Lorsque vous programmez votre réunion, le système envoie automatiquement un courrier électronique aux personnes que vous avez invitées, pour les en faire savoir. Si vous modifiez ou annulez l’invitation, le système envoie automatiquement un nouveau courrier électronique à toutes les personnes afin qu’elles restent à jour.

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Connectez-vous à votreSite Webex, puis sélectionnez Programmer une réunion.

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Si vous avez enregistré des modèles de réunions, vous pouvez en sélectionner un à partir des modèles de réunions.

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Ajoutez les bases en fournissant les informations suivantes :

  • Type de réunion—Les types de réunion sont des ensembles par défaut ou personnalisés des fonctionnalités de réunion disponibles pour votre site. Un ou plusieurs types de réunions peuvent être associés à votre compte.
  • Sujet de laréunion—Choisissez un sujet que les personnes reconnaîtront et qui seront enthousiastes.
  • Date et heure—Indiquez quand la réunion aura lieu. Si vous invitez des personnes provenant de différents fuseaux horaires, cliquez sur le planificateur des fuseaux horaires pour que vous trouverez l’heure qui fonctionne le mieux pour tout le monde.

    Vous pouvez également configurer la réunion pour qu’elle se répète quotidiennement, hebdomadairement, mensuellement, etc. en cochant la case Récurrence .

  • Invités—Saisissez les adresses électroniques des personnes que vous souhaitez inviter à votre réunion. S’ils ont un compte sur ce site, vous pouvez sélectionner à côté de leur nom si vous souhaitez qu’ils soient co-responsables.
  • Ordre du jourde la réunion—Ajoutez tout contexte ou les détails que vous souhaitez avoir sur la réunion à venir.
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Si l’administrateur de votre site a activé les codes de suivi, cliquez sur Modifier le code de suivi pour entrer les informations requises.

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Dans la section Sécurité, ajoutez les informations suivantes :

  • Mot de passe dela réunion—Utilisez le mot de passe qui est fourni ou saisissez le vôtre. Les invités doivent saisir ce mot de passe pour rejoindre votre réunion.
  • Exclure lemot de passe—Si vous ne voulez pas que le mot de passe de la réunion soit dans le courrier électronique d’invitation, cochez cette case.
  • Verrouillage automatique—Pour verrouiller votre réunion après qu’elle ne commence, cochez cette case.
  • Réunions déverrouillées—Sélectionnez une option pour les personnes qui ne sont pas inclues dans l’invitation à la réunion :
    • Les invités peuvent rejoindre la réunion

    • Les invités patientent dans le lobby jusqu’à ce que l’organisateur les admette dans la réunion

    • Les invités ne peuvent pas rejoindre la réunion

  • Rejoindre avant l’organisateur—Autoriser les panélistes et les invités à rejoindre votre réunion et les panélistes à connecter leur audio avant le début de la réunion.
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Dans la section Options de connexion audio , ajoutez les informations suivantes :

  • Type de connexion audio
    • Audio Webex—Choisissez de prendre en charge les options d’appel, de retour et d’audio de l’ordinateur. Vous pouvez également inclure les numéros d’appel gratuits et globaux et configurer les tonalités d’entrée et de sortie pour entendre quand une personne rejoint ou quitte laWebinaire.

       
      Lors de l’utilisation deWebexAudio avec la fonctionnalité Annonce du nom , les panélistes qui sélectionnent l’option Utiliser l’ordinateur pour l’audio ne peuvent pas enregistrer et annoncer leurs noms
    • Utiliser VoIP uniquement—Limite tous les panélistes à utiliser l’audio de l’ordinateur.
    • Autre service de téléconférence : vous permet de saisir des informations sur une téléconférence tierce.
    • Aucune—Aucun audio.
  • Couper le son du coanimateur
    • Autoriser l’organisateur et les co-organisateurs à réactiver le son des participants (Mode de réactivement modéré)—Les organisateurs et les co-organisateurs peuvent réactiver directement les participants et les périphériques vidéo basés sur le système SIP sans envoyer une demande de réactiver le son.
    • Autoriser les participants à réactiver leur propre son pendant la réunion —Si vous choisissez de couper le son des invités lorsqu’ils se joignent, sélectionnez cette option pour leur permettre de le faire pendant la réunion.

       
      Ne sélectionnez pas cette option si vous souhaitez que seul l’organisateur ou l’organisateur puisse réactiver le son des invités.
    • Toujours couper le son des invités lorsqu’ils rejoignent la réunion—Coupe automatiquement le son des invités lorsqu’ils rejoignent la réunion. Pour permettre aux invités de lever la main, voir Lever la main dans les Webex Meetings Webex, les webinaires Webex et Webex Events (classique).
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Cliquez sur Options avancées pour les options supplémentaires pour les co-hosts, les sessions de formation, l’inscription, et plus encore.

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Pour enregistrer ces paramètres en tant que modèle pour une utilisation ultérieure, cliquez sur Enregistrer comme modèle.

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Pour démarrer votre réunion immédiatement, cliquez sur Démarrer; si vous retentez plus tard, cliquez sur Programmer.

Pour les réunions programmées, vous pouvez ajouter la réunion à votre calendrier en ouvrant la réunion à partir de Réunions > Ajouter à mon calendrier.Ajouter à mon calendrier Cette option apparaît à côté du nom de la réunion :

Téléchargements d’un fichier iCalender (.ics). Sélectionnez le fichier .ics et acceptez la réunion. Pour inviter d’autres personnes à votre réunion, envoyez le fichier .ics comme pièce jointe à un courrier électronique.