Bonnes pratiques pour des réunions sécurisées : hôtes

Présentation de la sécurité de Webex

La plateforme de Webex Suite réunion permet aux employés du monde entier et aux équipes virtuelles de se rencontrer et de collaborer en temps réel comme s'ils travaillaient dans la même pièce. Les entreprises, les institutions et les agences gouvernementales du monde entier font confiance à Webex. Webex aide à simplifier les processus commerciaux et à améliorer les résultats des équipes de vente, de marketing, de formation, de gestion de projet et d'assistance.

Pour toutes les organisations et leurs utilisateurs, la sécurité et la confidentialité sont des préoccupations fondamentales. La collaboration en ligne doit fournir plusieurs niveaux de sécurité, qu'il s'agisse de planifier des réunions, d'authentifier les participants ou de partager du contenu.

Webex fournit un environnement sécurisé que vous pouvez configurer en tant que lieu de collaboration ouvert. Comprendre les fonctionnalités de sécurité en tant qu'administrateurs et utilisateurs finaux peut vous permettre de vous adapter aux besoins de votre organisation.

Pour les informations techniques, consultez le document technique sur la sécurité de Webex.

Les meilleures pratiques pour les hôtes

En tant qu'hôte, c'est vous qui décidez en dernier ressort des paramètres de sécurité de vos réunions, événements, webinaires et sessions de formation. Vous contrôlez presque tous les aspects de la réunion, de l'événement, du webinaire ou de la session de formation, y compris son début et sa fin.

Protégez vos réunions et vos informations. Connaissez et suivez les politiques de sécurité de votre organisation. Suivez les bonnes pratiques de sécurité lorsque vous planifiez une réunion, pendant et après une réunion.

Utilisez les commandes Meeting Lobby et Auto Lock lorsqu'elles sont disponibles.

Ne publiez pas les mots de passe de sites Web accessibles au public.

Ne communiquez votre code PIN audio à personne.

Fournissez les mots de passe de réunion uniquement aux utilisateurs qui en ont besoin.

Ne partagez jamais d'informations sensibles lors de votre réunion tant que vous ne savez pas exactement qui y participe.

Sécurisez votre chambre personnelle

Webex MeetingsLes salles personnelles sont une forme de réunion Webex accessible en permanence à l'hôte de la réunion. L'hôte de la réunion active sa salle personnelle lorsqu'il rejoint la réunion et la désactive lorsqu'il la quitte. Les salles personnelles constituent un moyen rapide et pratique pour les participants de confiance de se rencontrer. Elles disposent donc d'un ensemble limité de fonctionnalités de sécurité configurables. Si la sécurité des réunions est votre principale préoccupation, nous vous recommandons d'utiliser les réunions Webex programmées, qui disposent d'un ensemble complet de fonctionnalités de sécurité configurables.

Lobby de la chambre personnelle

Le lobby est activé par défaut pour toutes les réunions du Personal Room. Avec ce réglage par défaut, lorsque vous démarrez votre réunion dans la salle personnelle et que celle-ci est déverrouillée, tous les invités sont placés dans le hall, jusqu'à ce que vous (l'hôte) les y admettiez.

Un invité est défini comme suit :

Non connectée (l'identité n'est pas authentifiée)
Connectée, mais appartient à une organisation externe

Par défaut, ils attendent dans le hall jusqu'à ce que l'hôte les accepte. Les membres de votre organisation qui se sont connectés avec un compte Webex en utilisant une licence d'hôte ou de participant contournent le hall et rejoignent directement les réunions débloquées.

L'administrateur du site Webex peut modifier les paramètres du lobby pour toutes les chambres personnelles de votre organisation, en commençant par « Ils attendent dans le hall jusqu'à ce que l'hôte les admette » à l'une des options suivantes :

Ils peuvent participer à la réunion. Désactive le lobby pour toutes les salles personnelles de votre organisation, permettant ainsi à tout le monde de rejoindre directement votre réunion personnelle une fois que celle-ci est déverrouillée. Nous vous déconseillons vivement de désactiver le lobby, car cela rend votre réunion vulnérable à la présence de participants indésirables et à la fraude au péage .
Ils ne peuvent pas participer à la réunion. Tous les participants doivent avoir un compte sur votre site et être connectés pour participer à la réunion. Ce paramètre rend les réunions Personal Room uniquement internes, ce qui signifie qu'elles ne sont accessibles qu'aux membres de votre organisation.

Lorsque des personnes sont placées dans le hall de votre chambre personnelle, elles sont classées dans l'une des trois catégories suivantes afin de simplifier votre sélection et vos choix d'admission :

Utilisateurs internes (utilisateurs authentifiés de votre organisation)
Utilisateurs externes (utilisateurs authentifiés au sein d'organisations externes)
Utilisateurs non vérifiés (utilisateurs qui ne se sont pas connectés et qui ne sont pas authentifiés)

Des utilisateurs authentifiés internes et externes se sont connectés et ont vérifié leur identité. L' identité des utilisateurs non vérifiés (utilisateurs qui ne se sont pas connectés) ne peut pas être considérée comme vraie car ils ne sont pas authentifiés.

Les personnes peuvent être admises à la réunion ou expulsées du hall individuellement ou en groupe.

Image shows categorized groups of individuals placed in your Personal Room lobby

Verrouillez automatiquement votre chambre personnelle

Le verrouillage de votre salle personnelle influe sur le comportement de chacun à l'entrée des réunions. Par défaut, lorsque la réunion est verrouillée, tout le monde doit attendre dans le hall jusqu'à ce que l'hôte l' accepte.

Un paramètre plus restrictif peut également être configuré par l'administrateur de votre site pour toutes les salles personnelles de votre organisation. Avec ce paramètre plus restrictif, personne ne peut participer à la réunion lorsque celle-ci est verrouillée.

En tant qu'hôte de la réunion, vous pouvez toujours verrouiller et déverrouiller votre réunion pendant qu'elle est en cours, à l'aide des commandes de réunion.

Vous pouvez configurer votre chambre personnelle pour qu'elle se verrouille automatiquement en sélectionnant Préférences > Ma chambre personnelle sur votre site Webex.

Ce paramètre verrouille votre salle et empêche les participants de rejoindre automatiquement la réunion. Avec ce paramètre, vous recevez des notifications lorsque des participants attendent dans le hall. Vous pouvez contrôler les personnes présentes dans le hall et n'autoriser que les participants autorisés à accéder à votre réunion.

L'administrateur de votre site peut verrouiller le paramètre de verrouillage automatique et définir la durée du verrouillage automatique pour votre espace personnel afin que vous ne puissiez pas le modifier. Cette fonctionnalité administrative définit la valeur de verrouillage automatique par défaut de votre espace personnel, mais vous pouvez toujours déverrouiller et reverrouiller votre réunion pendant qu'elle est en cours.

Considérez l'URL de votre espace personnel comme une URL publique. Tous ceux qui connaissent cette URL peuvent vous attendre dans votre lobby. Vérifiez toujours les noms d'utilisateur avant de les admettre en tant que participant à votre chambre.

Notifications personnelles de la salle avant une réunion

Lorsque des personnes entrent dans le hall de votre salle personnelle, elles peuvent vous envoyer une notification par e-mail pour vous informer qu'elles attendent le début d'une réunion. Même les personnes non autorisées qui accèdent au lobby de votre espace personnel peuvent envoyer des notifications.

Nous vous recommandons de consulter vos notifications par e-mail avant de commencer une réunion afin de contrôler les participants non autorisés.

Si vous recevez trop de notifications par e-mail de la part de participants non autorisés, pensez à les désactiver. Depuis votre site Webex, allez dans Préférences > Ma chambre personnelle, puis décochez M'avertir par e-mail lorsque quelqu'un entre dans le hall de ma chambre personnelle pendant mon absence.

Notifications personnelles de la salle pendant une réunion

Si vous verrouillez votre chambre personnelle, vous pouvez contrôler tous ceux qui attendent dans votre hall. Lors d'une réunion verrouillée, les notifications vous informent lorsqu'une nouvelle personne entre dans le hall ; vous pouvez choisir de l'admettre ou non. Lorsque plusieurs participants attendent dans le hall de votre salle personnelle, vous pouvez choisir d'admettre certaines personnes ou d'admettre tous les participants qui attendent à la réunion.

Réunions planifiées sécurisées

Réunions programmées

Les réunions Webex programmées sont le type de réunion que nous recommandons lorsque la sécurité est importante pour vous ou pour votre organisation. Les réunions planifiées sont des réunions ponctuelles protégées par mot de passe et disposent d'un large éventail de fonctionnalités de sécurité, notamment en termes de contrôle des fonctionnalités de réunion et de contrôle des participants. Consultez les étapes suivantes pour savoir comment sécuriser vos réunions prévues.

Choisissez le sujet de la réunion avec soin

Une réunion répertoriée ou un e-mail d'invitation transféré pourrait, au minimum, révéler le titre de la réunion à un public inattendu. Les titres des réunions peuvent révéler involontairement des informations privées. Pour minimiser l'exposition de données sensibles, telles que les noms des entreprises ou les événements, rédigez avec soin les titres des réunions.

Exclure le mot de passe de la réunion des invitations

Pour les réunions, les webinaires, les événements ou les sessions de formation très sensibles, excluez le mot de passe de l'e-mail d'invitation. Cette mesure empêche l'accès non autorisé aux détails de la réunion si l'e-mail d'invitation est transféré à un destinataire involontaire.

Si vous cochez Exclure le mot de passe des invitations par e-mail lorsque vous planifiez une réunion, un webinaire, un événement ou une session de formation, le mot de passe n'apparaît pas dans l'invitation. Fournissez le mot de passe aux participants par un autre moyen, par exemple par téléphone.

Webex Webinarsne prend pas en charge cette fonctionnalité.

Hall de la salle de réunion prévue

Pour les versions 43.3 et ultérieures de Webex, le lobby est activé par défaut pour toutes les réunions programmées par Webex. Aucune modification n'est apportée aux sites existants dont le lobby n'est pas activé par défaut.

Avec ce réglage par défaut, lorsque la réunion prévue commence et que la réunion est déverrouillée, tous les invités sont placés dans le hall, jusqu'à ce que vous (l'hôte) les y admettiez. Les personnes qui ont reçu une invitation à une réunion et qui se sont connectées à l'aide d'un compte Webex contournent le lobby et rejoignent directement les réunions débloquées.

Un invité est défini comme suit :

Non connectée (l'identité n'est pas authentifiée)
Connectée, mais appartient à une organisation externe

Lorsque vous planifiez une réunion sur votre site Webex, vous pouvez modifier le paramètre par défaut du lobby en passant de « Ils attendent dans le hall jusqu'à ce que l'hôte le laisse entrer » à « Ils peuvent rejoindre la réunion » ou « Ils ne peuvent pas participer à la réunion », selon les paramètres de sécurité administratifs de votre site.

Si votre site Webex utilisait les précédents paramètres de réunions déverrouillées, le paramètre équivalent pour l'admission automatique s'applique automatiquement. Par exemple, les invités peuvent rejoindre la réunion et devenir Ils peuvent participer à la réunion. Les clients attendent dans le hall jusqu'à ce que l'hôte les accepte. Ils attendent dans le hall jusqu'à ce que l'hôte les laisse entrer.

Lorsque des personnes sont placées dans le hall de votre réunion, elles sont classées en trois catégories afin de simplifier votre sélection et vos choix d'admission aux réunions :

Utilisateurs internes (utilisateurs authentifiés de votre organisation)
Utilisateurs externes (utilisateurs authentifiés au sein d'organisations externes)
Utilisateurs non vérifiés (utilisateurs qui ne se sont pas connectés et qui ne sont pas authentifiés)

Des utilisateurs authentifiés internes et externes se sont connectés et ont vérifié leur identité. L' identité des utilisateurs non vérifiés ne peut pas être considérée comme vraie car ils ne sont pas authentifiés.

Vous pouvez admettre ou exclure des personnes du hall individuellement ou en groupe.

Verrouillage automatique pour les réunions programmées

Le verrouillage de votre réunion affecte le comportement de tous les utilisateurs à la réunion. Par défaut, lorsque vous verrouillez votre réunion, tout le monde doit attendre dans le hall jusqu'à ce que l'hôte l'accepte.

Un paramètre plus restrictif peut également être configuré par l'administrateur de votre site pour toutes les réunions programmées organisées par les utilisateurs de votre organisation. Avec ce paramètre plus restrictif, personne ne peut participer à la réunion lorsque celle-ci est verrouillée.

En tant qu'hôte de la réunion, vous pouvez toujours verrouiller et déverrouiller votre réunion pendant qu'elle est en cours, à l'aide des commandes de réunion.

Lorsque vous planifiez une réunion, vous pouvez la configurer pour qu'elle se verrouille automatiquement à partir des commandes de la section Sécurité de votre site Webex.

Avec ce réglage, vous recevez une notification lorsque des participants attendent dans le hall. Vous pouvez filtrer les utilisateurs dans le hall et n'autoriser que les participants autorisés à accéder à votre réunion.

L'administrateur de votre site peut verrouiller le réglage du verrouillage automatique et définir la durée de verrouillage automatique de vos réunions prévues afin que vous ne puissiez pas les modifier. Cette fonctionnalité administrative définit la valeur de verrouillage automatique par défaut pour votre réunion planifiée, mais vous pouvez toujours déverrouiller et reverrouiller votre réunion pendant qu'elle est en cours.

Exiger que les invités s'inscrivent à votre réunion, à votre événement ou à votre session de formation

Vous pouvez demander à vos invités de s'inscrire à votre réunion, webinaire, événement ou session de formation avant de participer. Cela vous permet de sécuriser les informations relatives aux réunions, de suivre et de recueillir des informations sur les invités qui prévoient de participer à votre réunion, à votre événement ou à votre session de formation.

Cette fonctionnalité est activée lors de la planification. Pour activer ce paramètre dans Webex Meetings etWebex Webinars, allez dans Options avancées, puis sous Inscription, sélectionnez Exiger l'inscription des participants.

Utilisez la tonalité d'entrée ou de sortie ou la fonction d'annonce du nom

L'utilisation de cette fonctionnalité empêche quelqu'un de participer à la partie audio de votre réunion à votre insu. Cette fonctionnalité est activée par défaut pour Webex Meetings Webex Training. Vous pouvez aller dans Préférences > Audio et vidéo, et dans la section Tonalité d'entrée et de sortie, sélectionner une option de tonalité dans la liste déroulante.

Lorsque vous planifiez votre réunion, votre webinaire, votre événement ou votre session de formation, accédez aux options de connexion audio, puis dans la section Tonalité d'entrée et de sortie, sélectionnez une option de tonalité dans la liste déroulante.

Lorsque vous utilisez l'option audio Webex, si vous sélectionnez la fonction d'annonce du nom, les participants qui se joignent à l'aide de l'option Utiliser l'ordinateur pour l'audio n'ont pas la possibilité d'enregistrer et d'annoncer leur nom.

Restreindre les fonctionnalités disponibles

Limitez les fonctionnalités disponibles, telles que le chat et l'audio, si vous autorisez les participants à participer à la réunion, au webinaire, à l'événement ou à la session de formation avant l'hôte.

Demander aux invités de ne pas transmettre d'invitations

Demandez à vos invités de ne pas transmettre l'invitation plus loin, en particulier pour les réunions confidentielles.

Désigner un coanimateur

Désignez un coanimateur pour démarrer et contrôler la réunion, le webinaire, l'événement ou la session de formation (coanimateur). Cette pratique permet de sécuriser les réunions, les webinaires, les événements et les sessions de formation en éliminant la possibilité que le rôle d'hôte soit attribué à un participant inattendu ou non autorisé, au cas où vous perdriez votre connexion à la réunion.

Lorsque vous invitez des participants à une réunion planifiée, vous pouvez désigner un ou plusieurs participants comme co-organisateurs de la réunion. Un co-animateur peut démarrer la réunion et agir en tant qu'hôte. Ainsi, un cohébergeur doit avoir un compte utilisateur sur votre site Webex.

Sécurité pendant la réunion

Restreindre l'accès à la réunion

Bloquez la réunion, le webinaire, l'événement ou la session de formation une fois que tous les participants y ont participé. Cela empêche un plus grand nombre de participants de s'inscrire. Les hôtes peuvent verrouiller ou déverrouiller la réunion, le webinaire, l'événement ou la session de formation en cours. Pour verrouiller une réunion que vous organisez actuellement, cliquez More Options button , puis cliquez sur le curseur à côté de Verrouiller la réunion.

Cette option empêche quiconque de rejoindre automatiquement la réunion, le webinaire, l'événement ou la session de formation. Pour déverrouiller une réunion que vous organisez actuellement, cliquez More Options button , puis cliquez sur le curseur à côté de Verrouiller la réunion.

Valider l'identité de tous les utilisateurs participant à un appel

La comptabilisation de chaque participant par appel nominal est une pratique sûre. Demandez aux utilisateurs d'allumer leur vidéo ou de donner leur nom pour confirmer leur identité.

Pour assister à une réunion par téléphone, l'appelant a besoin d'un numéro d'appel Webex valide et d'un identifiant de réunion à neuf à onze chiffres. Si cela est autorisé sur votre site, les participants qui participent par téléphone sans mot de passe peuvent participer à la partie audioconférence de la réunion.

Si cela est autorisé sur votre site, les participants qui n'ont pas de compte peuvent participer à la réunion. Les utilisateurs non autorisés peuvent s'identifier avec n'importe quel nom lors de votre réunion.

Supprimer un participant de la réunion ou du webinaire

Vous pouvez expulser des participants à tout moment pendant une réunion. Les animateurs, les coanimateurs et les panélistes peuvent exclure des participants des webinaires, y compris des webinaires diffusés sur le Web. Sélectionnez le nom du participant que vous souhaitez supprimer, puis cliquez sur Participant > Expulser.

Partagez une application, pas votre écran

Lorsque vous sélectionnez Partager Share , vous pouvez choisir de suivre des webinaires en mode webdiffusion pour partager une application plutôt que votre écran. Le fait de partager une application plutôt que votre écran permet d'éviter l'exposition accidentelle d'informations sensibles.

Contrôlez qui peut partager

Si cela est autorisé au niveau du site, les hôtes peuvent choisir d'autoriser tous les participants à partager. Si vous n'activez pas cette option, vous pouvez attribuer le rôle de présentateur pour sélectionner des participants ou des participants.

Fin de la réunion

À la fin de la réunion, de l'événement ou de la session de formation, assurez-vous d'y mettre fin pour tous les participants. Une boîte de dialogue peut s'ouvrir pour vous permettre de quitter la réunion, le webinaire, l'événement ou la session de formation sans y mettre fin. Si vous devez partir plus tôt, demandez à quelqu'un d'autre d'être l'hôte afin qu'il soit chargé de mettre fin à la réunion, à l'événement ou à la session de formation.

Sécurité après la réunion

Attribuer des mots de passe aux enregistrements

Nous vous recommandons de ne pas créer d'enregistrements contenant des informations sensibles.

Si vous créez des enregistrements, vous pouvez les modifier et ajouter des mots de passe avant de les partager pour protéger les informations. Les enregistrements protégés par mot de passe nécessitent que les destinataires aient le mot de passe pour pouvoir les consulter.

Pour attribuer des mots de passe aux enregistrements, rendez-vous sur la page Web de votre compte utilisateur Webex, dans Enregistrements, puis cliquez pour ouvrir la fenêtre de partage de l'enregistrement.
Dans la fenêtre Partager l'enregistrement, cochez la case à côté de Lien public.
Cochez la case à côté de Protection par mot de passe, puis saisissez le mot de passe dans le champ de texte.
Cliquez sur Enregistrer.

Supprimer des enregistrements

Supprimez les enregistrements lorsqu'ils ne sont plus pertinents.

Accédez à Enregistrements, puis sélectionnez l'enregistrement.
Cliquez sur Supprimer, puis à nouveau sur Supprimer.

Conférences personnelles pour les hôtes

Créez un code PIN audio fort et protégez-le. Connectez-vous à la page Web utilisateur de votre site Webex personnel, puis accédez à Préférences > Audio et vidéo pour créer votre code PIN audio.

Votre code PIN est le dernier niveau de protection pour empêcher tout accès non autorisé à votre réunion de conférence personnelle (PCN Meeting). Même si une personne non autorisée obtient votre code d'accès hôte, la conférence ne peut pas démarrer sans le code PIN audio. Protégez votre code PIN audio et ne le partagez pas.

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