Reuniones planificadas de Webex

Las reuniones planificadas de Webex son nuestro tipo de reunión recomendado cuando la seguridad es importante para usted o su organización. Las reuniones planificadas son reuniones únicas que están protegidas con contraseña y tienen una amplia variedad de funciones de seguridad en los controles de las características de la reunión y los controles de los asistentes. Como administrador, puede controlar las funciones de seguridad de todas las reuniones planificadas en su sitio Webex. Los organizadores también pueden configurar la seguridad de la reunión, las opciones de la reunión y los privilegios de los asistentes cuando planifican su reunión.

Reuniones de sala personal

Las salas personales de Webex Meetings son una forma de reunión de Webex que están continuamente disponibles para el organizador de la reunión. El organizador de la reunión activa su sala personal cuando entra y desactiva la sala de reuniones cuando se va. Las salas personales de Webex Meetings están diseñadas para proporcionar una forma rápida y práctica para que los participantes de confianza se reúnan y, por lo tanto, tengan un conjunto limitado de funciones de seguridad configurables. Si la seguridad de las reuniones es su principal preocupación, le recomendamos que utilice reuniones planificadas de Webex, que tienen un conjunto completo de funciones de seguridad configurables.

Las reuniones de sala personal se pueden activar o desactivar para todos los usuarios de su sitio Webex. Si están activadas para su sitio Webex, se pueden activar o desactivar para usuarios individuales.

Para habilitar reuniones de sala personal

El bloqueo de las reuniones de Webex afecta el comportamiento de entrada a la reunión para todos los usuarios. Cuando se inicia la reunión, los participantes se colocan en la sala de recepción de manera predeterminada, hasta que el organizador los admita.

Hay disponibles configuraciones de bloqueo de reuniones independientes para reuniones planificadas y reuniones de sala personal en su sitio Webex.

Los controles de bloqueo de reuniones permiten a un administrador hacer lo siguiente:

• Bloquear automáticamente la reunión 0, 5, 10, 15 o 20 minutos después de que comience la reunión

• Configure el comportamiento de entrada de la reunión cuando la reunión está bloqueada:

  • Todas las personas esperan en la sala de recepción hasta que el organizador las admita

  • Nadie puede entrar a la reunión

La configuración predeterminada cuando una reunión está bloqueada es Todos esperan en la sala de recepción hasta que el organizador los admita.

Como administrador, puede obligar a los organizadores de la reunión a utilizar la configuración de bloqueo de la reunión predeterminada en todo el sitio o permitir que el organizador establezca la cantidad de minutos después de que comience la reunión cuando se bloquee. Le recomendamos que aplique el bloqueo automático de las reuniones después de un tiempo establecido. Los organizadores de la reunión siempre pueden utilizar los controles de la reunión para bloquear y desbloquear la reunión mientras está en curso.

La sala de recepción está activada de forma predeterminada para todas las reuniones de Webex. Con esta configuración predeterminada, cuando se inicia una reunión y la reunión está desbloqueada, todos los usuarios invitados se colocan en la sala de espera, hasta que el organizador los admite.

Un usuario invitado se clasifica en los siguientes grupos de usuarios:

• Usuarios no verificados: usuarios que no han iniciado sesión y cuya identidad no está autenticada.

• Usuarios externos verificados: usuarios que han iniciado sesión, pero que pertenecen a una organización externa.

Cada grupo de usuario tiene controles de lobby separados e independientes. Distinguir entre usuarios externos no verificados y verificados le permite mejorar la seguridad de la reunión mediante la aplicación de controles de entrada a la reunión más estrictos para los usuarios no verificados. Por ejemplo, los usuarios no verificados no pueden entrar a la reunión, mientras que los usuarios externos verificados esperan en la sala de recepción o los usuarios no verificados esperan en la sala de recepción, mientras que los usuarios externos verificados pueden entrar a la reunión directamente.

Con la configuración predeterminada "Esperan en la sala de espera hasta que el organizador los admita", cuando la reunión está desbloqueada, los usuarios de su organización que han iniciado sesión con una cuenta de Webex utilizando una licencia de organizador o asistente pasan por alto la sala de espera y entran a la reunión directamente.

El organizador de la reunión puede ver una lista de los asistentes que esperan en la sala de recepción. Cuando los usuarios se colocan en la sala de recepción de una reunión, se clasifican en tres grupos para simplificar la selección de usuarios y las opciones de admisión a la reunión:

• Usuarios internos (usuarios autenticados en su organización)

• Usuarios externos (usuarios autenticados en organizaciones externas)

• Usuarios no verificados (usuarios que no iniciaron sesión y no están autenticados)

Los usuarios autenticados internos y externos iniciaron sesión y verificaron su identidad. No se puede suponer que la identidad de los usuarios no verificados (usuarios que no iniciaron sesión) sea verdadera porque no fueron autenticados.

Los usuarios pueden ser admitidos a la reunión o eliminados de la sala de recepción de forma individual o en grupo.

Para obtener más información sobre los controles de la sala de recepción, consulte Sepa a quién deja entrar a su reunión Webex.

Para cambiar la configuración de la sala de recepción para reuniones planificadas y reuniones de sala personal

Le recomendamos que aplique el requisito de contraseña a los usuarios que entren a reuniones planificadas desde el teléfono o los sistemas de videoconferencias. El sistema genera automáticamente una contraseña numérica de ocho dígitos para los asistentes que entran desde el teléfono o sistema de videoconferencias y la agrega a la invitación a la reunión. Esta medida garantiza que solo las personas con una invitación puedan entrar a la reunión cuando utilicen un teléfono o un sistema de videoconferencias.

Le recomendamos que evite que los asistentes entren antes que el organizador, a menos que comprenda plenamente el riesgo de seguridad y requiera esta funcionalidad.

Considere la posibilidad de desactivar las opciones de entrar antes que el organizador para su sitio, especialmente para las reuniones listadas. De lo contrario, los asistentes externos podrían aprovechar las reuniones planificadas para sus propios fines sin el conocimiento o consentimiento del organizador.

De manera similar, si permite que los asistentes entren antes que el organizador, considere no permitirles entrar al audio antes que el organizador. Si su reunión está listada en su sitio o no está protegida con contraseña, los usuarios no autorizados podrían obtener acceso e iniciar llamadas costosas sin el conocimiento o consentimiento del organizador.

Para las reuniones de conferencia personal (reuniones de PCN), recomendamos desactivar la opción de entrar al audio antes que el organizador. El organizador debe marcar el número de acceso de Webex para el puente de audio y luego ingresar el código de acceso del organizador y el PIN del organizador antes de que los asistentes puedan entrar a la reunión.

Además de usar las características de sala de recepción y bloqueo de reuniones para reuniones de sala personal, puede utilizar el CAPTCHA para detectar y bloquear a los atacantes mediante robots y scripts para obtener acceso de manera fraudulenta a las reuniones de su sala personal. Cuando está habilitado, el CAPTCHA se aplica a los invitados que entran a su reunión de sala personal.

Un usuario invitado se define de la siguiente manera:

• No inició sesión (la identidad no está autenticada)

• Inició sesión, pero pertenece a una organización externa

El fraude de devolución de llamada telefónica puede ocurrir cuando alguien entra a una de sus reuniones y utiliza la devolución de llamada para llamar a números de teléfono sospechosos de diferentes países, lo que le cuesta dinero a su organización. Estos números de teléfono sospechosos pueden provenir de cualquier parte del mundo. Sin embargo, hemos observado que un mayor porcentaje de fraude se origina en las siguientes ubicaciones:

• Bélgica

• Costa Rica

• Ecuador

• Egipto

• Etiopía

• Francia

• Moldavia

• Níger

• Panamá

• Filipinas

• Portugal

• Arabia Saudita

• Sudáfrica

• Sri Lanka

• Taiwán

• Turquía

• Ucrania

• Emiratos Árabes Unidos

• Reino Unido

• Vietnam

Para ayudar a reducir el fraude, le recomendamos que no permita ciertos países en la lista de países de devolución de llamada permitidos de Webex . Por ejemplo, puede agregar países con los que no hace negocios o desde los que ha recibido llamadas fraudulentas o sospechosas.

Incluso los títulos de las reuniones pueden revelar información confidencial. Por ejemplo, una reunión titulada “Debatir la adquisición de la empresa A” puede tener impactos financieros si se revela con anticipación. La creación de reuniones no listadas preserva la seguridad de la información confidencial.

Para las reuniones listadas, el tema de la reunión y otros detalles aparecen en su sitio Webex para que los usuarios autenticados, así como los usuarios no autenticados y los invitados los vean. Le recomendamos que marque todas las reuniones como no listadas, a menos que su organización tenga una necesidad comercial específica de mostrar los títulos y la información de las reuniones públicamente.

Si su organización trabaja con información confidencial, le recomendamos que solicite a todos los usuarios que tengan una cuenta en su sitio Webex. Cuando está habilitado, Webex solicita a todos los organizadores y los asistentes sus credenciales cuando entran a una reunión, evento o sesión de capacitación.

Además, le recomendamos que solicite a los asistentes que inicien sesión cuando marquen desde un teléfono. Este requisito evita que cualquier persona entre a la reunión o sesión de capacitación sin las credenciales adecuadas.

Los participantes que entran mediante la Aplicación de Webex deben autenticarse, por lo que Webex no les solicita que se autentiquen cuando se conectan al audio. Por lo tanto, esta restricción solo afecta a los usuarios que entran por teléfono. Además, considere restringir los sistemas de videoconferencias para que no marquen en una reunión que requiere que los asistentes inicien sesión. Para obtener más información, consulte Reuniones planificadas: Exigir la contraseña de la reunión cuando entra desde el teléfono o los sistemas de videoconferencias. Tenga en cuenta que el uso de esta opción limita su reunión, evento o sesión a los asistentes internos (usuarios con una cuenta en su sitio Webex). Esta opción es una manera excelente de mantener sus reuniones seguras, pero puede ser limitante si el organizador necesita tener un invitado externo.

Ocultar enlaces de reuniones y eventos dentro de las reuniones disuade a los asistentes de invitar a invitados no deseados al hacer que los enlaces sean menos convenientes para copiar y compartir. No impide que los asistentes copien y compartan enlaces a reuniones desde sus invitaciones por correo electrónico.