Aikataulutetut Webex-kokoukset

Suosittelemme ajoitettuja Webex-kokouksia, kun turvallisuus on tärkeää sinulle tai organisaatiollesi. Ajoitetut kokoukset ovat kertaluonteisia kokouksia, jotka on suojattu salasanalla ja joissa on laaja valikoima turvaominaisuuksia kokoustoimintojen ja osallistujien ohjauksissa. Järjestelmänvalvojana voit hallita Webex-sivustosi kaikkien ajoitettujen kokousten suojausominaisuuksia. Isännät voivat myös määrittää kokouksen suojauksen, kokousasetukset ja osallistujien oikeudet, kun he ajoittavat kokouksensa.

Henkilökohtaiset kokoukset

Webex Meetings Personal Rooms on Webex-kokouksen muoto, joka on jatkuvasti kokouksen isännöitsijän käytettävissä. Kokouksen isäntä aktivoi henkilökohtaisen huoneensa liittyessään ja deaktivoi kokoushuoneen poistuessaan. Henkilökohtaiset huoneet on tarkoitettu tarjoamaan nopea ja kätevä tapa luotetuille osallistujille tavata, ja siksi niissä on rajoitettu joukko määritettäviä suojausominaisuuksia. Jos kokousten turvallisuus on ensisijainen huolenaiheesi, suosittelemme käyttämään ajoitettuja Webex-kokouksia, joissa on kattava joukko määritettäviä suojausominaisuuksia.

Voit ottaa käyttöön tai poistaa käytöstä Personal Room -kokoukset kaikille Webex-sivustosi käyttäjille. Kun ne ovat käytössä Webex-sivustossasi, voit ottaa ne käyttöön tai poistaa ne käytöstä myös yksittäisille käyttäjille.

Ota henkilökohtaisen huoneen kokoukset käyttöön seuraavasti:

Webex-kokousten lukitseminen vaikuttaa kaikkien käyttäjien kokouksiin kirjautumisen käyttäytymiseen. Oletuksena kaikki kokoukset lukittuvat 5 minuutin kuluttua, ja kaikkien on odotettava aulassa, kunnes isäntä hyväksyy heidät.

Erilliset kokouslukkoasetukset ovat käytettävissä ajoitetuille kokouksille ja Personal Room -kokouksille Webex-sivustollasi.

Kokouksen lukitussäätimien avulla järjestelmänvalvoja voi tehdä seuraavat:

• Lukitse kokous automaattisesti 0, 5, 10, 15 tai 20 minuuttia kokouksen alkamisen jälkeen.

• Määritä kokouksen merkinnän käyttäytyminen, kun kokous on lukittu:

  • Kaikki odottavat aulassa, kunnes isäntä hyväksyy heidät.

  • Kukaan ei voi osallistua kokoukseen.

Oletusasetus kokouksen ollessa lukittuna on Kaikki odottavat aulassa, kunnes isäntä hyväksyy heidät.

Järjestelmänvalvojana voit pakottaa kokouksen isännät käyttämään koko sivuston laajuisia oletusarvoisia kokouksen lukitusasetuksia tai sallia isäntänsä asettaa minuuttien määrän kokouksen alkamisen jälkeen, kun se lukitaan. Suosittelemme, että otat käyttöön automaattisen kokousten lukituksen tietyn ajan kuluttua. Kokouksen isännät voivat aina käyttää kokouksen sisäisiä ohjaimia kokouksen lukitsemiseen ja lukituksen avaamiseen sen ollessa käynnissä.

Aula on oletusarvoisesti käytössä kaikissa ajoitetuissa Webex-kokouksissa. Tällä lukitsemattomien kokousten oletusasetuksella kaikki vieraskäyttäjät sijoitetaan aulaan, kunnes isäntä hyväksyy heidät.

Vieraskäyttäjä määritellään seuraavasti:

• Vastaanotettu kokouskutsun, mutta ei kirjautunut sisään (henkilöllisyyttä ei todennettu)

• Ei saanut sähköpostikutsua

Lukitsemattomien kokousten oletusasetuksena He odottavat aulassa, kunnes isäntä päästää heidät sisään, ihmiset, jotka ovat saaneet kokouskutsun ja kirjautuneet sisään Webex-tilillä isäntä- tai osallistujalisenssillä, ohittavat aulan ja liittyvät kokoukseen suoraan.

Voit valita, että osallistujat, jotka kirjautuvat sisään Webex-tilillä samassa organisaatiossa kuin isäntä, voivat aina liittyä lukitsemattomiin kokouksiin kaikissa organisaatiosi ajoitetuissa kokouksissa.

Jos Webex-sivustosi käytti edellistä Avatut kokoukset asetukset, vastaava asetus Automaattinen tunnustaminen sovelletaan automaattisesti. Vieraat voivat liittyä kokoukseen tulee He voivat liittyä kokoukseen. Vieraat odottavat aulassa, kunnes isäntä hyväksyy heidät tulee He odottavat aulassa, kunnes isäntä päästää heidät sisään. Vieraat eivät voi liittyä kokoukseen tulee He eivät voi liittyä kokoukseen.

Kokouksen isäntä näkee listan aulassa odottavista osallistujista. Kun käyttäjät sijoitetaan aulaan, he näkyvät yhdessä kolmesta ryhmästä yksinkertaistaakseen käyttäjien seulontaa ja kokouksiin pääsyä:

• Sisäiset käyttäjät (organisaatiosi todennettuja käyttäjiä)

• Ulkoiset käyttäjät (todennetut käyttäjät ulkoisissa organisaatioissa)

• Vahvistamattomat käyttäjät (käyttäjät, jotka eivät kirjautuneet sisään ja joita ei voida todentaa)

Sisäiset ja ulkoiset todetut käyttäjät ovat kirjautuneet sisään ja vahvistaneet henkilöllisyytensä. Vahvistamattomien käyttäjien (käyttäjät, jotka eivät kirjautuneet sisään) ei voida olettaa olevan totta, koska heitä ei ole todennettu.

Käyttäjät voivat olla otetaan kokoukseen tai poistetaan aulasta yksin tai ryhmänä.

Muuta ajoitettujen kokousten aulan asetuksia

Aula on oletusarvoisesti käytössä kaikissa ajoitetuissa henkilökohtaisen huoneen kokouksissa. Tällä lukitsemattomien kokousten oletusasetuksella kaikki vieraskäyttäjät sijoitetaan aulaan, kunnes isäntä hyväksyy heidät.

Vieraskäyttäjä määritellään seuraavasti:

• Vastaanotettu kokouskutsun, mutta ei kirjautunut sisään (henkilöllisyyttä ei todennettu)

• Ei saanut sähköpostikutsua

Kokouksen isäntä näkee listan aulassa odottavista osallistujista. Kun käyttäjät sijoitetaan aulaan, he näkyvät yhdessä kolmesta ryhmästä yksinkertaistaakseen käyttäjien seulontaa ja kokouksiin pääsyä:

• Sisäiset käyttäjät (organisaatiosi todennettuja käyttäjiä)

• Ulkoiset käyttäjät (todennetut käyttäjät ulkoisissa organisaatioissa)

• Vahvistamattomat käyttäjät (käyttäjät, jotka eivät kirjautuneet sisään ja joita ei voida todentaa)

Sisäiset ja ulkoiset todetut käyttäjät ovat kirjautuneet sisään ja vahvistaneet henkilöllisyytensä. Vahvistamattomien käyttäjien (käyttäjät, jotka eivät kirjautuneet sisään) ei voida olettaa olevan totta, koska heitä ei ole todennettu.

Käyttäjät voivat olla otetaan kokoukseen tai poistetaan aulasta yksin tai ryhmänä.

Muuta Personal Room -kokousten aulan asetuksia

Suosittelemme, että pakotat salasanavaatimuksen käyttäjille, jotka liittyvät ajoitettuihin kokouksiin puhelin- tai videoneuvottelujärjestelmistä. Järjestelmä luo automaattisesti kahdeksannumeroisen numeerisen salasanan puhelin- ja videoneuvottelujärjestelmän osallistujille ja lisää sen kokouskutsuun. Tällä toimenpiteellä varmistetaan, että vain kutsun saaneet voivat liittyä kokoukseen, kun he käyttävät puhelinta tai videoneuvottelujärjestelmää.

Suosittelemme, että estät osallistujia liittymästä ennen isännöitsijää, ellet ymmärrä täysin tietoturvariskiä ja vaadi tätä toimintoa.

Harkitse liittymisen poistamista käytöstä ennen isännöintivaihtoehtoja sivustossasi, erityisesti lueteltujen kokousten yhteydessä. Muutoin ulkopuoliset osallistujat voivat hyödyntää suunniteltuja kokouksia omiin tarkoituksiinsa ilman isännöitsijän tietämystä tai suostumusta.

Vastaavasti, jos annat osallistujien liittyä ennen isäntänä, harkitse, ettet anna heidän liittyä audioon ennen isäntäään. Jos kokouksesi on listattu sivustollasi tai sitä ei ole suojattu salasanalla, luvattomat käyttäjät voivat päästä sisään ja soittaa kalliita puheluita ilman isännöitsijän tietämättä tai suostumusta.

Henkilökohtaisissa konferenssikokouksissa (PCN Meetings) suosittelemme yhdistämään äänen ennen isännöintiä -vaihtoehdon poistamista käytöstä. Isännän on valittava äänisillan Webex-käyttönumero ja syötettävä sitten isännän pääsykoodi ja isännän PIN-koodi, ennen kuin osallistujat voivat liittyä kokoukseen.

Sen lisäksi, että käytät kokousaulaa ja kokouslukkoominaisuuksia henkilökohtaisiin huonekokouksiin, voit käyttää CAPTCHAa tunnistamaan ja estämään hyökkääjät, jotka käyttävät robotteja ja komentosarjoja päästäkseen petollisesti henkilökohtaiseen huoneesi kokouksiin. Kun CAPTCHA on käytössä, se koskee vieraita, jotka liittyvät henkilökohtaiseen huoneesi kokoukseen.

Vieraskäyttäjä määritellään seuraavasti:

• Ei kirjautunut sisään (henkilöllisyyttä ei ole todennettu)

• Kirjautunut sisään, mutta kuuluu ulkopuoliseen organisaatioon

Takaisinsoittopetos voi tapahtua, kun joku liittyy johonkin kokoukseesi ja soittaa takaisin epäilyttäviin puhelinnumeroihin eri maista, mikä maksaa organisaatiollesi rahaa. Nämä epäilyttävät puhelinnumerot voivat tulla mistä päin maailmaa tahansa; havaitsimme kuitenkin, että maat ja alueet, joilla on suurempi prosenttiosuus petoksista, ovat peräisin:

• Belgia

• Costa Rica

• Ecuador

• Egypti

• Etiopia

• Ranska

• Moldova

• Niger

• Panama

• Filippiinit

• Portugali

• Saudi-Arabia

• Etelä-Afrikka

• Sri Lanka

• Taiwan

• Turkki

• Ukraina

• Yhdistyneet Arabiemiirikunnat

• Yhdistynyt kuningaskunta

• Vietnam

Jos sinulla on maita, joiden kanssa et käytä liiketoimintaa, tai jos haluat estää vilpilliset tai epäilyttävät puhelut kokouksiin tietyistä maista tai alueilta, voit poistaa valinnan Webexin sallittujen takaisinsoittomaiden luettelosta.

Jopa kokousten otsikot voivat paljastaa arkaluonteisia tietoja. Esimerkiksi kokouksella "Keskustele yrityksen A hankinnasta" voi olla taloudellisia vaikutuksia, jos se paljastetaan etukäteen. Luetteloimattomien kokousten luominen ylläpitää arkaluonteisten tietojen turvallisuutta.

Luetteloiduissa kokouksissa kokouksen aihe ja muut tiedot näkyvät Webex-sivustollasi todennettujen käyttäjien sekä todentamattomien käyttäjien ja vieraiden nähtävillä. Suosittelemme, että merkitset kaikki kokoukset piilotetuiksi, ellei organisaatiollasi ole erityistä liiketoimintatarvetta kokousten otsikoiden ja tietojen näyttämiseen julkisesti.

Jos organisaatiosi käsittelee arkaluonteisia tietoja, suosittelemme, että vaadit kaikilta käyttäjiltä tilin Webex-sivustollasi. Kun se on käytössä, Webex pyytää kaikilta isänniltä ja osallistujilta valtuustietoja, kun he liittyvät kokoukseen, tapahtumaan tai koulutustilaisuuteen.

Lisäksi suosittelemme, että vaadit osallistujia kirjautumaan sisään soittaessaan puhelimesta. Tämä vaatimus estää ketään pääsemästä kokoukseen tai harjoitteluun ilman asianmukaisia valtuustietoja.

Osallistujien, jotka liittyvät Webex-sovelluksella, täytyy todentaa, joten Webex ei kehota heitä todentamaan, kun he muodostavat yhteyden ääneen. Tämä rajoitus vaikuttaa siis käyttäjiin, jotka liittyvät vain puhelimitse. Harkitse myös videoneuvottelujärjestelmien rajoittamista soittamasta kokoukseen, joka edellyttää osallistujien kirjautumista sisään. Katso lisätietoja Suunnitellut kokoukset: Pakota kokouksen salasana liittyessäsi puhelin- tai videoneuvottelujärjestelmistä. Muista, että tämän vaihtoehdon käyttäminen rajoittaa kokouksen, tapahtuman tai istunnon sisäisiin osallistujiin (käyttäjiin, joilla on tili Webex-sivustollasi). Tämä vaihtoehto on erinomainen tapa pitää kokouksesi turvassa, mutta se voi olla rajoittava, jos isännällä on oltava ulkopuolinen vieras.

Linkkien piilottaminen kokouksiin estää osallistujia kutsumasta ei-toivottuja vieraita, koska linkkien kopioiminen ja jakaminen on vaikeampaa. Se ei estä osallistujia kopioimasta ja jakamasta kokouslinkkejä sähköpostikutsuistaan.