Întâlniri Webex programate

Întâlnirile Webex programate sunt tipul de întâlnire recomandat de noi atunci când securitatea este importantă pentru dvs. sau organizația dvs. Întâlnirile programate sunt întâlniri unice care sunt protejate prin parolă și au o gamă largă de funcții de securitate în comenzile funcțiilor întâlnirii și comenzile participanților. Ca administrator, puteți controla funcțiile de securitate pentru toate întâlnirile programate de pe site-ul dvs. Webex. Gazdele pot configura securitatea întâlnirilor, opțiunile de întâlnire și privilegii participanților atunci când își programează întâlnirea.

Întâlniri în sala personală

Sălile personale Webex Meetings sunt o formă de întâlnire Webex care sunt disponibile permanent pentru gazda întâlnirii. Gazda întâlnirii își activează sala personală când intră și dezactivează sală de întâlnire când iese. Sălile personale Webex Meetings sunt concepute să ofere o modalitate rapidă și convenabilă pentru participanții de încredere pentru a se întâlni și, prin urmare, au un set limitat de funcții de securitate configurabile. Dacă securitatea întâlnirilor este preocuparea dvs. principală, vă recomandăm să utilizați întâlniri Webex programate, care au un set cuprinzător de funcții de securitate configurabile.

Întâlnirile din sala personală pot fi activate sau dezactivate pentru toți utilizatorii de pe site-ul dvs. Webex. Dacă sunt activate pentru site-ul dvs. Webex, acestea pot fi activate sau dezactivate pentru utilizatorii individuali.

Pentru a programa întâlniri în sala personală

Blocarea întâlnirilor Webex afectează comportamentul de intrare al întâlnirii pentru toți utilizatorii. Când începe întâlnirea, participanții sunt plasați în sala de așteptare în mod implicit, până când gazda le permite accesul.

Setări separate de blocare a întâlnirilor sunt disponibile pentru întâlnirile programate și întâlnirile din sala personală de pe site-ul dvs. Webex.

Comenzile de blocare a întâlnirii permit unui administrator să efectueze următoarele:

• să blocheze automat întâlnirea la 0, 5, 10, 15 sau 20 de minute după începerea întâlnirii

• Configurați comportamentul de intrare al întâlnirii atunci când întâlnirea este blocată:

  • Toată lumea așteaptă în sala de așteptare până ce gazda le permite accesul

  • Nicio persoană nu poate intra în întâlnire

Setarea implicită atunci când o întâlnire este blocată este Toată lumea așteaptă în sala de așteptare până ce gazda le permite accesul.

Ca administrator, puteți impune gazdelor întâlnirii să utilizeze setările implicite de blocare a întâlnirii la nivelul întregului site sau puteți permite gazdei să seteze numărul de minute de la începerea întâlnirii până când aceasta este blocată. Vă recomandăm să impuneți blocarea automată a întâlnirilor după o perioadă de timp prestabilită. Gazdele întâlnirii pot utiliza oricând comenzile din cadrul întâlnirii pentru a bloca și debloca întâlnirea în timp ce aceasta este în desfășurare.

Sala de așteptare este activată implicit pentru toate întâlnirile Webex. Cu această setare prestabilită, atunci când începe o întâlnire și întâlnirea este deblocată, toți utilizatorii invitați sunt plasați în sala de așteptare, până când gazda îi admite.

Un utilizator invitat este clasificat în următoarele grupuri de utilizatori:

• Utilizatori neverificați — Utilizatori care nu s-au conectat și a căror identitate nu este autentificată.

• Utilizatori externi verificați — Utilizatori care s-au conectat, dar aparțin unei organizații externe.

Fiecare grup de utilizatori are comenzi separate și independente în sala de așteptare. Distingerea între utilizatorii externi neverificați și verificați vă permite să îmbunătățiți securitatea întâlnirilor prin aplicarea unor comenzi mai stricte privind intrarea în întâlnire pentru utilizatorii neverificați. De exemplu, utilizatorii neverificați nu pot intra în întâlnire, în timp ce utilizatorii externi verificați sunt trimiși în sala de așteptare sau utilizatorii neverificați sunt trimiși în sala de așteptare, în timp ce utilizatorii externi verificați pot intra direct în întâlnire.

Cu setare prestabilită „Așteaptă în sala de așteptare până când gazda îi admite”, atunci când întâlnirea este deblocată, utilizatorii din organizația dvs. care s-au conectat cu un cont Webex folosind o licență de gazdă sau de participant ocolesc sala de așteptare și se alătură direct întâlnirii.

Gazda întâlnirii poate vedea o listă de participanți care așteaptă în sala de așteptare. Atunci când utilizatorii sunt plasați în sala de așteptare a unei întâlniri, aceștia sunt clasificați în trei grupuri pentru a simplifica filtrarea utilizatorilor și opțiunile de intrare în întâlnire:

• Utilizatori interni (utilizatori autentificați din organizația dvs.)

• Utilizatori externi (utilizatori autentificați în organizații externe)

• Utilizatori neverificați (utilizatori care nu s-au conectat și nu sunt autentificați)

Utilizatorii autentificați interni și externi care s-au conectat și și-au verificat identitatea. Nu se poate presupune că identitatea utilizatorilor neverificați (utilizatori care nu s-au conectat) este adevărată, deoarece nu au fost autentificați.

Utilizatorii pot fi admiși în întâlnire sau eliminați din sala de așteptare individual sau ca grup.

Pentru mai multe informații despre comenzile din sala de așteptare, consultați secțiunea Aflați cui îi permiteți accesul în întâlnirea dvs. Webex.

Pentru a modifica setările sălii de așteptare pentru întâlnirile programate și întâlnirile din sala personală

Vă recomandăm să impuneți cerința privind parola utilizatorilor care intră în întâlniri programate de pe telefon sau prin intermediul sistemelor de videoconferință. Sistemul generează automat o parolă numerică din opt cifre pentru participanții care intră prin intermediul telefonului sau prin sisteme de videoconferință și o adaugă la invitația pentru întâlnire. Această măsură garantează faptul că doar persoanele care au invitație pot intra în întâlnire când utilizează un telefon sau un sistem de videoconferință.

Vă recomandăm să preveniți intrarea participanților înaintea gazdei, cu excepția cazului în care înțelegeți pe deplin riscul de securitate și solicitați această funcționalitate.

Luați în considerare dezactivarea opțiunilor de intrare înaintea gazdei pentru site-ul dvs., în special pentru întâlnirile afișate. În caz contrar, participanții externi ar putea profita de întâlnirile programate în scopuri proprii, fără știrea sau acordul gazdei.

La fel, dacă le permiteți participanților să intre înaintea gazdei, luați în calcul posibilitatea de a nu le permite să intre cu audio înaintea gazdei. Dacă întâlnirea dvs. este listată pe site-ul dvs. sau nu este protejată prin parolă, utilizatorii neautorizați ar putea obține accesul și iniția apeluri costisitoare fără cunoștința sau acordul gazdei.

În cazul întâlnirilor de tip conferință personală (întâlnirile PCN), vă recomandăm să dezactivați opțiunea de intrare cu audio înaintea gazdei. Gazda trebuie să formeze numărul de acces Webex pentru puntea audio, apoi să introducă codul de acces și codul PIN de gazdă, înainte ca participanții să poată intra în întâlnire.

Pe lângă faptul că utilizați sala de așteptare a întâlnirii și funcțiile de blocare a întâlnirilor pentru întâlnirile din sala personală, puteți utiliza CAPTCHA pentru a detecta și bloca atacatorii care utilizează roboți și scripturi pentru a obține acces în mod fraudulos la întâlnirile din sala personală. Când este activat, CAPTCHA se aplică invitaților care intră în întâlnirea din sala personală.

Un utilizator invitat este definit după cum urmează:

• Neconectat (identitatea nu este autentificată)

• Conectat, dar aparține unei organizații externe

Frauda prin apelare inversă se poate produce atunci când cineva intră în una dintre întâlnirile dvs. și utilizează apelarea inversă pentru a apela numere de telefon suspecte din diferite țări, ceea ce implică costuri pentru organizația dvs. Aceste numere de telefon suspecte pot veni din oriunde în lume. Cu toate acestea, am observat că un procent mai mare de fraudă provine din următoarele locații:

• Belgia

• Costa Rica

• Ecuador

• Egipt

• Etiopia

• Franța

• Moldova

• Nigeria

• Panama

• Filipine

• Portugalia

• Arabia Saudită

• Africa de Sud

• Sri Lanka

• Taiwan

• Turcia

• Ucraina

• Emiratele Arabe Unite

• Regatul Unit

• Vietnam

Pentru a contribui la reducerea fraudei, vă recomandăm să interziceți anumite țări din lista Țărilor de reapelare permise Webex . De exemplu, puteți adăuga țări cu care nu faceți afaceri sau din care ați primit apeluri frauduloase sau suspecte.

Chiar și titlurile întâlnirilor pot dezvălui informații sensibile. De exemplu, o întâlnire cu titlul „Discuție despre achiziționarea companiei A” poate avea consecințe financiare dacă este dezvăluită cu mult timp înainte. Prin crearea unor întâlniri nelistate se menține securitatea informațiilor sensibile.

La întâlnirile listate, subiectul întâlnirii și alte informații sunt afișate pe site-ul dvs. Webex pentru utilizatorii autentificați, dar și pentru utilizatorii și invitații neautentificați. Vă recomandăm să marcați toate întâlnirile ca nelistate, cu excepția cazului în care organizația dvs. are o nevoie specifică de a afișa public titlurile și informațiile întâlnirilor.

Dacă organizația dvs. lucrează cu informații sensibile, vă recomandăm să solicitați tuturor utilizatorilor să aibă un cont pe site-ul dvs. Webex. Atunci când este activată această, opțiune Webex solicită tuturor gazdelor și participanților să introducă datele de autentificare atunci când intră într-o întâlnire, un eveniment sau o sesiune de instruire.

În plus, vă recomandăm să le solicitați participanților să se conecteze atunci când apelează de pe un telefon. Această solicitare previne intrarea altor persoane în întâlnire sau în sesiunea de instruire fără date de autentificare corespunzătoare.

Participanții care intră utilizând aplicația Webex trebuie să se autentifice, astfel încât Webex să nu le solicite să se autentifice atunci când se conectează la audio. Astfel, această restricție îi afectează pe utilizatorii care intră exclusiv de pe telefon. De asemenea, luați în considerare posibilitatea de a restricționa sistemele de videoconferință de la apelarea într-o întâlnire care solicită participanților să se conecteze. Pentru mai multe informații, consultați Întâlniri programate: Impuneți utilizarea parolei atunci când se intră prin intermediul telefonului sau prin sisteme de videoconferință. Rețineți că utilizarea acestei opțiuni limitează întâlnirea, evenimentul sau sesiunea dvs. la participanții interni (utilizatori cu cont pe site-ul Webex). Această opțiune este o modalitate excelentă de a vă securiza întâlnirile, însă poate deveni restrictivă dacă gazda trebuie să aibă și un invitat extern.

Ascunderea linkurilor la întâlniri și la evenimente în cadrul întâlnirilor îi descurajează pe participanți să invite persoane nedorite, făcând linkurile mai puțin convenabile de copiat și partajat. Nu îi împiedică pe participanți să copieze și să partajeze linkuri la întâlniri din invitațiile primite prin e-mail.