Innan du börjar

  • Din administratör måste ha aktiverat röstbrevlådeinställningarna så att du kan komma åt och konfigurera dem. Om du inte hittar några röstbrevlådeinställningar ska du kontakta administratören.
  • Samtalsalternativ i användarhubben

    Du kan konfigurera alla inställningar för röstbrevlåda från användarhubben genom att navigera till Inställningar > Samtal > Röstbrevlåda.

    Alternativet Calling är endast tillgängligt för användare med Webex Calling-licensen. Om du inte ser alternativet Calling innebär det att du inte har Webex Calling-licensen.

    Om du vill ta reda på vilken samtalstjänst du är konfigurerad med kan du kontrollera från Webex-appen. Mer information finns i Ta reda på vilken samtalstjänst du har.

  • Vidare vidarebefordran av röstbrevlåda

    När administratören har aktiverat den här inställningen kan du vidarebefordra röstmeddelanden till en annan användares nummer eller anknytning. När detta är inaktiverat kan du inte vidarebefordra röstmeddelanden, använda en extern postlåda eller skicka en kopia av röstmeddelandet till en angiven e-postadress.

  • Ta bort röstbrevlåda

    Administratören kan ange giltighetstiden för röstmeddelanden (1–180 dagar) och villkoren för borttagning av utgående meddelanden.

    När administratören har konfigurerat inställningarna arkiveras röstmeddelanden över 180 dagar automatiskt. Kontakta administratören om du behöver åtkomst till arkiverade röstmeddelanden.

    Om administratören inte har konfigurerat inställningarna måste du ta bort meddelandena manuellt.

  • Lösenord för röstbrevlåda eller PIN-kod

    Administratören kan ställa in det minsta antalet dagar (1–7) mellan lösenkodsändringarna och lösenkodens utgångsdatum (15–180 dagar). Om administratören inte har konfigurerat inställningarna upphör din lösenkod aldrig att gälla.

    Du kan återställa lösenordet till röstbrevlådan från användarhubben, se Ange eller återställ din PIN-kod till röstbrevlåda n för mer information. För att lyssna på dina röstmeddelanden från användarhubben, se Lyssna på dina röstmeddelanden.

Kontakta administratören om du får problem med att konfigurera inställningarna. Administratören kan även konfigurera alla röstbrevlådeinställningar åt dig.

Aktivera röstmeddelanden

Om du vill ta emot röstbrevlåda och faxmeddelanden och konfigurera olika inställningar för röstbrevlåda, till exempel att skicka samtal till röstbrevlådan, aktivera avisering och ställa in meddelandelagring måste du först aktivera röstbrevlådan.

1

Logga in på User Hub och klicka sedan på Inställningar > Samtal > Röstbrevlåda.

2

Gå till avsnittet Röstbrevlåd a och aktivera växlingen.

Nästa steg

När röstbrevlådeväxlingen är aktiverad kan du konfigurera olika inställningar för röstbrevlåda.

Skicka samtal till röstbrevlådan med hälsningsfraser

Du kan ange när du vill skicka uppringare till din röstbrevlåda. Du vill kanske till exempel skicka alla samtal till röstbrevlådan när du vet att du kommer att vara borta från kontoret och inte ta några telefonsamtal.

Du kan ställa in en hälsning till röstbrevlådan som är det meddelande som dina uppringare hör när de når din röstbrevlåda. Det finns två typer av hälsningsfraser till röstbrevlådan – upptaget och inget svar. Hälsningsfrasen spelas upp när du är i ett annat samtal och inte har ett samtal väntar och hälsningsfrasen spelas upp när du inte svarar på samtalet.

  • Inkommande samtal dirigeras inte till röstbrevlådan när du har aktiverat Samtal väntar.
  • Om du har aktiverat samtalskoppling kommer dessa inställningar för samtalskoppling att åsidosätta de röstbrevlådeinställningar som du har konfigurerat.
1

Logga in på User Hub och klicka sedan på Inställningar > Samtal > Röstbrevlåda.

2

Gå till Skicka samtal till röstbrevlåda n och välj bland följande alternativ:

  • Skicka alla samtal till röstbrevlådan – Det här alternativet vidarekopplar alla samtal till röstbrevlådan.

  • Skicka samtal till röstbrevlådan när linjen är upptagen – det här alternativet vidarekopplar samtal till röstbrevlådan när du redan är i ett samtal. Du kan välja att ställa in antingen en standardhälsning eller en anpassad hälsning som ska spelas upp när linjen är upptagen.

    Om du vill ställa in standardhälsningsfrasen väljer du alternativet Standardmeddelande vid upptage t.

    Om du vill ställa in din egen personliga hälsningsfras väljer du alternativet Anpassat meddeland e och klickar på Överför fi l för att ladda upp din ljudfil (WAV) eller klicka på Spela in meddeland e för att spela in meddelandet.

  • Skicka samtal till röstbrevlådan när ingen svarar – Det här alternativet vidarekopplar inkommande samtal till röstbrevlådan efter ett visst antal ringningar. Välj antalet ringningar i listrutan innan du spelar upp hälsningsfrasen. Du kan välja att konfigurera antingen en standardhälsning eller en anpassad hälsning att spela upp när ingen svarar på samtalet.

    Om du vill ställa in standardhälsningsfrasen väljer du alternativet Standardmeddelande om inget sva r.

    Om du vill ställa in din egen personliga hälsningsfras väljer du alternativet Anpassat meddeland e och klickar på Överför fi l för att ladda upp din ljudfil (WAV) eller klicka på Spela in meddeland e för att spela in meddelandet.

När du har överfört filen eller spelat in hälsningsfrasen kan du ändra den genom att välja Ersätt fil eller spela in en annan hälsningsfras. När du spelar in en ny hälsning eller laddar upp en ny fil åsidosätts den föregående hälsningsfrasen.

Ljudfilen (WAV) måste vara 8 Khz, 8-bitars mono, CCITT µ-law, 2 MB max, .wav-filformat. Den maximala filstorleken är 960 KB för 90 sekunders uppspelning.

Du kan även spela in hälsningsfrasen genom att ringa röstportalen *6 2 från Cisco IP-telefoner eller Webex-appen.

Om du väljer Skicka alla samtal till röstbrevlådan kan du inte välja de andra två alternativen. Du kan välja att direkt till röstbrevlådan med båda Skicka samtal till röstbrevlådan när linjen är upptagen och Skicka samtal till röstbrevlåda när inga svarsalternativ har valts tillsammans.

3

Klicka på Spara.

Spara röstbrevlådan och faxmeddelanden

Du kan välja var du vill lagra röstbrevlådan och faxmeddelanden – i användarhubben eller till en angiven e-postadress som en .tiff-fil.

1

Logga in på User Hub och klicka sedan på Inställningar > Samtal > Röstbrevlåda.

2

Gå till Meddelandelagrin g och välj var du vill lagra dina meddelanden:

  • Använd intern brevlåda – med det här alternativet kan du komma åt röstbrevlådan från din telefon eller från användarhubben. Välj Använd telefonens nya meddelandeindikator för att aktivera indikatorn för väntande meddelande för din skrivbordstelefon.
    Den interna postlådan har följande lagringsbegränsningar:

    • Gräns på tio minuter för ett enskilt meddelande.

    • Gräns på 100 minuter för hela postlådan.

  • Använd extern brevlåda – med det här alternativet kan du ange e-postadressen som du vill skicka alla röstmeddelanden till. Om det här alternativet är valt transkriberas inte röstmeddelanden och de kan inte vara tillgängliga från din telefon, skrivbordsappen eller användarportalen.
3

Klicka på Spara.

Nästa steg

Om din plats har röstbrevlådetranskription aktiverad måste alternativet Använd intern brevlåd a och E-posta en kopia av röstbrevlådemeddelande t väljas för att du ska få röstbrevlådetranskriptioner. Mer information finns i avsnittet Konfigurera avskrift för röstbrevlåd a.

Aktivera aviseringar via röstbrevlåda

Du kan konfigurera ett e-post-ID för att ta emot aviseringar när en ny röstbrevlåda tas emot.
1

Logga in på User Hub och klicka sedan på Inställningar > Samtal > Röstbrevlåda.

2

Gå till Aviseringa r och aktivera Ta emot röstbrevlådeaviseringar.

3

Välj något av följande alternativ:

  • För att få e-postaviseringar väljer du E-pos t och anger e-postadressen som du vill skicka aviseringar till.
  • För att ta emot meddelandeaviseringar väljer du Textmeddeland e och anger telefonnumret och väljer tjänsteleverantören.

    Om du vill få aviseringar via text kan du kontakta din trådlösa leverantör för deras e-post till texthantering.

4

Om du vill skicka en röstbrevlåda till en e-postadress med det bifogade meddelandet går du till Ytterligare inställningar, aktiverar E-post en kopia av röstmeddelandemeddelandet och anger e-postadressen för att skicka transkriptionerna till.

Det här alternativet är eventuellt inte tillgängligt om röstbrevlådan är inaktiverad.

5

Klicka på Spara.

Nästa steg

Om din plats har röstbrevlådetranskription aktiverad måste alternativet Använd intern brevlåd a och E-posta en kopia av röstbrevlådemeddelande t väljas för att du ska få röstbrevlådetranskriptioner. Mer information finns i avsnittet Konfigurera avskrift för röstbrevlåd a.

Konfigurera röstbrevlådeavskrift

Med röstbrevlådeavskrivning kan du få ett e-postmeddelande med röstbrevlådeavskriften i texten i e-postfilen och .wav-filen som en bilaga till röstbrevlådan. Du kan även se röstbrevlådeavskriften i Webex-appen.

Innan du börjar

  • De språk som stöds är:

    • Engelska
    • Tyska
    • Spanska
    • Franska

  • Administratören måste aktivera transkribering av röstbrevlåda för din plats.

1

Logga in på User Hub och klicka sedan på Inställningar > Samtal > Röstbrevlåda.

2

Gå till Lagring av meddelande n och välj Använd intern brevlåda.

3

Gå till Ytterligare inställninga r och aktivera E-post en kopia av röstmeddelandemeddelandet och ange e-postadressen för att skicka transkriptionerna till.

Det här alternativet är eventuellt inte tillgängligt om röstbrevlådan är inaktiverad.

4

Klicka på Spara.

Du kan använda följande bild som en användbar bild av ett e-postmeddelande för röstbrevlådeavskrift.

Orsaker till varför transkribering av röstbrevlåda inte är tillgänglig

Systemet producerar inte en avskrift om avskriftens totala kvalitet eller noggrannhet är dålig. Det kan hända om ljudkvaliteten var dålig på grund av följande begränsningar:

  • Brusig bakgrund

  • Dålig audibility

  • Språkord som inte stöds finns i ljudet

    Röstbrevlådeavskrivning är endast tillgänglig för röstmeddelanden som lämnas på de språk som stöds.

  • Tung belastning

Begränsningar med röstbrevlådetranskription

  • När du vidarebefordrar eller svarar på en röstbrevlåda från röstportalen transkriberas inte röstbrevlådan.

  • När du komponerar en röstbrevlåda och skickar till en annan användare från röstportalen transkriberas inte röstbrevlådan.

Tillåt att uppringare överförs från din hälsningsfras till röstbrevlådan

Du kan tillåta att uppringare trycker på 0 och överförs till ett annat telefonnummer, som du själv väljer, när de når din hälsningsfras till röstbrevlådan.

Om den här funktionen är aktiverad ska du se till att spela in din hälsning till röstbrevlådan med lämplig vägledning för den som ringer. Till exempel "För att nå min assistent trycker du på 0".

1

Logga in på User Hub och klicka sedan på Inställningar > Samtal > Röstbrevlåda.

2

Gå till Ytterligare inställningar och aktivera Överför på ”0” till ett annat telefonnummer och ange telefonnumret som uppringare ska överföras till.

3

Klicka på Spara.

Konfigurera för att ta emot faxmeddelanden

Med faxmeddelanden kan du ta emot direkta inkommande faxmeddelanden från röstbrevlådetjänsten.

Faxer lagras i ett delat lagringsutrymme tillsammans med röstmeddelanden. Lagringskapaciteten är 100 minuters röstbrevlåda eller 1 000 sidor med faxmeddelanden. Se till att tilldela utrymme för nya faxmeddelanden och arkivera klokt.

Innan du börjar

Alternativet faxmeddelanden visas endast om din administratör har aktiverat funktionen åt dig.

1

Logga in på User Hub och klicka sedan på Inställningar > Samtal > Röstbrevlåda.

2

Gå till Faxmeddelande n och aktivera växlingen.

Om faxmeddelanden aktiveras av administratören är växlingsknappen på som standard.

Ditt faxnummer och anknytning visas.

3

Klicka på Spara.