Tips voor succesvolle contacten met gemeentehuizen

• Zorg er altijd voor dat er een aparte organisator aanwezig is in de vergadering, die gebruikmaakt van een Teams-client, om als organisator op te treden. director/producer die de deelnemerslijst voor de interne vergadering kan bewaken en kan beheren wat er op hetscherm te zien is, zodat presentatoren zich op hun vergadering kunnen concentreren.
• De deelnemer die optreedt als de director/producer Ze moeten hun microfoon aan hebben staan, zodat ze snel kunnen zien of de microfoon per ongeluk openstaat of de live vergadering wordt verstoord. Door de deelnemerslijst open te houden, kunnen ze snel eventuele ongewenste audiobronnen opsporen.
• Als organisator is het belangrijk om de deelnemerslijst altijd open te houden in de Teams-client, zodat u snel kunt zien wie er nieuw is toegevoegd aan de vergadering en de activiteit van de sprekers kunt volgen.
• Laat CVI-deelnemers niet in de rol van toehoorder staan; promoveer ze zodra je ze hebt geïdentificeerd, of verwijder ze uit de vergadering als ze er niet thuishoren. Door de tijd die een deelnemer in de rol van toehoorder doorbrengt te minimaliseren, wordt verwarring verminderd en worden de meeste beperkingen van een traditionele openbare bijeenkomst vermeden.

Bekende problemen en beperkingen voor deelnemers die verbonden zijn met VIMT.

• Deelnemers die via VIMT verbonden zijn, ervaren dit anders dan presentatoren die de Microsoft Teams-client gebruiken. Opvallende verschillen zijn onder meer:

  • Geen chat of vraag & Een raam
  • Er is geen live video-indicator die aangeeft welke deelnemer live is.
  • Geen status van de bijeenkomst (aantal aanwezigen, timer, live status)
  • Nee presenter/producer labels in de ledenlijst
  • Live reacties tijdens de vergadering zijn niet zichtbaar.

• Gebruikers die het evenement moeten beheren, dienen als organisator of presentator te worden uitgenodigd en moeten hiervoor een Microsoft Teams-client gebruiken. non-audio/video kenmerken van het stadhuis.

• Video en gedeelde content in uitzendingen van het gemeentehuis is beperkt tot een maximale resolutie van 720p.

• Het beheersen van de verspreiding van CVI-inbelgegevens is cruciaal, aangezien er geen authenticatie plaatsvindt voor deelnemers die gebruikmaken van videoapparatuur. Elk vertrouwd apparaat binnen uw organisatie kan dus deelnemen aan de vergadering van de presentatoren, mits het over de video-ID beschikt. De video-ID mag alleen bekend zijn bij de beoogde presentatoren. Organisatoren moeten de toegang tot het hardloopevenement beheren via de deelnemerslijst in de Teams-client.

• VIMT-deelnemers die proberen deel te nemen aan de interne vergadering van het gemeentehuis, maar die niet worden vertrouwd door de VIMT-gateway, zullen hun oproep via Webex beantwoord krijgen en de Webex-lobby te zien krijgen. Ze worden vervolgens snel uit het gesprek gegooid door Microsoft Teams omdat ze niet voldoen aan het beveiligingsbeleid voor de vergadering.

• In tegenstelling tot live-evenementen van Microsoft is de specifieke lay-out of weergave die presentatoren zien niet dezelfde als de weergave die klanten in de uitzending zien. Presentatoren in Teams zien lay-outs op basis van hun eigen clientinstellingen, en presentatoren die zijn ingesteld om op het scherm te zijn, worden weergegeven in de videolay-out. De gebruikte opmaak en lay-out komen niet noodzakelijkerwijs overeen met wat er wordt uitgezonden.

• Wanneer een VIMT-deelnemer in de Green Room beperkingen ondervindt door zijn of haar rol als deelnemer, is de deelnemerslijst die op het eindpunt wordt weergegeven niet betrouwbaar. De deelnemerslijst in de Green Room kan leeg of onvolledig zijn en kan onverwacht veranderen. De werkelijke resultaten kunnen variëren en dienen niet als betrouwbaar te worden beschouwd. De deelnemerslijst voor het VIMT-programma is betrouwbaar zodra de deelnemer is gepromoveerd tot presentator.

• Als de rol van een VIMT-deelnemer in de Green Room wordt gewijzigd van presentator naar deelnemer, wordt de videostream van andere presentatoren uitgeschakeld, waardoor er alleen avatars met namen of te zien zijn die wachten tot anderen zich aansluiten. Dit komt doordat Microsoft Teams de video alleen voor de deelnemer beschikbaar stelt, en doordat de deelnemerslijst onbetrouwbaar is.

  Wanneer een VIMT-deelnemer beperkt is door de rol van deelnemer en zich in de Green Room bevindt, kan het voorkomen dat de deelnemerslijst voor die VIMT-deelnemer geen andere deelnemers aan de vergadering weergeeft. Als deze situatie 5 minuten aanhoudt, zal Webex de oproep automatisch verbreken, ervan uitgaande dat de oproep is beëindigd. Zorg ervoor dat VIMT-deelnemers snel tot presentator worden benoemd om deze situatie te voorkomen.

• Een VIMT-deelnemer die deelneemt tijdens de live-uitzending (of op elk ander moment als de Green Room is uitgeschakeld) ontvangt video en audio van de vergadering van de presentatoren, maar kan, omdat hij of zij als deelnemer beperkte mogelijkheden heeft, geen video of audio verzenden. Moedig deelnemers aan om als presentator op te treden, zodat er tweewegs audio- en videocommunicatie mogelijk is.

• Wanneer de video of audio van een VIMT-deelnemer wordt gebruikt restricted/blocked In Teams, afhankelijk van de rol van de deelnemer, zal de deelnemer geen lokale indicatie krijgen dat hij of zij beperkt wordt.

• We raden af om de functie op het scherm weergeven te gebruiken voor een VIMT-deelnemer in de rol van toehoorder. Hoewel de video van de deelnemer wel in de uitzending te zien is, is hun audio beperkt en niet te horen.

• We raden af om de functie Microfoon toestaan voor deelnemers te gebruiken, omdat dit verwarring kan veroorzaken en het risico op onbedoelde open microfoonsituaties tijdens uw uitzending vergroot. Als deze functie tijdens een vergadering is ingeschakeld, kan een nieuwe VIMT-deelnemer met een open microfoon deelnemen aan de live vergadering en verstoringen veroorzaken. Deze instelling wordt alleen weergegeven wanneer er deelnemers in de deelnemerslijst staan en het evenement is begonnen, maar is van toepassing op zowel deelnemers die momenteel verbonden zijn als toekomstige verbindingen. Het moet worden vermeden.

• Er zijn geen specifieke redenen voor het verbreken van de verbinding tijdens de openbare bijeenkomst, dus deelnemers die de toegang wordt geweigerd omdat ze niet worden vertrouwd, of die door de organisator worden verwijderd, zullen geen gedetailleerde informatie te zien krijgen. reasons/messages op hun apparaat wanneer ze de verbinding hebben verbroken.

Beperkingen van het gemeentehuis voor Microsoft-klanten

• Als de Green Room is uitgeschakeld voor een openbare bijeenkomst, meldt een VIMT-deelnemer zich aan als aanwezige en wordt weergegeven alsof audio en video zijn uitgeschakeld, maar kan hij of zij wel audio naar de live-uitzending sturen.

• De CVI-deelnamegegevens worden niet weergegeven in de Teams-client wanneer Vergaderingsinfowordt weergegeven, en de functie Deelnamegegevens kopiëren bevat alleen de Teams-deelname-URL. U kunt de CVI-deelnamegegevens als volgt verkrijgen:

  1. Open de agenda-afspraak van het gemeentehuis in de Teams-agenda.
  2. Klik op Evenement delen rechtsboven om alle deelname-informatie voor de bijeenkomst voor presentatoren te bekijken.

• De uitnodigingen die naar de sprekers van de gemeentebijeenkomst zijn verzonden, bevatten geen CVI-gegevens en bieden geen functionele OBTP voor systemen die Cisco Hybrid Calendar gebruiken.

  Gebruik de volgende tijdelijke oplossing:

  1. Open de agenda-afspraak van het gemeentehuis in de Teams-agenda.
  2. Klik op Evenement delen rechtsboven.
  3. Klik op om het volledige tekstblok in het vak Deelnamegegevens voor organisator, co-organisator, presentator te kopiëren.

     [placeholder [voor afbeelding]

     
  4. Sluit de agendapost van het gemeentehuis af.
  5. Maak een nieuwe agenda-afspraak aan in Teams en nodig de mailbox uit die is gekoppeld aan het videoapparaat (of de gebruiker als u een apparaat in persoonlijke modus gebruikt) dat u wilt inschakelen voor OBTP tijdens de bijeenkomst.
  6. Stel de date/time om aan te geven wanneer je wilt deelnemen aan de bijeenkomst in het gemeentehuis, en plak de deelnamegegevens uit het venster Evenement delen in het gedeelte Notities van de uitnodiging. De tekst moet het volledige blok met Teams-deelnamegegevens bevatten.
  7. Zorg ervoor dat Teams-vergadering is uitgeschakeld en klik vervolgens op Verzenden.

• Als je een VIMT-deelnemer uitnodigt als organisator of presentator, blijft deze in de Teams-deelnemerslijst vermeld staan in de groep Anderen uitgenodigd, zelfs nadat de deelnemer aan de vergadering heeft deelgenomen. Dit gedrag is te verwachten, aangezien verbonden VIMT-deelnemers niet zijn geverifieerd door Microsoft en daarom niet worden gekoppeld aan deelnemers die zijn uitgenodigd voor de bijeenkomst.

• Deelnemers in de Green Room die de rol van toeschouwer vervullen, worden meegeteld in het aantal toeschouwers, net als kijkers. Dit kan verwarring veroorzaken met betrekking tot het aantal aanwezigen bij de openbare bijeenkomst.

• De microfoon en video enabled/disabled De status die in de deelnemerslijst wordt weergegeven, is niet correct voor CVI-deelnemers met de rol van bezoeker in de Green Room. In de Green Room is er geen indicatie dat de deelnemer beperkingen heeft in de Teams-lijst, maar het is wel mogelijk om audio en video te verzenden totdat de deelnemer is gepromoveerd tot presentator.

  Als de CVI-deelnemer nog steeds aanwezig is wanneer de bijeenkomst begint, of als de CVI-deelnemer na aanvang van het evenement deelneemt, of als de Green Room is uitgeschakeld voor de bijeenkomst, dan zal de client aangeven dat de microfoon en video voor de deelnemer zijn uitgeschakeld.

• Als 'Microfoons voor deelnemers toestaan ' is ingeschakeld tijdens de live vergadering, kan de VIMT-deelnemer zijn/haar dempstatus niet nauwkeurig beheren tijdens de vergadering.

• Als een Microsoft Teams-ruimte via de deelnemerslijst wordt uitgenodigd voor de vergadering van de presentatoren en een VIMT-deelnemer met de rol 'aanwezig' in de vergadering aanwezig is, wordt de VIMT-deelnemer in de Teams-ruimte weergegeven met een letteravatar in de video-indeling, terwijl de VIMT-deelnemer helemaal niet zichtbaar zou moeten zijn.