Suojattujen kokousten parhaat käytännöt: isännät

Yleiskatsaus Webex-tietoturvaan

Kok Webex Suite ousalustan avulla globaalit työntekijät ja virtuaaliset tiimit voivat tavata ja tehdä yhteistyötä reaaliajassa ikään kuin he työskentelevät samassa huoneessa. Yritykset, instituutiot ja valtion virastot ympäri maailmaa luottavat Webexiin. Webex auttaa yksinkertaistamaan liiketoimintaprosesseja ja parantamaan myynnin, markkinoinnin, koulutuksen, projektinhallinnan ja tukitiimien tuloksia.

Kaikille organisaatioille ja niiden käyttäjille turvallisuus ja yksityisyys ovat perustavanlaatuisia huolenaiheita. Verkkoyhteistyön on tarjottava useita turvallisuustasoja kokousten ajoittamisesta osallistujien todentamiseen ja sisällön jakamiseen.

Webex tarjoaa turvallisen ympäristön, jonka voit määrittää avoimeksi yhteistyöpaikaksi. Kun ymmärrät tietoturvaominaisuudet järjestelmänvalvojina ja loppukäyttäjinä, voit räätälöidä organisaatiosi tarpeiden mukaan.

Tekniset tiedot ovat Webexin tietoturvan teknisessä asiakirjassa.

Parhaat käytännöt majoittajille

Isäntänä olet lopullinen päätöksentekijä kokousten, tapahtumien, webinaarien ja koulutustilaisuuksien suojausasetuksista. Hallitset lähes kaikkia kokouksen, tapahtuman, webinaarin tai harjoituksen osa-alueita, mukaan lukien sen alkamisen ja päättymisen.

Pidä kokouksesi ja tietosi turvassa. Tunne organisaatiosi suojauskäytännöt ja noudata niitä. Noudata tietoturvan parhaita käytäntöjä, kun ajoitat kokouksen, kokouksen aikana ja kokouksen jälkeen.

Käytä kokousaulan ja automaattisen lukituksen säätimiä, kun ne ovat käytettävissä.

Älä julkaise salasanoja julkisesti saatavilla oleville verkkosivustoille.

Älä jaa ääni-PIN-koodiasi kenellekään.

Anna kokouksen salasanat vain käyttäjille, jotka tarvitsevat niitä.

Älä koskaan jaa arkaluontoisia tietoja kokouksessa, ennen kuin olet varma, kuka on läsnä.

Turvaa henkilökohtainen huoneesi

Webex MeetingsHenkilökohtaiset huoneet ovat Webex-kokouksen muoto, joka on jatkuvasti kokouksen isännän käytettävissä. Kokouksen isäntä aktivoi henkilökohtaisen huoneensa liittyessään ja deaktivoi kokoushuoneen poistuessaan. Henkilökohta iset huoneet tarjoavat nopean ja kätevän tavan luotettaville osallistujille tavata, ja siksi niissä on rajoit ettu joukko konfiguroitavia suojausominaisuuksia. Jos kokousten suojaus on ensisijainen huolenaihe, suosit telemme käyttämään ajoitettuja Webex-kokouksia, joissa on kattava joukko konfiguroitavia suojausominaisuuksia.

Henkilökohtaisen huoneen aula

Aula on oletusarvoisesti käytössä kaikissa henkilökohtaisen huoneen kokouksissa. Kun aloitat henkilökohtaisen huoneen kokouksen ja kokouksen lukitus avataan tällä oletusasetuksella, kaikki vieraat sijoitetaan aulaan, kunnes sinä (isäntä) hyväksyt heidät.

Vieras määritellään seuraavasti:

Ei kirjautunut sisään (henkilöllisyyttä ei ole todennettu)
Kirjautunut sisään, mutta kuuluu ulkoiselle organisaatiolle

Oletusasetuksella He odottavat aulassa, kunnes isäntä hyväksyy heidät. Organisaatiosi ihmiset, jotka ovat kirjautuneet sisään Webex-tilillä isäntä- tai osallistujalisenssin avulla, ohittavat aulan ja liittyvät lukitsemattomiin kokou ksiin suoraan.

Webex-sivuston järjestelmänvalvoja voi muuttaa organisaation kaikkien henkilökohtaisten huoneiden aula-aset usta kohdasta He odottavat aulassa, kunnes isäntä hyväksyy heidät johonkin seuraavista:

He voivat liittyä kokoukseen — Poistaa aulan käytöstä organisaatiosi kaikissa henkilökohta isissa huoneissa, jolloin kuka tahansa voi liittyä henkilökohtaisen huoneen kokoukseen, kun se on avattu. Emme suosittele aulan poistamista käytöstä, koska se tekee kokouksestasi alttiita ei-toivotuille osallistujille, jotka liittyvät kokoukseen, ja kokousten tietulli petoksille.
He eivät voi liittyä kokoukseen — Kaikilla osallistujilla on oltava tili sivustoll asi ja he ovat kirjautuneet sisään osallistuakseen kokoukseen. Tämä asetus tekee henkilökohtaisen huoneen kokouksista vain sisäisiä, mikä tarkoittaa, että ne ovat vain organisaatiosi käyttäjien käytettävissä.

Kun ihmiset sijoitetaan henkilökohtaisen huoneesi aulaan, heidät sijoitetaan yhteen kolmesta luokitellusta ryhmästä se ulonnan ja kokousten pääsyvalintojen yksinkertaistamiseksi:

Sisäiset käyttäjät (organisaation todennetut käyttäjät)
Ulkoiset käyttäjät (todennetut käyttäjät ulkoisissa organisaatioissa)
Vahvistamattomat käyttäjät (käyttäjät, jotka eivät ole kirjautuneet sisään ja joita ei ole todennettu)

Sisäiset ja ulkoiset todennetut käyttäjät ovat kirjautuneet sisään ja vahvistaneet henkilöllisyytensä. Vahvistamattomien käyttäjien (käyttäjien, jotka eivät kirjautuneet sisään) henkilöllisyyttä ei voida olettaa olevan totta, koska heitä ei ole todennettu.

Ihmiset voidaan ottaa kokoukseen tai poistaa aulasta erikseen tai ryhmänä.

Image shows categorized groups of individuals placed in your Personal Room lobby

Henkilökohtaisen huoneen automaattinen lukitus

Henkilökohtaisen huoneen lukitseminen vaikuttaa kaikkien kokousten sisäänpääsykäyttäytymiseen. Oletusarvoisesti, kun kokous on lukittu, kaikkien on odotettava aulassa, kunnes isäntä hyväksyy heidät.

Sivuston järjestelmänvalvoja voi myös määrittää rajoittavamman asetuksen kaikille organisaatiosi henkilökohtaisille huoneille. Tällä rajoittavammalla asetuksella kukaan ei voi liittyä kokoukseen, kun kokous on lukittu.

Kokouksen isäntänä voit aina lukita ja avata kokouksen kesken kokouksen hallintatoimintojen avulla.

Voit määrittää henkilökohtaisen huoneen lukittumaan automaattisesti valitsemalla Webex-sivustossasi Aset ukset > Oma henkilökohtainen huone.

Tämä asetus lukitsee huoneesi ja estää osallistujia liittymästä kokoukseen automaattisesti. Tällä asetuksella näet ilmoitukset, kun osallistujat odottavat aulassa. Voit seuloa ihmisiä aulassa ja sallia vain valtuutetut osallistujat kokoukseesi.

Sivuston järjestelmänvalvoja voi lukita automaattisen lukituksen asetuksen ja asettaa automaattisen lukituksen ajanjakson henkilökohtaiselle huone ellesi, jotta et voi muuttaa sitä. Tämä hallintatoiminto määrittää henkilökohtaisen huoneen automaatti sen lukituksen oletusarvon, mutta sinulla on aina mahdollisuus avata ja lukita kokouksen uudelleen, kun se on käynnissä.

Harkitse henkilökohtaisen huoneen URL-osoitetta julkisena URL-osoitteena, kuka tahansa, joka tietää tämän URL-osoitteen, voi odottaa sinua aulassasi. Tarkista aina käyttäjänimet ennen kuin hyväksyt heidät osallistujiksi huoneeseesi .

Henkilökohtaiset huoneilmoitukset ennen kokousta

Kun ihmiset tulevat henkilökohtaisen huoneen aulaan, he voivat lähettää sinulle sähköposti-ilmoit uksen, jossa kerrotaan odottavansa kokouksen alkamista. Jopa luvattomat henkilöt, jotka pääsevät henkilökohtaisen huoneen aulaan, voivat lähettää ilmoituksia.

Suosittelemme, että tarkistat sähköposti-ilmoitukset ennen kokouksen aloittamista luvattomien osallistujien seulomiseksi.

Jos näet liian monta sähköposti-ilmoitusta luvattomilta osallistujilta, harkitse näiden ilmo itusten poistamista käytöstä. Siirry Webex-sivustostasi kohtaan Aset ukset > Oma henkilökohtainen huone ja poista valinta Ilmoita minulle sähköpostitse, kun joku tulee henkilökohtaisen huoneen aulaan, kun olen poissa.

Henkilökohtaiset huoneilmoitukset kokouksen aikana

Jos lukitset henkilökohtaisen huoneesi, voit seuloa kaikki aulassasi odottavat. Lukitun kokouksen aikana ilmoitukset ilmoittavat sinulle, kun joku uusi tulee aulaan; voit valita, hyväksytkö hänet. Kun henkilökohtaisen huoneen aulassa odottaa useita osallistujia, voit hyväksyä valitut henkilöt tai hyväksyä kaikki odottavat osallistujat kokoukseen.

Turvalliset aikataulutetut kokoukset

Aikataulutetut kokoukset

Ajoitetut Webex-kokoukset ovat suositeltava kokoustyyppi, kun turvallisuus on tärkeää sinulle tai organisaatiollesi. Ajoitetut kokoukset ovat salasanalla suojattuja kertaluonteisia kokouksia, ja niissä on laaja valikoima suojausominaisuuksia kokoustoimintojen ohjaimissa ja osallistujien ohjauksissa. Katso seuraavat ohjeet ajoitettujen kokousten suojaamiseen.

Valitse kokouksen aihe huolellisesti

Luettelossa oleva kokous tai lähetetty kutsusähköposti voi ainakin paljastaa kokouksen otsikot tahattomille yleisöille. Kokouksen otsikot voivat tahattomasti paljastaa yksityisiä tietoja. Jos haluat minimoida arkaluonteisten tietojen, kuten yritysten nimien tai tapahtumien, altistuminen kokousten otsikoihin huolellisesti.

Sulje kokouksen salasana pois kutsuista

Jos kyseessä on erittäin arkaluonteiset kokoukset, webinaarit, tapahtumat tai koulutukset, sulje salasana kutsusähköpostista. Tämä toimenpide estää luvattoman pääsyn kokouksen tieto ihin, jos kutsun sähköpostiviesti välitetään tahattomalle vastaanottajalle.

Jos valitset Poista salasana sähköpostikutsusta, kun ajoitat kokouksen, verkkoseminaarin, tapahtuman tai harjoituksen, salasana ei näy kutsussa. Anna salasana osallistujille muulla tavalla, kuten puhelimitse.

Webex Webinarsei tue tätä ominaisuutta.

Aikataulun mukainen kokoushuoneen aula

Webex-versiossa 43.3 ja uudemmissa aula on oletusarvoisesti käytössä kaikissa Webexin ajoitetuissa kokouksissa. Olemassa olevissa sivustoissa, joissa aulaa ei ole oletusarvoisesti käytössä, ei tehdä muutoksia.

Tällä oletusasetuksella kaikki vieraat sijoitetaan aulaan, kun suunniteltu kokous alkaa ja kokous on avattu, kunnes sinä (isäntä) hyväksyt heidät. Ihmiset, jotka saivat kokouskutsun ja jotka ovat kirjautuneet sisään Webex-tilillä, ohittavat aulan ja liittyvät lukitsemattomiin kokouksiin suoraan.

Vieras määritellään seuraavasti:

Ei kirjautunut sisään (henkilöllisyyttä ei ole todennettu)
Kirjautunut sisään, mutta kuuluu ulkoiselle organisaatiolle

Kun ajoitat kokouksen Webex-sivustollasi, voit muuttaa aula-oletusasetusta kohdasta He odottavat aulassa, kunnes isäntä päästää hänet sisään He voivat liittyä kokou kseen tai He eivät voi liittyä kokou kseen, riippuen sivustosi järjestelmänvalvojan suojaus asetuksista.

Jos Webex-sivustosi käytti aiempia lukitsem attomien kokou sten asetuksia, vastaava Automaattinen hyväksyn tä -asetus otetaan automaattisesti käyttöön. Esimerkiksi, Vieraat voivat liittyä kokoukseen, muuttuu He voivat liittyä kokoukseen. Vieraat odottavat aulassa, kunnes isäntä myöntää, että heistä tulee. He odottavat aulassa, kunnes isäntä päästää heidät sisään.

Kun ihmiset sijoitetaan kokouksesi aulaan, heidät jaetaan kolmeen luokiteltuun ryhmään seulonnan ja kokousten pääsyvalintojen yksinkertaistamiseksi:

Sisäiset käyttäjät (organisaation todennetut käyttäjät)
Ulkoiset käyttäjät (todennetut käyttäjät ulkoisissa organisaatioissa)
Vahvistamattomat käyttäjät (käyttäjät, jotka eivät ole kirjautuneet sisään ja joita ei ole todennettu)

Sisäiset ja ulkoiset todennetut käyttäjät ovat kirjautuneet sisään ja vahvistaneet henkilöllisyytensä. Vahvistamattomien käyttäjien henkilöllisyyttä ei voida olettaa todeksi, koska heitä ei ole todennettu.

Voit ottaa tai poistaa ihmisiä aulasta erikseen tai ryhmänä.

Automaattinen lukitus ajoitetuille kokouksille

Kokouksen lukitseminen vaikuttaa kaikkien käyttäjien kokouksen syöttökäyttäytymiseen. Oletusarvoisesti, kun lukitset kokouksen, kaikkien on odotettava aulassa, kunnes isäntä hyväksyy heidät.

Sivuston järjestelmänvalvoja voi myös määrittää rajoittavamman asetuksen kaikille organisaation käyttäjien isännöimille ajoitetuille kokouksille. Tällä rajoittavammalla asetuksella kukaan ei voi liittyä kokoukseen, kun kokous on lukittu.

Kokouksen isäntänä voit aina lukita ja avata kokouksen kesken kokouksen hallintatoimintojen avulla.

Kun ajoitat kokouksen, voit määrittää kokouksen lukittumaan automaattisesti Webex-sivuston Suojaus- osion ohjausobjekteista.

Tällä asetuksella näet ilmoituksen, kun osallistujat odottavat aulassa. Voit seuloa käyttäjiä aulassa ja sallia vain valtuutetut osallistujat kokoukseen.

Sivuston järjestelmänvalvoja voi lukita automaattisen lukituksen asetuksen ja asettaa ajoitettujen kokou sten automaattisen lukituksen ajanjakson, jotta et voi muuttaa niitä. Tämä hallintato iminto määrittää ajoitetun kokouksen automaattisen lukituksen oletusarvon, mutta voit aina avata kokouksen lukituksen ja lukita sen uudelleen, kun se on käynnissä.

Vaadi kutsuja ilmoittautumaan kokoukseen, tapahtumaan tai koulutukseen

Voit vaatia kutsuttuja rekisteröitymään kokoukseen, verkkoseminaariin, tapahtumaan tai koulutukseen ennen liittymistä. Näin voit suojata kokoustiedot ja seurata ja kerätä tietoja kutsutuista, jotka aikovat osallistua kokoukseen, tapahtumaan tai koulutukseen.

Tämä ominaisuus on käytössä ajoituksen aikana. Jos haluat ottaa tämän asetuksen käyttöön Webex Meetings jaWebex Webinars, valitse Lisäasetukset ja valitse Rekisterö inti-kohdasta Va adi osallistujan rekisteröinti.

Käytä tulo- tai poistumisääntä tai ilmoita nimi-ominaisuutta

Tämän ominaisuuden käyttäminen estää ketään liittymästä kokouksen ääniosaan tietämättäsi. Tämä ominaisuus on oletusarvoisesti käytössä Webex Webex Meetings Training -sovelluksessa. Voit siirtyä kohtaan Aset ukset > Ä äni ja video ja valita ään ivaih toehdon avattavasta luettelosta Tulo- ja poist umisääni -osiossa.

Kun ajoitat kokousta, verkkoseminaaria, tapahtumaa tai harjoittelua, siirry kohtaan Ääniy hteysasetukset ja valitse avattavasta luettelosta ään ivaihtoehto Tulo- ja poist umisääni -osiossa.

Kun käytät Webex-äänivaih toehtoa, jos valitset ilmoitusnimi-ominaisuuden, osallistujat, jotka liittyvät Käytä tietokonetta äänelle -vaihtoehdon avulla, eivät saa vaihtoehtoa tallentaa ja ilmoittaa nimensä.

Rajoita käytettävissä olevia ominaisuuksia

Rajoita käytettävissä olevia ominaisuuksia, kuten keskustelua ja ääntä, jos sallit osallistujien liittymisen kokoukseen, verkkoseminaariin, tapahtumaan tai koulutukseen ennen isäntää.

Pyydä kutsuja olemaan välittämättä kutsuja

Pyydä, että kutsutut eivät välitä kutsua edelleen, etenkin luottamuksellisissa kokouksissa.

Määritä yhteistyökumppani

Määritä yhteistyökumppani aloittamaan ja hallitsemaan kokousta, verkkoseminaaria, tapahtumaa tai koulutusta (cohost). Tämä käytäntö pitää kokoukset, webinaarit, tapahtumat ja koulutukset turvallisempia poist amalla mahdollisuuden, että isäntärooli määritetään odottamattomalle tai luvattomalle osallistujalle, jos yhteys kokoukseen katkeaa.

Kun kutsut osallistujia ajoitettuun kokoukseen, voit nimetä yhden tai useamman osallistu jan kokouksen isännöijiksi. Isäntä voi aloittaa kokouksen ja toimia isäntänä. Siten, is ännöijällä on oltava käyttäjätili Webex-sivustossasi.

Turvallisuus kokouksen aikana

Rajoita pääsyä kokoukseen

Lukitse kokous, verkkoseminaari, tapahtuma tai koulutus, kun kaikki osallistujat ovat liittyneet. Tämä estää useampia osallistujia liittymästä. Isännät voivat lukita tai avata kokouksen, webinaarin, tapahtuman tai harjoituksen, kun istunto on käynnissä. Jos haluat lukita parhaillaan isännöimäsi kokouksen, napsauta ja napsauta sitten More Options button Lukitse kokous -kohdan vieressä olevaa liukusää dintä.

Tämä asetus estää ketään liittymästä automaattisesti kokoukseen, verkkoseminaariin, tapahtumaan tai koulutukseen. Jos haluat avata kokouksen, jota parhaillaan isännö it, napsauta ja napsauta sitten More Options button Lukitse kokous -kohdan vieressä olevaa liukusäädintä.

Vahvista kaikkien puhelun käyttäjien henkilöllisyys

Jokaisen osallistujan kirjanpito nimenpuhelun avulla on turvallinen käytäntö. Pyydä käyttäjiä ottamaan videonsa käyttöön tai ilmoittamaan nimensä vahvistaaksesi henkilöllisyytensä.

Jos haluat osallistua kokoukseen puhelimitse, soittaja tarvitsee voimassa olevan Webex-puhelinnumeron ja yhdeksän - yksitoista-numeroisen kokoustunnuksen. Jos sivustollasi sallitaan, osallistujat, jotka liittyvät puhelimitse ilman salasanaa, voivat liittyä kokouksen äänikonferenssiosaan.

Jos sivustollasi sallitaan, osallistujat, joilla ei ole tiliä, voivat liittyä kokoukseen. Luvattomat käyttäjät voivat tunnistaa itsensä millä tahansa nimellä kokouksessa.

Osallistujan poistaminen kokouksesta tai webinaarista

Voit karkottaa osallistujat milloin tahansa kokouksen aikana. Isännät, yhteistyökumppanit ja panelistit voivat karkottaa osallistujat webina areista, mukaan lukien webinaarit webcast-näkymässä. Valitse sen osallistujan nimi, jonka haluat poistaa, ja valitse sitten O sallistuja > Kar kot taa.

Sovelluksen, ei näytön jakaminen

Kun valitset Jaa Share , voit valita, että webinaarit jakavat Webcast-näkymässä sovelluksen näytön sijasta. Sovelluksen jakaminen näytön sijaan auttaa estämään arkaluonteisten tietojen vahingossa tapahtuvan altistumisen.

Hallitse, kuka voi jakaa

Jos se sallitaan sivustotasolla, isännät voivat valita, sallitaanko kaikkien osallistujien jakaminen. Jos et ota vaihtoehtoa käyttöön, voit määrittää esittäjän roolin osallistujien tai osallistujien valitsemiseksi.

Lopeta kokous

Kun kokous, tapahtuma tai harjoitus on ohi, muista lopettaa se kaikille osallistujille. Voit avata valintaikkunan, jossa voit jättää kokouksen, verkkoseminaarin, tapahtuman tai harjoituksen kesken lopettamatta sitä. Jos sinun on lähdettävä aikaisin, tee joku muu majoittajaksi, jotta hän voi olla vastuussa kokouksen, tapahtuman tai harjoituksen lopettamisesta.

Turvallisuus kokouksen jälkeen

Salasanojen määrittäminen tallenteille

Suosittelemme, ettet luo tallenteita, jotka sisältävät arkaluontoisia tietoja.

Jos luot tallenteita, voit muokata tallenteita ja lisätä salasanoja ennen niiden jakamista tietojen suojaamiseksi. Salasanasuojatut tallenteet edellyttävät, että vastaanottajilla on salasana voidakseen tarkastella niitä.

Jos haluat määrittää salasanat tallenteille, siirry henkilökohtaiselle Webex-käyttäjän verkkosivulle Tall enteet ja avaa Jaa tallennus -ikkun a napsauttamalla.
Valitse Jaa tallennus -ikkunassa Jul kinen linkki -kohdan vieressä oleva valintaruutu.
Valitse Sal asanasuojaus -kohdan vieressä oleva valintaruutu ja kirjoita sitten salasana tekstikenttään.
Valitse Tallenna.

Tallenteiden poistaminen

Poista tallenteet, kun ne eivät ole enää merkityksellisiä.

Siirry kohtaan Tallent eet ja valitse sitten tallenteesta.
Valitse Poista ja valitse sitten Poista uudelleen.

Henkilökohtaiset neuvottelut majoittajille

Luo vahva ääni-PIN-koodi ja suojaa se. Kirjaudu sisään henkilökohtaiselle Webex-sivuston käyttäjän verkkosivustolle ja luo ääni-PIN- koo disi valitsemalla Asetukset > Ääni ja video.

PIN-koodisi on viimeinen suojaustaso, joka estää luvattoman pääsyn henkilökohtaiseen konferenssikokoukseen (PCN Meeting). Vaikka luvaton henkilö hankkisi isäntäpääsykoodisi, konferenssi ei voi alkaa ilman ääni-PIN-koodia. Suojaa ääni-PIN-koodisi äläkä jaa sitä.

Cisco AI Assistant

Kiitos palautteestasi.