Hartelijk dank voor uw feedback

Lobby voor de persoonlijke kamer

De lobby is standaard ingeschakeld voor alle vergaderingen in de persoonlijke ruimte. Met deze standaardinstelling worden alle gasten in de lobby geplaatst wanneer u uw vergadering in de persoonlijke ruimte start en de vergadering wordt ontgrendeld, totdat u (de gastheer) ze toelaat.

Een gast wordt als volgt gedefinieerd:

• Niet aangemeld (identiteit is niet geverifieerd)

• Ingelogd, maar maakt deel uit van een externe organisatie

Met de standaardinstelling wachten ze in de lobby tot de gastheer ze toelaat; mensen in uw organisatie die zich hebben aangemeld met een Webex-account met een host- of deelnemerslicentie omzeilen de lobby en nemen rechtstreeks deel aan ontgrendelde vergaderingen .

De beheerder van de Webex-site kan de lobbyinstelling voor alle persoonlijke ruimten in uw organisatie wijzigen door Ze wachten in de lobby tot de gastheer ze toegang geeft tot een van de volgende opties:

• Ze kunnen deelnemen aan de vergadering — Schakelt de lobby uit voor alle persoonlijke ruimten in uw organisatie, zodat iedereen rechtstreeks kan deelnemen aan uw vergadering in uw persoonlijke ruimte terwijl deze ontgrendeld is. We raden ten zeerste af om de lobby uit te schakelen, omdat dit uw vergadering kwetsbaar maakt voor ongewenste deelnemers aan uw vergadering en tolfraude.

• Ze kunnen niet deelnemen aan de vergadering. Alle deelnemers moeten een account hebben op uw website en aangemeld zijn om de vergadering bij te wonen. Met deze instelling zijn vergaderingen in de persoonlijke ruimte alleen intern, wat betekent dat ze alleen beschikbaar zijn voor mensen in uw organisatie.

Wanneer mensen in de lobby van uw persoonlijke kamer worden geplaatst, worden ze in een van de drie groepen ingedeeld om uw screenings- en toelatingskeuzes voor vergaderingen te vereenvoudigen:

• Interne gebruikers (geverifieerde gebruikers in uw organisatie)

• Externe gebruikers (geverifieerde gebruikers in externe organisaties)

• Niet-geverifieerde gebruikers (gebruikers die niet zijn aangemeld en niet geverifieerd zijn)

Interne en externe geverifieerde gebruikers hebben zich aangemeld en hun identiteit geverifieerd. De identiteit van niet-geverifieerde gebruikers (gebruikers die zich niet hebben aangemeld) kan niet als waar worden beschouwd omdat ze niet geverifieerd zijn.

Mensen kunnen individueel of als groep tot de vergadering worden toegelaten of uit de lobby worden verwijderd.

Uw persoonlijke kamer automatisch vergrendelen

Het vergrendelen van uw persoonlijke ruimte heeft invloed op het toegangsgedrag van iedereen tot de vergadering. Als de vergadering is vergrendeld, moet iedereen standaard in de lobby wachten tot de gastheer ze toelaat.

Uw sitebeheerder kan ook een restrictievere instelling configureren voor alle persoonlijke ruimten in uw organisatie. Met deze restrictievere instelling kan niemand deelnemen aan de vergadering als de vergadering is vergrendeld.

Als gastheer van de vergadering kunt u uw vergadering tijdens de vergadering altijd vergrendelen en ontgrendelen met behulp van bedieningselementen tijdens de vergadering.

U kunt uw persoonlijke ruimte zo instellen dat deze automatisch wordt vergrendeld door op uw Webex-site Voorkeuren > Mijn persoonlijke ruimte te selecteren.

Deze instelling vergrendelt uw ruimte en voorkomt dat deelnemers automatisch aan de vergadering deelnemen. Met deze instelling ziet u meldingen wanneer bezoekers wachten in de lobby. U kunt mensen in de lobby screenen en alleen geautoriseerde deelnemers aan uw vergadering toelaten.

De beheerder van uw site kan de instelling voor automatisch vergrendelen en de periode voor automatische vergrendeling instellen voor uw persoonlijke ruimte, zodat u deze niet kunt wijzigen. Deze beheerfunctie stelt de standaardwaarde voor automatische vergrendeling in voor uw persoonlijke ruimte, maar u hebt altijd de mogelijkheid om uw vergadering te ontgrendelen en opnieuw te vergrendelen terwijl deze bezig is.

Meldingen in de persoonlijke ruimte vóór een vergadering

Wanneer mensen de lobby van uw Personal Room binnenkomen, kunnen ze u een e-mailbericht sturen om u te laten weten dat ze wachten op het begin van een vergadering. Zelfs onbevoegde personen die toegang krijgen tot de lobby van uw persoonlijke ruimte kunnen meldingen sturen.

We raden u aan uw e-mailmeldingen te bekijken voordat u een vergadering start om onbevoegde deelnemers te screenen.

Als u te veel e-mailmeldingen ontvangt van onbevoegde bezoekers, kunt u overwegen deze meldingen uit te schakelen. Ga op uw Webex-site naar Voorkeuren > Mijn persoonlijke kamer en schakel het vinkje bij 'Stuur mij per e-mail op de hoogte wanneer iemand de lobby van mijn persoonlijke ruimte' binnengaat terwijl ik weg ben uit.

Meldingen in de persoonlijke ruimte tijdens een vergadering

Als u uw persoonlijke kamer vergrendelt, kunt u iedereen die in uw lobby wacht screenen. Tijdens een besloten vergadering wordt u op de hoogte gesteld wanneer iemand anders de lobby binnenkomt; u kunt kiezen of u hem of haar wilt toelaten. Als er meerdere deelnemers wachten in de lobby van uw persoonlijke ruimte, kunt u ervoor kiezen bepaalde personen toe te laten, of om alle wachtende deelnemers toe te laten tot de vergadering.

Geplande vergaderingen

Geplande Webex-vergaderingen zijn ons aanbevolen vergadertype wanneer beveiliging belangrijk is voor u of uw organisatie. Geplande vergaderingen zijn eenmalige vergaderingen die met een wachtwoord zijn beveiligd en beschikken over een breed scala aan beveiligingsfuncties, zoals functies voor vergaderingen en bedieningselementen voor deelnemers. Bekijk de volgende stappen om uw geplande vergaderingen te beveiligen.

Kies het onderwerp van de vergadering zorgvuldig

Een vergadering in de lijst of een doorgestuurde uitnodigingsmail kan op zijn minst de titels van de vergadering aan onbedoelde doelgroepen onthullen. Titels van vergaderingen kunnen onbedoeld privégegevens onthullen. Om de blootstelling aan gevoelige gegevens, zoals bedrijfsnamen of evenementen, tot een minimum te beperken, moet u de titels van de vergaderingen zorgvuldig formuleren.

Het wachtwoord voor de vergadering uitsluiten van de uitnodigingen

Voor zeer gevoelige vergaderingen, webinars, evenementen of trainingssessies moet u het wachtwoord uit de uitnodigingsmail verwijderen. Deze maatregel voorkomt ongeautoriseerde toegang tot vergadergegevens als de uitnodigingsmail wordt doorgestuurd naar een onbedoelde ontvanger.

Als u bij het plannen van een vergadering, webinar, evenement of trainingssessie het vakje 'Wachtwoord uitsluiten bij e-mailuitnodiging' aanvinkt, verschijnt het wachtwoord niet in de uitnodiging. Geef de deelnemers het wachtwoord op een andere manier, bijvoorbeeld via de telefoon.

Lobby voor een vergaderruimte die volgens schema is gepland

Voor Webex versie 43.3 en hoger is de lobby standaard ingeschakeld voor alle geplande Webex-vergaderingen. Er worden geen wijzigingen aangebracht op bestaande sites waarop de lobby niet standaard is ingeschakeld.

Met deze standaardinstelling worden alle gasten in de lobby geplaatst wanneer de geplande vergadering begint en de vergadering is ontgrendeld, totdat u (de gastheer) ze toelaat. Mensen die een uitnodiging voor een vergadering hebben ontvangen en zich hebben aangemeld met een Webex-account, omzeilen de lobby en nemen rechtstreeks deel aan niet-vergrendelde vergaderingen.

Een gast wordt als volgt gedefinieerd:

• Niet aangemeld (identiteit is niet geverifieerd)

• Ingelogd, maar maakt deel uit van een externe organisatie

Wanneer u een vergadering plant op uw Webex-site, kunt u de standaardlobbyinstelling wijzigen via Ze wachten in de lobby tot de host ze binnenlaat tot Ze kunnen deelnemen aan de vergadering of Ze kunnen niet deelnemen aan de vergadering, afhankelijk van de beveiligingsinstellingen van de beheerder voor uw site.

Wanneer mensen in de lobby van uw vergadering worden geplaatst, worden ze in drie groepen ingedeeld om uw screening en toelatingskeuzes voor vergaderingen te vereenvoudigen:

• Interne gebruikers (geverifieerde gebruikers in uw organisatie)

• Externe gebruikers (geverifieerde gebruikers in externe organisaties)

• Niet-geverifieerde gebruikers (gebruikers die niet zijn aangemeld en niet geverifieerd zijn)

Interne en externe geverifieerde gebruikers hebben zich aangemeld en hun identiteit geverifieerd. De identiteit van niet-geverifieerde gebruikers kan niet worden verondersteld waar te zijn omdat ze niet geverifieerd zijn.

U kunt mensen individueel of in groepsverband toelaten of uit de lobby verwijderen.

Automatische vergrendeling voor geplande vergaderingen

Het vergrendelen van uw vergadering heeft invloed op het toegangsgedrag van alle gebruikers. Als u uw vergadering vergrendelt, moet iedereen standaard in de lobby wachten tot de gastheer ze toelaat.

Uw sitebeheerder kan ook een restrictievere instelling configureren voor alle geplande vergaderingen die worden georganiseerd door gebruikers in uw organisatie. Met deze restrictievere instelling kan niemand deelnemen aan de vergadering als de vergadering is vergrendeld.

Als gastheer van de vergadering kunt u uw vergadering altijd vergrendelen en ontgrendelen terwijl deze bezig is, met behulp van de bedieningselementen van de vergadering.

Wanneer u een vergadering plant, kunt u instellen dat de vergadering automatisch wordt vergrendeld via de bedieningselementen in het gedeelte Beveiliging op uw Webex-site.

Met deze instelling krijgt u een melding wanneer bezoekers in de lobby wachten. U kunt gebruikers in de lobby screenen en alleen geautoriseerde deelnemers aan uw vergadering toelaten.

De beheerder van uw site kan de instelling voor automatische vergrendeling vergrendelen en de periode voor automatische vergrendeling instellen voor uw geplande vergaderingen, zodat u ze niet kunt wijzigen. Deze beheerfunctie stelt de standaardwaarde voor automatische vergrendeling in voor uw geplande vergadering, maar u kunt uw vergadering altijd ontgrendelen en opnieuw vergrendelen terwijl deze bezig is.

Nodig genodigden uit om zich in te schrijven voor uw vergadering, evenement of trainingssessie

U kunt van uw genodigden eisen dat ze zich registreren voor uw vergadering, webinar, evenement of trainingssessie voordat ze deelnemen. Hiermee kunt u vergaderinformatie beveiligen en informatie bijhouden en verzamelen over de genodigden die van plan zijn uw vergadering, evenement of trainingssessie bij te wonen.

Deze functie is ingeschakeld tijdens de planning. Om deze instelling in Webex Meetings en in te schakelenWebex Webinars, gaat u naar Geavanceerde opties en selecteert u onder Registratie de optie Deelnemersregistratie vereisen.

De in- of uitgangstoon gebruiken of de naamfunctie aankondigen

Als u deze functie gebruikt, wordt voorkomen dat iemand zonder uw medeweten deelneemt aan het audiogedeelte van uw vergadering. Deze functie is standaard ingeschakeld voor Webex Meetings en Webex Training. U kunt naar Voorkeuren > Audio en video gaan en in het gedeelte Invoer- en uitgangstoon een toonoptie selecteren in de keuzelijst.

Ga tijdens het plannen van uw vergadering, webinar, evenement of trainingssessie naar de opties voor audioverbinding en selecteer in het gedeelte Invoer- en sluittoon een toonoptie in de keuzelijst.

Beperk de beschikbare functies

Beperk de beschikbare functies, zoals chat en audio, als u de deelnemers toestaat om vóór de gastheer deel te nemen aan de vergadering, het webinar, het evenement of de trainingssessie.

Verzoek om genodigden geen uitnodigingen door te sturen

Verzoek dat uw genodigden de uitnodiging niet verder doorsturen, vooral niet voor vertrouwelijke vergaderingen.

Wijs een cohost toe

Wijs een cohost toe om de vergadering, webinar, evenement of trainingssessie te starten en te beheren (cohost). Op deze manier worden vergaderingen, webinars, evenementen en trainingssessies beter beveiligd door de mogelijkheid uit te sluiten dat de rol van gastheer wordt toegewezen aan een onverwachte of onbevoegde deelnemer, voor het geval u de verbinding met de vergadering verliest.

Beperk de toegang tot de vergadering

De vergadering, webinar, evenement of trainingssessie vergrendelen nadat alle deelnemers zich hebben aangemeld. Dit voorkomt dat er meer deelnemers deelnemen. Gastheren kunnen de vergadering, webinar, evenement of trainingssessie vergrendelen of ontgrendelen terwijl de sessie bezig is. Om een vergadering te vergrendelen die u momenteel organiseert, klikt u op en vervolgens op de schuifregelaar naast Vergadering vergrendelen.

Valideer de identiteit van alle gebruikers tijdens een gesprek

Het is een veilige praktijk om voor elke deelnemer verantwoording af te leggen via een hoofdelijke oproep. Vraag gebruikers hun video aan te zetten of hun naam te vermelden om hun identiteit te bevestigen.

Een deelnemer uit de vergadering of het webinar verwijderen

Tijdens een vergadering kunt u op elk moment deelnemers uitzetten. Gastheren, cohosts en panelleden kunnen deelnemers uitsluiten van webinars, waaronder webinars in webcast-weergave. Selecteer de naam van de deelnemer die u wilt verwijderen en klik vervolgens op Deelnemer > Verwijderen.

Een toepassing delen, niet uw scherm

Wanneer u Delen selecteert, kunt u ervoor kiezen om webinars in webcastweergave een toepassing te delen in plaats van uw scherm. Als u een toepassing deelt in plaats van uw scherm, kunt u voorkomen dat gevoelige informatie per ongeluk wordt blootgesteld.

Bepaal wie mag delen

Indien dit op locatieniveau is toegestaan, kunnen verhuurders kiezen of ze alle deelnemers willen laten delen. Als u de optie niet inschakelt, kunt u de rol van presentator toewijzen aan bepaalde deelnemers of deelnemers.

De vergadering beëindigen

Als de vergadering, het evenement of de trainingssessie voorbij is, zorg er dan voor dat u de vergadering, het evenement of de trainingssessie beëindigt voor alle deelnemers. Er kan een dialoogvenster worden geopend waarin u de mogelijkheid krijgt om de vergadering, het webinar, het evenement of de trainingssessie te verlaten zonder deze te beëindigen. Als u vroeg moet vertrekken, maak dan iemand anders de gastheer, zodat deze verantwoordelijk kan zijn voor het beëindigen van de vergadering, het evenement of de trainingssessie.

Wachtwoorden toewijzen aan opnames

We raden u aan geen opnames te maken die gevoelige informatie bevatten.

Als u opnamen maakt, kunt u de opnamen bewerken en wachtwoorden toevoegen voordat u ze deelt, om de informatie veilig te houden. Opnamen die met een wachtwoord zijn beveiligd, hebben de ontvangers het wachtwoord nodig om ze te kunnen bekijken.

1. Om wachtwoorden toe te wijzen aan opnames, gaat u naar de webpagina van uw persoonlijke Webex-gebruiker naar Recordings en klikt u om het venster Opname delen te openen.

2. Vink in het venster Opname delen het selectievakje naast Public Link aan.

3. Vink het selectievakje naast Wachtwoordbeveiliging aan en typ het wachtwoord in het tekstveld.

4. Klik op Opslaan.

Opnamen verwijderen

Opnamen verwijderen nadat ze niet langer relevant zijn.

1. Ga naar Opnamen en selecteer vervolgens op de opname.

2. Klik op Verwijderen en vervolgens opnieuw op Verwijderen.

Maak een sterke pincode voor audio en bescherm deze. Meld u aan op de persoonlijke webpagina voor gebruikers van de Webex-site en ga naar Voorkeuren > Audio en video om uw audiopincode aan te maken.

Uw pincode is het laatste beveiligingsniveau om ongeoorloofde toegang tot uw persoonlijke conferentievergadering (PCN Meeting) te voorkomen. Zelfs als een onbevoegde persoon de toegangscode van uw host heeft verkregen, kan de conferentie niet beginnen zonder de audiopincode. Bescherm uw audiopincode en deel deze niet.