Cette fonctionnalité est disponible pour les Webex Meetings.

Si vous avez déjà installé l’application Webex, vous êtes mis à niveau vers une nouvelle version automatiquement. Nous recommandons aux administrateurs IT d’aller sur la console d’administration Google et d’accorder de nouveaux scopes pour fournir des autorisations à l’ensemble de l’organisation, sinon les utilisateurs seront invités à autoriser de nouvelles permissions lorsqu’ils essaieront de programmer des réunions Webex. Pour accorder de nouvelles étendues, connectez-vous à la console d’administration Google et allez à Applications > Applications Marketplace > Paramètres pour l’Cisco Webex puis cliquez sur Révoquer l’accès aux données puis cliquez sur Accorder l’accès aux données.

Installer l’application Webex à partir de Workspace Marketplace

Si votre administrateur n’a pas installé l’application Webex pour les utilisateurs de G Suite, mais qu’il l’a ajoutée à la liste des applications approuvées, vous pouvez aller sur Google Workspace Marketplace et installer l’application vous-même.

Si des restrictions sont appliquées aux applications Marketplace, votre administrateur Google peut ajouter l’application Webex à la liste approuvée des applications ou sélectionner Autoriser les utilisateurs à installer n’importe quelle application à partir des paramètres Google Workspace Marketplace dans marketplace > Gérer l’accès aux applications.

Les administrateurs peuvent installer l’application pour l’intégralité du domaine via la console d’administration Google. Allez à l support.google.com et recherchez installer les applications Marketplace.

Allez à l’application Webex pour Google Workspace, puis cliquez sur Installer.

Seuls les utilisateurs ayant des comptes Google Workspace peuvent afficher cette page dans Google Workspace Marketplace.

Une fois que vous avez installé l’application, suivez les instructions contenues dans Configurer votre site Webex dans Google Agenda.

Désinstaller l’application Webex pour Google Workspace

Si vous ne souhaitez plus programmer des réunions Webex et des réunions Salle personnelle Webex directement à partir de Google Agenda ou Gmail, vous pouvez supprimer l’intégration Webex pour Google Workspace.

Les administrateurs peuvent désinstaller l’application à partir de l’intégralité du domaine via la console d’administration Google. Allez à l support.google.com et recherchez Supprimer une application Marketplace de Google Workspace.

1

Dans Google Agenda, sélectionnez Paramètres du menu > paramètres.

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Dans la section Modules d’add-ons , à Cisco Webex, sélectionnez Paramètres > Supprimer.

Google Agenda

Configurer votre site Webex dans Google Agenda

Avant de pouvoir programmer une réunion Webex ou une réunion Salle personnelle Webex , vous devez spécifier le site Webex à utiliser avec votre compte.

1

Dans Google Agenda, cliquez sur Créer un événement.

2

Sous Détails de l'événement, sélectionnez la liste déroulante Ajouter une conférence , puis sélectionnez réunion Webex.

Si vous ne voyez pas ces options dans la liste déroulante Ajouter une conférence , votre administrateur n'a pas installé l'application Webex pour Google Agenda. Vous pouvez installer l'application vous-même. Pour plus d’informations, voir Ajouter l’application Webex à partir de Google Workspace Marketplace.

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Sous Ajouter l’emplacement, vous voyez soit Autoriser ou Connexion requise :

  • Si vous voyez autoriser, cela signifie que vous devez autoriser l’Cisco Webex pour l’application Google Agenda pour accéder à votre compte Google. Sélectionnez Autoriser puis allez à l’étape 4.
  • Si vous voyez Connexion requise, cela signifie que vous utilisez la même adresse électronique pour votre compte Webex et pour Google Workspace, et que votre administrateur a déjà autorisé l'application Webex pour Google Agenda à accéder à votre compte Google. Sélectionnez connexion et allez à l’étape 5 pour entrer le site WebEx à utiliser pour les réunions.
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Pour autoriser, choisissez le compte Google Workspace que vous souhaitez utiliser avec Webex pour Google Agenda.

Sélectionnez Autoriser.

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Saisissez le site Webex que vous souhaitez utiliser pour programmer des réunions et sélectionnez Suivant.

Si vous ne vous êtes pas connecté plus tôt, vous serez invité à vous connecter maintenant. Sélectionnez Connexion.

Les détails de la conférence sont ajoutés à la réunion.

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Si vous souhaitez continuer à programmer une réunion, voir Programmer une réunion, sinon sélectionnez Annuler la création d’événement.

Programmer une réunion dans Google Agenda

Après avoir configuré votre site Webex, vous pouvez programmer une réunion Webex ou une réunion Salle personnelle Webex à partir de votre Google Agenda.

Les détails de la réunion Webex ou de la réunion Salle personnelle sont remplis en fonction du modèle de réunion que vous avez configuré par défaut. Vérifiez que vous configurez votre modèle par défaut sur le type de réunion que vous souhaitez dans le panneau latéral Cisco WebexIcône Webex avant de programmer.

Lorsque vous créez un événement, vous pouvez aller dans Cisco WebexIcône Webex dans le panneau latéral pour modifier les paramètres de la réunion, tels que l’organisateur suppléant ou le coorganisateur et le type audio. Dans le calendrier, vous pouvez modifier votre site Webex et votre modèle de réunion à partir de Cisco WebexIcône Webex dans le panneau latéral.

1

Dans Google Agenda, sélectionnez Créer un événement ou sélectionnez un événement existant.

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Sous Détails de l'événement, sélectionnez la liste déroulante Ajouter une conférence , puis sélectionnez réunion Webex ou réunion Salle personnelle Webex.

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Ajoutez le titre de la réunion, la date et l’heure.

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Si vous souhaitez que la réunion se répète, sélectionnez Ne se répète pas et choisissez à quelle fréquence vous souhaitez que la réunion se répète et quand vous voulez mettre fin à la répétition de la réunion.

5

Ajouter des invités.

6

Pour permettre aux personnes de rejoindre une réunion plus facilement à partir d'une salle ou d'un périphérique de bureau Webex, sélectionnez Salles, puis sélectionnez les périphériques de salle que vous souhaitez ajouter. Vous pouvez choisir parmi les salles suggérées ou en rechercher une nouvelle. Ceci fait apparaitre un bouton Rejoindre sur le périphérique avant le début de la réunion.

Votre administrateur doit configurer votre compte avec le service de calendrier hybride Webex afin que vous puissiez programmer des périphériques de salle de cette façon.

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(Facultatif) Éditer les options de la réunion. Dans le panneau latéral, sélectionnez Cisco WebexIcône Webex et choisissez la modèle de réunion, autoriser les invités à rejoindre la réunion avant l’organisateur, affecter un organisateur suppléant ou un co-organisateur et modifier les paramètres audio.

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Sélectionnez Enregistrer, puis Envoyer.

L’invitation du calendrier affiche les détails de la réunion Webex, incluant un lien pour rejoindre la réunion. Vous pouvez copier le lien et le partager avec d’autres personnes.

Si votre réunion se répète et que vous devez modifier la date ou l'heure de l'une des réunions, recherchez et sélectionnez cette instance de la réunion, sélectionnez Modifier l'événement, effectuez vos modifications, sélectionnez Enregistrer > Cet événement, puis sélectionnez OK.

Si votre réunion se répète et que vous souhaitez supprimer une occurrence de la réunion parce que vous êtes en vacances ou qu'il s'agit d'un jour férié, recherchez et sélectionnez cette instance de la réunion, sélectionnez Supprimer l'événement > Cet événement, puis sélectionnez OK.

Démarrer ou rejoindre une réunion dans Google Agenda

Il est facile de démarrer ou de rejoindre une réunion qui est été programmée à l’aide de Google Agenda.

Effectuez l’une des actions suivantes :

  • Sélectionnez le lien contenu dans l’invitation du calendrier dans Google Agenda.
  • Rejoindre la réunion à partir d’un système ou d'une application vidéo en composant l’adresse vidéo contenue dans l’invitation du calendrier.
  • Rejoindre par téléphone en composant le numéro contenu dans l’invitation du calendrier.

    Le numéro d'appel international d’équipe est disponible dans les Instructions pour rejoindre les s’inscrire.

  • Si vous avez un service de calendrier hybride Cisco Webex, sélectionnez Rejoindre sur votre périphérique vidéo. Le bouton Rejoindre s'affiche 5 minutes avant l’heure de démarrage de la réunion.
  • À partir de l’application Webex, sélectionnez Rejoindre. Le bouton rejoindre s’affiche 5 minutes avant le démarrage de la réunion, si vous utilisez le service de calendrier hybride Cisco Webex.
Autoriser quelqu’un d’autre à programmer des réunions en votre nom

Vous pouvez déléguer une autre personne pour qu'elle programme des réunions à votre place dans Google Agenda. Avoir un délégué est utile lorsque vous ne pouvez pas accéder à un ordinateur ou si une autre personne gère votre calendrier.

Le délégué doit avoir un compte d'organisateur en Webex Meetings .

1

Connectez-vous à votre site Webex, sélectionnez Affichage classique, puis sélectionnez Mon Webex.

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Sélectionnez Préférences > Options de programmation.

3

Dans la fenêtre Autorisation de programmation, saisissez l'adresse électronique d'un ou plusieurs organisateurs que vous souhaitez autoriser à programmer des réunions en votre nom.

4

Sélectionnez Enregistrer au bas de la page Préférences.

5

Dans Google Agenda, sous Mes calendriers, pointez sur le calendrier pour lequel vous souhaitez créer un délégué et sélectionnez les options pour les <calendar name=""> paramètres > et le partage.</calendar>

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Sous Partager avec des personnes spécifiques, sélectionnez Ajouter des personnes.

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Saisissez l’adresse électronique d’un ou plusieurs organisateurs auxquels vous souhaitez déléguer votre calendrier.

8

Sélectionnez la case Autorisations, sélectionnez le niveau de privilège et sélectionnez Envoyer.

Changer le site Webex que vous utilisez dans Google Agenda

Si vous utilisez plusieurs sites Webex pour les réunions, vous pouvez spécifier le site que vous préférez utiliser lorsque vous programmez des réunions dans Google Agenda.

1

Dans Google Agenda, sélectionnez l Cisco Webex dans le panneau Icône Webex latéral.

2

Sélectionnez Changer le siteWebex.

3

Saisissez le site Webex que vous souhaitez utiliser pour programmer des réunions et sélectionnez Suivant.

4

Fermez la fenêtre du navigateur.

Ce qu’il faut faire ensuite

La prochaine fois que vous créerez un événement, lorsque vous ajouterez le service de conférence, vous derez vous connecter au site Webex que vous avez spécifié d’utiliser.

Gmail

Programmer une réunion dans Gmail

Après avoir configuré votre site Webex, vous pouvez programmer une réunion Webex à partir d’un courrier électronique dans Gmail. Vous pouvez programmer une réunion avec les destinataires du courrier électronique pour discuter du contenu d’un courrier électronique.

1

Dans Gmail, sélectionnez une adresse électronique et Cisco Webex dans le panneau Icône Webex latéral.

2

Sélectionnez Programmer une réunion.

3

Modifiez le sujet de la réunion et sélectionnez le fuseau horaire, la date et l’heure.

4

Inviter des participants. Par défaut, les adresses électroniques dans les champs « À » et « De » du courrier électronique sont invitées à la réunion. Pour inviter d’autres participants, sélectionnez sous Inviter plus de participants et saisissez leurs adresses électroniques.

5

Sélectionnez Créer une réunion.

Les détails de la réunion s’affiche. Si vous souhaitez démarrer la réunion immédiatement, sélectionnez Démarrer la réunion.

Démarrer une réunion instantanée dans Gmail

Après avoir configuré votre site Webex, vous pouvez programmer une réunion Webex à partir d’un courrier électronique dans Gmail. Vous pouvez rencontrer instantanément les destinataires du courrier électronique pour discuter du contenu d’un courrier électronique.

1

Dans Gmail, sélectionnez une adresse électronique et Cisco Webex dans le panneau Icône Webex latéral.

2

Sélectionnez Démarrer une réunion instantanée.

3

Sélectionnez le sujet de la réunion pour le changer.

4

Inviter des participants. Par défaut, les adresses électroniques dans les champs « À » et « De » du courrier électronique sont invitées à la réunion. Pour inviter d’autres participants, sélectionnez sous Inviter plus de participants et saisissez leurs adresses électroniques.

5

Sélectionnez Démarrer la réunion.

Démarrer ou rejoindre une réunion sur Gmail

Il est facile de démarrer ou de rejoindre une réunion qui est été programmée avec Gmail.

Lancez ou rejoignez une réunion comme suit :

  • Sélectionnez Cisco Webex Icône Webex dans le panneau latéral. Sous Réunions à venir, sélectionnez Démarrer ou Rejoindre à côté de la réunion.
  • Sélectionnez le lien dans le courrier électronique d’invitation dans Gmail.
  • Rejoindre la vidéo à partir d’un système ou d’une application vidéo en composant l’adresse vidéo dans le courrier électronique d’invitation.
  • Rejoindre la par téléphone en composant le numéro dans le courrier électronique d’invitation.
  • Si vous avez un service de calendrier hybride Cisco Webex, sélectionnez Rejoindre sur votre périphérique vidéo. Le bouton Rejoindre s'affiche 5 minutes avant l’heure de démarrage de la réunion.
  • Dans l’application Webex, sélectionnez Rejoindre. Le bouton rejoindre s’affiche 5 minutes avant le démarrage de la réunion, si vous utilisez le service de calendrier hybride Cisco Webex.
Changer le site Webex que vous utilisez avec Gmail

Si vous utilisez plusieurs sites Webex pour les réunions, vous pouvez spécifier le site que vous préférez utiliser lorsque vous programmez des réunions avec Gmail.

1

Dans Gmail, sélectionnez l Cisco Webex Icône Webex dans le panneau latéral.

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Sélectionnez Plus d’actions et Changer le siteWebex.

3

Saisissez le site Webex que vous souhaitez utiliser pour programmer des réunions et sélectionnez Suivant.

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Fermez la fenêtre du navigateur.