scheduling a meeting

Se você não tiver um serviço de calendário configurado, ao agendar, modificar ou cancelar uma reunião, o Webex enviará automaticamente a todos um novo e-mail para que eles permaneçam atualizados. Quando você modifica ou cancela a reunião, o Webex envia automaticamente a todos um novo e-mail com os detalhes atualizados. Quando chegar a hora, o Webex enviará e-mails de lembrete.

Se você tiver Serviço de calendário híbrido , ao agendar uma reunião, o Webex não enviará mais e-mails, mas criará um novo evento no calendário. Os convidados recebem um convite. Quando você modifica a reunião, os convidados recebem um convite atualizado. Quando você cancela a reunião, seu calendário remove a reunião. Além disso, os organizadores e convidados recebem uma mensagem de lembrete pop-up antes da reunião.

Agende sua reunião

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Inicie sessão no User Hub , clique na Meetings guia e, em seguida, clique no Agendar menu suspenso e selecione Agendar uma reunião .

  1. Se você tiver algum modelo de reunião salvo , poderá selecionar um no menu suspenso Modelos de reunião .

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Adicione as informações de reunião padrão:

  • Tópico —Escolha um tópico que as pessoas possam reconhecer e se empolgar.
  • Data e hora —Indicar quando a reunião ocorre. Se você está convidando pessoas de diferentes fusos horários, clique em Planner para encontrar um horário que funcione melhor para todos.

    Você também pode definir que a reunião se repita diariamente, semanalmente ou mensalmente, verificando Recorrência .

  • Descrição —Adicione qualquer contexto ou detalhes que você deseja que seus convidados tenham sobre a próxima reunião.
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Em Convidados , insira os endereços de e-mail das pessoas que você deseja convidar para sua reunião.

Se o convidado tiver o serviço de calendário híbrido, um ícone será exibido ao lado do nome dele, mostrando se ele estará disponível no horário da reunião que você escolher. Se eles tiverem uma conta neste site, você poderá selecionar o ícone para torná-los um coorganizador.

  1. Se você tiver o Serviço de calendário híbrido, a hora da reunião aparecerá no calendário na página de agendamento. Arraste sua reunião para outra hora ou passe o mouse sobre a borda da reunião e arraste-a para cima ou para baixo para ajustar a duração da reunião.


     
    O calendário mostra apenas a disponibilidade para convidados que têm o serviço de calendário híbrido.
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Escolha entre as opções avançadas disponíveis :

  • Tipo de reunião — Os tipos de reunião são conjuntos padrão ou personalizados de recursos de reunião disponíveis para seu site. Sua conta pode ter um ou mais tipos de reunião associados a ela.
  • Opções de segurança —Escolha como proteger sua reunião. Defina uma senha de reunião e escolha opções para Excluir senha do convite por e-mail , Associar regras , Bloquear automaticamente , Marcação d'água de áudio , e Marcas d'água visuais .
  • Opções de áudio —Selecione como se conectar ao áudio da reunião, escolher o que as pessoas na reunião ouvirão quando alguém entrar ou sair e escolher opções de ativar e desativar o som.
  • Opções de agendamento —Escolha opções de agendamento mais avançadas, como escolher coorganizadores, sistemas de vídeo, gravação automática, adicionar sessões de breakout, registro, interpretação, idioma de sinais, opções de reuniões e privilégios do convidado.
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Clique em Voltar e selecione Agendar .

Editar uma reunião agendada

Depois de agendar sua reunião, você pode voltar e editar os detalhes se você esqueceu de incluir algo ou deseja alterar as configurações específicas. Você não poderá editar uma reunião depois de iniciá-la.

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Inicie sessão no User Hub .

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Clique na guia Reuniões e selecione a reunião que você deseja editar na lista Próximas .

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Clique em Editar e atualize os detalhes da reunião.


 

Você só pode editar reuniões agendadas do Microsoft Outlook , Aplicativo Webex da respectiva plataforma. O ícone Editar não aparece para essas reuniões.

Se você adicionar convidados à reunião, não remova os convidados originais da lista, pois eles podem receber e-mails de cancelamento.

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Clique em Salvar e escolha para quem você deseja enviar as informações atualizadas da reunião.