Réunions Webex programmées

Les réunions Webex programmées sont le type de réunion que nous recommandons lorsque la sécurité est importante pour vous ou votre organisation. Les réunions programmées sont des réunions ponctuelles qui sont protégées par un mot de passe et disposent d’un large éventail de fonctions de sécurité dans les contrôles des fonctions de la réunion et des participants. En tant qu’administrateur, vous pouvez contrôler les fonctions de sécurité de toutes les réunions programmées sur votre site Webex. Les organisateurs peuvent également configurer la sécurité de la réunion, les options de la réunion et les privilèges des invités lorsqu’ils programment leur réunion.

Réunions en salle personnelle

Les salles personnelles Webex Meetings sont une forme de réunion Webex qui sont disponibles en permanence pour l’organisateur de la réunion. L’organisateur de la réunion active sa salle personnelle lorsqu’il la rejoint et la désactive lorsqu’il la quitte. Les salles personnelles Webex Meetings sont conçues pour offrir un moyen rapide et pratique aux participants de confiance de se rencontrer, et disposent donc d’un ensemble limité de fonctions de sécurité configurables. Si la sécurité de la réunion est votre principale préoccupation, nous vous recommandons d’utiliser les réunions Webex programmées, qui disposent d’un ensemble complet de fonctionnalités de sécurité configurables.

Les réunions en salle personnelle peuvent être activées ou désactivées pour tous les utilisateurs de votre site Webex. Si elles sont activées pour votre site Webex, elles peuvent être activées ou désactivées pour des utilisateurs individuels.

Pour activer les réunions en salle personnelle

Le verrouillage des réunions Webex affecte le comportement d’entrée de la réunion pour tous les utilisateurs. Au démarrage de la réunion, les participants sont placés dans le lobby par défaut, jusqu'à ce que l'organisateur les admette.

Des paramètres de verrouillage de réunion distincts sont disponibles pour les réunions programmées et les réunions en salle personnelle sur votre site Webex.

Les commandes de verrouillage de la réunion permettent à un administrateur d’effectuer les opérations suivantes :

• Verrouiller automatiquement la réunion 0, 5, 10, 15 ou 20 minutes après le démarrage de la réunion

• Configurez le comportement d’entrée de la réunion lorsque la réunion est verrouillée :

  • Toutes les personnes attendent dans le hall d’entrée que l’organisateur les admette

  • Personne ne peut rejoindre la réunion

Le paramètre par défaut lorsqu’une réunion est verrouillée est Tout le monde attend dans le hall jusqu’à ce que l’organisateur les admette.

En tant qu’administrateur, vous pouvez forcer les organisateurs de réunions à utiliser les paramètres de verrouillage par défaut du site, ou permettre à l’organisateur de configurer le nombre de minutes après le démarrage de la réunion pour qu’elle soit verrouillée. Nous vous recommandons d’appliquer le verrouillage automatique des réunions après une durée définie. Les organisateurs de réunions peuvent toujours utiliser les commandes de la réunion pour verrouiller et déverrouiller la réunion en cours.

Le lobby est activé par défaut pour toutes les réunions Webex. Avec ce paramètre par défaut, lorsqu'une réunion démarre et que la réunion est déverrouillée, tous les utilisateurs invités sont placés dans le lobby, jusqu'à ce que l'organisateur les admette.

Un utilisateur invité est classé dans les groupes d'utilisateurs suivants :

• Utilisateurs non vérifiés : utilisateurs qui ne se sont pas connectés et dont l'identité n'est pas authentifiée.

• Utilisateurs externes vérifiés : utilisateurs qui se sont connectés, mais qui appartiennent à une organisation externe.

Chaque groupe d'utilisateurs dispose de commandes de lobby distinctes et indépendantes. La distinction entre les utilisateurs externes non vérifiés et vérifiés vous permet d'améliorer la sécurité des réunions en appliquant des contrôles d'entrée de réunion plus stricts pour les utilisateurs non vérifiés. Par exemple, les utilisateurs non vérifiés ne peuvent pas rejoindre la réunion alors que les utilisateurs externes vérifiés sont placés dans le lobby, ou les utilisateurs non vérifiés sont placés dans le lobby alors que les utilisateurs externes vérifiés peuvent rejoindre la réunion directement.

Avec le paramètre par défaut « Ils attendent dans le lobby jusqu’à ce que l’organisateur les admette », lorsque la réunion est déverrouillée, les utilisateurs de votre organisation qui se sont connectés avec un compte Webex à l’aide d’une licence d’organisateur ou d’invité contournent le lobby et rejoignent la réunion directement.

L’organisateur de la réunion peut voir une liste des invités en attente dans le lobby. Lorsque les utilisateurs sont placés dans le lobby d’une réunion, ils sont classés en trois groupes pour simplifier le filtrage des utilisateurs et les choix d’admission à la réunion :

• utilisateurs internes (utilisateurs authentifiés dans votre organisation)

• utilisateurs externes (utilisateurs authentifiés dans des organisations externes)

• utilisateurs non vérifiés (utilisateurs qui ne se sont pas connectés et qui ne sont pas authentifiés)

Les utilisateurs authentifiés internes et externes se sont connectés et ont vérifié leur identité. L’identité des utilisateurs non vérifiés (utilisateurs qui ne se sont pas connectés) ne peut pas être considérée comme vraie car ils n’ont pas été authentifiés.

Les utilisateurs peuvent être admis à la réunion ou supprimés du lobby individuellement ou en groupe.

Pour plus d’informations sur les commandes du lobby, voir Savoir qui vous autorisez à rejoindre à votre réunion Webex.

Pour modifier les paramètres du lobby pour les réunions programmées et les réunions en salle personnelle

Nous vous recommandons d’appliquer l’exigence de mot de passe aux utilisateurs qui rejoignent les réunions programmées à partir de systèmes de téléconférence ou de visioconférence. Le système génère automatiquement un mot de passe numérique à huit chiffres pour les participants du système de téléconférence et visioconférence et l’ajoute à l’invitation à la réunion. Cette mesure garantit que seules les personnes ayant une invitation peuvent rejoindre la réunion lorsqu’elles utilisent un système de téléconférence ou de visioconférence.

Nous vous recommandons d’empêcher les participants de rejoindre à la réunion avant l’organisateur, sauf si vous comprenez parfaitement le risque de sécurité et que vous avez besoin de cette fonctionnalité.

Envisagez de désactiver les options de participation avant l’organisateur sur votre site, en particulier pour les réunions répertoriées. Sinon, des participants externes pourraient exploiter les réunions programmées à leurs propres fins, à l’insu de l’organisateur et sans son consentement.

De même, si vous autorisez les participants à s’inscrire avant l’organisateur, pensez à ne pas les autoriser à s’inscrire en audio avant l’organisateur. Si votre réunion figure sur votre site ou n’est pas protégée par un mot de passe, des utilisateurs non autorisés pourraient potentiellement y avoir accès et lancer des appels coûteux à l’insu de l’organisateur ou sans son consentement.

Pour les réunions de conférence personnelles (PCN), nous vous recommandons de désactiver l’option rejoindre l’audio avant l’organisateur. L’organisateur doit composer le numéro d’accès Webex pour le pont audio, puis saisir le code d’accès et le code PIN de l’organisateur, avant que les participants puissent rejoindre la réunion.

En plus de l’utilisation des fonctions de lobby et de verrouillage des réunions pour les réunions dans une salle personnelle, vous pouvez utiliser la fonction CAPTCHA pour détecter et bloquer les attaquants qui utilisent des robots et des scripts pour accéder frauduleusement à vos réunions dans une salle personnelle. Lorsqu’elle est activée, la fonction CAPTCHA s’applique aux invités qui rejoignent votre réunion en salle personnelle.

Un utilisateur invité est défini comme suit :

• non connecté (l’identité n’est pas authentifiée)

• connecté, mais appartient à une organisation externe

La fraude par rappel téléphonique peut se produire lorsque quelqu’un rejoint l’une de vos réunions et utilise le rappel pour appeler des numéros de téléphone suspects de différents pays, ce qui coûte de l’argent à votre organisation. Ces numéros de téléphone suspects peuvent provenir de n’importe où dans le monde. Cependant, nous avons observé qu’un pourcentage plus élevé de fraudes provient des emplacements suivants :

• Belgique

• Costa Rica

• Equateur

• Égypte

• Ethiopie

• France

• Moldova

• Niger

• Panama

• Philippines

• Portugal

• Arabie Saoudite

• Afrique du Sud

• Sri Lanka

• Taïwan

• Turquie

• Ukraine

• Emirats arabes unis

• Royaume-Uni

• Vietnam

Pour aider à réduire la fraude, nous vous recommandons de désactiver certains pays dans la liste des pays de rappel Webex autorisés. Par exemple, vous pouvez ajouter des pays avec lesquels vous ne travaillez pas, ou à partir desquels vous avez reçu des appels frauduleux ou suspects.

Même les titres des réunions peuvent révéler des informations sensibles. Par exemple, une réunion intitulée « Discuter de l’acquisition de la société A » peut avoir des répercussions financières, si elle est révélée à l’avance. La création de réunions non listées permet de préserver la sécurité des informations sensibles.

Pour les réunions listées, le sujet de la réunion et d’autres détails s’affichent sur votre site Webex pour que les utilisateurs authentifiés, ainsi que les utilisateurs non authentifiés et les invités puissent les voir. Nous vous recommandons de marquer toutes les réunions comme étant non listées, à moins que votre organisation n’ait un besoin commercial spécifique d’afficher publiquement les titres et les informations des réunions.

Si votre organisation travaille avec des informations sensibles, nous vous recommandons d’exiger que tous les utilisateurs aient un compte sur votre site Webex. Lorsque cette option est activée, Webex demande à tous les organisateurs et participants de fournir leurs informations d’identification lorsqu’ils rejoignent une réunion, un événement ou une session de formation.

En outre, nous vous recommandons de demander aux participants de s’identifier lorsqu’ils se connectent à partir d’un téléphone. Cette exigence permet d’éviter qu’une personne ne rejoigne la réunion ou la session de formation sans les informations d’authentification appropriées.

Les participants qui rejoignent la réunion à l’aide de l’application Webex doivent s’authentifier. Webex ne les invite donc pas à s’authentifier lorsqu’ils se connectent à l’audio. Cette restriction a donc un impact sur les utilisateurs qui rejoignent la réunion uniquement par téléphone. Vous pouvez également envisager d’empêcher les systèmes de visioconférence de se connecter à une réunion où les participants doivent s’identifier. Pour plus d’informations, voir Réunions programmées : appliquer le mot de passe de la réunion lorsque les participants rejoignent la réunion par téléphone ou par visioconférence. N’oubliez pas que l’utilisation de cette option limite votre réunion, événement ou session aux participants internes (utilisateurs disposant d’un compte sur votre site Webex). Cette option est un excellent moyen de sécuriser vos réunions, mais elle peut être limitative si l’organisateur a besoin d’un invité externe.

Le fait de masquer les liens des réunions et des événements dans les réunions dissuade les participants d’inviter des invités indésirables en rendant les liens moins pratiques à copier et à partager. Cela n’empêche pas les invités de copier et de partager les liens de réunion à partir de leurs courriers électroniques d’invitation.