistentes copien y compartan enlaces a reuniones desde sus invitaciones por correo electrónico.