Najbolje prakse za sigurne sastanke: domaćini

Pregled Webex sigurnosti

Platforma Webex Suite za sastanke pomaže globalnim zaposlenicima i virtualnim timovima da se sastanu i surađuju u stvarnom vremenu kao da rade u istoj prostoriji. Tvrtke, institucije i vladine agencije širom svijeta oslanjaju se na Webex. Webex pomaže u pojednostavljenju poslovnih procesa i poboljšanju rezultata za prodajne, marketinške, obuke, upravljanje projektima i timove za podršku.

Za sve organizacije i njihove korisnike sigurnost i privatnost su temeljna briga. Mrežna suradnja mora osigurati više razina sigurnosti, od zakazivanja sastanaka, provjere autentičnosti sudionika, do dijeljenja sadržaja.

Webex pruža sigurno okruženje koje možete konfigurirati kao otvoreno mjesto za suradnju. Razumijevanje sigurnosnih značajki kao administratora i krajnjih korisnika može vam omogućiti prilagođavanje potrebama svojih organizacija.

Za tehničke informacije pogledajte Webex sigurnosni tehni čki rad.

Najbolje prakse za domaćine

Kao domaćin vi ste konačni donositelj odluka o sigurnosnim postavkama vaših sastanaka, događaja, webinara i treninga. Vi kontrolirate gotovo svaki aspekt sastanka, događaja, webinara ili treninga, uključujući i kada počinje i završava.

Čuvajte svoje sastanke i informacije sigurnima. Upoznajte i slijedite sigurnosna pravila za svoju organizaciju. Slijedite najbolje sigurnosne prakse prilikom zakazivanja sastanka, tijekom sastanka i nakon sastanka.

Koristite kontrole predvorja za sastanke i automatsko zaključavanje kada su dostupne.

Ne objavljujte lozinke na javno dostupnim web stranicama.

Ne dijelite svoj audio PIN ni s kim.

Pružite lozinke za sastanke samo korisnicima kojima su potrebne.

Nikada ne dijelite osjetljive podatke na sastanku dok ne budete sigurni tko je prisutan.

Osigurajte svoju osobnu sobu

Webex MeetingsOsobne sobe oblik su Webex sastanka koji su kontinuirano dostupni domaćinu sastanka. Domaćin sastanka aktivira svoju osobnu sobu kada se pridruži i deaktivira sobu za sastanke kada ode. Osob ne sobe pružaju brz i praktičan način susreta pouzdanih sudionika, te stoga imaju ograni čen skup prilagodljivih sigurnosnih značajki. Ako je sigurnost sastanaka vaša primarna briga, preporuč ujemo korištenje zakazanih Webex sastanaka koji imaju sveobuhvatan skup prilagodljivih sigurnosnih značajki.

Predvorje osobne sobe

Predvorje je prema zadanim postavkama omogućeno za sve sastanke osobne sobe. S ovom zadanom postavkom, kada započnete sastanak u osobnoj sobi, a sastanak je otključan, svi gosti će biti smješteni u predvorje dok ih vi (domaćin) ne prihvatite.

Gost je definiran na sljedeći način:

Nije prijavljen (identitet nije potvrđen)
Prijavljen, ali pripada vanjskoj organizaciji

Uz zadanu postavku, Čekaju u predvorju dok ih domaćin ne pri mi, ljudi u vašoj organizaciji koji su se prijavili s Webex računom pomoću licence domaćina ili sudionika zaobilaze predvorje i izravno se pridružuju otključanim sastancima.

Administrator web stranice Webex može promijeniti postavku predvorja za sve osobne sobe u vašoj organizaciji iz Oni čekaju u predvorju dok ih domaćin ne pri mi na jedno od sljedećeg:

Mogu se pridružiti sastanku — onemogućava predvorje za sve osobne sobe u vašoj organizaciji, omogućujući svima da se izravno pridruže vašem sastanku u osobnoj sobi dok je otključan. Snažno obeshrabrujemo onemogućavanje predvorja jer to čini vaš sastanak ranjivim na neželjene sudionike koji se pridružuju vašem sastanku i prijevaru s putarinama sastanka.
Ne mogu se pridružiti sastanku — svi sudionici moraju imati račun na vašoj web stranici i biti prijavljeni da bi prisustvovali sastanku. Ova postavka čini sastanke osobne sobe samo internim, što znači da su dostupni samo osobama u vašoj organizaciji.

Kada ljudi budu smješteni u predvorje vaše osobne sobe, stavljaju se u jednu od tri kategorizirane skupine kako bi vam pojednostavili izbor pregleda i prijema na sastanke:

Interni korisnici (ovlašteni korisnici u vašoj organizaciji)
Vanjski korisnici (autentificirani korisnici u vanjskim organizacijama)
Neprovjereni korisnici (korisnici koji se nisu prijavili i nisu ovjereni)

Interni i vanjski autentificirani korisnici prijavili su se i potvrdili svoj identitet. Identitet neprovjerenih korisnika (korisnika koji se nisu prijavili) ne može se pretpostaviti da je istinit jer nisu ovjereni.

Ljudi mogu biti primljeni na sastanak ili uklonjeni iz predvorja pojedinačno ili kao grupa.

Image shows categorized groups of individuals placed in your Personal Room lobby

Automatski zaključajte svoju osobnu sobu

Zaključavanje sobe u osobnoj sobi utječe na ponašanje ulaska na sastanak za sve. Prema zadanim postavkama, kada je sastanak zaključan, svi moraju čekati u predvorju dok ih domaćin ne primi.

Administrator web mjesta također može konfigurirati restriktivniju postavku za sve osobne sobe u vašoj organizaciji. S ovom restriktivnijom postavkom nitko se ne može pridružiti sastanku kada je sastanak zaključan.

Kao domaćin sastanka uvijek možete zaključati i otključati sastanak dok je u tijeku, koristeći kontrole na sastanku.

Osobna soba možete postaviti da se automatski zaključava odabirom Post av ke > Moja osobna soba na web-lokaciji Webex.

Ova postavka zaključava vašu sobu i sprječava sudionike da se automatski pridruže sastanku. Pomoću ove postavke vidjet ćete obavijesti kada sudionici čekaju u predvorju. Možete pregledati ljude u predvorju i dopustiti samo ovlaštenim sudionicima da uđu na vaš sastanak.

Administrator web mjesta može zaključati postavku automatskog zaliha i postaviti vremensko razdoblje automatskog zaliha za vašu osobnu sobu tako da ga ne možete promijeniti. Ova administrativna mogućnost postavlja zadanu vrijednost automatskog zaliha za vašu osobnu sobu, ali uvijek imate mogućnost otključavanja i ponovnog zaključavanja sastanka dok je u tijeku.

Smatrajte svoj URL osobne sobe kao javni URL, svatko tko zna ovaj URL može vas čekati u vašem predvorju. Uvijek provjerite korisnička imena prije nego što ih primite kao sudionika u svoju sobu.

Obavijesti o osobnoj sobi prije sastanka

Kada ljudi uđu u predvorje vaše osobne sobe, mogu vam poslati obavi jest e-poštom kojom ćete znati da čekaju početak sastanka. Čak i neovlaštene osobe koje imaju pristup predvorju vaše osobne sobe mogu slati obavijesti.

Preporučujemo da pregledate obavijesti putem e-pošte prije početka sastanka kako biste pregledali neovlaštene sudionike.

Ako vidite previše obavijesti e-poštom od neovlaštenih sudionika, razmislite o isključivanju tih obavijesti. Na Webex web mjestu idite na Postavke > Moja osobna soba i poništite potvrdu Obavijesti me e-poštom kada netko uđe u predvorje moje osobne sobe dok me nema.

Obavijesti o osobnoj sobi tijekom sastanka

Ako zaključate svoju osobnu sobu, možete pregledati sve koji čekaju u vašem predvorju. Tijekom zaključanog sastanka obavijesti vas obavještavaju kada netko novi uđe u predvorje; možete odabrati ho ćete li ga prihvatiti. Kada više sudionika čeka u predvorju vaše osobne sobe, možete odlučiti prihvatiti odabrane pojedince ili primiti sve sudionike koji čekaju na sastanak.

Sigurni zakazani sastanci

Zakazani sastanci

Planirani Webex sastanci su naša preporučena vrsta sastanka kada je sigurnost važna vama ili vašoj organizaciji. Zakazani sastanci su jednokratni sastanci zaštićeni lozinkom i imaju širok raspon sigurnosnih značajki, u kontrolama značajki sastanka i kontrolama sudionika. Pogledajte sljedeće korake kako osigurati zakazane sastanke.

Pažljivo odaberite temu sastanka

Navedeni sastanak ili proslijeđena pozivna e-pošta mogla bi barem otkriti naslove sastanka nenamjernoj publici. Naslovi sastanaka mogu nenamjerno otkriti privatne informacije. Da biste smanjili izloženost osjetljivim podacima, kao što su nazivi tvrtki ili događaji, pažljivo navedite naslove sastanaka.

Isključite lozinku za sastanak iz pozivnica

Za vrlo osjetljive sastanke, webinare, događaje ili treninge isključite lozinku iz pozivnice e-pošte. Ova mjera sprječava neovlašteni pristup pojedinostima sastanka ako se pozivna poruka e-pošte proslijedi nenamjernom primatelju.

Ako označite Isključi lozinku iz pozivnice e-poš te kada zakažete sastanak, webinar, događaj ili trening, lozinka se ne pojavljuje u pozivnici. Navedite lozinku sudionicima na drugi način, na primjer telefonom.

Webex Webinarsne podržava ovu značajku.

Predvorje zakazane sale za sastanke

Za Webex verziju 43.3 i novije, predvorje je omogućeno prema zadanim postavkama za sve Webex zakazane sastanke. Nema promjena na postojećim web lokacijama na kojima predvorje nije omogućeno prema zadanim postavkama.

S ovom zadanom postavkom, kada započne zakazani sastanak, a sastanak je otključan, svi gosti će biti smješteni u predvorje dok ih vi (domaćin) ne prihvatite. Ljudi koji su primili pozivnicu za sastanak i koji su se prijavili putem Webex računa zaobilaze predvorje i izravno se pridružuju otključanim sastancima.

Gost je definiran na sljedeći način:

Nije prijavljen (identitet nije potvrđen)
Prijavljen, ali pripada vanjskoj organizaciji

Kada zakaž ete sastanak na web-lokaciji Webex, možete promijeniti zadanu postavku predvorja iz Čekaju u predvorju dok ih domać in ne pusti na Oni mogu se pridružiti sastanku ili Ne mogu se pridruž iti sast anku, ovisno o postavkama administratora sigurnosti za vašu web lokaciju.

Ako je vaša web stranica Webex koristila prethodne postavke Ot ključanih sastanaka, automatski se primjenjuje ekvivalentna postavka za Automatsko pri hvaćanje. Na primjer, Go sti se mogu pridružiti sastanku postaje Oni se mogu pridružiti sastanku. Gosti čekaju u predvorju dok ih domaćin ne pri mi. Ček aju u predvorju dok ih domaćin ne pusti unutra.

Kada ljudi budu smješteni u predvorje vašeg sastanka, oni se stavljaju u tri kategorizirane skupine kako bi se pojednostavili izbor pregleda i prijema na sastanke:

Interni korisnici (ovlašteni korisnici u vašoj organizaciji)
Vanjski korisnici (autentificirani korisnici u vanjskim organizacijama)
Neprovjereni korisnici (korisnici koji se nisu prijavili i nisu ovjereni)

Interni i vanjski autentificirani korisnici prijavili su se i potvrdili svoj identitet. Identitet neprovjerenih korisnika ne može se pretpostaviti da je istinit jer nisu ovjereni .

Možete prihvatiti ili ukloniti ljude iz predvorja pojedinačno ili kao grupa.

Automatsko zaključavanje za zakazane sastanke

Zaključavanje sastanka utječe na ponašanje ulaska u sastanak za sve korisnike. Prema zadanim postavkama, kada zaključ ate sastanak, svi moraju čekati u predvorju dok ih domaćin ne primi.

Administrator web-lokacije može konfigurirati i restriktivniju postavku za sve zakazane sastanke koje hostuju korisnici u vašoj organizaciji. S ovom restriktivnijom postavkom nitko se ne može pridružiti sastanku kada je sastanak zaključan.

Kao domaćin sastanka uvijek možete zaključati i otključati sastanak dok je u tijeku, koristeći kontrole sastanka.

Kada zakažete sastanak, možete postaviti da se sastanak automatski zaključava s kontrolama u odjeljku Sigur nost na web-lokaciji Webex.

S ovom postavkom vidjet ćete obavijest kada sudionici čekaju u predvorju. Možete pregledati korisnike u predvorju i dopustiti samo ovlaštenim sudionicima da uđu na vaš sastanak.

Administrator web-lokacije može zaključati postavku automatskog zaključavanja i postaviti vremensko razdoblje automatskog zaključavanja za zakazane sastanke tako da ih ne možete promijeniti. Ova administrativna mogućnost postavlja zadanu vrijednost automatskog zaključavanja zakazanog sastanka, ali sastanak uvijek možete otključati i ponovno zaključati dok je u tijeku.

Zahtijevajte od pozvanih da se prijave za vaš sastanak, događaj ili trening

Možete zahtijevati od pozvanih da se prijave za vaš sastanak, webinar, događaj ili trening prije nego što se pridruže. To vam omogućuje osiguranje informacija o sastanku i praćenje i prikupljanje informacija o pozvanim osobama koji planiraju prisustvovati vašem sastanku, događaju ili treningu.

Ova je značajka omogućena tijekom zakazivanja. Da biste omogućili ovu postavkuWebex Webinars, idite na Napredne opcije Webex Meetings i u odjel jku Registracija odaberite Zahtijeva registr aciju sudionika.

Upotrijebite ulazni ili izlazni ton ili značajku najave imena

Korištenje ove značajke sprječava nekoga da se pridruži audio dijelu vašeg sastanka bez vašeg znanja. Ova je značajka omogućena prema zadanim postavkama za Webex Meetings i Webex Training. Možete otići na Postav ke > Audio i video, a u odjelj ku Ulazni i izlazni ton odaberite opciju tona s padajućeg popisa.

Dok zakazivate sastanak, webinar, događaj ili trening, idite na Opcije audio veze, a u odjeljku Ulaz ni i izlazni ton odaberite opciju tona s padajućeg popisa.

Kada koristite Webex audio opciju, ako odaberete značajku najave imena, polaznici koji se pridružuju pomoću opcije Koristi računalo za zvuk ne dobivaju mogućnost snimanja i objavljivanja svog imena.

Ograničite dostupne značajke

Ograničite dostupne značajke, kao što su chat i zvuk, ako dopuštate sudionicima da se pridruže sastanku, webinaru, događaju ili treningu prije domaćina.

Zatražite da pozvani ne prosljeđuju pozivnice

Zatražite da vaši pozvani ne prosljeđuju pozivnicu dalje, posebno za povjerljive sastanke.

Dodijelite suhosta

Dodijelite suhosta za pokretanje i kontrolu sastanka, webinara, događaja ili treninga (cohost). Ova praksa održava sigurnijim sastanke, webinare, događaje i treninge elimini rajući mogućnost da uloga domaćina bude dodijeljena neočekivanom ili ne ovlaštenom sudioniku u slučaju da izgubite vezu sa sastankom.

Kada pozivate sudionike na zakazani sastanak, možete odrediti jednog ili više sudi onika kao sudomaćina sastanka. Suhost može započeti sastanak i djelovati kao domaćin. Dakle, kohost mora imati korisnički račun na vašoj web stranici Webex.

Sigurnost tijekom sastanka

Ograničite pristup sastanku

Zaključajte sastanak, webinar, događaj ili trening nakon što se svi sudionici pridruže. To sprječava da se pridruži više sudionika. Domaćini mogu zaključati ili otključati sastanak, webinar, događaj ili trening dok je sesija u tijeku. Da biste zaključali sastanak koji trenutno hostujete, kliknite More Options button , a zatim kliknite klizač pored opcije Zaklju čaj sastanak.

Ova opcija sprječava bilo koga da se automatski pridruži sastanku, webinaru, događaju ili treningu. Da biste otključali sastanak koji trenutno hostujete, kliknite More Options button , a zatim kliknite klizač pored opcije Zaklju čaj sastanak.

Potvrdite identitet svih korisnika u pozivu

Računovodstvo svakog sudionika pomoću nazivnog poziva sigurna je praksa. Zamolite korisnike da uključe svoj videozapis ili navede svoje ime kako bi potvrdili svoj identitet.

Da bi prisustvovao sastanku putem telefona, pozivatelju je potreban važeći Webex broj za biranje i ID sastanka od devet do jedanaest znamenki. Ako je to dopušteno na vašoj web stranici, polaznici koji se pridruže telefonom bez lozinke mogu se pridružiti audio konferencijskom dijelu sastanka.

Ako je to dopušteno na vašoj web stranici, sudionici bez računa mogu se pridružiti sastanku. Neovlašteni korisnici mogu se identificirati s bilo kojim imenom na vašem sastanku.

Uklonite sudionika sa sastanka ili webinara

Sudionike možete izbaciti u bilo koje vrijeme tijekom sastanka. Domaćini, sudomaćini i panelisti mogu izbaciti sudionike s webinara, uključujući webinare u prikazu webcasta. Odaberite ime sudionika kojeg želite ukloniti, a zatim kliknite Sudi onik > Iz baci.

Dijelite aplikaciju, a ne zaslon

Kada odaberete Di jeli Share , možete odabrati da webinari u prikazu webcasta dijelite aplikaciju umjesto zaslona. Dijeljenje aplikacije umjesto zaslona pomaže u sprečavanju slučajnog izlaganja osjetljivih podataka.

Kontrolirajte tko može dijeliti

Ako je dopušteno na razini web mjesta, domaćini mogu odabrati hoće li dopustiti svim sudionicima dijeljenje. Ako opciju ne omogućite, možete dodijeliti ulogu prezentatora za odabir sudionika ili sudionika.

Završite sastanak

Kada se sastanak, događaj ili trening završi, obavezno ga završite za sve sudionike. Može se otvoriti dijaloški okvir koji će vam omogućiti da napustite sastanak, webinar, događaj ili trening bez završetka. Ako trebate otići ranije, neka netko drugi bude domaćin kako bi mogao biti odgovoran za završetak sastanka, događaja ili treninga.

Sigurnost nakon sastanka

Dodijelite lozinke snimkama

Preporučujemo da ne stvarate snimke koje sadrže osjetljive podatke.

Ako stvarate snimke, možete urediti snimke i dodati lozinke prije nego što ih podijelite kako bi informacije bile sigurne. Snimke zaštićene lozinkom zahtijevaju da primatelji imaju lozinku kako bi ih mogli pregledati.

Da biste dodijelili lozinke snimkama, idite na svoju osobnu Webex korisničku web stranicu Snim ke i kliknite da biste otvorili prozor za dijel jenje snim anja.
U prozoru Dijeli snimanje potvrdite okvir pored Javne veze.
Označite potvrdni okvir pored opcije Z aštita lozin kom, a zatim upišite lozinku u tekstualno polje.
Kliknite S premi.

Izbrišite snimke

Izbrišite snimke nakon što više nisu relevantne.

Idite na Snimke, a zatim odaberite na snimku.
Kliknite Izbriši, a zatim ponovno kliknite Izbri ši.

Osobne konferencije za domaćine

Napravite snažan audio PIN i zaštitite ga. Prijavite se na svoju osobnu korisničku web stranicu Webex stranice i idite na Postav ke > Audio i video kako biste stvorili svoj audio PIN.

Vaš PIN je posljednja razina zaštite za sprječavanje neovlaštenog pristupa vašem osobnom konferencijskom sastanku (PCN Meeting). Čak i ako je neovlaštena osoba dobila vaš pristupni kôd domaćina, konferencija se ne može započeti bez audio PIN-a. Zaštitite svoj audio PIN i nemojte ga dijeliti.

Cisco AI Assistant

Hvala na povratnim informacijama.