Webex, najbolje prakse za sigurne sastanke: Administracija web-mjesta

Zakazani sastanci u sklopu usluge Webex Meetings

Zakazani Webex sastanci naša su preporučena vrsta sastanaka kada je sigurnost važna vama ili vašoj organizaciji. Zakazani sastanci jednokratni su sastanci koji su zaštićeni lozinkom i imaju širok raspon sigurnosnih značajki u kontrolama značajki sastanka i kontrolama za sudionike. Kao administrator možete kontrolirati sigurnosne značajke za sve zakazane sastanke na vašem web-mjestu Webex. Organizatori također mogu konfigurirati sigurnost sastanka, opcije sastanka i privilegije sudionika kada zakazuju sastanak.

Sastanci u osobnoj sobi

Osobne sobe u sklopu usluge Webex Meetings oblici su Webex sastanaka koji su stalno dostupni organizatoru sastanka. Organizator sastanka aktivira njihovu osobnu sobu kada se pridruže i deaktivira sobu za sastanak kada je napuste. Osobne sobe u sklopu usluge Webex Meetings namijenjene su pružanju brzog i praktičnog načina sastajanja pouzdanih sudionika i stoga imaju ograničen skup sigurnosnih značajki koje se mogu konfigurirati. Ako je sigurnost sastanka vaša primarna briga, preporučujemo korištenje zakazanih Webex sastanaka koji imaju opsežan skup sigurnosnih značajki koje se mogu konfigurirati.

Sastanci u osobnoj sobi mogu se omogućiti ili onemogućiti za sve korisnike na vašem web-mjestu Webex. Ako su omogućeni za vaše web-mjesto Webex, mogu se omogućiti ili onemogućiti za pojedinačne korisnike.

Kako omogućiti sastanke u osobnoj sobi

Zaključavanje Webex sastanaka utječe na ponašanje ulaska u sastanak za sve korisnike. Kada sastanak započne, sudionici se prema zadanim postavkama stavljaju u predvorje, sve dok ih domaćin ne prihvati.

Zasebne postavke zaključavanja sastanka dostupne su za zakazane sastanke i sastanke u osobnim sobama na vašem web-mjestu Webex.

Kontrole zaključavanja sastanka administratoru omogućuju sljedeće:

• automatsko zaključavanje sastanka 0, 5, 10, 15 ili 20 minuta nakon početka sastanka

• Konfigurirajte ponašanje unosa sastanka kada je sastanak zaključan:

  • Svi čekaju u predvorju dok im organizator ne odobri pristup

  • Nitko se ne može pridružiti sastanku

Zadana postavka kada je sastanak zaključan je Svi čekaju u predvorju dok ih organizator ne prihvati.

Kao administrator možete prisiliti organizatore sastanka da upotrebljavaju zadane postavke zaključavanja sastanka na cijelom web-mjestu ili dopustiti organizatoru da postavi vrijeme u minutama nakon kojeg će sastanak započeti kada je zaključan. Preporučujemo da primijenite automatsko zaključavanje sastanaka nakon postavljenog vremena. Organizatori sastanka uvijek mogu upotrebljavati kontrole na sastanku za zaključavanje i otključavanje svog sastanka koji je u tijeku.

Predvorje je po zadanim postavkama omogućeno za sve Webex sastanke. S ovom zadanom postavkom, kada sastanak započne i sastanak bude otključan, svi gosti korisnici smještaju se u predvorje dok ih domaćin ne primi.

Korisnik gost kategoriziran je u sljedeće grupe korisnika:

• Neprovjereni korisnici — Korisnici koji se nisu prijavili i čiji identitet nije autentificiran.

• Provjereni vanjski korisnici — Korisnici koji su se prijavili, ali pripadaju vanjskoj organizaciji.

Svaka skupina korisnika ima zasebne i neovisne kontrole predvorja. Razlikovanje između nepotvrđenih i provjerenih vanjskih korisnika omogućuje vam da poboljšate sigurnost sastanka primjenom strožih kontrola ulaska na sastanak za neprovjerene korisnike. Na primjer, neprovjereni se korisnici ne mogu pridružiti sastanku, dok su provjereni vanjski korisnici smješteni u predvorje ili su neprovjereni korisnici smješteni u predvorje, dok se provjereni vanjski korisnici mogu izravno pridružiti sastanku.

Uz zadane postavke "Čekaju u predvorju dok ih domaćin ne prihvati", kada je sastanak otključan, korisnici u vašoj organizaciji koji su se prijavili na Webex račun pomoću licence za domaćina ili sudionika zaobilaze predvorje i izravno se pridružuju sastanku.

Organizator sastanka može vidjeti popis sudionika koji čekaju u predvorju. Kada se korisnici smjeste u predvorje sastanka, oni su kategorizirani u tri skupine kako bi se pojednostavio odabir korisnika i izbori prilikom pristupa sastanku:

• interni korisnici (korisnici u vašoj organizaciji s provedenom provjerom autentičnosti)

• vanjski korisnici (korisnici u vanjskim organizacijama s provedenom provjerom autentičnosti)

• nepotvrđeni korisnici (korisnici koji se nisu prijavili i za koje nije provedena provjera autentičnosti)

Interni i vanjski provjereni korisnici koji su se prijavili i za čiji je identitet provedena provjera autentičnosti. Ne može se pretpostaviti da je identitet neprovjerenih korisnika (korisnika koji se nisu prijavili) istinit jer nije provedena provjera autentičnosti.

Korisnike je moguće pojedinačno i skupno primiti na sastanak ili ukloniti iz predvorja.

Za više informacija o kontrolama u predvorju pogledajte odjeljak Znajte koga puštate na svoj Webex sastanak.

Promjena postavki predvorja za zakazane sastanke i sastanke u osobnoj sobi

Preporučujemo da nametnete zahtjev za unosom lozinke korisnicima koji se pridružuju zakazanim sastancima putem telefonskog ili videokonferencijskog sustava. Sustav automatski generira osmeroznamenkastu brojčanu lozinku za sudionike telefonskih i videokonferencijskih sustava i dodaje je pozivnici za sastanak. Zbog ove se mjere sastanku mogu pridružiti samo osobe s pozivnicom kada upotrebljavaju telefonski ili videokonferencijski sustav.

Preporučujemo da sudionicima onemogućite pridruživanje prije organizatora, osim ako ste u potpunosti svjesni sigurnosnog rizika i trebate ovu funkciju.

Razmislite o onemogućavanju opcija pridruživanja prije organizatora za vaše web-mjesto, osobito za navedene sastanke. U suprotnom vanjski sudionici mogu iskoristiti zakazane sastanke za svoje potrebe, bez znanja ili pristanka organizatora.

Slično, ako već dopustite sudionicima da se pridruže prije organizatora, razmislite o tome da im onemogućite pridruživanje zvučnom dijelu prije organizatora. Ako je vaš sastanak naveden na vašem web-mjestu ili nije zaštićen lozinkom, neovlašteni korisnici mogu ostvariti pristup i pokrenuti skupe pozive bez znanja ili pristanka organizatora.

Za osobne konferencijske sastanke (PCN sastanci) preporučamo da onemogućite opciju pridruživanja zvučnom dijelu prije organizatora. Organizator mora birati pristupni broj Webexa za zvučni most, a zatim unijeti pristupni kôd i PIN organizatora da bi se sudionici mogli pridružiti sastanku.

Uz korištenje predvorja sastanka i značajki zaključavanja sastanka za sastanke u osobnoj sobi, možete upotrebljavati CAPTCHA za otkrivanje i blokiranje napadača koji upotrebljavaju robote i skripte kako bi na prijevaru ostvarili pristup sastancima u vašoj osobnoj sobi. Kada je omogućena, funkcija CAPTCHA primjenjuje se na goste koji se pridružuju sastanku u osobnoj sobi.

Gostujući korisnik definira se na sljedeći način:

• nije prijavljen (nije izvršena provjera autentičnosti identiteta)

• prijavljen je, ali pripada vanjskoj organizaciji

Prijevara putem povratnog telefonskog poziva može se dogoditi kada se netko pridruži jednom od vaših sastanaka i upotrijebi povratni poziv za pozivanje sumnjivih telefonskih brojeva iz različitih država, što stvara troškove vašoj organizaciji. Ovi sumnjivi telefonski brojevi mogu doći s bilo kojeg mjesta na svijetu. Međutim, primijetili smo da veći postotak prijevara potječe sa sljedećih lokacija:

• Belgija

• Kostarika

• Ekvador

• Egipat

• Etiopija

• Francuska

• Moldavija

• Niger

• Panama

• Filipini

• Portugal

• Saudijska Arabija

• Južnoafrička Republika

• Šri Lanka

• Tajvan

• Turska

• Ukrajina

• Ujedinjeni Arapski Emirati

• Ujedinjena Kraljevina

• Vijetnam

Da biste smanjili prijevaru, preporučujemo da određene zemlje na popisu dopuštenih povratnih poziva webexa onemogućete. Na primjer, možete dodati zemlje s kojima ne poslujete ili iz kojih ste primili lažne ili sumnjive pozive.

Čak i naslovi sastanaka mogu otkrivati osjetljive informacije. Na primjer, sastanak pod nazivom „Razgovor o akviziciji tvrtke A” može imati financijske posljedice, ako se otkrije prije vremena. Stvaranjem sastanaka koji nisu na popisu održava se sigurnost osjetljivih informacija.

Za sastanke s popisa, tema sastanka i druge pojedinosti pojavljuju se na vašem web-mjestu Webex kako bi ih mogli vidjeti korisnici s provedenom i neprovedenom provjerom autentičnosti i gosti. Preporučujemo da sve sastanke označite kao da nisu na popisu, osim ako vaša organizacija nema posebnu poslovnu potrebu za javnim prikazivanjem naslova sastanaka i informacija.

Ako vaša organizacija radi s osjetljivim podacima, preporučujemo da zahtijevate da svi korisnici imaju račun na vašem web-mjestu Webex. Kada je to omogućeno, Webex će od svih organizatora i sudionika tražiti unos vjerodajnica prilikom pridruživanja sastanku, događaju ili sesiji obuke.

Osim toga, preporučujemo da od sudionika zahtijevate da se prijave prilikom biranja s telefona. Ovaj uvjet sprječava ulazak na sastanak ili u sesiju obuke bez odgovarajućih vjerodajnica.

Skrivanje veza na sastanke i događaje unutar sastanaka odvraća sudionike od pozivanja neželjenih gostiju čineći veze manje prikladnima za kopiranje i dijeljenje. To ne sprječava sudionike da kopiraju i dijele veze za sastanke iz svojih pozivnica e-poštom.