Reuniões Webex agendadas

As reuniões Webex agendadas são nosso tipo de reunião recomendado quando a segurança é importante para você ou sua organização. Reuniões agendadas são reuniões únicas protegidas por senha e possuem uma ampla gama de recursos de segurança nos controles de recursos de reunião e de convidados. Como administrador, você pode controlar os recursos de segurança em todas as reuniões agendadas no site Webex. Os organizadores também podem configurar a segurança da reunião, as opções de reunião e os privilégios dos convidados ao agendar a reunião.

Reuniões de sala pessoal

As Salas Pessoais do Webex Meetings são uma forma de reunião Webex que estão continuamente disponíveis para o organizador da reunião. O organizador da reunião ativa a sala pessoal quando ele entra e a desativa quando sai. As Salas Pessoais do Webex Meetings destinam-se a fornecer uma maneira rápida e conveniente para que participantes confiáveis se reúnam e, portanto, têm um conjunto limitado de recursos de segurança configuráveis. Se a segurança da reunião for sua principal preocupação, recomendamos o uso de reuniões Webex agendadas que tenham um conjunto abrangente de recursos de segurança configuráveis.

As reuniões de Sala Pessoal podem ser ativadas ou desativadas para todos os usuários no site Webex. Se ativadas no seu site Webex, elas podem ser ativadas ou desativadas para usuários individuais.

Para habilitar reuniões de sala pessoal

Bloquear reuniões Webex afeta o comportamento de entrada na reunião para todos os usuários. Quando a reunião começar, os participantes serão colocados no lobby por padrão até que o organizador os admita.

As configurações de bloqueio de reunião separadas estão disponíveis para reuniões agendadas e reuniões de sala pessoal no site Webex.

Os controles de bloqueio de reunião permitem que um administrador faça o seguinte:

• Bloquear automaticamente a reunião 0, 5, 10, 15 ou 20 minutos após o início

• Configure o comportamento de entrada na reunião quando a reunião estiver bloqueada:

  • Todas as pessoas esperam no lobby até que o organizador as admita

  • Ninguém pode entrar na reunião

A configuração padrão quando uma reunião é bloqueada é Todos devem aguardar no lobby até que o organizador os admita.

Como administrador, você pode forçar os organizadores da reunião a usar as configurações de bloqueio de reunião padrão em todo o site ou permitir que o organizador defina o número de minutos após o início da reunião quando ela for bloqueada. Recomendamos que você imponha o bloqueio automático de reuniões após um tempo definido. Os organizadores da reunião poderão sempre usar os controles na reunião para bloquear e desbloquear a reunião enquanto ela estiver em andamento.

O lobby é ativado por padrão em todas as reuniões Webex. Com essa configuração padrão, quando uma reunião começa e a reunião é desbloqueada, todos os usuários convidados são colocados no lobby, até que o organizador os admita.

Um usuário convidado é categorizado nos seguintes grupos de usuários:

• Usuários não verificados — Usuários que não iniciaram sessão e cuja identidade não está autenticada.

• Usuários externos verificados — Usuários que iniciaram sessão, mas pertencem a uma organização externa.

Cada grupo de usuários possui controles de lobby separados e independentes. A distinção entre usuários externos não verificados e verificados permite aumentar a segurança da reunião aplicando controles de entrada em reuniões mais rigorosos para usuários não verificados. Por exemplo, Usuários não verificados não podem entrar na reunião, enquanto Usuários externos verificados ou Usuários não verificados são colocados no lobby, ao passo que Usuários externos verificados podem entrar diretamente na reunião.

Com a configuração padrão "Eles esperam no lobby até que o organizador os admita", quando a reunião é desbloqueada, os usuários da sua organização que iniciaram sessão com uma conta Webex usando uma licença de organizador ou convidado ignoram o lobby e entram na reunião diretamente.

O organizador da reunião poderá ver uma lista de convidados que estiverem aguardando no lobby. Quando os usuários forem colocados no lobby de uma reunião, eles serão categorizados em três grupos para simplificar a seleção de usuários e as opções de admissão à reunião:

• Usuários internos (usuários autenticados na sua organização)

• Usuários externos (usuários autenticados em organizações externas)

• Usuários não verificados (usuários que não iniciaram sessão e não foram autenticados)

Usuários autenticados internos e externos que iniciaram sessão e verificaram as identidades. A identidade de usuários não verificados (usuários que não iniciaram sessão) não pode ser considerada verdadeira porque eles não foram autenticados.

Os usuários podem ser admitidos na reunião ou removidos do lobby individualmente ou em grupo.

Para obter mais informações sobre os controles do lobby, consulte Saiba quem você está deixando entrar em sua reunião Webex.

Para alterar as configurações do lobby em reuniões agendadas e de sala pessoal

Recomendamos que você aplique a exigência de senha aos usuários que entrarem em reuniões agendadas por telefone ou sistemas de videoconferência. O sistema gera automaticamente uma senha numérica de oito dígitos para os participantes do sistema de videoconferência e telefone e a adiciona ao convite da reunião. Essa medida garante que apenas pessoas com convite possam entrar na reunião ao usar um telefone ou sistema de videoconferência.

Recomendamos que você evite que os convidados entrem antes do organizador, a menos que você entenda totalmente o risco de segurança e exija essa funcionalidade.

Considere desabilitar as opções de entrada antes do organizador no seu site, especialmente em reuniões listadas. Caso contrário, os convidados externos poderão aproveitar as reuniões agendadas para seus próprios fins, sem o conhecimento ou consentimento do organizador.

Da mesma forma, se você permitir que os convidados entrem antes do organizador, considere não permitir que eles entrem no áudio antes do organizador. Se sua reunião estiver listada em seu site ou não for protegida por senha, usuários não autorizados poderão obter acesso e iniciar chamadas caras sem o conhecimento ou consentimento do organizador.

Nas Reuniões de conferência pessoal (reuniões PCN), recomendamos desabilitar a opção Entrar no áudio antes do organizador. O organizador deve discar o número de acesso Webex para a ponte de áudio e, em seguida, inserir o código de acesso e o PIN do organizador antes que os convidados possam entrar na reunião.

Além de usar os recursos de lobby e de bloqueio de reunião em reuniões de sala pessoal , você pode usar o CAPTCHA para detectar e bloquear invasores que usam robôs e scripts para obter acesso fraudulento às suas reuniões de sala pessoal. Quando ativado, o CAPTCHA se aplica aos convidados que entram na sua reunião de sala pessoal.

Um usuário convidado é definido da seguinte forma:

• Não conectado (a identidade não é autenticada)

• Conectado, mas pertence a uma organização externa

A fraude de retorno de chamada de telefonia pode acontecer quando alguém entrar em uma de suas reuniões e usar o retorno de chamada para ligar para números de telefone suspeitos de diferentes países, o que custa dinheiro à sua organização. Esses números de telefone suspeitos podem vir de qualquer lugar do mundo. No entanto, observamos que uma porcentagem maior de fraudes se origina nos seguintes locais:

• Bélgica

• Costa Rica

• Equador

• Egito

• Etiópia

• França

• Moldávia

• Níger

• Panamá

• Filipinas

• Portugal

• Arábia Saudita

• África do Sul

• Sri Lanka

• Taiwan

• Turquia

• Ucrânia

• Emirados Árabes Unidos

• Reino Unido

• Vietnã

Para ajudar a reduzir a fraude, recomendamos que você não permita determinados países na lista de Países de retorno de chamada permitidos no Webex . Por exemplo, você pode adicionar países com os quais não faz negócios ou dos quais recebeu chamadas fraudulentas ou suspeitas.

Até os títulos das reuniões podem revelar informações confidenciais. Por exemplo, uma reunião intitulada "Discutir a aquisição da Empresa A" pode ter impactos financeiros, se divulgada com antecedência. A criação de reuniões não listadas mantém a segurança das informações confidenciais.

Nas reuniões listadas, o tópico da reunião e outros detalhes aparecem no site Webex para que usuários autenticados, bem como usuários não autenticados e convidados possam ver. Recomendamos que você marque todas as reuniões como não listadas, a menos que sua organização tenha uma necessidade comercial específica de exibir títulos e informações de reuniões publicamente.

Se sua organização trabalha com informações confidenciais, recomendamos que você exija que todos os usuários tenham uma conta em seu site Webex. Quando ativado, o Webex solicitará a todos os organizadores e convidados as credenciais ao entrarem em uma reunião, evento ou sessão de treinamento.

Além disso, recomendamos que você exija que os convidados iniciem sessão ao discarem de um telefone. Esse requisito impedirá que alguém entre na reunião ou sessão de treinamento sem as credenciais adequadas.

Os participantes que entrarem usando o aplicativo Webex deverão se autenticar, para que o Webex não solicite a autenticação quando se conectarem ao áudio. Assim, essa restrição afeta os usuários que entrarem apenas por telefone. Além disso, considere restringir os sistemas de videoconferência de discar para uma reunião que exija que os participantes iniciem sessão. Para obter mais informações, consulte Reuniões agendadas: Aplique a senha da reunião ao entrar por telefone ou sistemas de videoconferência. Lembre-se de que o uso dessa opção limita sua reunião, evento ou sessão a convidados internos (usuários com uma conta no site Webex). Essa opção é uma excelente maneira de manter suas reuniões seguras, mas pode ser limitada se o organizador precisar ter um convidado externo.

Ocultar links de reuniões e eventos dentro das reuniões impede que os convidados convidem convidados indesejados, tornando os links menos convenientes para copiar e compartilhar. Isso não impede que os convidados copiem e compartilhem links de reunião dos convites por e-mail.