Configurar e gerenciar as configurações de correio de voz para um usuário Webex Calling

Definir configurações organizacionais para correio de voz

Defina suas configurações organizacionais antes de gerenciar as configurações do correio de voz dos usuários. Essas configurações determinam as configurações de correio de voz dos usuários que você pode definir.

Antes de começar

Para que o recurso de correio de voz funcione, você deve configurar a extensão do portal de voz para o local. Para obter detalhes, consulte Configurar portais de voz paraWebex Calling.

1	Faça login no Control Hub.
2	Vá para Serviços > Chamadas > Configurações do serviço.
3	Vá para a seção Correio de voz e defina as seguintes configurações: Encaminhamento de correio de voz Exclusão do correio de voz Senha do correio de voz Permitir acesso ao Portal de Voz quando um chamador sai de um correio de voz controla se os chamadores podem pressionar `*`para acessar o portal de voz enquanto saem, revisam ou depois de enviar uma mensagem de correio de voz.

Encaminhamento de correio de voz

Quando ativadas, as configurações permitem que os usuários encaminhem uma mensagem de voz para o número ou ramal de outro usuário. Se desativado, isso proíbe o usuário de encaminhar correio de voz, usar uma caixa de correio externa ou enviar uma cópia do correio de voz para um endereço de e-mail especificado.

Para ativar essa configuração, clique no botão de alternância.

Exclusão do correio de voz

As mensagens de voz com mais de 180 dias são arquivadas automaticamente. Se você precisar de acesso a mensagens de voz arquivadas, deverá fazer uma solicitação de serviço com a Cisco.

A exclusão do correio de voz permite que você defina condições para mensagens expiradas. Quando ativado, os administradores podem especificar o período em que as mensagens expiram. Você pode inserir os dias (1-180) no campo fornecido. Os administradores também podem definir condições para a exclusão de mensagens.

Para ativar essa configuração, clique no botão e escolha uma das seguintes opções:

Exclusão permissiva — Isso mantém todas as mensagens de voz não lidas e exclui as mensagens de voz que expiraram quando um usuário acessa sua caixa de correio.
Exclusão estrita — exclui todas as mensagens de voz lidas e não lidas com base no período de tempo definido.

Senha do correio de voz

Antes de configurar a senha padrão para a organização acessar o correio de voz, lembre-se dos seguintes riscos/preocupações de segurança para os usuários finais:

A configuração de uma senha padrão para a organização permite o acesso à caixa de correio e aos serviços de qualquer usuário.
A senha padrão dá acesso aos serviços de outros usuários, como:
- Correio de voz, incluindo reprodução de mensagens, personalização de nomes e saudações
- Portal de alcance de um único número
- Hotelaria
A senha padrão desativa o login no Hot Desk usando a opção de portal de voz.

É importante que os usuários atualizem sua senha para manter a segurança. Os usuários podem configurar seu PIN pessoal de correio de voz por meio do User Hub ou você pode atribuir uma senha temporária. Consulte a seção Redefinir/definir o PIN do correio de voz de um usuário temporário neste artigo para definir a senha temporária para os usuários. Os usuários podem consultar Definir ou redefinir o PIN do correio de voz para configurar a senha.

Para configurar a senha padrão para sua organização:

Ative a opção de alternância da senha do correio de voz.
Insira a senha em Criar senha padrão.
Confirme a senha em Confirmar senha padrão.

Você também pode criar um período de tempo no qual uma pessoa precisa alterar sua senha e com que frequência ela pode alterá-la novamente (depois de alterada):

Você pode definir o número mínimo de dias (1—7) em que uma senha pode ser alterada pelo usuário quando ativada. Quando o botão está desativado, eles podem alterar a senha várias vezes no mesmo dia.

Webex Callingimpede que o usuário defina uma das senhas mais antigas, tornando a senha dos usuários mais segura.
Você pode definir o número de dias em que uma senha expira (entre 15 e 180) quando ativada. Quando o botão está desativado, a senha nunca expira.

Esse recurso também estende o histórico da senha de 10 a 24. Ou seja, ele pode armazenar as últimas 24 senhas de cada usuário e impedir que o usuário reutilize uma dessas senhas armazenadas.

Acesso ao portal de voz durante o depósito no correio de voz

Use essa configuração para controlar se os chamadores podem acessar o portal de voz enquanto saem, revisam ou depois de enviarem uma mensagem de correio de voz. Quando a configuração está ativada, os chamadores podem pressionar *para acessar o portal de voz. Quando a configuração está desativada, Webex Calling bloqueia o acesso ao portal de voz a partir do menu de depósito do correio de voz.

Desative essa configuração para ajudar a impedir que os chamadores acessem caixas de correio a partir do menu de depósito do correio de voz e reduzir a chance de bloqueios de caixas de correio ou redefinições de PIN. Para alterar essa configuração, clique no botão Permitir acesso ao Portal de Voz quando um chamador deixa o correio de voz.

Ativar correio de voz para um usuário

Se você tiver o encaminhamento de chamadas ativado, essas configurações de encaminhamento de chamadas substituirão as configurações de correio de voz que você definiu.

1	Faça login no Control Hub.
2	Vá para Gerenciamento > Usuários.
3	Selecione um usuário e clique em Chamando.
4	Vá para a seção Correio de voz, fax, idioma do anúncio e fuso horário e clique em Correio de voz.
5	Ative o botão de correio de voz e ative as configurações desejadas. Alguns recursos de correio de voz podem não estar disponíveis devido às configurações organizacionais definidas.

Quer ver como isso é feito? Assista a esta demonstração em vídeo sobre como gerenciar as configurações de correio de voz para um usuário no Control Hub.

Enviar as chamadas de um usuário para o correio de voz

Defina essas configurações de correio de voz para direcionar as chamadas recebidas para o correio de voz dos usuários.

1	Faça login no Control Hub.
2	Vá para Gerenciamento > Usuários.
3	Selecione um usuário e clique em Chamando.
4	Vá para a seção Correio de voz, fax, idioma do anúncio e fuso horário e clique em Correio de voz.
5	Ative o botão de correio de voz.
6	Vá para a seção Enviar chamadas para o correio de voz e escolha uma das seguintes opções: Enviar todas as chamadas para o correio de voz — Essa opção encaminha todas as chamadas para o correio de voz. Enviar chamadas para o correio de voz durante uma linha ocupada — Essa opção encaminha as chamadas para o correio de voz quando o usuário já está em uma chamada. Marque a caixa de seleção e escolha configurar a saudação padrão ou a saudação personalizada. Enviar chamadas para o correio de voz quando não atendidas — Essa opção encaminha as chamadas recebidas para o correio de voz após um número especificado de toques. Marque a caixa de seleção e o número de toques antes de tocar as saudações na lista suspensa. Você pode optar por configurar uma saudação padrão ou uma saudação personalizada. Para definir as saudações padrão, selecione a opção de mensagem “ocupada” padrão. Para definir suas próprias saudações personalizadas, selecione a opção Mensagem personalizada e clique em Carregar arquivo para carregar seu arquivo de áudio (WAV) ou clique em Gravar mensagem para gravar a mensagem. Depois de carregar o arquivo ou gravar as saudações, você pode atualizá-lo selecionando Substituir arquivo ou gravando outra mensagem. Gravar uma nova mensagem ou fazer o upload de um novo arquivo substitui as saudações anteriores. O arquivo de áudio (WAV) deve ser de 8 kHz, mono de 8 bits, CCITT µ-law, máximo de 2 MB, formato de arquivo.wav. Se você selecionar Enviar todas as chamadas para o correio de voz, não poderá selecionar as outras duas opções. Você pode optar por direcionar para o correio de voz com as opções Enviar chamadas para o correio de voz durante uma linha ocupada e Enviar chamadas para o correio de voz quando as opções não atendidas forem selecionadas juntas.
7	Clique em Salvar.

Redefinir/definir um PIN de correio de voz temporário para um usuário

Se você tiver ativado o PIN padrão do correio de voz para sua organização, poderá redefinir o PIN do correio de voz de um usuário. Para obter mais informações sobre como configurar um PIN de correio de voz padrão para sua organização, consulte Configurar um PIN de correio de voz padrão para todos os novos usuários.

1	Faça login no Control Hub.
2	Para redefinir o PIN do correio de voz para um usuário: Vá para Gerenciamento > Usuários. Selecione um usuário e clique em Chamando. Vá para a seção Correio de voz, fax, idioma do anúncio e fuso horário e clique em Correio de voz. Ative o botão de correio de voz. Vá para a seção PIN do correio de voz e clique em Redefinir PIN do correio de voz. Agora, o usuário pode entrar no portal de correio de voz e inserir o PIN padrão configurado para sua organização.
3	Para definir uma senha temporária para um usuário: Vá para Gerenciamento > Usuários. Selecione um usuário e clique em Chamando. Vá para a seção Correio de voz, fax, idioma do anúncio e fuso horário e clique em Correio de voz. Ative o botão de correio de voz. Vá para a seção PIN do correio de voz e insira uma senha temporária para acesso ao correio de voz em Criar nova senha temporária. O PIN deve atender aos seguintes requisitos: Deve ter entre 6 e 30 dígitos. Não deve conter padrões repetidos. Por exemplo, 121212, 123123 ou 13571357 são inválidos. Mas se você digitar 1235123, é válido. Não deve conter seu número de telefone ou ramal na ordem direta ou inversa. Por exemplo, sua extensão é 147869. Um PIN de 9147869 ou 9968741 é inválido, pois contém a extensão para frente ou para trás. Não deve estar contido em seu número de telefone ou ramal na ordem direta ou inversa. Por exemplo, se seu número de telefone for +13015551212, um PIN de 5551212 é inválido, pois está contido no número de telefone encaminhado, e um PIN de 2121555 é inválido, pois está contido no número de telefone ao contrário. Não deve conter os mesmos dígitos mais de três vezes seguidas. Por exemplo, 222211, 888888 ou 9099991. Não deve conter mais de três dígitos ascendentes ou decrescentes consecutivos. Por exemplo, 123456 ou 987654. Não deve ser seu PIN atual na ordem inversa. Por exemplo, se seu PIN atual for 226897, você não deve inserir 798622 como um novo PIN. Não deve conter nenhum dos seus últimos 10 PINs. Essa é uma regra padrão definida porWebex Calling, ela pode ser configurada por um administrador usando somente a Webex Calling API. Digite novamente a senha em Confirmar nova senha temporária . Clique em Salvar.
4	Para definir uma senha temporária para linhas virtuais: Vá para Serviços > Chamadas > Linhas virtuais. Selecione uma linha virtual e clique em Chamando. Vá para a seção Correio de voz, fax, idioma do anúncio e fuso horário e clique em Correio de voz. Ative o botão de correio de voz. Vá para a seção PIN do correio de voz e insira uma senha temporária para acesso ao correio de voz em Criar nova senha temporária. O PIN deve atender aos seguintes requisitos: Deve ter entre 6 e 30 dígitos. Não deve conter padrões repetidos. Por exemplo, 121212, 123123 ou 13571357 são inválidos. Mas se você digitar 1235123, é válido. Não deve conter seu número de telefone ou ramal na ordem direta ou inversa. Por exemplo, sua extensão é 147869. Um PIN de 9147869 ou 9968741 é inválido, pois contém a extensão para frente ou para trás. Não deve estar contido em seu número de telefone ou ramal na ordem direta ou inversa. Por exemplo, se seu número de telefone for +13015551212, um PIN de 5551212 é inválido, pois está contido no número de telefone encaminhado, e um PIN de 2121555 é inválido, pois está contido no número de telefone ao contrário. Não deve conter os mesmos dígitos mais de três vezes seguidas. Por exemplo, 222211, 888888 ou 9099991. Não deve conter mais de três dígitos ascendentes ou decrescentes consecutivos. Por exemplo, 123456 ou 987654. Não deve ser seu PIN atual na ordem inversa. Por exemplo, se seu PIN atual for 226897, você não deve inserir 798622 como um novo PIN. Não deve conter nenhum dos seus últimos 10 PINs. Essa é uma regra padrão definida porWebex Calling, ela pode ser configurada por um administrador usando somente a Webex Calling API. Confirme a senha em Confirmar nova senha temporária. Clique em Salvar. Os usuários também podem redefinir o PIN do correio de voz no User Hub seguindo os critérios especificados definidos no nível da organização . Para obter detalhes, consulte Definir ou redefinir o PIN do correio de voz .

Ativar notificações de correio de voz para um usuário

Ative o correio de voz e as configurações de um usuário no Control Hub para enviar chamadas para o correio de voz quando estiver ocupado ou indisponível, receber notificações de correio de voz por e-mail, texto ou ambos e armazenar mensagens de voz.

Para obter mais informações sobre personalizações de identidade visual de e-mail específicas paraWebex Calling, consulte Configurar personalizações avançadas de identidade visual.

1	Faça login no Control Hub.
2	Vá para Gerenciamento > Usuários.
3	Selecione um usuário e clique em Chamando.
4	Vá para a seção Correio de voz, fax, idioma do anúncio e fuso horário e clique em Correio de voz.
5	Ative o botão de correio de voz.
6	Vá para a seção Notificações e ative o botão Receber notificação de qualquer nova mensagem de voz.
7	Selecione uma ou as duas opções a seguir: Por e-mail— Selecione essa opção e insira o endereço de e-mail para enviar a notificação. Essa opção é selecionada por padrão. Por mensagem de texto— Selecione essa opção e insira um número de telefone válido nos EUA ou Canadá para enviar a notificação. Webex Callingsuporta a opção Via texto somente para números de telefone dos EUA e Canadá. O Webex for Government suporta somente a opção Por e-mail. Ao selecionar Via texto, revise os termos da mensagem de texto e as informações de privacidade mostradas no Control Hub antes de salvar.
8	Clique em Salvar.

Gerenciar o armazenamento de mensagens de correio de voz de um usuário

Você pode especificar onde os usuários podem acessar o correio de voz: no telefone, no Hub do Usuário ou por meio de um endereço de e-mail especificado como um arquivo. .tiff

Se o local atribuído ao usuário tiver a transcrição do correio de voz habilitada e você quiser que o usuário receba as transcrições do correio de voz, envie uma cópia da mensagem por e-mail e selecione a opção Usar a caixa de correio interna. Para obter detalhes sobre como ativar a transcrição do correio de voz para sua localização, consulte Ativar ou desativar a transcrição do correio de voz para um local.

1	Faça login no Control Hub.
2	Vá para Gerenciamento > Usuários.
3	Selecione um usuário e clique em Chamando.
4	Vá para a seção Correio de voz, fax, idioma do anúncio e fuso horário e clique em Correio de voz.
5	Ative o botão de correio de voz.
6	Vá para a seção Armazenamento de mensagens e escolha uma das seguintes opções: Usar caixa de correio interna — Se você escolher essa opção, os usuários poderão acessar suas mensagens de voz do telefone, do aplicativo Webex e do Hub do usuário. Selecione Usar novo indicador de mensagem no telefone para ativar o indicador. Se o local atribuído ao usuário tiver transcrição de correio de voz, você deverá selecionar Usar caixa de correio interna para que esse usuário receba a transcrição de correio de voz ativada. A caixa de correio interna tem as seguintes limitações de armazenamento: Limite de mensagem única de 10 minutos Limite total da caixa de correio de 100 minutos Usar caixa de correio externa —Se você escolher essa opção, todas as mensagens de voz serão enviadas para um e-mail especificado. Os usuários não podem acessar mensagens de voz do telefone, do aplicativo Webex ou do Hub do usuário. Além disso, as mensagens de voz não são transcritas. Essa opção pode não estar disponível se o encaminhamento de correio de voz estiver desativado.
7	Clique em Salvar.

Definir configurações adicionais de correio de voz para um usuário

Essas configurações adicionais podem ser definidas com outras configurações de correio de voz para usuários no Control Hub.

1	Faça login no Control Hub.
2	Vá para Gerenciamento > Usuários.
3	Selecione um usuário e clique em Chamando.
4	Vá para a seção Correio de voz, fax, idioma do anúncio e fuso horário e clique em Correio de voz.
5	Ative o botão de correio de voz.
6	Vá para a seção Configurações adicionais e escolha uma ou ambas as opções a seguir: Selecione Transferir em '0' para outra linha e insira o número de telefone para o qual os chamadores serão transferidos. Se você selecionar essa opção, certifique-se de que a saudação do correio de voz informe aos chamadores que pressionar '0' os transferirá. Selecione Enviar uma cópia da mensagem de correio de voz por e-mail e insira o endereço de e-mail para o qual a gravação de todas as mensagens de voz será enviada. Essa opção pode não estar disponível se o encaminhamento de correio de voz estiver desativado. Se a localização atribuída ao usuário tiver a transcrição do correio de voz ativada, selecione a opção Enviar uma cópia da mensagem por e-mail para que o usuário receba as transcrições do correio de voz.
7	Clique em Salvar.

Definir configurações de mensagens de fax para um usuário

As mensagens de fax permitem que um usuário receba faxes diretos de seu serviço de correio de voz.

Antes de começar

Considere as seguintes dicas antes de configurar esse recurso:

Os faxes são coletados pela Webex Calling plataforma e armazenados em uma área de armazenamento compartilhada junto com as mensagens de correio de voz. A capacidade de armazenamento é de 100 minutos de correio de voz ou 1000 páginas de mensagens de fax. Verifique se os usuários estão cientes do espaço disponível e devem alocar espaço para novas mensagens de fax e arquivamento com sabedoria.
As mensagens de fax são armazenadas por um período ilimitado de tempo.

1	Faça login no Control Hub.
2	Vá para Gerenciamento > Usuários.
3	Selecione um usuário e clique em Chamando.
4	Vá para a seção Correio de voz, fax, idioma do anúncio e fuso horário e clique em Correio de voz.
5	Ative o botão de correio de voz.
6	Vá para a seção Mensagens de fax e ative o botão Receber mensagens de fax.
7	Insira o número de telefone atribuído às mensagens de fax.
8	Insira uma extensão, se necessário.
9	Clique em Salvar.

Habilitar a transcrição do correio de voz para um usuário

Com a transcrição do correio de voz, o usuário recebe um e-mail com a transcrição do correio de voz no corpo do e-mail e o arquivo.WAV como anexo do correio de voz.

Para que um usuário tenha a transcrição do correio de voz, as seguintes condições se aplicam:

Ative a transcrição do correio de voz para a localização do usuário. Para obter detalhes, consulte Transcrição de correio de voz para. Webex Calling
Selecione Enviar uma cópia da mensagem de correio de voz por e-mail e Usar caixa de correio interna na área de configurações do correio de voz do usuário no perfil de chamada.

Email a copy of the voicemail message toggle selected Message storage: Use internal mailbox radio button selected.

Um usuário também pode definir todas as configurações do correio de voz sozinho no Hub do Usuário. Para obter detalhes, consulte Definir suas configurações de correio de voz. Quaisquer alterações feitas nessas configurações pelo usuário são refletidas no Hub do Usuário e no Control Hub.

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